Od 1. 1. 2026 vstupuje v účinnost nový zákon č. 323/2025 Sb. , který přináší zásadní změny v povinnostech zaměstnavatelů v oblasti sociálního zabezpečení a v oblasti daně ze závislé činnosti. Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) představuje zásadní krok v součinnosti zaměstnavatelů s řadou státních orgánů. Pilotní fáze již běží od července 2025, a tak je čas se připravit na plné zavedení od roku 2026. Nový systém umožní efektivnější administraci a analýzu dat o zaměstnancích a využití oprávněným subjektům. Přestože chybí zapojení od zdravotních pojišťoven, očekává se, že JMHZ přinese přehlednější a komplexnější evidenci základních pracovních vztahů a usnadní plnění dalších zákonných povinností a také usnadní odpovědným orgánům státu lépe odhalovat nelegální zaměstnávání. Jak se na změny připravit a co to znamená pro běžnou praxi, se dozvíte v následujících řádcích.
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele 2026
Vladislava
Dvořáková
DiS.
Co je důležité si ovšem potvrdit, je to, že budou zcela nahrazeny jedním hlášením (JMHZ) do 20. následujícího měsíce souhrnné části za zaměstnavatele z oblasti sociálního zabezpečení (Přehled o platbě pojistného), z daňové oblasti bude mít správce k dispozici za kalendářní měsíc předpis platby daně a nově budou poskytována personalizovaná/individualizovaná data za každého zaměstnance. Jde o všechny osoby, kterým zaměstnavatel zúčtuje jakýkoliv příjem ze závislé činnosti.
Také budou daleko šířeji registrované údaje o zaměstnavatelích a zaměstnancích.
Obsah povinností ze zákona o JMHZ:
*
Poskytovat údaje souhrnné z daňové oblasti – předpis daně plátce a uplatňované slevy a daňové zvýhodnění
*
Souhrnná část z oblasti sociálního pojištění – přenesený Přehled o platbě pojistného za zaměstnavatele
*
Individualizovaná část – za každého zaměstnance budou odesílána podrobná data v rozsahu, které uvádí nařízení vlády č. 417/2025 Sb. (příloha č. 1 část C a následující)
Evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců
I když zákon uvádí, že JMHZ má tři části, které uvádíme výše, tak ve stejném projektu je nově zařazena také změna pro evidenci zaměstnavatelů a evidenci zaměstnanců.
Evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců je nově předpokládána v širším charakteru než dosud, vyjma zvláštní struktury u bezpečnostních sborů, která bude mít vlastní strukturu z důvodu bezpečnosti.
Co to bude v praxi znamenat? Již existující zaměstnavatel bude muset nejen dooznámit/dohlásit rozšířené údaje o něm samotném, ale také bude muset doevidovat/dohlásit další vztahy, které byly nepojištěné a nejsou v současné chvíli v evidenci ČSSZ. Například dohody o pracovní činnosti, které jsou pouze do výše pod rozhodný příjem, nebo osoby, kterým je poskytnut příjem, jenž je pouze zdanitelným příjmem ze závislé činnosti.
Také samotné údaje o zaměstnanci jsou v rozsáhlejším charakteru v „nové“ evidenci zaměstnanců, takže opět zaměstnavatel musí doevidovat/dohlásit rozšířené údaje k zaměstnancům.
Doplnění nejen údajů k zaměstnavateli, ale také k zaměstnancům musí zaměstnavatel provést před prvním odesíláním datové věty za konkrétní měsíc – např. za leden 2026 (v období od dubna do června 2026) nebo před odesláním JMHZ za samotný duben 2026 (termín podání do 20. 5. 2026).
Jak bude zaměstnavatel, který není zařazen v pilotu, odesílat nově data z pohledu časových podmínek?
