Evidence pracovní doby

Délka pracovní doby

Zákoník práce stanoví maximální délku pracovní doby, a to jako stanovenou týdenní pracovní dobu. Vymezení stanovené týdenní pracovní doby je významné pro aplikační praxi, např. pro určení kratší pracovní doby a práce přesčas. Právní úprava rozlišuje tři druhy týdenní pracovní doby: zákonnou, zkrácenou a kratší. Pro zákonnou a zkrácenou pracovní dobu používá zákon zastřešující termín „stanovená týdenní pracovní doba“. Zákoník práce určuje, že délka stanovené týdenní pracovní doby nesmí překročit 40 hodin týdně. V případě, že by měli zaměstnanec a zaměstnavatel zájem dohodnout výkon práce ve větším rozsahu, mohou uzavřít další pracovní poměr nebo dohodu o pracích konaných mimo pracovní poměr. V takovém případě ale nemůže zaměstnanec vykonávat stejný druh práce. Tímto způsobem by mohlo být obcházeno především ustanovení o práci přesčas. Pokud by ale zaměstnanec v rámci dalšího pracovněprávního vztahu vykonával jiný druh práce nebo sice tentýž druh práce, ale u jiného zaměstnavatele, není zaměstnanec nijak omezen a může tak mít teoreticky více pracovních poměrů na plný úvazek.

Délka pracovní doby se řídí dále také charakterem pracoviště a věkem zaměstnanců. Pro určité skupiny zaměstnanců dochází ke snížení maximální hranice 40 hodin týdně, a to v závislosti na druhu práce, formě pracovního režimu nebo věku zaměstnance. Zákonem stanovená maximální hranice týdenní pracovní doby je u určitých skupin zaměstnanců snížena z důvodu ochrany zdraví vzhledem k výkonu práce ve ztížených pracovních podmínkách.

Směna

Zákoník práce v ust. § 78 odst. 1 písm. c) definuje směnu jako část týdenní pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn odpracovat. Z uvedeného vyplývá, že zaměstnanec musí mít rozvrženu pracovní dobu do směn před zahájením práce. Není možné, aby se zaměstnanec dostavil na pracoviště, až mu zaměstnavatel dá pokyn, že má zahájit výkon práce, což znamená, že je vyloučena práce tzv. na zavolanou. Délka směny nesmí přesáhnout 12 hodin. Jedná se o čistou dobu, po kterou zaměstnanec vykonává práci pro zaměstnavatele. Do této doby se nezapočítává povinná přestávka na jídlo a oddech. Se směnou souvisejí pracovní režimy, které dělíme na jednosměnný pracovní režim, dvousměnný pracovní režim, třísměnný pracovní režim, nepřetržitý pracovní režim.

Rozvržení pracovní doby

Rozvržení pracovní doby upravuje ust. § 81 zákoníku práce a je zcela v kompetenci zaměstnavatele, který rovněž určuje začátek a konec směn. Pracovní doba se rozvrhuje zpravidla do pětidenního pracovního týdne. Při rozvržení pracovní doby je zaměstnavatel povinen přihlédnout k tomu, aby toto rozvržení nebylo v rozporu s hledisky bezpečné a zdraví neohrožující práce.

Rozvrh pracovní doby zaměstnavatel musí vypracovat písemně a musí s ním nebo jeho změnou seznámit zaměstnance nejpozději 2 týdny před začátkem období, kterého se rozvrh týká (v případě konta pracovní doby pak 1 týden předem). Lze se zaměstnancem dohodnout jinou lhůtu seznámení, zkrátit lhůtu lze maximálně na 1 kalendářní den předem, nelze však tuto povinnost seznámení zaměstnance s rozvrhem či jeho změnou dohodou vyloučit. Zaměstnanec je povinen být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něho až po skončení směny.

