Kontrola evidence pracovní doby

Základní ukotvení evidence pracovní doby nalezneme v ust. § 96 zákoníku práce. Jedná se o velice závažný dokument, který souvisí s celou řadou dalších institutů pracovního práva. I z tohoto pohledu je velice často dokumentem vyžadovaným při kontrole dodržování povinností vyplývajících ze zákoníku práce, které provádí orgány inspekce práce na základě kompetencí vyplývajících ze zákona o inspekci práce, když do této oblasti (nedodržování povinností vztahujících se k pracovní době) míří i řada podnětů fyzických osob.

Úvodem je třeba zdůraznit, že samotná povaha dokumentu může do značné míry ovlivnit i prokazování odpracované práce přesčas, za kterou nebyla zaměstnanci vyplacena mzda a příplatek, či trvání pracovního poměru zaměstnance u zaměstnavatele, čili by mu i ze strany zaměstnance měla být věnována značná pozornost, když dle ust. § 96 odst. 2 zákoníku práce na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnanci nahlédnout do jeho účtu pracovní doby nebo evidence pracovní doby a do jeho účtu mzdy a pořizovat si z nich výpisy, popřípadě stejnopisy na náklady zaměstnavatele. Důležitost tohoto dokumentu je možné dovodit například i z rozsudku Nejvyššího soudu: „Z hmotněprávní úpravy obsažené v ustanoveních § 114 a § 96 odst. 1 písm. a) zák. práce, která vymezuje obsah povinnosti tvrzení a důkazní povinnosti zaměstnance a zaměstnavatele, vyplývá, že ve sporu o zaplacení mzdy za práci přesčas má žalobce jako zaměstnanec břemeno tvrzení o tom, že mezi ním a žalovaným zaměstnavatelem byl uzavřen (vznikl) pracovní poměr a že pro zaměstnavatele vykonal práci přesčas. Z tohoto břemene tvrzení pak pro zaměstnance (žalobce) vyplývá důkazní břemeno, jde-li o prokázání tvrzení toho, že pro zaměstnavatele vykonal práci přesčas a po jakou dobu. Prokazuje-li zaměstnanec své tvrzení o tom, že pro zaměstnavatele vykonal práci přesčas evidencí odpracované práce přesčas, a brání-li se žalovaný zaměstnavatel oproti požadavku zaměstnance na zaplacení mzdy za práci přesčas námitkou, že žalující zaměstnanec pro něj práci přesčas nevykonal, nemá (nemůže mít) ohledně tvrzení o tom, že byla práce přesčas vykonána, důkazní povinnost, ale nese břemeno tvrzení o tom, že příslušná evidence odpracované práce přesčas neodpovídá skutečnosti (a že tedy zaměstnanec nepracoval přesčas vůbec nebo alespoň v jím tvrzeném rozsahu), a má povinnost označit k tomuto tvrzení důkazy.“¹⁾

V obdobné věci, kde hrála evidence pracovní doby zásadní význam, vyslovil Nejvyšší soud právní názor, dle něhož „prokáže-li zaměstnanec ve sporu o zaplacení mzdy, že mu vznikl pracovní poměr, ubrání se zaměstnavatel proti zaměstnancově tvrzení, že pro něho v určité době vykonal práci, jen jestliže bude tvrdit a prokáže-li, že podle jím vedené evidence pracovní doby zaměstnanec v této době nepracoval; zaměstnanec má za takového stavu věci právo na mzdu, bude-li tvrdit a prokáže-li, že evidence pracovní doby vedená zaměstnavatelem neodpovídá skutečnosti a že opravdu vykonal pro zaměstnavatele práci.“²⁾

Současně je možné demonstrovat váhu tohoto dokumentu např. tím, že v novele zákona o inspekci práce, jejíž účinnost je plánována na 1. 7. 2017, je již počítáno explicitně se zakotvením nové skutkové podstaty přestupku, kterého se dopustí zaměstnavatel, který nevede nebo vede neúplně evidenci odpracované doby a pracovní pohotovosti, neumožní zaměstnanci na jeho žádost nahlédnout do jeho evidence pracovní doby a pořizovat si z ní výpisy nebo stejnopisy na náklady zaměstnavatele nebo neuchovává evidenci pracovní doby po stanovenou dobu.³⁾

Kontrola a její začátek

Kontrola jako taková pro zaměstnavatele fakticky začíná v den samotné realizace kontroly, tedy v den a čas, kdy inspektor přijde ke kontrolované osobě a prokáže se průkazem inspektora, nicméně o uvedeném časovém okamžiku je kontrolovaná osoba zpravidla vyrozuměna již v oznámení o zahájení kontroly, které samotnému počátku kontroly předchází a jehož doručení znamená formální zahájení kontroly. V tomto dokumentu je pak možné již dopředu, z důvodu minimalizace zásahů do činnosti kontrolované osoby v den faktického zahájení, tuto informovat o nezbytnosti připravit pro inspektora určité podklady, když mezi tyto doklady může patřit mimo jiné i evidence pracovní doby zaměstnanců (dále např. seznam zaměstnanců ke dni kontroly, výpis z obchodního rejstříku, doklady o vyplacení mezd atd.).

