Home office jako nový normál a uzavírání dohod se zaměstnanci

Home office v rámci zákoníku práce

Zákoník práce přímo neužívá pojmy práce z domova nebo home office, ale s tímto způsobem výkonu práce počítá. Dle ust. § 2 odst. 2 zákoníku práce může být práce vykonávána na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě. Tímto jiným místem může být právě i bydliště zaměstnance. Ustanovení § 317 zákoníku práce se pak blíže zabývá pracovněprávními vztahy zaměstnance, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele. Zákoník práce předpokládá, že zaměstnanci mohou pracovat nejen na pracovištích zaměstnavatele, ale i na jiném dohodnutém místě. Právní úprava nevylučuje, aby zaměstnanec v některé dny pracoval na pracovištích zaměstnavatele a v jiné dny doma. Stále však chybí podrobnější úprava.

Povinnou náležitostí pracovní smlouvy je určení místa výkonu práce. Místem výkonu práce přitom nemusí být prostory zaměstnavatele. Pokud zaměstnanec pracuje mimo pracoviště zaměstnavatele, bývá označována práce zaměstnance jako distanční výkon práce a může jít o práci z domova (homeworking) nebo z jiných prostor mimo dispozici zaměstnavatele, a to i z prostor nikoliv trvalých (teleworking). Homeworking je pojmově vázán na působení v místě bydliště zaměstnance bez ohledu na způsob práce, zatímco teleworking vychází ze způsobu provádění práce (na dálku, prostřednictvím informačních a telekomunikačních technologií) bez ohledu na skutečné místo, kde k tomu dochází.

V době pandemie se právě tento režim práce stal jedním z preventivních opatření proti šíření koronaviru na pracovišti. Vláda ČR výslovně doporučila zaměstnavatelům využívat nejvyšší možnou měrou práci na dálku, pokud ji zaměstnanci mohou vykonávat v místě bydliště. V tomto případě se jednalo o dočasné využití tohoto institutu, ať už u zaměstnanců, u kterých už předtím byl tento režim práce využíván (ale v menším rozsahu), nebo u zaměstnanců, u kterých doposud tento režim práce využíván nebyl. Zaměstnavatelé i zaměstnanci si ale během pandemie na tento způsob výkonu práce zvykli a zjistili jeho výhody. Home office tak bude jistě využíván nyní mnohem častěji.

Sjednání výkonu práce z domova

Zaměstnavatel se může dohodnout se zaměstnancem, že bude práci vykonávat mimo pracoviště zaměstnavatele. Na výkonu práce v režimu home office je nutno se se zaměstnancem dohodnout, tj. zaměstnavatel ji nemůže nařídit.

Práce z domova je v zákoníku práce upravena velmi obecně a je tedy především na zaměstnanci a zaměstnavateli, aby si detailněji podmínky výkonu takové práce sjednali. Podstatné je především ujednání, v jakém rozsahu bude zaměstnanec z domova pracovat. Zaměstnanec může pracovat z domova v plném rozsahu sjednané pracovní doby (5 dnů v týdnu) nebo pouze částečně jen některý den v týdnu (např. každý pátek nebo může být ujednání upraveno například tak, že pravidelně v pondělí a ve středu pracuje zaměstnanec na pracovišti zaměstnavatele a ve zbývající dny doma). Je vhodné, aby byly podmínky výkonu práce domáckého zaměstnance a konkrétního pracovněprávního vztahu specifikovány, a to zejména podmínky odměňování, evidence pracovní doby, ujednání o používání vybavení, náhradě nákladů, přístup zaměstnavatele do domácnosti zaměstnance, kontroly výkonu práce, předávání výsledků práce apod.

Pokud je již při uzavírání pracovní smlouvy zřejmé, že bude zaměstnanec vykonávat práce z domova, nic nebrání tomu, aby byl jejich výkon upraven přímo v pracovní smlouvě. V takovém případě je třeba vzít v úvahu, že pokud by se podmínky pro výkon práce z domova změnily, bude třeba změnit pracovní smlouvu, což lze pouze dohodou zaměstnance a zaměstnavatele. Další možností je sjednat si výkon práce z domova ve zvláštní smlouvě o podmínkách výkonu práce z domova. Tuto možnost lze využít zároveň s uzavíráním pracovní smlouvy, nebo již u existujícího pracovního poměru. Dále je možné, aby zaměstnavatel vydal zaměstnanci individuální pokyny k výkonu práce z domova. Pokud pracuje mimo pracoviště zaměstnavatele více zaměstnanců, je možné upravit jejich pracovní podmínky vnitřním předpisem. V takovém případě je ale nutné si uvědomit, že takto lze určit pouze podmínky výkonu práce z domova, ale samotný výkon práce z domova zaměstnavatel nařídit nemůže, vždy je třeba jej se zaměstnancem sjednat, tj. uzavřít o tom dohodu.