A zde se dostáváme k jádru problému, co vše bude obnášet hlavně období od ledna 2026 do června 2026 u zaměstnavatelů, kteří nejsou v pilotu, a souvisí s evidencí zaměstnavatele a zaměstnance a posléze odesíláním datové věty JMHZ za každý kalendářní měsíc?
| Postupy s termíny v první polovině roku 2026 | |||
| Účinnost zákona JMHZ | Od 1. 1. 2026 | ||
| První důležité kroky zaměstnavatele po 1. 4. 2026 | |||
| Odesílání souborů od 1. 4. 2026 související s doplněním údajů do 30. 4. 2026 | Prioritní doplnění: Doevidování informací o zaměstnavateli (je stanoven širší rozsah údajů, které zaměstnavatel bude uvádět) | Prioritní doplnění: Doevidování rozšířených informací o zaměstnancích a evidence neevidovaných zaměstnanců (např. dohoda o pracovní činnosti pod výši platného rozhodného příjmu) | |
| První odesílání datových vět souhrnného a individualizovaného charakteru za období leden až březen 2026 | od 1. 4. 2026 | do 30. 6. 2026 | |
| První odeslání datové věty JMHZ v řádném termínu | za duben 2026 | do 20. 5. 2026 | |
| Poznámka: není vyloučeno, že zaměstnavatel po doplnění údajů odešle svou první datovou větu za duben 2026 do 20. 5. 2026 a za první čtvrtletí bude odesílat až po splnění povinnosti za měsíc duben, který nemá žádný posun. | |||
| Evidence zaměstnanců a změny pro podání JMHZ | |||
| OIČ (IK MPSV) | Bezvýznamný identifikátor zaměstnance | Nově používaný údaj – identifikátor, který zaměstnanec již v systémech MPSV má přidělen Zaměstnavatel tyto údaje získá od ČSSZ a na stávající evidenci zaměstnanců musí provést kontrolu, zda mu někdo v evidenci nechybí a někdo například nezůstal z minulosti neodhlášen. | |
| ID PPV (identifikační číslo pracovněprávního vztahu) | Zaměstnavatel při kontrole evidence zaměstnanců musí též dbát na kontrolu ID PPV, aby byla datová věta přijata. | ||
| Poznámka: v případě nesouladu evidence zaměstnanců v rámci kontroly dodaných OIČ (IK MPSV) nebo ID PPV musí zaměstnavatel provést oznámení změn do registru ČSSZ, aby souhlasil stav evidence 1 : 1. Tuto kontrolu a opravy chyb/nedostatků by měl zaměstnavatel provést před doplňováním rozšířených údajů za zaměstnance, jelikož soubor ohledně doplňování informací nebude konzistentní s evidencí ČSSZ. | |||
| Evidence zaměstnanců a zaměstnavatelů od 1. 4. 2026 | |||
| Nově od 1. 4. používání zcela odlišných formulářů k registraci zaměstnanců a formulářů k registraci zaměstnavatelů | Nástup a výstup zaměstnance již na nových formulářích dle zákona o JMHZ, a to samé platí pro registraci zaměstnavatele. | ||
| Termíny oznamování do evidence zaměstnance od 1. 4. 2026 (do 31. 3. 2026 bude fungovat dosavadní způsob evidence zaměstnanců) | Do 8 dnů zaměstnavatel plní povinnost. Obdobně jako dosud. Tato podmínka do 8 dnů bude platit pouze do 30. 6. 2026! | ||
| Poznámka: Výjimkou jsou od 1. 10. 2025 cizinci, u kterých budeme do 31. 3. 2026 používat k oznámení/sdělení o nástupu dosavadní informační kartu.Od 1. 4. bude evidence cizinců se stejně zpřísněnými podmínkami, jak jsou již účinné od 1. 10. 2025, prováděna přes nové formuláře, které budou zveřejněny k JMHZ. | |||
| Termíny oznamování nástupu zaměstnance od 1. 7. 2026 | Dle § 19 odst. 1 písm. a) zákona o JMHZ: Nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však může tohoto zaměstnance přihlásit ve lhůtě 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání. | ||
| b) ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy: 1 . zaměstnavateli vznikla povinnost poskytovat zaměstnanci plnění, nelze-li použít den podle písmene a), nebo 2. zaměstnavatel poprvé poskytl plnění zaměstnanci, nelze-li použít den podle písmene a) nebo den podle bodu 1. | |||
