Zahájení a ukončení činnosti zaměstnavatele a zdravotní pojištění

I. Zahájení činnosti zaměstnavatele

Následující text je v mnohém i odpovědí na dotazy, jak má zaměstnavatel (a mzdová účetní, ekonom či personalista) správně postupovat, aby v rámci řešených procesů nedošlo k případné kolizi se zákonem.

Formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“

V souvislosti se zahájením činnosti zaměstnavatele je zapotřebí poukázat na jednu podstatnou okolnost, a sice zda bude plátce pojistného vyvíjet činnost jako fyzická nebo právnická osoba. Bez ohledu na tuto skutečnost je zaměstnavatel povinen sdělit v rámci plnění oznamovací povinnosti zdravotní pojišťovně, jejíž pojištěnce zaměstnává, obchodní název, právní formu právnické osoby, sídlo, identifikační číslo organizace a číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platby pojistného. Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, doplňuje též jméno, příjmení, rodné číslo a adresu trvalého bydliště. Pro tento účel vyplňuje zaměstnavatel formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“ a současně přikládá doklad o právní formě podnikání (výpis z obchodního rejstříku, živnostenský list aj).

Zaměstnavatelem se z pohledu zdravotního pojištění stává například i společenství vlastníků (SV) za situace, kdy má placené členy výboru. Pokud by členové výboru za svoji práci žádnou odměnu nepobírali, pak SV problematiku zdravotního pojištění neřeší. Jestliže však bude SV alespoň jednomu členovi výboru odměnu (byť nepravidelně) vyplácet, musí se přihlásit do registru příslušné zdravotní pojišťovny jako zaměstnavatel s povinností placení pojistného podle zákona a rovněž přihlásit tyto placené členy jako zaměstnance.

Povinnost oznamovat změny

V praxi jsem zaznamenal mnoho případů, kdy zaměstnavatelé opomněli oznámit v zákonné osmidenní lhůtě zdravotní pojišťovně, které odvádějí pojistné, změnu údajů uvedených v předchozím bodě. Tyto informace jsou důležité zejména z důvodu bezproblémové komunikace mezi zaměstnavatelem a zdravotní pojišťovnou a rovněž neoznámení příslušné změny je pod sankcí. Nezbytností je taktéž vedení průkazné evidence o zúčtovaném hrubém příjmu (vyměřovacím základu) zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny (rekapitulace výplatních listin, mzdové listy) a o uskutečněných platbách pojistného. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je zaměstnavatel – hromadný plátce povinen výše uvedené skutečnosti doložit. V případě porušení stanovených povinností je zdravotní pojišťovna oprávněna uložit nesvědomitému plátci pojistného pokutu, a to až do výše 50 000 Kč za jednotlivé nesplnění nebo porušení některé z povinností.

Oznamování změn u zaměstnanců

Další povinnosti zaměstnavatele jsou spojeny s přihlašováním a odhlašováním jeho zaměstnanců. V tomto případě se vyplňuje formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“, kdy za použití příslušných kódů dává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně na vědomí změnové informace o jejích pojištěncích. Ve smyslu zákona je zaměstnavatel povinen sdělit nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, zejména následující:

• oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení. Podle ustanovení § 8 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb. vzniká pro zaměstnavatele povinnost platit část pojistného za jeho zaměstnance dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání a zaniká skončením zaměstnání. Obecně platí, že u pracovního poměru (včetně pracovního poměru sjednaného podle cizích právních předpisů) se za den nástupu zaměstnance do zaměstnání považuje den, ve kterém zaměstnanec nastoupil do zaměstnání (zahájil práci), a za den skončení zaměstnání se považuje den skončení pracovního poměru. V tomto zákonném ustanovení je podrobně rozvedeno, který den se u jednotlivých skupin zaměstnanců považuje za den nástupu do zaměstnání, resp. za den ukončení zaměstnání. Pokud nelze zaměstnance začlenit do žádné z taxativně vyjmenovaných skupin, pak platí, že dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání je den, kdy zaměstnanec začal vykonávat práci, na jejímž základě mu plynou příjmy ze závislé činnosti, a za den ukončení zaměstnání se považuje den ukončení výkonu práce.
• oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pokud zaměstnanec zaměstnavatele o této skutečnosti informoval. Stává se, že zaměstnanec neoznámí zaměstnavateli v zákonné osmidenní lhůtě změnu zdravotní pojišťovny a zaměstnavatel tudíž následně neohlásí tuto skutečnost příslušné zdravotní pojišťovně. V důsledku tohoto zaměstnancova pochybení vzniká zaměstnavateli, neodvádějícímu pojistné na zdravotní pojištění správné (tj. nové) zdravotní pojišťovně, nedoplatek na pojistném, zakládající dále nárok na penále. Vyměří-li zdravotní pojišťovna zaměstnavateli penále z dlužné částky pojistného v důsledku zaměstnancova neoznámení (opožděného oznámení) změny zdravotní pojišťovny, je zaměstnavatel podle zákona oprávněn požadovat úhradu tohoto penále po zaměstnanci, který svým jednáním porušil zákon – pokud zaměstnavatel o prominutí penále nepožádal. Podotýkám, že s účinností od 1. 9. 2015 lze zdravotní pojišťovnu změnit standardní cestou k 1. 1. nebo k 1. 7. kalendářního roku.
• oznámení o skutečnostech rozhodných pro vznik (zánik) povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, jestliže povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy. Neoznámením zařazení zaměstnance do skupiny osob, za které platí pojistné stát (například poživatelé některého z důchodů, ženy na mateřské dovolené, studenti), přichází zdravotní pojišťovna o pravidelnou platbu pojistného za tyto „státní pojištěnce“, což je od 1. června 2020 částka 1 567 Kč měsíčně za každou takovou osobu.

Vybrané kódy změn pro Hromadné oznámení zaměstnavatele

Z hlediska používání některých kódů bych chtěl zaměstnavatele upozornit na správný postup například v těchto situacích:

• pokud je zaměstnanci přiznán důchod a rozváže současně pracovní poměr, použije zaměstnavatel k oznámení ukončení zaměstnání kód „O“ a na dalším řádku oznámí kódem „D“ začátek povinnosti státu platit pojistné;
• je-li zaměstnanci přiznán důchod a osoba dál pokračuje v zaměstnání bez ukončení pracovního poměru, oznámí zaměstnavatel kódem „D“ pouze počátek povinnosti státu platit pojistné;
• za situace, kdy žena nastupuje na mateřskou dovolenou a pracovní poměr neukončí, oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem „M“;
• v případě, že žena ukončí mateřskou nebo rodičovskou dovolenou a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem „U“ ukončení povinnosti státu platit pojistné;
• jestliže na mateřskou dovolenou bezprostředně (tj. bez přerušení) navazuje výplata rodičovského příspěvku, nemusí zaměstnavatel v této souvislosti oznámení provádět. Oznámí kódem „U“ až ukončení pobírání rodičovského příspěvku – pokud třeba netrvá rodičovská dovolená.
• jestliže nastoupí student do zaměstnání o prázdninách mezi jednotlivými ročníky studia (např. na brigádu), oznámí to zaměstnavatel na jednom řádku kódem „P“ a na druhém řádku kódem „G“ za něj současně sděluje, že je nezaopatřeným dítětem, za které platí pojistné stát;

Bližší informace o používání ostatních (v této pasáži nevyjmenovaných) kódů lze nalézt na webových stránkách jednotlivých zdravotních pojišťoven v Poučení k formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele.

O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci. Za nesplnění oznamovací povinnosti může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč. Při opakovaném nesplnění oznamovací povinnosti může výše postihu činit až dvojnásobek uložené pokuty.

Základní povinnost zaměstnavatele

Z hlediska placení pojistného je základní povinností zaměstnavatele odvádění pojistného ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které jsou jeho zaměstnanci pojištěni. Pojistné činí 13,5 % z vyměřovacího základu zaměstnance dle § 3 zákona č. 592/1992 Sb., vždy zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru. Pojistné je za příslušný kalendářní měsíc splatné nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce, a to připsáním platby na účet zdravotní pojišťovny, resp. platbou provedenou v hotovosti na pokladně zdravotní pojišťovny. Neplacení pojistného, jeho odvádění opožděně či v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, zapříčiňuje vznik dlužného pojistného a současně i penále, jehož aktuální výše činí 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení a nemění se ani v případě sjednání splátkového kalendáře na úhradu dlužného pojistného.