Zaměstnavatel je povinen přidělovat práci v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby, tedy celou stanovenou týdenní pracovní dobu musí rozvrhnout do směn. Zákoník práce uvádí, že se rozvrhuje zpravidla na pět dní v týdnu, ale nezakazuje rozvržení i na více či méně dní. Do rozvrhu pracovní doby nelze zahrnout práci přesčas. Zaměstnavatel může rozvrhnout pracovní dobu jakkoliv, nepotřebuje k tomu souhlas zaměstnance ani nemusí se zaměstnancem rozvrh konzultovat. Souhlas zaměstnance se změnou v rozvrhu pracovní doby by byl nutný pouze v případě, že podmínky rozvrhování pracovní doby by byly ujednány v pracovní smlouvě, což zákoník práce nestanoví ani nezakazuje. Zákoník práce upravuje několik druhů rozvržení pracovní doby, a to

• rovnoměrné rozvržení pracovní doby,
• nerovnoměrné rozvržení pracovní doby,
• pružné rozvržení pracovní doby,
• konto pracovní doby.

Evidence pracovní doby

Podle ust. § 96 zákoníku práce má povinnost vést evidenci pracovní doby zaměstnavatel. Povinnost zaměstnavatele nelze přenášet na zaměstnance, ale judikatura dovodila, že je možné po zaměstnanci požadovat nezbytnou součinnost ve vztahu k povinnosti zaměstnavatele vést evidenci odpracované doby a že takový postup je v souladu s povinnostmi zaměstnance. Zaměstnavatel může rozhodnout, kdo (který zaměstnanec) evidenci pracovní doby povede, povinnosti vedení evidence se tímto ale nezbaví. Může také uložit každému zaměstnanci, aby vedl vlastní evidenci pracovní doby. Tato evidence, kterou si povede zaměstnanec sám, by pak měla být podepsána příslušným vedoucím zaměstnancem, který bude odpovídat za správnost uvedených údajů. Pokud tedy zaměstnanec sám zadává data do evidence pracovní doby (respektive podrobně vedené docházky), měla by taková evidence podléhat následnému schválení ze strany zaměstnavatele. Tím zaměstnavatel splní svou evidenční povinnost, jež není uložena zaměstnancům, ale právě zaměstnavatelům. Součástí schválení má být kontrola nadřízeným zaměstnancem ručícím za správnost údajů zde uvedených. Nadřízený zaměstnanec tím následně odpovídá za správnost údajů v evidenci pracovní doby zaměstnavateli.

Zákoník práce přímo nedefinuje pojem evidence ani formu či způsob vedení evidence pracovní doby. Záleží tedy pouze na zaměstnavateli, jemuž je povinnost vést evidenci pracovní doby uložena, jaký způsob evidence zvolí, přičemž musí zohlednit zákonem stanovený minimální rozsah, správnost uvedených údajů i přehlednost a prokazatelnost. Podle rozhodnutí Nejvyššího soudu sp. zn. 21 Cdo 1916/2004 ze dne 5. listopadu 2004 záznamy o pracovní době musí být transparentní a musí z nich být jasně patrné, kdy byla práce vykonávána, zda zaměstnanec pracoval nařízený, nebo dohodnutý přesčas, jaká byla celková pracovní doba a další skutečnosti, které jsou důležité pro nároky týkající se pracovní doby.

Pracovní doba může být evidována ručně v sešitech, na počítači nebo pomocí elektronických systémů, které převádějí data příchodů a odchodů zaměstnance na pracoviště do tabulek a následně z nich lze zpracovat evidenci pracovní doby dle zákonných požadavků. Evidence pracovní doby musí odpovídat skutečnosti, být průkazná, srozumitelná a přehledná. Slouží jako podklad nejen pro výpočet mzdy nebo platu, přesčasové práce, sledování čerpání dovolené apod., ale také pro kontrolu dodržování příslušných ustanovení zákoníku práce týkajících se pracovní doby a doby odpočinku nejen pro zaměstnavatele, případně zaměstnance, ale i pro vnější kontrolní orgány.

Na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr se nevztahují ustanovení zákoníku práce k evidenci pracovní doby. Úplně se jim ale zaměstnavatel nevyhne vzhledem k tomu, že sledovat rozsah odpracované doby je nezbytné, aby byl dodržen maximální rozsah práce 300 hodin v kalendářním roce. Pracovní doba bude jistě evidována také v případě, že bude odměna z dohody stanovená jako hodinová. I v případě stanovené měsíční odměny je ale účelné pracovní dobu evidovat, a to hlavně kvůli kontrole celkového počtu odpracovaných hodin, jelikož zákoník práce stanoví povinnost dodržet maximální rozsah práce.

Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout do jeho účtu pracovní doby nebo evidence pracovní doby a do jeho účtu mzdy a pořizovat si z nich výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele.

Obsah evidence pracovní doby

Zaměstnavatel je povinen vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci s vyznačením začátku a konce

1. odpracované
   1. směny,
   2. práce přesčas,
   3. další dohodnuté práce přesčas,
   4. noční práce,
   5. doby v době pracovní pohotovosti (kdy k výkonu práce došlo),
2. pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel (kdy k výkonu práce nedošlo).

Práce přesčas se eviduje i v případě, že za ni bylo poskytnuto náhradní volno, i v případě, že je práce přesčas již dle pracovní smlouvy zahrnuta ve mzdě zaměstnance.

Důležité je vést evidenci tak, aby bylo možné určit odpracovanou dobu, přesčasové hodiny, stanovit dobu, za kterou náleží příplatky za práci v noci, v sobotu, neděli a svátek. Důvodem povinnosti evidovat pracovní dobu zaměstnanců je posouzení nároku na příplatky (za noční práci, za práci v sobotu, v neděli a ve státní svátek) a kontrola, zda zaměstnavatel poskytuje minimální odpočinek mezi jednotlivými směnami, přestávky na jídlo a oddech atd. Přestože to zákoník práce výslovně neuvádí, doporučuje se zaměstnavatelům evidovat také čerpání povinných přestávek na jídlo a oddech, aby z evidence bylo zřejmé, že byla dodržena povinná doba odpočinku. Zaměstnavatel by měl také uvádět, zda je odpracovaná práce přesčas dohodnutá, nebo nařízená s ohledem na to, že v rámci kalendářního roku může zaměstnavatel nařídit maximálně 150 hodin práce přesčas, nad rámec tohoto musí být práce přesčas se zaměstnancem dohodnuta.

V praxi se stává, že zaměstnavatelé namísto pracovní doby často evidují pouze přítomnost zaměstnance na pracovišti. Tuto evidenci může použít zaměstnavatel jako pomocný prostředek, nenahrazuje však evidenci pracovní doby dle zákoníku práce.

Evidence docházky

V praxi se mnohdy setkáme s pojmem „evidence docházky“, který je někdy užíván místo pojmu „evidence pracovní doby“. Nejedná se ovšem o shodné pojmy a jejich odlišení je podstatné. Evidence pracovní doby označuje skutečně odpracovanou dobu, kdežto evidence docházky pak dobu, po kterou se zaměstnanec zdržuje na pracovišti, případně v objektu zaměstnavatele. Údaje z evidence docházky budou tedy zpravidla přesahovat samotnou pracovní dobu, protože bude vznikat časový rozdíl mezi příchodem zaměstnance do zaměstnání a dobou, kdy bude připraven na začátku směny na svém pracovišti a taktéž dobou odchodu z pracoviště při ukončení směny a odchodem zaměstnance ze zaměstnání. Tento časový rozdíl nelze považovat za práci přesčas. Evidence docházky může ale zaměstnavateli sloužit jako podklad pro vedení evidence pracovní doby.

Archivace evidence pracovní doby

Dle ust. § 96 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, je zaměstnavatel povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v ust. § 95 zákona o nemocenském pojištění po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu. Uvedené ustanovení zákona o nemocenském pojištění zároveň výslovně stanoví, že za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Z uvedeného ustanovení vyplývá, že zaměstnavatel je povinen archivovat evidenci docházky do práce po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týká. Z tohoto lze dovodit, že ve stejném rozsahu je nutné archivovat i evidenci pracovní doby jako doklad podstatnější, než je pouhá docházka do zaměstnání. Lze se však setkat i s takovými názory, že evidenci pracovní doby není nutné archivovat po dobu 10 let, ale dostačující je doba 3 let z důvodu podkladů pro možné soudní řízení nebo pro kontroly ze strany orgánů inspekce práce.

Kontroly na úseku pracovní doby

Přestupky na úseku pracovní doby upravuje ust. § 15 zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce. Správní delikty právnických osob na úseku pracovní doby upravuje ust. § 28 zákona o inspekci práce. Zákon o inspekci práce upravuje celkem 23 jednotlivých skutkových podstat přestupků a správních deliktů na úseku pracovní doby, za něž lze uložit pokutu dle jednotlivých skutkových podstat do 300 000 Kč, do 400 000 Kč, do 1 000 000 Kč a do 2 000 000 Kč. Fyzická osoba se dopustí přestupku na úseku pracovní doby tím, že nevede evidenci pracovní doby, ačkoli k tomu má povinnost podle zákoníku práce. Za tento přestupek lze uložit fyzické osobě pokutu až do výše 400 000 Kč. Rovněž tak právnická osoba se dopustí správního deliktu na úseku pracovní doby tím, že nevede evidenci pracovní doby, ačkoli k tomu má povinnost podle zákoníku práce a za tento lze uložit také pokutu až do výše 400 000 Kč.

Obecná právní úprava přestupků je obsažena v zákoně č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich. Dle tohoto zákona veškerá protiprávní jednání, která nejsou trestnými činy, ať již jsou spáchána fyzickou, nebo právnickou osobou, jsou označována za přestupky. Zákon o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich se tedy vztahuje rovněž na správní delikty právnických osob dle zákona o inspekci práce.

Přestupky fyzických osob a právnických osob jsou dle zákona o odpovědnosti za přestupky a řízení odlišně definovány. Zjednodušeně v případě fyzické osoby je vždy nutné zaviněné jednání, v případě právnické osoby se nevyžaduje zavinění. Právnická osoba se považuje za pachatele přestupku, pokud jednání osoby, kterou byla skutková podstata přestupku naplněna, je této právnické osobě přičitatelné. Současně je nutné, aby se jednalo o porušení povinnosti uložené právnické osobě, a to při činnosti právnické osoby, v přímé souvislosti s činností právnické osoby nebo ku prospěchu právnické osoby nebo v jejím zájmu. Za osoby, jejichž jednání se považuje za přičitatelné právnické osobě, se považují například statutární orgán, zaměstnanec, fyzická osoba, která plní úkoly právnické osoby, fyzická osoba, kterou právnická osoba používá při své činnosti. Pro odpovědnost právnické osoby za přestupek pak nemusí správní orgán zjišťovat konkrétní fyzickou osobu, která se jednání zakládající přestupek dopustila, je-li zřejmé že k jednání zakládajícímu odpovědnost právnické osoby došlo při její činnosti.

Právnická osoba se může odpovědnosti zprostit, pokud prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby přestupku zabránila. Toto zejména zahrnuje výkon potřebné kontroly nad danou fyzickou osobou, která se dopustí jednání zakládajícího přestupek, a přijetí nezbytných opatření k zamezení nebo odvrácení přestupku. V praxi je ovšem zproštění odpovědnosti velmi obtížné. Zaměstnavatel by musel prokázat, že přijal veškerá nutná opatření, tedy zejména zaměstnance či jiné zástupce řádně proškolil, nastavil správně vnitřní předpisy a procesy apod., a dále také že nad daným zástupcem vykonával pravidelnou kontrolu a dohled nad dodržováním těchto povinností. Prakticky tak ke zproštění odpovědnosti dojde pouze v případě výrazného excesu konkrétního zástupce, na který by zaměstnavatel měl současně při zjištění adekvátně reagovat (např. disciplinárním opatřením u zaměstnance).

Dle ust. § 35 odst. 2 zákona o inspekci práce se na odpovědnost za jednání, k němuž došlo při podnikání fyzické osoby nebo v přímé souvislosti s ním, vztahují ustanovení o odpovědnosti a postihu právnické osoby. Z uvedeného vyplývá, že dopustí-li se porušení stanovené právní povinnosti podnikající fyzická osoba, nebude se posuzovat subjektivní stránka (zavinění), ale bude se postupovat stejně jako v případě právnické osoby. Při uplatňování odpovědnosti právnické osoby a podnikající fyzické osoby se nezkoumá, zda jednání, kterým byla porušena právní povinnost, bylo právnickou osobou (podnikající fyzickou osobou) zaviněno.

Přestupky nebo správní delikty podle zákona o inspekci práce v prvním stupni projednává inspektorát. Zákon o inspekci práce v ust. § 36 odst. 1 stanoví postup při určení výše pokuty právnické osobě nebo podnikající fyzické osobě. Při určení výše pokuty právnické osobě se přihlédne k jejím poměrům, k závažnosti správního deliktu, zejména ke způsobu jeho spáchání a jeho následkům a k okolnostem, za nichž byl spáchán.