Různé formy elektronizace a digitalizace HR jsou u zaměstnavatelů nejenom v České republice čím dál tím častějším jevem. Dokonce se jedná o zásadní nástroj zvýšení efektivnosti a snížení často zbytečné a náročné administrativy. Poslední velká novela zákoníku práce účinná od 1. 10. 2023 měla za cíl kromě transpozice evropských směrnic i zjednodušení digitalizace HR. Novelou se podařilo rozvolnit velice striktní a často nesplnitelná pravidla, za jakých se mohou pracovněprávní dokumenty digitalizovat – vytvářet, případně doručovat elektronicky.
Elektronické podpisy v HR
JUDr. Bc.
Michal
Peškar
Mgr.
Miroslav
Nerad
Cílem tohoto článku není přinést přehled změn či srovnání s předchozí právní úpravou. Naopak se chceme zaměřit na některé pojmy a souvislosti, se kterými se pravděpodobně většina čtenářů setkala, ale které mohou přinášet určitá úskalí. Nesdílíme totiž zcela nekritický pohled na možnosti využití jakýchkoliv forem elektronických podpisů a postupů, který se v souvislosti s novelou zákoníku práce v poslední době nejenom v odborných článcích vyskytuje. Nesouhlasíme také s názory a dedukcemi některých, že zákonodárce novelou zákoníku práce plošně schvaluje v pracovněprávních vztazích používání prostých elektronických podpisů, či toho, co je za ně v jejich širokém slova smyslu považováno.
Elektronická forma v pracovním právu
Obecným pravidlem soukromého práva je neformálnost právního jednání.1) To znamená, že pokud právní předpis výslovně nevyžaduje, aby bylo určité právní jednání učiněno v písemné formě, nebo pokud tak nevyžaduje dohoda stran, může být učiněno jakkoliv jinak. V restauraci, v obchodě ani na čerpací stanici se smlouva typicky neuzavírá písemně, ale jenom ústně nebo konkludentně („
osoba jedná, aniž používá slova, tak, že je objektivně, navenek, zřejmé, jakou vůli chce projevit
“2), např. vhozením mince do parkovacího automatu).Naopak zákoník práce pro celou řadu, a dovolíme si tvrdit že pro většinu, pracovněprávních jednání a dokumentů vyžaduje písemnou formu, ať už se jedná o ty základní a důležité, jako je pracovní smlouva, výpověď z pracovního poměru nebo vnitřní předpis, ale i ty méně důležité, jako je žádost o převod dovolené, cestovní příkaz3) nebo nově žádost o rodičovskou dovolenou. Samotný zákoník práce nedefinuje, co se rozumí písemnou formou. Zákoník práce pouze stanovuje pravidla doručování určitých jednostranných právních jednání, které musí být opatřeny uznávaným elektronickým podpisem, pokud jsou doručovány prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací.4) Naopak pokud jsou doručovány prostřednictvím datové schránky, tento požadavek chybí.5) To ale neznamená, že není nutné písemnost nikdy podepsat.