Téměř každý zaměstnavatel se již setkal s problémy při doručování důležitých pracovněprávních písemností zaměstnancům, a to zejména v případech jednostranného ukončování pracovních poměrů, kde může chybné doručení vést k velkým (a nákladným) problémům.
V našem článku se zaměříme na právní úpravu doručování důležitých a ostatních pracovněprávních písemností zaměstnavatelem, podělíme se o naše praktické zkušenosti v této oblasti a probereme také úskalí doručování písemností elektronickou cestou, které se stává stále aktuálnějším tématem s ohledem na narůstající počet zaměstnavatelů využívajících elektronické dokumenty.
Druhy pracovněprávních písemností
Nejprve je třeba upozornit, že v oblasti pracovního práva je nutné rozeznávat dvě kategorie písemností (tj. dokumentů v písemné formě) z pohledu pravidel pro jejich doručování. První kategorie, do níž spadají písemnosti uvedené v § 334 odst. 1 zákoníku práce1), zahrnuje důležité pracovněprávní písemnosti směřující ke vzniku, změně nebo zániku pracovněprávního vztahu (tj. pracovní smlouvy, DPČ, DPP, jejich návrhy a dodatky, výpovědi, dohody o rozvázání a jiná ukončující jednání atd.), mzdové a platové výměry, odvolání z vedoucího pracovního místa a záznam o porušení léčebného režimu. Na základě soudní judikatury2) do této kategorie patří také upozornění na možnost výpovědi ve smyslu § 52 písm. g) zákoníku práce a výzva k odstranění neuspokojivých výsledků ve smyslu § 52 písm. f) zákoníku práce (tzv. vytýkací dopisy). U této kategorie dokumentů zákoník práce upravuje specifický postup pro jejich doručování, při jehož nedodržení se písemnost obvykle považuje za nedoručenou, což vede k obdobné situaci, jako kdyby písemnost nebyla vůbec vyhotovena či zaslána druhé straně (a neměla tak žádné účinky).
Do druhé kategorie pak spadají veškeré ostatní písemnosti vyhotovené v rámci pracovněprávních vztahů neuvedené výše. U těchto písemností zákoník práce nijak specificky neupravuje jejich doručování (viz níže), ačkoliv i u nich je obvykle nezbytné, aby se písemnost dostala do dispozice druhé strany (nestačí, pokud je písemnost jednou ze stran vyhotovena, aniž by se s ní mohla druhá strana seznámit).
Doručování důležitých písemností podle § 334 zákoníku práce
Jak jsme uvedli výše, důležité pracovněprávní písemnosti mají zákoníkem práce speciálně upraveny podmínky jejich doručování, a to zejména z důvodu ochrany zaměstnance tím, že bude zajištěno, že se k němu daná písemnost skutečně dostane (a nikoliv jen do jeho sféry). Bohužel z praktického pohledu se tato právní úprava doručování stala spíše nástrojem zaměstnanců, jak zaměstnavatelům zkomplikovat své propuštění či jiný pro ně negativní krok, a případně na základě chybného doručení dosáhnout dalšího trvání jejich pracovního poměru, který by jinak byl zaměstnavatelem rozvázán.
Současně musíme upozornit, že pravidla pro doručování důležitých pracovněprávních písemností se nevztahují pouze na jednostranná právní jednání zaměstnavatele (např. výpovědi z pracovního poměru), ale také na dvoustranná právní jednání uzavíraná mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem (tj. smlouvy), a to zejména v případě, že k jejich uzavření (podepsání) nedochází za současné přítomnosti obou stran (zaměstnance a zástupce zaměstnavatele, který je obvykle právnickou osobou). V případě uzavírání smlouvy mezi nepřítomnými stranami je také nutné pamatovat na to, že k uzavření smlouvy nedochází momentem druhého podpisu na smlouvě (jak je tomu mezi přítomnými stranami), ale až v momentě, kdy je písemnost s druhým podpisem (tzv. akceptace) doručena zpět smluvní straně, která učinila nabídku.3)
Ukažme si výše uvedené na praktickém příkladu. Zaměstnanec přichází první den do práce a podepisuje pracovní smlouvu, která ovšem ještě neobsahuje podpis zaměstnavatele (z právního pohledu tak tímto zaměstnanec činí nabídku zaměstnavateli). Následně personalistka téhož dne odpoledne předá zaměstnancem podepsanou pracovní smlouvu k podpisu oprávněnému zástupci zaměstnavatele. Jelikož již ale mezitím zaměstnanci skončila směna, tak zaměstnanci personalistka zaměstnavatelem podepsanou pracovní smlouvu předá na pracovišti až druhý pracovní den dopoledne. V takovém případě k uzavření písemné pracovní smlouvy dojde až druhý den při předání zaměstnavatelem podepsané smlouvy zaměstnanci. V den nástupu tak není uzavřena žádná písemná pracovní smlouva, což může jednak být přestupek na straně zaměstnavatele postižitelný inspekcí práce, a zároveň může mít tato skutečnost dopady na platnost smluvních ujednání, jako je např. zkušební doba, která musí být sjednána písemně nejpozději v den nástupu.