| Poznámka: evidence zaměstnance dle § 19 odst. 1 písm. b) zákona o JHMZ bude velmi těžko praktikovatelné, jelikož mzdová účtárna nebo personální oddělení, které provádí evidenci zaměstnanců, se běžně nedozví včas poskytované plnění. Domníváme se v praxi, že dle písm. b) je postup málo realizovatelný. Pro zaměstnavatele bude v běžném provozu bez rizika postup dle písm. a), který s sebou přinese zcela jiné nastavení při nástupu zaměstnanců, a převážně samozřejmě u dohod konaných mimo pracovní poměr. Je nutné ovšem podotknout, že tento postup je zvolen záměrně z důvodů lepší a efektivnější kontroly nelegálního zaměstnávání. | |||
| Registrace u více souběhů zaměstnání u jednoho zaměstnavatele | Bude registrován každý vztah a nebudeme rozlišovat, zda je pojištěný, nebo nepojištěný. Budeme registrovat vše, co spadá pod závislou činnost dle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. | ||
| Poznámka: Registrace musí proběhnout se správnou klasifikací CZ-ISCO a dalšími údaji, které zaměstnavatel například dnes pro správné zpracování mezd nepotřeboval (např. výsledný kód oboru vzdělávání). | |||
| Co bude zaměstnavatel plnit v období leden až březen 2026? | |||
| Evidence zaměstnanců/zaměstnavatelů a oznamování ukončení a změn | Jako dosud včetně změn u cizinců od 1. 10. 2025. | ||
| Souhrnné formuláře o platbě pojistného a platby pojistného | Platby pojistného budou probíhat jako dosud do 20. následujícího měsíce a přehledy o pojistném nebudou odesílány. Tato povinnost bude splněna doplněním datových vět za leden až březen do konce června 2026. | ||
| Jak se může zaměstnavatel připravovat na start JMHZ? | |||
| Kontrola evidencí zaměstnanců v registru u ČSSZ. Zda souhlasí registrace 1 : 1. Prozatím samozřejmě bez vztahů, které nemusí dnes být evidovány – např. DPČ pod limit rozhodného příjmu nebo evidence osob, kterým je příjem pouze daněný. Kontrola zadání CZ-ISCO v SW u každého zaměstnance, zda je CZ-ISCO správně určené. Kontrola a zadání výsledného kódu oboru vzdělávání. Zadaná data u zaměstnanců, která souvisejí například s požíváním starobního důchodu, invalidního důchodu. | |||
V rámci tohoto seznámení bylo naším cílem upozornit na termínové změny a postupy, které budou nabíhat v první polovině roku 2026 jako povinnosti pro zaměstnavatele, a upozornit na to, co je možné již dnes dělat za kontroly a přípravu u zaměstnavatelů.
Další postupy a možnosti většinou souvisejí také s tím, jak nám budou dodávány upgrady softwarů, jež používáme na další rozšiřující údaje, které bude nutné a povinné poskytovat.
Detailnější informace o rozsahu dat, které obsahují formuláře, budeme poskytovat v dalších článcích, a jinak je bezpochyby najdete v prováděcím nařízení vlády č. 417/2025 k JMHZ.
Závěrem
V rámci JMHZ je cílem, aby stát měl k dispozici nejen souhrnná data za subjekt, ale také personalizovaná data nad zaměstnanci, jež budou nejen využívána ke konkrétním účelům, která souvisejí s dávkami státní sociální podpory nebo pro účely ČSSZ a budou měsíčního charakteru, ale následně bude možné z těchto dat provádět daleko efektivnější kontroly státními subjekty bez naší detailnější jednorázové spolupráce, která v současné chvíli samozřejmě musí probíhat.
Dále je počítáno s tím, že ČSSZ bude sestavovat ELDP již za rok 2026, bude mít postupně za každý měsíc vyměřovací základy pro nemocenské dávky s vyloučenými dny a další a další pozitiva, která do budoucna na zaměstnavatele též může mít kladný dopad v oblasti rozsahu činností v daných agendách.
Výše uvedené údaje, na které jsme chtěli upozornit, opravdu souvisí jen s částí JMHZ, ale velmi důležitou pro start JMHZ interně u zaměstnavatelů na počátku roku 2026.
Právní předpisy citované v článku
*
zákon č. 323/2025 Sb. o jednotném měsíčním hlášení
*
nařízení vlády č. 417/2025 Sb. k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení