Klíč pro úspěšnou implementaci personálního informačního systému

Vydáno: 21 minut čtení

Důležitost informačních technologií a jejich funkcí ve firmách roste. V návaznosti na intenzitě využívání informačních technologií pak dochází ke změně výkonu nejen jednotlivých částí organizace, ale i firmy jako celku. Často neočekávané, rychlé tempo změn nutí firmy orientovat vnitřní organizační prostředí k rychlé adaptaci a reakci s inovativními přístupy a zkráceným časem. Právě tento aspekt klade větší nároky na roli řízení lidských zdrojů. Jaká jsou tedy specifika personálního informačního systému? Jak postupovat při jeho implementaci a čeho se vyvarovat, aby investice nebyla zbytečná?

Kooperace lidí a techniky (strojů, robotů, počítačů) se stává důležitým aspektem při výkonu práce, výkon práce personálního oddělení nevyjímaje. Každý útvar lidských zdrojů musí zjišťovat, zpracovávat, vyhodnocovat a uchovávat velké množství dat. Tato specifická data lze označit jako personální informace. Právě personální informace jsou základem personálních informačních systémů. Zjednodušeně řečeno, bez personálních informací by žádného personálního informačního systému nebylo třeba. Přičemž právě personální informační systém umožňuje zpracovávat procesy, upravovat a archivovat data o zaměstnancích a data týkající se organizačního a personálního plánování. Jedná se tak o praktický aplikační systém, který podporuje většinu personálních činností.

Jednotné přesné vymezení pojmu personální informační systém sice není, ovšem většina autorů se shoduje, že personální informační systém lze identifikovat jako nástroj, který mohou organizace použít k manipulaci s výkonem a chováním zaměstnanců, na které se spoléhají, aby dosáhli obchodního úspěchu (Akoyo a Muathe, 2017). Jde tedy o prostředek pro zpracování údajů – fakta a čísla týkající se firmy a jejích zaměstnanců se převádějí do informací, které jsou posléze využity v rozhodovacích a dalších procesech.

Poznámka:

Stejně jako definice ani označení personálních informačních systémů není jednotné. V některých případech se používají zkratky PIS z anglického Personnel Information System, CPIS z anglického Computer Personnel Information System, HRIS z anglického Human Ressource Information System nebo ERP z anglického Enterprise Ressource Planning.

Na tomto místě je třeba upozornit, že existují rozdíly mezi pojmy údaje – informace – znalosti. Širší veřejností jsou tyto pojmy někdy volně substituovány, ovšem existují mezi nimi rozdíly. Údaje (někdy označované také jako data) tvoří základní stavební bloky, informace jsou smysluplně uspořádané údaje a znalosti pak představují aplikaci a produktivní využití informací.

Informace o zaměstnancích – personální evidence

Upozornění:

Pokud organizace či firma začíná uvažovat o využití personálního informačního systému, je vhodné si nejdříve uvědomit, nejen jaké informace či data o svých zaměstnancích musí ze zákona evidovat, ale také jaké další informace by pro organizaci samotnou bylo vhodné a efektivní třídit, uchovávat a využívat.

Zaměstnavatel musí vést o zaměstnanci tyto údaje:

Související dokumenty

Související články

Sociální sítě a nábor zaměstnanců
Jak se vyvarovat personálně-řídících chyb z "dobrých úmyslů"
Úskalí a potenciál mezigenerační spolupráce na pracovišti
Personální organizace a její rozvoj
Jak na řízení personálních vztahů v případě rodinné firmy
Personální marketing - využití marketingových principů v personalistice
Pre-employment background screening
Lidský kapitál a efektivnost investic do lidských zdrojů
Doručování v režimu zákoníku práce - opravdu se nemůže stát chyba?
Jak lépe nakládat s časem organizace
Audit personálních a manažerských rizik organizace
Uchazeči o zaměstnání a zdravotní pojištění
Jak vytvořit a vést tým
Význam souladu personální strategie s celkovou strategií organizace
Jak čelit argumentačním faulům a rétorickým trikům
ISO a ESG pro udržitelný růst organizace
Specifika řízení výkonu zaměstnanců v případě dlouhodobého výkonu práce na dálku
Efektivní motivační programy
Změny názvů pracovních pozic i personálního oddělení
Nastavení nové personální strategie na počátku roku 2022
Sociální sítě a nábor zaměstnanců
Stanovení cíle práce jako motivačního nástroje zaměstnanců

Související předpisy

262/2006 Sb., zákoník práce

Související pracovní situace

Doba pojištění (příspěvková, povinná)
Doba pojištění (příspěvková, dobrovolná)
Náhradní doba důchodového pojištění, vyloučená doba
Odchod do starobního důchodu
Odchod do „předčasného“ starobního důchodu
Odchod do invalidního důchodu
Vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
Ošetřovné
Určení daňové rezidence dle SZDZ
Závislá činnost a SZDZ
Prohlášení poplatníka k uplatnění měsíčních slev na dani
Sleva na poplatníka a sleva na manželku (manžela)
Výpočet mzdy
Nevyčerpaná dovolená při skončení pracovního poměru
Délka pracovní doby (obecně)
Nařízení práce přesčas
Nerovnoměrné rozvržení pracovní doby
Noční práce vs. práce v noci
Omezení práce přesčas a možnost zákazu inspekcí práce
Práce přesčas při kontu pracovní doby

Související otázky a odpovědi

Povinnost určit základní část pružní pracovní doby
Odmítnutí pracovního úkolu
Zodpovědnost zaměstnavatele za absolvování povinných školení pro osvědčení profesní způsobilosti zaměstnanců
Výběrové řízení kvůli zaměstnání zaměstnankyně na mateřské dovolené
Poskytování osobních údajů zaměstnanců zákazníkům
Dvě odborové organizace
Uchovávání dokumentů - archivační lhůty
Archivace HR dokladů
Mzdové dokumenty - kopie nebo posílání emailem
Bezplatný asistenční program pro zaměstnance
Součinnost zaměstnavatele s insolvenčním správcem
Archivace pracovních smluv
Zaměstnanecký benefit - rybářský lístek
Uchování kopií dokladů
Externí vedoucí pracovník
Kamerový systém na pracovišti a GDPR
Pracovní smlouvy uzavřené na různou dobu u jednoho zaměstnavatele
Skartace a archivace z hlediska GDPR
Stravenkový paušál a odpracovaná doba/směna
Práce na dálku u DPP