Níže se tedy podíváme na tato specifická pravidla pro doručení důležitých pracovněprávních písemností.
Osobní doručení podle § 334 odst. 2 a 3 zákoníku práce
Zákoník práce u důležitých pracovněprávních písemností jednoznačně preferuje jejich osobní doručení zaměstnavatelem do vlastních rukou zaměstnance. Učinění alespoň pokusu o osobní doručení písemnosti zaměstnanci je obvykle také podmínkou pro možnost písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (viz níže).
Nejčastějším a také pro zaměstnavatele nejjednodušším způsobem je osobní doručení písemnosti zaměstnanci na pracovišti. Zde v praxi nenastávají žádné významné problémy, byť lze doporučit, ať se doručení písemnosti zaměstnanci vždy účastní dva zástupci zaměstnavatele, kteří v případě, že by zaměstnanec sice písemnost převzal, ale odmítl takové převzetí potvrdit, mohou doručení písemnosti v případě sporu svou svědeckou výpovědí prokázat. Je vhodné, aby v takovém případě byl o tom, že zaměstnanec odmítl potvrdit převzetí písemnosti, učiněn záznam na zaměstnavatelovo vyhotovení doručované písemnosti a přítomné osoby takový záznam podepsaly.
Rovněž v případě, že zaměstnanec zcela odmítne doručovanou písemnost převzít, považuje se za doručenou. V tomto případě je důležité, aby zaměstnavatel skutečně zaměstnanci originál doručované písemnosti odevzdal či se o to alespoň pokusil (není ale nezbytné ani vhodné ponechat písemnost třeba na stole zaměstnance). Nestačí, pokud je zaměstnanci pouze listina předána k nahlédnutí nebo je položena na stole při jednání se zaměstnancem (bez pokusu o aktivní předání). Zaměstnanec si pak nemůže vyhradit, že doručovanou písemnost převezme až poté, co mu bude znám její obsah4), v takovém případně by se jednalo o odmítnutí převzetí a písemnost by se také považovala za doručenou. Zaměstnanec si rovněž nemůže vymiňovat určitý čas na předání, případně předchozí poradu s právním zástupcem – předání zejména výpovědi či jiného ukončovacího jednání je (na rozdíl od uzavření dvoustranné smlouvy, zejm. dohody o rozvázání pracovního poměru) jednostrannou a výlučnou záležitostí zaměstnavatele.
Pro úplnost je nutné uvést, že zaměstnanec nemá povinnost se za zaměstnavatelem k doručení písemnosti dostavit či mu poskytovat jakoukoliv další součinnost (na rozdíl od doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb). Nelze tedy dávat zaměstnanci k tíži, pokud na sjednané setkání, kde má k doručení písemnosti dojít, nedorazí, popřípadě pokud odmítne potvrdit převzetí písemnosti (viz výše).
Problémy ovšem nastávají, pokud zaměstnanci není možné doručit písemnost přímo na pracovišti zaměstnavatele, typicky v případech neomluvené absence zaměstnance. Rovněž v takovém případě má zaměstnavatel povinnost zaměstnanci písemnost doručit osobně v jeho bytě nebo kdekoliv jinde, kde bude zaměstnanec zastižen (např. v oblíbeném sportovním či restauračním zařízení) a není možné rovnou zaslat písemnost prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, jak se v praxi často děje. Z právních předpisů ovšem jednoznačně nevyplývá, jaké jsou limity této povinnosti zaměstnavatele učinit pokus o osobní doručení v bytě či na jiném místě předtím, než přistoupí k doručování písemnosti jiným způsobem, zejména prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Zákoník práce v § 334 odst. 2 pouze uvádí, že k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb lze přistoupit pouze tehdy, pokud osobní doručení není možné.