Měsíční podávání „Přehledu“

Ve stejné lhůtě jako při platbě pojistného – tedy nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce – je zaměstnavatel povinen předložit všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnává, formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“. Tento formulář obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. To znamená, že do celkového počtu zaměstnanců se zahrnují všechny osoby, splňující v příslušném měsíci kritéria pro posouzení této osoby jako zaměstnance ve zdravotním pojištění. Pokud zaměstnavatel tuto svoji zákonnou povinnost (i přes výzvu zdravotní pojišťovny) nesplní, může mu příslušná zdravotní pojišťovna stanovit rozhodnutím pravděpodobnou výši pojistného. V této souvislosti si musí zaměst­navatel uvědomit, že stanovením pravděpodobné výše pojistného není dotčena jednak jeho povinnost předložit Přehled, jednak možnost zdravotní pojišťovny uložit plátci – zaměstnavateli – pokutu. Na základě stanovené pravděpodobné výše pojistného je zaměstnavatel taktéž povinen platit penále.

K placení pojistného i podávání Přehledů o platbě pojistného zaměstnavatele doplňuji, že pokud připadne 20. den na sobotu, neděli nebo svátek, lze tuto zákonnou povinnost splnit ještě nejbližší následující pracovní den.

Oznamování pracovních úrazů

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.

Uvedený výčet představuje pouze základní povinnosti zaměstnavatele ve zdravotním pojištění v aktuálně platných právních podmínkách. Další související povinnosti vyplývají ze znění zákonů zmíněných v úvodu tohoto pojednání.

II. Ukončení činnosti zaměstnavatele

V souvislosti s ukončením své činnosti musí jak zaměstnavatel, tak i jeho zaměstnanci řešit ve zdravotním pojištění mnoho povinností a z vlastní zkušenosti mohu potvrdit, že velká část zaměstnavatelů (jakož i zaměstnanců – pojištěnců) tyto povinnosti nezná. V důsledku pochybení zaměstnavatele pak vznikají komplikace jak na straně firem či zaměstnanců, tak u zdravotních pojišťoven.

Oznamovací povinnost zaměstnavatele

V ustanovení § 25 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb. je zakotveno, že zaměstnavatelé jsou povinni oznámit v osmidenní lhůtě zdravotní pojišťovně, které odvádějí pojistné, ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo její vstup do likvidace. Nerespektování této povinnosti je pod sankcí, kdy příslušná zdravotní pojišťovna může nesvědomitému zaměstnavateli uložit v takovém případě pokutu až do výše 50 000 Kč za jednotlivé nesplnění nebo porušení povinnosti.

Odhlášení zaměstnanců

Jednou z nejdůležitějších povinností souvisejících s ukončováním činnosti zaměstnavatele je odhlášení všech zaměstnanců (kódem „O“) u zdravotní pojišťovny, u které jsou zaměstnanci pojištěni, a to do osmi dnů od skončení zaměstnání na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele. Tímto krokem deklaruje zaměstnavatel, že od data uvedeného na formuláři přestává být za své zaměstnance (pojištěnce příslušné zdravotní pojišťovny) plátcem pojistného. Na základě tohoto postupu zaměstnavatele pak následně vzniká pro každého pojištěnce nutnost individuálního řešení jeho pojistného vztahu (viz dále). Zaměstnavatel u zdravotní pojišťovny buď administrativně ukončí svou existenci, nebo zůstane v jejím informačním systému veden bez zaměstnanců. V tomto případě bude záležet na tom, zda zaměstnavatel bude, nebo nebude mít v úmyslu nadále zaměstnávat zaměstnance. Pokud se rozhodne, že další zaměstnance již zaměstnávat nehodlá, vyplní u zdravotní pojišťovny tiskopis „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“, kde pod názvem tiskopisu zatrhne políčko „odhlášení“.

Placení pojistného

Ještě za kalendářní měsíc, ve kterém trvalo z pohledu zdravotního pojištění zaměstnání alespoň jednoho zaměstnance, musí zaměstnavatel odvést zdravotní pojišťovně (pojišťovnám) příslušné pojistné a podat za tento měsíc Přehled za zaměstnance – obojí v termínu výše uvedeném.

