Téměř každý zaměstnavatel se již setkal s problémy při doručování důležitých pracovněprávních písemností zaměstnancům, a to zejména v případech jednostranného ukončování pracovních poměrů, kde může chybné doručení vést k velkým (a nákladným) problémům.
V našem článku se zaměříme na právní úpravu doručování důležitých a ostatních pracovněprávních písemností zaměstnavatelem, podělíme se o naše praktické zkušenosti v této oblasti a probereme také úskalí doručování písemností elektronickou cestou, které se stává stále aktuálnějším tématem s ohledem na narůstající počet zaměstnavatelů využívajících elektronické dokumenty.
Druhy pracovněprávních písemností
Nejprve je třeba upozornit, že v oblasti pracovního práva je nutné rozeznávat dvě kategorie písemností (tj. dokumentů v písemné formě) z pohledu pravidel pro jejich doručování. První kategorie, do níž spadají písemnosti uvedené v § 334 odst. 1 zákoníku práce1), zahrnuje důležité pracovněprávní písemnosti směřující ke vzniku, změně nebo zániku pracovněprávního vztahu (tj. pracovní smlouvy, DPČ, DPP, jejich návrhy a dodatky, výpovědi, dohody o rozvázání a jiná ukončující jednání atd.), mzdové a platové výměry, odvolání z vedoucího pracovního místa a záznam o porušení léčebného režimu. Na základě soudní judikatury2) do této kategorie patří také upozornění na možnost výpovědi ve smyslu § 52 písm. g) zákoníku práce a výzva k odstranění neuspokojivých výsledků ve smyslu § 52 písm. f) zákoníku práce (tzv. vytýkací dopisy). U této kategorie dokumentů zákoník práce upravuje specifický postup pro jejich doručování, při jehož nedodržení se písemnost obvykle považuje za nedoručenou, což vede k obdobné situaci, jako kdyby písemnost nebyla vůbec vyhotovena či zaslána druhé straně (a neměla tak žádné účinky).
Do druhé kategorie pak spadají veškeré ostatní písemnosti vyhotovené v rámci pracovněprávních vztahů neuvedené výše. U těchto písemností zákoník práce nijak specificky neupravuje jejich doručování (viz níže), ačkoliv i u nich je obvykle nezbytné, aby se písemnost dostala do dispozice druhé strany (nestačí, pokud je písemnost jednou ze stran vyhotovena, aniž by se s ní mohla druhá strana seznámit).
Doručování důležitých písemností podle § 334 zákoníku práce
Jak jsme uvedli výše, důležité pracovněprávní písemnosti mají zákoníkem práce speciálně upraveny podmínky jejich doručování, a to zejména z důvodu ochrany zaměstnance tím, že bude zajištěno, že se k němu daná písemnost skutečně dostane (a nikoliv jen do jeho sféry). Bohužel z praktického pohledu se tato právní úprava doručování stala spíše nástrojem zaměstnanců, jak zaměstnavatelům zkomplikovat své propuštění či jiný pro ně negativní krok, a případně na základě chybného doručení dosáhnout dalšího trvání jejich pracovního poměru, který by jinak byl zaměstnavatelem rozvázán.
Současně musíme upozornit, že pravidla pro doručování důležitých pracovněprávních písemností se nevztahují pouze na jednostranná právní jednání zaměstnavatele (např. výpovědi z pracovního poměru), ale také na dvoustranná právní jednání uzavíraná mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (tj. smlouvy), a to zejména v případě, že k jejich uzavření (podepsání) nedochází za současné přítomnosti obou stran (zaměstnance a zástupce zaměstnavatele, který je obvykle právnickou osobou). V případě uzavírání smlouvy mezi nepřítomnými stranami je také nut