Dle judikatury Nejvyššího soudu5) se jedná o pojem, jehož výklad je na soudu v každém jednotlivém případě (obdobně, jako je tomu např. při hodnocení závažnosti porušení povinností zaměstnancem v případě jeho propuštění). Soudy by přitom měly vycházet nikoliv z toho, že zaměstnavatel jen formálně provedl pokus o osobní doručení, ale z toho, zda se skutečně snažil zaměstnanci písemnost osobně doručit. Do úvahy by se tak mělo brát zejména to, zda zaměstnanec byl vůbec (objektivně) prostředky zaměstnavatele dosažitelný, co bylo důvodem případně neúspěšného doručení, zda mělo nějaký smysl učinit další pokus o doručení, jak naléhavé bylo doručení písemnosti, zda bylo možné očekávat, že doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb bude úspěšnější než opakované doručování zaměstnavatelem atd. Starší rozhodnutí Nejvyššího soudu6) sice konstatuje, že osobní doručení není možné v případě, kdy zaměstnanec má bydliště mimo sídlo zaměstnavatele, případně mimo sídlo jeho organizační jednotky, nejsme si nicméně jisti, zda toto již nebylo výše uvedeným překonáno.
Výše zmíněná rozhodnutí Nejvyššího soudu tak přináší zaměstnavatelům významnou nejistotu. Až do rozhodnutí soudu v případném sporu o neplatnost doručovaného právního jednání totiž nemohou mít jistotu, že skutečně písemnost řádně doručili v případě, kdy nedojde k osobnímu převzetí písemnosti na pracovišti (vč. odmítnutí převzetí či potvrzení převzetí). Navíc v případě, že je doručováno právní jednání směřující k rozvázání pracovního poměru (např. výpověď či okamžité zrušení), není zaměstnanec v případě chybného doručení vázán dvouměsíční lhůtou k podání žaloby na určení neplatnosti daného právního jednání (více viz níže v poslední části článku).
Dále je nutné upozornit, že případné průtahy způsobené opakovaným pokusem o osobní doručení mohou vést k uplynutí lhůty k rozvázání pracovního poměru z důvodu porušení povinnosti zaměstnancem (porušení kázně), ke kterému lze přistoupit pouze do dvou měsíců ode dne, kdy se zaměstnavatel o takovém porušení dozví. Neúspěšné opakované pokusy o osobní doručení a navazující doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (včetně úložní doby 10 pracovních dní) může zaměstnavateli ukrojit podstatnou část této již tak krátké lhůty. Samozřejmě, v této dvouměsíční lhůtě je nutné výpověď či okamžité zrušení nejen vyhotovit, ale také zaměstnanci doručit7), což mimo jiné platí i v případě, kdy je zaměstnanec nemocný – dvouměsíční lhůta se v době pracovní neschopnosti nestaví.
I v případě doručování zaměstnanci do bytu či na jiné místo, kde může být zastižen, platí, že pokud zaměstnanec převzetí písemnosti odmítne, považuje se za doručenou. Písemnost se ovšem naopak nepovažuje za doručenou v případě, že zaměstnanec pouze k doručení písemnosti neposkytne potřebnou součinnost (např. neotevře dveře bytu, byť je skutečně přítomen). Nicméně, jak jsme uvedli výše, důvody neúspěšnosti pokusu o osobní doručení lze zohlednit například při hodnocení, zda měl zaměstnavatel případně pokus o osobní doručení opakovat.
Výše uvedené nejasnosti by měla vyřešit novela zákoníku práce, kterou v současnosti připravuje Ministerstvo práce a sociálních věcí. Dle aktuálního návrhu textu novely by již dále nemělo mít osobní doručení v bytě či na jiném místě přednost před jinými způsoby doručení, tuto přednost by dále mělo pouze osobní doručení písemnosti na pracovišti. Tato novela má před sebou nicméně ještě dlouhou cestu a její účinnost nelze realisticky očekávat dříve než na začátku roku 2021.
Doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb podle § 336 zákoníku práce
Pokud již zaměstnavatel řádně provede neúspěšný pokus o osobní doručení písemnosti a může přistoupit k doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, nemá bohužel stále vůbec vyhráno. I pro doručení důležitých písemností prostřednictvím provozovatele poštovních služeb stanoví zákoník práce poměrně složité podmínky, které není mnohdy jednoduché (či dokonce možné) naplnit. Největším a v praxi nejčastěji používaným provozovatelem poštovních služeb je Česká pošta, s. p. (jediný držitel poštovní licence); stejná pravidla ale platí i pro doručování dalšími provozovateli poštovních služeb, jejichž seznam je dostupný na webových stránkách Českého telekomunikačního úřadu8).
Základní podmínkou je doručení zásilky (písemnosti) do vlastních rukou výhradně jen adresáta. V takovém případě je zásilka předána pouze zaměstnanci, jiné osobě pak na základě plné moci s úředně ověřeným podpisem. Nelze tak zásilku předat jiné osobě v bytě zaměstnance nebo obecnému zmocněnci zaměstnance. V této souvislosti je nutné upozornit na určitý rozpor zákoníku práce a poštovních podmínek České pošty, s. p.9), které rozlišují zásilku určenou do vlastních rukou adresáta (takovou zásilku poštovní doručovatel předá mimo jiné i manželi) a zásilku určenou do vlastních rukou výhradně adresáta, což odpovídá požadavkům zákoníku práce. Při odesílání písemnosti je nutné zvolit právě tuto druhou doplňkovou službu doručení. Samozřejmostí je také mít z doručení písemný záznam, tzv. dodejku (některé předpisy používají pojem doručenka), který podepisuje zaměstnanec při převzetí zásilky od poštovního doručovatele.
V případě, že zaměstnanec není při pokusu o doručení zásilky zastižen, je nutné mu zanechat výzvu k uložení nevyzvednuté zásilky do 10 pracovních dní. Česká pošta, s. p., přitom pracuje s úložní dobou v kalendářních, nikoliv pracovních dnech. Úložní dobu počítanou v pracovních dnech je tak nutné speciálně dojednat (což dříve ani nebylo možné).
Ve výzvě k vyzvednutí zásilky musí být uvedeno, kde a kdy si může zaměstnanec zásilku vyzvednout. Součástí této výzvy pak musí být také poučení o důsledcích odmítnutí či nepřevzetí zásilky. Aby zaměstnavatel splnil tyto podmínky, musí k doručení použít speciální obálku obsahující také příslušné poučení a výzvu vyhovující požadavkům zákoníku práce, kterou doručovatel (spolu se standardní výzvou daného provozovatele) vhodí zaměstnanci při jeho nezastižení do schránky. Zatím nám není známo, že by bylo možné takovouto obálku s poučením standardně zakoupit, zaměstnavatel si ji tedy musí nechat zhotovit na zakázku, pokud si na přípravu takové obálky „netroufne“ sám.
Písemnost doručovaná prostřednictvím provozovatele poštovních služeb je samozřejmě řádně doručena v případě převzetí písemnosti zaměstnancem. Dále se také písemnost považuje za doručenou v případě, že zaměstnanec zásilku odmítne od poštovního doručovatele převzít. V takovém případě je nicméně doručovatel také povinen zaměstnance poučit o důsledcích odmítnutí zásilky a o tomto poučení sepsat písemný záznam. Za doručenou se písemnost považuje také v případě, kdy zaměstnanec odmítne součinnost nutnou k doručení písemnosti, což typicky může být odmítnutí prokázání totožnosti doručovateli. V takovém případě ale může být velmi složité pro zaměstnavatele prokázat, že to byl skutečně zaměstnanec, kdo odmítl poskytnout součinnost, a nikoliv jiná osoba žijící se zaměstnancem v bytě (čímž by se zaměstnanec mohl pokusit bránit v případě sporu).
Ke vzniku fikce doručení písemnosti pak dochází také v případě marného uplynutí úložní doby k vyzvednutí zásilky. Po uplynutí úložní doby se nevyzvednutá zásilka vrátí zpátky zaměstnavateli (den vrácení zásilky není z pohledu doručování, zejména okamžiku doručení písemnosti, významný). K této fikci doručení nicméně dojde pouze v případě, že zaměstnavatel splní veškeré výše popsané podmínky stanovené právními předpisy. Pokud by zaměstnanci např. nebylo zanecháno poučení o následcích nepřevzetí písemnosti, fikce doručení nenastane.
