Chyby zaměstnavatele při plnění oznamovací povinnosti ve zdravotním pojištění a jejich náprava

Chybný postup: Při trvající dohodě o provedení práce a při poklesu příjmu na částku 10 000 Kč nebo nižší zaměstnavatel neodhlásí zaměstnance u zdravotní pojišťovny na příslušný kalendářní měsíc.

Správné řešení: Prostřednictvím kódu „O“ odhlásit zaměstnance k poslednímu dni kalendářního měsíce, ve kterém příjem převýšil 10 000 Kč (tedy v tomto kalendářním měsíci ještě trvala účast na zdravotním pojištění), a návazně přihlásit kódem „P“ k prvnímu dni kalendářního měsíce, ve kterém bylo opět dosaženo příjmu vyššího než 10 000 Kč.

Analogicky se postupuje i u dohody o pracovní činnosti s ohledem na rozhodnou částku 3 500 Kč (od 1. 1. 2021).

Chybný postup: Student nastoupí do zaměstnání (na brigádu), ale zaměstnavatel jej přihlásí u zdravotní pojišťovny pouze kódem „P“.

Správné řešení: Pokud se jedná z pohledu zdravotního pojištění o zaměstnání, pak zaměstnavatel u „státních pojištěnců“ vždy (je-li mu daná skutečnost známa a příslušným dokladem doložena) současně oznamuje zdravotní pojišťovně nárok na platbu pojistného státem, v tomto případě prostřednictvím kódu „G“ na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele. Nebere se přitom na zřetel skutečnost, že počátek povinnosti státu platit pojistné již zdravotní pojišťovně byl (resp. měl být) dříve oznámen. Kód „G“ použije zaměstnavatel i tehdy, když zaměstnanec začne studovat na vysoké škole (bez ohledu na formu studia) nebo na střední škole (pouze při denním studiu).

Chybný postup: Zaměstnavatel přijímá zaměstnance současně evidovaného na úřadu práce jako uchazeče o zaměstnání, což oznámí zdravotní pojišťovně kódem „P“.

Správné řešení: U těchto osob, jejichž příjem nesmí podle zákona o zaměstnanosti převýšit polovinu minimální mzdy, používá zaměstnavatel ještě kód „I“. Jestliže v průběhu zaměstnání skončí registrace zaměstnance na úřadu práce, oznamuje zaměstnavatel tuto skutečnost kódem „J“.

Nastala situace, kdy zaměstnanec při nástupu do zaměstnání předložil zaměstnavateli doklad o evidenci na úřadu práce. Na základě této skutečnosti zaměstnavatel řádně použil pro splnění oznamovací povinnosti současně kódy „P“ a „I“ a odváděl pojistné ze skutečné výše zúčtovaného příjmu, která v žádném z měsíců nepřesáhla povolenou hranici poloviny minimální mzdy. Zaměstnanec však byl mezitím vyřazen z evidence na úřadu práce. Svému zaměstnavateli tuto skutečnost nesdělil a ten „v dobré víře“ nadále odváděl pojistné z dosažené výše příjmu. Tuto skutečnost zjistila zdravotní pojišťovna při kontrole. Protože zaměstnanec neměl nárok na zařazení do některé z jiných skupin osob, za které je plátcem pojistného stát (a tudíž nastupovala pro zaměstnavatele povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu), doměřila zdravotní pojišťovna při kontrole dlužné pojistné včetně penále.

Jako vždy, i v takovém případě platí, že zaměstnavatel musí mít průkazně zdokumentovány veškeré skutečnosti, které mají vliv na stanovení vyměřovací základu, především pak v situacích, kdy nemusí při odvodu pojistného zákonné minimum dodržet. Kromě předložení dokladu o evidenci na úřadu práce bych v takovém případě doporučil písemné sdělení formou čestného prohlášení, vystaveného zaměstnancem, dle vzoru:

Čestné prohlášení

Čestně prohlašuji, že jsem od data …. registrován(a) na Úřadu práce v ………. jako uchazeč o zaměstnání. V případě ukončení evidence na Úřadu práce sdělím tuto skutečnost mému zaměstnavateli ………….…. neprodleně, nejpozději pak do osmi dnů ode dne ukončení této evidence. Jsem si vědom(a) důsledků, vyplývajících z neoznámení této skutečnosti mému zaměstnavateli.

Ve…….. dne ……..