Vznik nového subjektu

Dochází k situacím, kdy ukončením činnosti zaměstnavatele přecházejí jeho zaměstnanci (případně část zaměstnanců) do nového subjektu. V rámci této změny se vesměs mění i IČ zaměstnavatele. Povinností zaměstnavatele je za této situace zejména:

• odhlásit všechny zaměstnance – viz výše,
• přihlásit nově vznikajícího zaměstnavatele u té zdravotní pojišťovny, jejíž pojištěnce bude zaměstnávat. Následně přihlásí zaměstnance, za které bude této zdravotní pojišťovně odvádět od uvedeného data pojistné, včetně plnění dalších zákonných povinností ve zdravotním pojištění, například měsíčního předkládání Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele.

Odstranění tvrdosti

Ukončením činnosti zaměstnavatele nezaniká jeho povinnost hradit zdravotní pojišťovně případné závazky na pojistném nebo příslušenství (jakož i pokut) včetně eventuální trestní odpovědnosti, současně také nezaniká nárok na vrácení přeplatku na pojistném. Obrací-li se takový zaměstnavatel na zdravotní pojišťovnu se žádostí o prominutí předepsaného penále, uložené pokuty či vyměřené přirážky k pojistnému, postupuje v tomto případě zdravotní pojišťovna podle § 53a odst. 3 zákona č. 48/1997 Sb. V tomto zákonném ustanovení je totiž uvedeno, že o odstranění výše zmíněných tvrdostí nelze rozhodnout například tehdy, byl-li na plátce pojistného podán insolvenční návrh nebo plátce pojistného vstoupil do likvidace. Žádostem podaným za těchto okolností nelze vyhovět.

Řešení pojistného vztahu

Pojištěnci, kteří v důsledku ukončení činnosti zaměstnavatele přestali být (v tomto případě konkrétně z hlediska zdravotního pojištění) zaměstnanci, mají podle právních předpisů platných ve zdravotním pojištění bezproblémově řešen svůj pojistný vztah ještě v tom kalendářním měsíci, ve kterém došlo k rozvázání pracovního poměru. Jestliže byl pracovněprávní vztah ukončen například k datu 10. 9., má pojištěnec za této situace ve zdravotním pojištění „vyřešen“ celý kalendářní měsíc září, za období 11. 9. – 30. 9. není povinen platit žádné pojistné a ani oznamovat vzniklou skutečnost zdravotní pojišťovně. Nicméně od 1. 10. se již musí začít zajímat o to, aby byl v rámci měsíce října (a samozřejmě i měsíců následujících) registrován u zdravotní pojišťovny alespoň jeden den v daném kalendářním měsíci v některé z těchto kategorií:

• zaměstnanec v zaměstnání s příjmy ze závislé činnosti (například pracovní smlouva při jakékoli výši příjmu nebo dohoda o pracovní činnosti s příjmem alespoň 3 000 Kč),
• osoba samostatně výdělečně činná,
• osoba, za kterou platí pojistné stát.

Pokud pojištěnec v průběhu měsíce října nenastoupí do zaměstnání nebo nezačne podnikat jako osoba samostatně výdělečně činná, může být veden u zdravotní pojišťovny jako „státní pojištěnec“, například uchazeč o zaměstnání. Jestliže by však nebyl v rámci celého měsíce října ani jeden den evidován u zdravotní pojišťovny v některé ze tří výše uvedených kategorií, musel by se (v zákonné osmidenní lhůtě) přihlásit k placení pojistného jako tzv. osoba bez zdanitelných příjmů a platit pojistné v aktuální výši 1 971 Kč měsíčně.

Další praktickou možností řešení pojistného vztahu je vynětí z českého systému veřejného zdravotního pojištění například buď:

• výkonem výdělečné činnosti v některém ze států Evropské unie, případně v Norsku, na Islandu v Lichtenštejnsku (tj. ve státech Evropského hospodářského prostoru), ve Švýcarsku, nebo také ve Velké Británii a v Severním Irsku ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004 a prováděcího nařízení č. 987/2009 nebo
• z titulu dlouhodobého pobytu v zahraničí, kdy se musí jednat o nepřetržitý pobyt delší šesti měsíců.

Po návratu však musí pojištěnec vždy průkazně doložit zdravotní pojišťovně dobu pojištění, zaměstnání nebo bydlení v cizině tak, aby po něm nemohlo být požadováno doplacení pohledávek za dobu pojištěním v zahraničí nepokrytou.