Naopak, pokud zaměstnavatel při doručování pochybí (např. nezašle zásilku do vlastních rukou výlučně jen adresáta, zašle ji na nesprávnou adresu či není zaměstnanci zanecháno poučení), ale zaměstnanec si zásilku skutečně převezme od doručovatele nebo si ji následně vyzvedne u provozovatele poštovních služeb, jsou případné nedostatky tímto zhojeny a písemnost je řádně doručena.10)
Problémy zaměstnavatelům nicméně nepůsobí jen samotný proces doručení, ale vůbec již samotná otázka, na jakou adresu mají zaměstnanci doručovanou písemnost zaslat. Zaměstnavatel musí zaměstnanci doručovat na poslední jemu známou adresu. Zde je ovšem nutné zdůraznit, že se tím nerozumí nutně pouze formálně zaměstnancem oznámená adresa na personálním oddělení, ale i taková adresa, o které se zaměstnavatel dozví z jiných zdrojů, např. od jiných zaměstnanců, od příbuzných zaměstnance, od poskytovatelů zdravotnických služeb nebo od orgánů veřejné moci.11) Okolnost, jaké měl zaměstnavatel (tedy i nadřízený zaměstnanec) informace o poslední adrese, může být mezi stranami sporná; pokud by se u soudu prokázalo (zejm. prostřednictvím svědeckých výpovědí), že zaměstnavatel věděl o změně adresy, avšak písemnost zaslal na starou adresu, vedlo by i toto pochybení k tomu, že třeba výpověď nebyla řádně doručena.
Specifické pak je doručování po dobu dovolené zaměstnance, jeho dočasné pracovní neschopnosti, péče o člena domácnosti, vojenské služby nebo při jiných podobných situacích, kdy se zaměstnanec může dočasně zdržovat na jiné adrese. Zaměstnavatel by v takovém případě neměl doručovat na dříve známou adresu zaměstnance, ale na tu adresu, kde se dočasně zdržuje. Tato skutečnost může být zaměstnavateli známa i jen např. z neformálního rozhovoru s nadřízeným zaměstnancem, kdy zaměstnanec sdělí, že jede na dovolenou do zahraničí. Pokud nicméně zaměstnavatel sice ví, že se zaměstnanec na původní adrese dočasně nezdržuje, ale konkrétní dočasná adresa zaměstnance mu známa není, měla by tato situace jít k tíži zaměstnance, který nesdělením adresy porušil svou povinnost poskytnutí součinnosti. Zaměstnavatel by tak mohl stále písemnost zaslat na původní adresu s tím, že ta je doručena momentem, kdy nebylo možné zaměstnance zastihnout. Tyto případy jsou nicméně velmi rizikové a nelze zcela vyloučit, že by soud zaslání na původní adresu zaměstnance vyhodnotil jako neúčinné doručení.
Pokud je zaměstnavateli známa konkrétní dočasná adresa zaměstnance, může mu na tuto adresu ale doručovat pouze po dobu, kdy stále trvá důvod pobytu zaměstnance na této dočasné adrese. V případě dočasné pracovní neschopnosti tak zaměstnanec musí být stále v pracovní neschopnosti i v poslední den úložní doby, jinak by nedošlo ke vzniku fikce doručení.
Pokud zaměstnavatel skutečně doručuje zaměstnanci na jeho poslední známou adresu, a přesto není na této adrese zaměstnanec zastižen (např. zaměstnanec se přestěhoval a zaměstnavateli to nijak nesdělil), považuje se to za neposkytnutí součinnosti ze strany zaměstnance k doručení písemnosti a v takovém případě se písemnost považuje za doručenou. To ovšem platí pouze za předpokladu, že je zaměstnanec o tomto následku poučen – což ale v situaci, kdy na poslední známé adrese nemá zaměstnanec již ani schránku, nebude možné.
I v oblasti doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb by měla přinést připravovaná novela zákoníku práce nápravu některých výše uvedených praktických problémů. Zejména by mělo dojít ke změně úložní doby na 15 kalendářních dní (což je obvyklá úložní doba pro poštovní zásilky), odstraněna by také měla být nutnost písemného záznamu o poučení o následcích neposkytnutí součinnosti k doručení písemnosti. Adresu k doručování by pak měl zaměstnanec oznamovat zaměstnavateli vždy písemně – nebude se již tedy brát ohled na adresu pobytu sdělenou jinými osobami než zaměstnancem či jinou než písemnou formou.