……………………

Zaměstnanec

Chybný postup: Zaměstnavatel neví, jak má správně používat příslušné kódy v situaci, kdy na skončení mateřské dovolené navazuje rodičovská dovolená, resp. pobírání rodičovského příspěvku.

Správné řešení: Pokud na skončení mateřské dovolené plynule (tj. bez přerušení) navazuje rodičovská dovolená nebo pobírání rodičovského příspěvku, nemusí zaměstnavatel zdravotní pojišťovně takovou skutečnost oznamovat, protože zaměstnankyně je již z dřívější doby přihlášena kódem „M“. V těchto případech se kód „U“ použije při skončení rodičovské dovolené nebo skončením pobírání rodičovského příspěvku podle toho, která kategorie bude ukončena později, neboť v obou případech je za osobu plátcem pojistného stát. Kdyby však došlo k přerušení těchto na sebe navazujících kategorií, pak musí zaměstnavatel použít kód „U“ k oznámení ukončení mateřské dovolené a následně pak kód „M“, kterým oznámí opětovné zařazení ženy mezi osoby, za které platí pojistné stát. Pokud na sebe „státní kategorie“ plynule navazují, nehraje pro účel plnění oznamovací povinnosti roli případné čerpání řádné dovolené.

Ve fázi práce s kódy „U“, resp. „M“ se nepoužívá kód „P“, neboť zaměstnankyně je přihlášena již z dřívějška a pracovní poměr nadále trvá.

Poznámka: S účinností od 1. 4. 2012 může být na rodičovské dovolené i muž.

Chybný postup: Při ukončení prázdninové brigády studenta použil zaměstnavatel současně kódy „O“ a „F“.

Správné řešení: Pokud student například končí brigádu (anebo i zaměstnání) a nadále pokračuje ve studiu, oznámí zaměstnavatel zdravotní pojišťovně ukončení pracovního poměru kódem „O“. V těchto případech nepoužívá kód „F“, kterým by de facto ukončil evidenci pojištěnce v kategorii osob, za které je plátcem pojistného stát. Z praktického hlediska slouží kód „F“ k oznámení ukončení nezaopatřenosti, například v souvislosti s tzv. posledními prázdninami.

Kdyby student úspěšně maturoval v květnu, v dalším studiu by již nepokračoval a následně by nastoupil do zaměstnání od 2. července, použil by zaměstnavatel:

• kód „P“ k datu 2. 7. a
• kód „F“ k datu 31. 7.

proto, že zaměstnání netrvalo celý kalendářní měsíc červenec, a tudíž ještě v tomto měsíci by byl bývalý student nezaopatřeným dítětem, ve zdravotním pojištění osobou, za kterou platí pojistné stát.

Chybný postup: Zaměstnankyně splňující podmínku celodenní osobní a řádné péče o jedno dítě do sedmi let věku onemocněla na dobu delší než jeden celý kalendářní měsíc, přičemž zaměstnavatel na tuto situaci nereagoval.

Správné řešení: Jestliže nemá tato „pečující osoba“ v průběhu zaměstnání po celý kalendářní měsíc například z důvodu nemoci nebo poskytnutého neplaceného volna příjmy ze zaměstnání (§ 2 odst. 3 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů) ani ze samostatné výdělečné činnosti, sděluje zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně, čímž jí oznamuje zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát. Kdyby nemoc zaměstnankyně trvala například od 16. ledna do 6. května, použil by zaměstnavatel kód „L“ s datem 1. 2. a kód „T“ s datem 30. 4.

Za účelem potvrzení skutečnosti, že zaměstnankyně neměla v uvedeném období žádný příjem (například u jiného zaměstnavatele nebo v rámci samostatné výdělečné činnosti), je žádoucí, aby si zaměstnavatel nechal z tohoto důvodu vystavit od zaměstnankyně čestné prohlášení, které si založí ve mzdové evidenci.

Chybný postup: Zaměstnanec uspěl v soudním sporu se zaměstnavatelem ve věci neplatnosti rozvázání pracovního poměru, nicméně zaměstnavatel jej zpětně jako zaměstnance nepřihlásil.

Správné řešení: Na období neplatné výpovědi je zaměstnavatel povinen zaměstnance dodatečně zpětně přihlásit. Pokud byl zaměstnanec například odhlášen u zdravotní pojišťovny k datu 31. 3. 2019, musí jej zaměstnavatel se zpětnou platností přihlásit u zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele kódem „P“ k datu 1. 4. 2019.