Pokud ale je v pracovní smlouvě dohodnuto, že zaměstnanec bude práci vykonávat doma, může i tak zaměstnavatel zaměstnanci nařídit, aby práci vykonával na pracovišti zaměstnavatele, příp. na jiném místě určeném zaměstnavatelem. Nelze ale naopak zaměstnanci nařídit, aby vykonával práci doma.

Při výkonu práv a povinností souvisejících s výkonem práce z domova je především třeba postupovat tak, aby byla zachována obvyklá práva zaměstnance. Neexistují zásadní rozdíly v postavení běžného zaměstnance s rozvrhovanou pracovní dobou, který vykonává práci v prostorách zaměstnavatele, a zaměstnance realizujícího homeworking. Zvláštní režim těchto zaměstnanců se týká pouze těch oblastí, které výslovně vymezuje ust. § 317 zákoníku práce.

Detailní podmínky výkonu práce zaměstnanců pracujících z domova by měly být dohodnuty, a to nejlépe v tomto rozsahu:

• specifikace místa výkonu práce z domova,
• podmínky týkající se pracovní doby – časové limity pro práci v jednotlivých dnech, určení časového rámce, kdy nesmí zaměstnanec práci z domova vykonávat (např. noční práci, práce o sobotách a nedělích), povinnost zaměstnance čerpat přestávku v práci na jídlo a oddech, ujednání o způsobu evidence pracovní doby,
• podmínky odměňování,
• ujednání o způsobu zadávání práce, její kontrole a odevzdávání, ujednávání o čase a způsobu předávání výsledků práce, ujednání o kontrole množství odvedené práce,
• pujednání o refundaci nákladů vynaložených zaměstnancem při výkonu práce (energie, internet, pracovní nástroje),
• pravidla pro zacházení s majetkem zaměstnavatele (počítač, telefon, software apod.) včetně (ne)možnosti jeho použití pro soukromé účely,
• pravidla BOZP.

Místo výkonu práce

V případě, že zaměstnanec a zaměstnavatel uzavírají dohodu o výkonu práce v režimu home office, je třeba zejména správně vymezit místo výkonu práce. Nutné je dbát na to, aby nebylo v rozporu s ujednáním v pracovní smlouvě, ve které je obvykle vázáno právě na pracoviště zaměstnavatele. Místo výkonu práce je tzv. podstatnou náležitostí pracovní smlouvy a v případě, že neodpovídá místu výkonu práce v režimu home office, bude nezbytné vedle samotné dohody o výkonu práce v režimu home office navíc ještě uzavřít dodatek k pracovní smlouvě a místo výkonu práce změnit. Takovou změnu bude nutné provést například, pokud je jako místo výkonu práce v pracovní smlouvě sjednána obec nebo konkrétní adresa provozovny zaměstnavatele, zaměstnanec ale bydlí v jiné obci, nebo bude zaměstnanec vykonávat práci flexibilně bez vázání na konkrétní místo. Místo výkonu práce může souviset také s požadavky na ochranu dat a osobních údajů. Obvykle je proto sjednáno pravidelné domácí pracoviště a zaměstnanec je povinen vykonávat práci na takto určeném pracovišti.

Vymezení místa výkonu práce má význam také z hlediska cestovních náhrad. V případě pracovní cesty u zaměstnanců pracujících z domova platí stejné zásady jako u zaměstnanců pracujících na pracovišti zaměstnavatele. V pracovní smlouvě musí být uvedeno místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce vykonávána. Místem výkonu práce může být pracoviště zaměstnavatele i bydliště zaměstnance. Kromě toho pro účely cestovních náhrad by mělo být sjednáno jedno pravidelné pracoviště, kterým je dle ust. § 34a zákoníku práce jedno místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě, nebo pokud je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, je pravidelným pracovištěm obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce.