Elektronické doručení podle § 335 zákoníku práce
Zákoník práce upravuje také možnost elektronického doručení důležitých pracovněprávních písemností. Tímto způsobem lze samozřejmě doručovat jen takové dokumenty, jejichž originál má elektronickou podobu, a jsou také elektronicky podepisovány. Nelze tedy v žádném případě doručovat pouhou elektronickou kopii (scan) papírové písemnosti.
V současnosti je elektronické doručování postaveno na roveň osobnímu doručení písemnosti. Případnému elektronickému doručení písemnosti tak nemusí předcházet pokus o osobní doručení, jak je tomu v případě výše popsaného doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.
Bohužel i v tomto případě platí, že podmínky stanovené zákoníkem práce pro elektronické doručování písemností zaměstnavatelům život žádným způsobem neulehčují. S elektronickým doručováním písemností totiž musí zaměstnanec předem souhlasit a poskytnout zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování (obvykle e-mailovou adresu či identifikátor datové schránky).
Dalším požadavkem je podepsání doručované písemnosti uznávaným elektronickým podpisem12), kterým zejména zaměstnanci obvykle nedisponují. Přitom, odhlédneme-li od právní úpravy elektronického doručování, lze k podepisování pracovněprávních písemností obecně použít jakýkoliv typ elektronického podpisu vč. interních (komerčních) podpisových certifikátů či prostých elektronických podpisů (kam spadá např. také dynamický biometrický podpis).
Největší komplikací ovšem je, že zaměstnanec musí zaměstnavateli doručení písemnosti potvrdit svou datovou zprávou podepsanou taktéž uznávaným elektronickým podpisem nejpozději do 3 dnů. Pokud k takovému potvrzení ze strany zaměstnance nedojde, považuje se písemnost za nedoručenou, a to i když s elektronickým doručováním původně zaměstnanec souhlasil a se zprávou se seznámil. Jedná se tedy v tomto směru o vcelku unikátní právní úpravu, kdy je účinnost doručení závislá na aktivním jednání adresáta písemnosti a umožňuje mu beztrestně doručení písemnosti zmařit pouhou pasivitou. Z tohoto důvodu je tak elektronické doručení u důležitých pracovněprávních písemností dnes v praxi v podstatě nepoužitelné, a to zejména pro písemnosti, které mají pro zaměstnance negativní dopad (směřující k rozvázání pracovního poměru).
Výše popsané podmínky elektronického doručení se v současnosti vztahují také na doručení prostřednictvím datové schránky. Zvláštní právní úprava zákoníku práce pak pravděpodobně převáží nad právní úpravou datových schránek, což znamená, že i písemnost doručovaná prostřednictvím datové schránky musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem a zaměstnanec musí doručení písemnosti zaměstnavateli potvrdit. Neuplatní se ani fikce doručení v případě, že si zaměstnanec ve lhůtě písemnost z datové schránky nevyzvedne.
Připravovaná novela zákoníku práce navrhuje také úpravy v oblasti elektronického doručování. Zejména se navrhuje samostatně upravit doručování do datové schránky, u které sice zůstane požadavek na použití uznávaného elektronického podpisu, ale současně bude v případě přijetí novely v navrhovaném znění odstraněna nutnost potvrzení doručení ze strany zaměstnance a také bude zavedena fikce doručení, pokud si zaměstnanec zásilku nevyzvedne do 10 dnů.
Doručování ostatních písemností
Ostatní pracovněprávní písemnosti, které nejsou uvedeny v § 334 odst. 1 zákoníku práce, pak může zaměstnavatel doručit jakýkoliv způsobem, kterým se dostanou do dispozice (sféry) zaměstnance. I v tomto případě by měl zaměstnavatel při volbě způsobu doručení myslet na to, aby mohl v případě potřeby doručení takové písemnosti zaměstnanci následně prokázat.
Při elektronickém doručování tak není nutné zasílanou písemnost podepisovat uznávaným elektronickým podpisem, ani zaměstnavatel nepotřebuje k elektronickému doručování předchozí souhlas zaměstnance. Vyloučeno není také ani doručování na pracovní e-mailovou adresu zaměstnance (je-li na jeho jméno, nikoliv jen obecná), v takovém případě ale musí zaměstnavatel počítat s tím, že zaměstnanec nemá povinnost se do pracovní e-mailové schránky přihlásit mimo výkon práce (byť takovou možnost technicky má), a tedy není možné písemnost považovat za doručenou např. v době dovolené či dočasné pracovní neschopnosti zaměstnance (neprokáže-li zaměstnavatel, že se zaměstnanec do své e-mailové schránky v dané době skutečně přihlásil).
Při doručování prostřednictvím provozovatele poštovních služeb pak není nutné řešit jakékoliv poučení zaměstnance o následcích odmítnutí či nepřevzetí písemnosti. I tyto ostatní písemnosti bychom nicméně doporučovali zasílat vždy do vlastních rukou a s dodejkou.
Pochopitelně nejbezpečnější je i v tomto případě osobní doručení na pracovišti, kdy zaměstnanec potvrdí převzetí písemnosti tím, že podepíše jedno její vyhotovení, které se ponechá ve spise zaměstnance. Druhé vyhotovení písemnosti si pak zaměstnanec ponechá (odnese domů).
Doručování do zahraničí
Určitá specifika má také doručování zaměstnancům do zahraničí, ať již v případě, kdy zaměstnanec vykonává v zahraničí práci, nebo se v zahraničí pouze fakticky zdržuje. Pro úplnost nicméně uvádíme, že se v této části zabýváme doručováním pouze zaměstnanci, jehož pracovněprávní vztah se řídí českým právem. V případě, že se pracovněprávní vztah zaměstnance z důvodu trvalého místa výkonu práce v jiném státě řídí právní úpravou jiného státu, česká právní úprava doručování (stejně jako ostatní ustanovení českého zákoníku práce) se v takovém případě nebude aplikovat.
Při osobním doručení písemnosti zaměstnavatelem nejsou žádné rozdíly mezi doručením v ČR a doručením v zahraničí – zaměstnavatelé v tomto směru nejsou ve své aktivitě k osobnímu doručení jakkoliv geograficky omezeni. Z pohledu zákoníku práce jde o osobní doručení ze strany zaměstnavatele i v případě, kdy k doručení použije zaměstnance jiné společnosti (např. personalistu nebo nadřízeného zaměstnaného mateřskou společností). Současně ale máme za to, že skutečnost, že se zaměstnanec trvale zdržuje v zahraničí (tj. daleko od provozovny českého zaměstnavatele), by měla vést k závěru, že ze strany zaměstnavatele není osobní doručení povinné (z důvodu nemožnosti) a zaměstnavatel tak může přistoupit přímo k doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.
Stejně tak případné elektronické doručení do zahraničí není jinak odlišné, což plyne ze samotné povahy elektronického doručování, které je na geografické poloze odesílajícího či adresáta v podstatě nezávislé.
Nejvíce komplikované tak je doručování důležitých pracovněprávních písemností do zahraničí prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. V případě předání zásilky do zahraničí bude totiž v praxi téměř nemožné zajistit podmínky pro doručení stanovené zákoníkem práce (viz výše), a to zejména poučení zaměstnance či sepsání písemného záznamu o tomto poučení. V některých státech je velmi komplikované i jen zaslání do vlastních rukou výlučně jen adresáta či získání průkazu doručení (dodejky). Při zasílání písemnosti do zahraničí tak je téměř vyloučena aplikace fikce doručení při nepřevzetí zásilky – jedinou šancí pro zaměstnavatele je, že si zaměstnanec zásilku v zahraničí skutečně osobně převezme od doručovatele.
Důsledky chybného doručení
V případě, že doručení důležité pracovněprávní písemnosti uvedené v § 334 odst. 1 zákoníku práce neproběhne v souladu s právními předpisy, je takové doručení neúčinné. Závažné dopady to pak má zejména v případě jednostranných právních jednání, kterými zaměstnavatel rozvazuje se zaměstnancem pracovní poměr, tj. zrušení ve zkušební době, výpověď či okamžité zrušení pracovního poměru.
V případě nedoručení těchto právních jednání totiž nedochází k jejich neplatnosti, ale taková právní jednání jsou z pohledu práva dokonce považována za neexistující (je to v podstatě shodné se situací, kdy zaměstnavatel výpověď pro zaměstnance vyhotoví, ale nechá si ji „v šuplíku“ – taková výpověď nemá žádné právní účinky). Zaměstnanec tak je sice v případě žaloby na určení neplatnosti rozvázání pracovního poměru v tomto řízení při chybném doručení neúspěšný (neexistující právní jednání nemůže být neplatné), nicméně jelikož k rozvázání pracovního poměru ani nedošlo, trvá i nadále. Obvykle to pak bude spojeno také s povinností zaměstnavatele uhradit zaměstnanci náhradu mzdy za dobu sporu, když nebyla zaměstnanci přidělována práce a byla tedy dána překážka v práci na straně zaměstnavatele ve smyslu § 208 zákoníku práce.
V uplatnění námitky trvání pracovního poměru při chybném doručení rozvazovacího právního jednání navíc zaměstnanec není omezen dvouměsíční lhůtou k podání žaloby, jak je tomu v případně neplatných právních jednání. V podstatě si zaměstnanec může na to, že jeho pracovní poměr i nadále trvá, vzpomenout i za několik let a dožadovat se přidělování práce (byť by mu asi již za mezidobí nenáležela náhrada mzdy, ale ani to nelze vyloučit). Možným řešením chybného doručení může být opětovné řádné doručení příslušné písemnosti, což je ale možné pouze v případě, že k rozvázání pracovního poměru daným způsobem není dána zákonná lhůta, která již uplynula (jako např. při porušení povinností zaměstnancem – viz výše).
Negativní důsledky může mít chybné doručení ale nejen v případě jednostranných právních jednání, ale také v případě pochybení při doručování návrhu nebo akceptace (přijetí) u důležitých pracovněprávních smluv, zejména při jejich uzavírání na dálku (mezi nepřítomnými stranami).
Vysvětleme si výše uvedené na příkladu. Zástupci zaměstnavatele vedou se zaměstnancem jednání o rozvázání pracovního poměru s tím, že buď dojde k uzavření dohody o rozvázání, nebo zaměstnanec obdrží výpověď. Zaměstnanec nakonec po jednání souhlasí s dohodou, ta je tedy připravena a podepsána zaměstnancem. Jedno vyhotovení dohody (bez podpisu zaměstnavatele) si zaměstnanec odnáší s sebou. Zaměstnanec odchází domů a druhé vyhotovení dohody (rovněž podepsané zaměstnancem) je předloženo k podpisu oprávněnému zástupci zaměstnavatele. Následně je oběma stranami podepsané vyhotovení dohody zkopírováno a kopie je zaslána obyčejnou poštou zaměstnanci, který si ale zásilku na poště nevyzvedl. Je taková dohoda o rozvázání pracovního poměru platně uzavřena?
Bohužel se obáváme, že nikoliv, a to i přesto že zde fakticky existuje originál dohody o rozvázání pracovního poměru s podpisy obou smluvních stran. Přijetí návrhu dohody zaměstnavatelem totiž nebylo zaměstnanci doručeno v souladu s požadavky zákoníku práce (nebyly splněny podmínky pro doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb), a tedy není účinná ani samotná dohoda. Tento problém by mohl zaměstnavatel naštěstí napravit opětovným řádným doručením podepsané dohody, ale v případě delšího zpoždění není možné vyloučit argumentaci zaměstnance, že jeho nabídka na uzavření dohody již neplatí, jelikož nebyla zaměstnavatelem přijata v obvyklém čase.
Chybné doručení důležitých pracovněprávních dokumentů tak může vést k zásadním negativním důsledkům pro zaměstnavatele a zejména k poměrně výrazným nákladům.
Závěr
Právní úprava doručování důležitých pracovněprávních písemností má sice za cíl chránit zaměstnance, v poslední době se ale setkáváme spíše s tím, že je ze strany zaměstnanců zneužívána s cílem se doručení písemnosti vyhnout. Aby se zaměstnavatel nepřivedl do problémů, musí doručování důležitých písemností věnovat náležitou pozornost a nepodcenit komplikovanou právní úpravu, kterou jsme v našem článku rozebrali.
Z pohledu zaměstnavatelů lze věřit, že budoucí novela zákoníku práce odstraní alespoň ty největší problémy při doručování. Patrně však nedojde k tomu, že by se celý problém odstranil zrušením úpravy doručování v zákoníku práce, jak bylo již v minulosti diskutováno, a tím se doručování podřadilo pod obecná pravidla občanského zákoníku, kde v praxi k problémům v zásadě nedochází.