• Jestliže soud po přezkoumání celého případu rozhodl o nepřetržitém trvání pracovního poměru, je tato osoba se zpětnou platností považována za zaměstnance po příslušné období. Kromě odvodu pojistného ze zúčtované náhrady mzdy je i v těchto případech nutné respektovat povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu za celé období neplatné výpovědi včetně podání opravných Přehledů o platbě pojistného zaměstnavatele za každý kalendářní měsíc, ve kterém ke změně dochází. Příslušné pojistné hradí v plné výši zaměstnavatel. Tato podmínka platí pro osoby (a zaměstnavatele), na které se vztahuje povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ.

Minimální pojistné by zaměstnavatel za každý kalendářní měsíc nedoplácel u osob, které:

• nemusejí dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ ve smyslu ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů (například se jedná o osoby, za které je plátcem pojistného stát),
• byly v uvedeném období zaměstnány v zaměstnání zakládajícím účast na zdravotním pojištění s příjmem alespoň na úrovni minimální mzdy,
• po uvedené období podnikaly a platily si alespoň minimální zálohy jako OSVČ.

Danou skutečnost by zaměstnavatel musel mít doloženu příslušným dokladem.

Chybný postup: Zaměstnavatel zúčtoval zaměstnanci po skončení zaměstnání odměnu 2 000 Kč a na měsíc, do kterého byl tento příjem zúčtován, byla tato osoba přihlášena jako zaměstnanec.

Správné řešení: Odměna zúčtovaná bývalému zaměstnanci po skončení zaměstnání podléhá povinnosti placení pojistného na zdravotní pojištění podle § 3 odst. 3 zákona č. 592/1992 Sb.

Protože osoba již není zaměstnancem, nevzniká bývalému zaměstnavateli na základě této skutečnosti povinnost přihlašovat bývalého zaměstnance u zdravotní pojišťovny ani započítávat tuto osobu do počtu zaměstnanců v měsíčně předkládaném Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele. Nicméně částky vyměřovacího základu (2 000 Kč) a pojistného (270 Kč) na tento Přehled patří. Bývalý zaměstnavatel neprovádí za této situace dopočet do minimálního vyměřovacího základu (osoba není zaměstnancem), pojistné bude odvedeno ze skutečně zúčtovaného příjmu.

Chybný postup: Člen statutárního orgánu s dovršením důchodového věku ukončil zaměstnání, členem statutárního orgánu stejného zaměstnavatele však zůstal i nadále, i když mu odměny již vypláceny nebyly. Zaměstnavatel provedl odhlášení kódem „O“ ke dni skončení zaměstnání.

Správné řešení: I kdyby již žádná další odměna této osobě vyplacena nebyla, může odhlášení proběhnout až ke dni skončení výkonu funkce [blíže viz § 8 odst. 2 písm. i) zákona č. 48/1997 Sb.].

Chybný postup: Zaměstnanec se dohodl se zaměstnavatelem na poskytnutí dlouhodobého neplaceného volna, kdy po tuto dobu bude zaměstnán v Německu. Zaměstnavatel v dané souvislosti zdravotní pojišťovně nic neoznámil.

Správné řešení: Zaměstnanec s bydlištěm v České republice se rozhodne pracovat v některém ze států Evropské unie, případně v Norsku, na Islandu, v Lichtenštejnsku nebo ve Švýcarsku či ve Spojeném království. Tato skutečnost znamená, že se postupuje podle koordinačních nařízení Evropské unie (č. 883/2004 a 987/2009). Na základě principu pojištění ve státě výkonu výdělečné činnosti a principu jednoho pojištění je pojištěnec účasten všech systémů sociálního zabezpečení státu, ve kterém vykonává výdělečnou činnost, což musí po návratu zdravotní pojišťovně doložit příslušným dokladem. Zdravotní péče (hrazené služby) je čerpána za podmínek platných pro použití Evropského průkazu zdravotního pojištění. Toto vynětí z českého systému veřejného zdravotního pojištění může být i kratší než šest měsíců.

Kdyby byla zaměstnanci zúčtována odměna do kalendářního měsíce, ve kterém je odhlášen, pojistné by se neodvádělo. Na dobu, kdy je zaměstnanec odhlášen z českého systému, jej taktéž zaměstnavatel odhlašuje jako zaměstnance kódem „O“ a dnem návratu pak přihlašuje kódem „P“.