V souvislosti s cestovními náhradami bude zaměstnavatel u zaměstnanců, kteří pracují z domova nacházejícím se v jiné obci, než je pracoviště zaměstnavatele, obvykle řešit otázku, zda pravidelné pracoviště sjednat v pracovišti zaměstnavatele, nebo zda pravidelné pracoviště sjednat v bydlišti zaměstnance. Obvykle se postupuje tak, že pravidelné pracoviště se sjednává v pracovišti zaměstnavatele a cestovní náhrady v souvislosti s prací z domova nejsou poskytovány, a to s ohledem na to, že pokud se zaměstnanec dohodl se svým zaměstnavatelem, že bude v určitém rozsahu vykonávat práci z domova, nejde uvažovat o tom, že by byl na pracovní cestě (včetně cesty mimo pravidelné pracoviště), protože zaměstnanec nikam necestuje, naopak se nachází na místě, odkud by jeho případná pracovní cesta nebo cesta do zaměstnání mohla začínat.

Specifika home office

Na zaměstnance pracující v režimu home office dopadá zákoník práce jako na ostatní zaměstnance s rozvrhovanou pracovní dobou, kteří vykonávají práci v prostorách zaměstnavatele, až na několik výjimek. Zvláštní režim těchto zaměstnanců se týká pouze těch oblastí, které výslovně vymezuje ust. § 317 zákoníku práce.

Na zaměstnance pracující v režimu home office zákoník práce nedopadá v těchto případech:

• úprava rozvržení pracovní doby, prostojů, přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy,
• při jiných důležitých osobních překážkách v práci nepřísluší takovým zaměstnancům náhrada mzdy nebo platu, nestanoví-li prováděcí právní předpis jinak nebo jde-li o náhradu mzdy nebo platu při dočasné pracovní neschopnosti či karanténě podle ust. § 192 zákoníku práce,
• těmto zaměstnancům nepřísluší mzda nebo plat nebo náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek.

Pracovní doba a její rozvržení

Podstatným znakem práce mimo pracoviště zaměstnavatele je, že si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu a nevztahuje se na něj tudíž právní úprava rozvržení pracovní doby. Mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je také možné dohodnout, že princip rozvrhování pracovní doby zaměstnancem bude omezen tak, že zaměstnanec bude na základě dohody pracovat z domova, ale bude zaměstnavateli k dispozici v přesně určené době. Nastat tak může také situace, kdy si část pracovní doby rozvrhuje zaměstnanec sám a část mu rozvrhuje zaměstnavatel. Zaměstnanci mají část dne povinnost být dostupní na e-mailu a telefonu, na kdy si rozvrhnou zbytek pracovní doby, je ale pouze na nich.

Rozsah práce, který zaměstnavatel zaměstnancům určuje pokyny nebo například množstvím materiálu předávaného zaměstnanci ke zpracování, by neměl přesahovat množství práce, jaké podle konkrétních norem spotřeby práce odpovídá pracovní době obecně stanovené pro výkon prací určitého druhu. Také pracovní doba zaměstnance pracujícího z domova je nejvýše 40 hodin týdně a ta by měla být respektována. To, že se na domáckého zaměstnance nevztahuje úprava rozvržení pracovní doby, neznamená, že by se na něj nevztahovala ani úprava o přestávkách v práci, bezpečnostních přestávkách a dobách odpočinku. Zaměstnavatel je povinen zajistit, aby zaměstnanec čerpal povinné přestávky a dobu odpočinku v souladu se zákonem a také aby byly tyto přestávky (a zároveň pracovní doba) evidovány.

Skutečnost, že na uvedené zaměstnance se nevztahuje ustanovení zákoníku práce o rozvržení pracovní doby, má také ten podstatný a logický důsledek, že nemohou uplatňovat nároky v souvislosti s prací přesčas a za práci ve svátek. Zákaz práce přesčas domáckých pracovníků není v zákoníku práce nikde stanoven, ale dle ust. § 317 písm. c) zákoníku práce nenáleží zaměstnanci nepracujícímu na pracovišti zaměstnavatele mzda nebo plat nebo náhradní volno za práci přesčas. Vykonávat práci v noci ani ve svátek není vyloučeno, jelikož je na zaměstnanci, kdy zadanou práci splní. Pokud má zaměstnanec zadán nějaký objem práce a nestihne jej z osobních důvodů splnit v pracovní den, může tuto práci vykonat o víkendu nebo ve státní svátek. Pozor si zaměstnavatel musí dávat zejména na práci v noci a o víkendu, jelikož zde na rozdíl od práce ve svátek není vyloučen příplatek za práci. Kromě 2 výše uvedených výjimek (práce přesčas a práce ve svátek) má zaměstnanec nárok na všechny ostatní příplatky, které zákoník práce upravuje (příplatek za noční práci, příplatek za práci v sobotu a v neděli). Někteří zaměstnavatelé tomuto problému s vyššími mzdovými náklady předcházejí ujednáním v dohodě o home office, že zaměstnanec nesmí konat práci v nočních hodinách a o víkendu.

Zaměstnanci pracující z domova mají shodné nároky na dovolenou jako ostatní zaměstnanci zaměstnavatele. Úprava dovolené těchto zaměstnanců nemá podle zákoníku práce žádné odlišnosti oproti dovolené ostatních zaměstnanců. Dovolená jim náleží ve stejné výši a za stejných podmínek. V případě, že by u stejného zaměstnavatele docházelo k tomu, že zaměstnanci pracující z domova by měli nárok pouze na 4 týdny dovolené a zaměstnanci pracující na pracovišti zaměstnavatele by měli nárok na 5 týdnů dovolené, bylo by možné to považovat za zakázané nerovné zacházení.

Překážky v práci

Vzhledem k tomu, že tito zaměstnanci nepracující na pracovišti zaměstnavatele mají možnost přizpůsobovat si svou pracovní dobu osobním časovým možnostem, není nutné jim zajišťovat náhradu mzdy při osobních překážkách v práci. Zákoník práce stanoví, že těmto zaměstnancům je poskytována náhrady mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku jen při překážkách v práci, které budou tak výslovně uvedeny v prováděcím předpisu. Nařízení vlády č. 590/2006 Sb., kterým se stanoví okruh a rozsah jiných důležitých osobních překážek v práci, stanoví, že zaměstnancům pracujícím z domova je poskytována náhrada mzdy při těchto překážkách v práci:

• při svatbě (bod 5 přílohy nařízení vlády),
• při úmrtí rodinného příslušníka (bod 7 přílohy nařízení vlády),
• při přestěhování v zájmu zaměstnavatele (bod 10 přílohy nařízení vlády).

Ostatní důležité osobní překážky, jako je např. pracovní volno při vyšetření nebo ošetření ve zdravotnickém zařízení nebo doprovodu rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení, se na tyto zaměstnance nevztahují, tj. není jim poskytována náhrada mzdy nebo platu po dobu takové překážky v práci.

Pro případ dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény je samozřejmě i zaměstnancům pracujícím z domova poskytována náhrady mzdy nebo platu jako ostatním zaměstnancům. Zákoník práce stanoví, že pro účely poskytování náhrady mzdy nebo platu při dočasné pracovní neschopnosti nebo karanténě platí pro zaměstnance stanovené rozvržení pracovní doby do směn, které je zaměstnavatel pro tento účel povinen určit. Toto určení nemá povahu rozvrhu pracovní doby, ale jedná se o rozvrh pouze pro účely posuzování nároku zaměstnance na náhradu mzdy při dočasné pracovní neschopnosti nebo karanténě.

Dle ust. § 317 písm. a) zákoníku práce se dále na zaměstnance nepracující na pracovišti zaměstnavatele nevztahuje právní úprava prostojů a přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy. Pokud tedy dojde k přerušení práce u tohoto zaměstnance z důvodu přechodné závady způsobené poruchou na strojním zařízení, poruchy v dodávce surovin nebo pohonné síly, chybných pracovních podkladů, jiných provozních příčin, případně pro nepříznivé povětrnostní vlivy nebo živelní události, není zaměstnavatel povinen platit zaměstnanci náhradu mzdy či platu dle ust. § 207 zákoníku práce. Ovšem toto platí pouze pro případ přechodné závady, která je náhlého a nepředvídatelného charakteru. Pokud by překážka byla jiného charakteru, jednalo by se o tzv. jinou překážku na straně zaměstnavatele dle ust. § 208 zákoníku práce, která se vztahuje i na zaměstnance pracující z domova, a těmto v případě takové překážky náleží náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Stejně bude postupováno v případě, že zaměstnavatel nepřidělí zaměstnanci práci z důvodu, že nemá dostatek zakázek, tj. zaměstnanci pracujícímu z domova bude náležet také náhrada mzdy.

Pracovní vybavení a náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce

Stejně jako ostatní zaměstnanci i zaměstnanec pracující z domova má nárok na náhradu výdajů vzniklých v souvislosti s výkonem práce. Pokud zaměstnavatel poskytuje zaměstnanci vybavení, měli by si smluvně ujednat, zda může zaměstnanec používat toto vybavení k soukromým účelům, případně v jakém rozsahu. Zaměstnanci pracující doma mohou k provádění sjednaných prací a úkolů používat vlastní pomůcky (nářadí, zařízení a předměty potřebné pro výkon práce). To by mělo být také sjednáno v pracovní nebo jiné smlouvě mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem zároveň s určením výše náhrad, které zaměstnavatel poskytne zaměstnanci za použití jeho věcí, zahrnujícím náhradu za opotřebení i za případnou spotřebu energie. Nárok na náhradu nákladů se týká pouze výdajů, které souvisí přímo s výkonem práce. Pokud tedy zaměstnanec užívá internet jak k práci, tak jej využívá celá rodina pro soukromé účely, má zaměstnavatel povinnost podílet se na úhradě jen poměrně. Reálné náklady se tak mohou často určovat obtížně a je proto vhodné jejich náhradu sjednat paušálně.

Náhrada škody

Rovněž zaměstnanci pracující doma jsou povinni vykonávat práci osobně, ačkoliv u těchto zaměstnanců je prakticky vyloučena soustavná kontrola, zda vykonávají sjednané práce bez pomoci cizích osob, zejména rodinných příslušníků. Za škodu způsobenou zaměstnavateli vždy odpovídá samotný zaměstnanec podle pracovněprávních předpisů jako zaměstnanec v obvyklém pracovněprávním vztahu. I v případě, že by zaměstnanci při práci pomáhali rodinní příslušníci a tito způsobili škodu na materiálu svěřeném ke zpracování nebo na zapůjčeném nářadí, odpovídal by zaměstnavateli pouze zaměstnanec. Pokud tedy například je zaměstnanci k výkonu práce svěřeno nějaké vybavení nebo materiál, nezáleží na tom, jestli škodu, která na svěřeném předmětu vznikla, způsobil přímo on, nebo jiný člen jeho domácnosti, i pokud mu pomáhal s výkonem práce, bude za škodu odpovídat zaměstnanec.

Není vyloučeno, že i při práci mimo pracoviště může nastat pracovní úraz. Zaměstnanec by ale musel prokázat, že k úrazovému ději došlo při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním. Důkazní břemeno prokázání, že k úrazu došlo a že se jedná o úraz pracovní, je na zaměstnanci.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

V zákoníku práce neexistuje žádné ustanovení, které by upravovalo BOZP v případě výkonu práce mimo pracoviště zaměstnavatele, není ani uvedeno mezi výjimkami z použitelnosti zákoníku práce v ust. § 317. Žádné ustanovení v pracovněprávních předpisech nesnímá ze zaměstnavatele povinnosti při zajištění BOZP zaměstnanců a odpovědnost, bez ohledu na to, zda pracují na jeho pracovišti nebo na jiném místě. Z toho vyplývá, že pro domácnost zaměstnance nebo jiné místo výkonu práce platí BOZP stejně jako pro pracoviště zaměstnavatele a domáckému zaměstnanci i zaměstnavateli z toho vyplývají práva a povinnosti s tím spojené. Zaměstnavatel je tedy povinen zajistit bezpečnost a ochranu zdraví při práci s ohledem na povahu vykonávané práce a rizika z výkonu práce vyplývající. Jeho povinností je zejména vytvořit bezpečné a zdraví neohrožující pracovní prostředí a takové prostředí udržovat, preventivně předcházet rizikům, která by mohla BOZP ohrozit.

Podmínky odpovídající bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v domácnosti zaměstnance je vhodné s tímto zaměstnancem sjednat jako součást podmínek pro výkon domácí práce. Součástí by měla být podrobná specifikace místa výkonu práce a požadavky na to, jak má místo výkonu práce vypadat, jaké má mít vybavení a jak má být přizpůsobené, aby odpovídalo podmínkám BOZP. U výkonu práce z domova je pro zaměstnavatele mnohem obtížnější kontrolovat BOZP. Zaměstnavatel může požadovat od zaměstnance pravidelné písemné prohlášení o tom, že podmínky výkonu jeho práce odpovídají podmínkám sjednaným ve smlouvě a právním předpisům vztahujícím se k BOZP. Otázka ale je, jak dalece by se k takovému prohlášení přihlíželo v případě, že by opravdu nastal problém a inspekcí práce by byly zjištěny pracovní podmínky neodpovídající BOZP.