Seznam takto požadovaných dokumentů může být více či méně rozsáhlý, není dáno žádné explicitní pravidlo a závisí vždy na inspektorovi, přičemž však nebudou mezi jednotlivými konkrétními postupy enormní odlišnosti. „K zahájení kontroly může dojít několika způsoby, jak stanoví ust. § 5 odst. 2 kontrolního řádu. Primárně se jedná o předložení pověření ke kontrole kontrolované osobě (stranou necháme další osoby, kterým lze pověření v kontextu uvedeného ustanovení předložit), dále se jedná o doručení oznámení o zahájení kontroly kontrolované osobě, když toto oznámení musí obsahovat pověření ke kontrole či seznam kontrolujících, a v poslední řadě provedením prvního úkonu bezprostředně předcházejícího předložení pověření ke kontrole kontrolované osobě. U prvního a třetího způsobu je pak povinností kontrolujícího, aby kontrolované osobě zahájení kontroly dodatečně oznámil (tedy fakticky zahájení kontroly proběhlo s odlišnou osobou než osobou kontrolovanou).“⁴⁾

Povinnost vést řádně evidenci a její porušení

Z pohledu dikce ust. § 96 zákoníku práce může dojít v rámci kontrolního zjištění ke konstatování, že z pohledu evidence pracovní doby nebyla tato vedena vůbec, nebo že vykazovala nedostatky v podobě absence např. bodu 2. a 4. písm. a), či bodu 1. písm. a) atd. Samozřejmě z pohledu následných důsledků, resp. případného postupu v navazujícím správním řízení ve věci možného spáchání správního deliktu zakotveného v ust. § 28 odst. 1 písm. l) zákona o inspekci práce, za který lze uložit pokutu až do výše 400 000 Kč, je nutné zohlednit rozdíl mezi naznačenými porušeními, neboť jistě bude představovat větší závažnost porušení spočívající v celkové absenci vedení evidence pracovní doby než jednotlivá porušení obsahových náležitostí této evidence.

Dále bude muset být přihlédnuto i k tomu, zda v důsledku takto nedostatečně vedené evidence pracovní doby bylo znemožněno posoudit i plnění dalších povinností s evidencí pracovní doby souvisejících – např. odměňování, poskytování dostatečné nepřetržité doby odpočinku mezi směnami, dodržování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci atd.

V této věci je pak třeba odkázat na rozsudek Nejvyššího správního soudu, který se danou problematikou zabýval z pohledu porušení jednotlivých povinností stanovených ust. § 96 zákoníku práce a naplnění skutkové podstaty správního deliktu, resp. splnění předpokladů kladených na výrok správního rozhodnutí. „Jiná je však situace v případě povinnosti evidovat skutečnosti podle § 96 odst. 1 písm. a) bod 3 a 5 a písm. b) zákoníku práce, kterou měl stěžovatel podle výroku rozhodnutí správního orgánu prvního stupně rovněž porušit. Vznik povinnosti evidovat tyto skutečnosti nebyl v řízení prokázán... V případě odpracované doby v době pracovní pohotovosti [§ 96 odst. 1 písm. a) bod 5 zákoníku práce] a pracovní pohotovosti, kterou zaměstnanec držel [§ 96 odst. 1 písm. b) zákoníku práce] pak ve správním řízení nebylo prokázáno, že by stěžovatel měl povinnost tyto skutečnosti evidovat. ... Z povahy věci nelze dovozovat povinnost zaměstnavatele evidovat o zaměstnancích okolnosti, u nichž je a priori vyloučeno, aby mohly nastat.“⁵⁾

Přestávka na jídlo a oddech

Obvyklou otázkou v praxi bývá, zda je zaměstnavatel povinen evidovat i přestávku na jídlo a oddech ve smyslu ust. § 88 zákoníku práce, když tato povinnost explicitně z ust. § 96 odst. 1 písm. a) zákoníku práce nevyplývá. Podle našeho názoru sice není explicitní povinností zaměstnavatele v rámci evidence pracovní doby vyznačit, kdy byla čerpána přestávka na jídlo a oddech, nicméně je pro něj stěžejní, že tato přestávka se nezapočítává do pracovní doby. V takovém případě pak je povinen vyznačit přerušení směny touto přestávkou s konkrétními časovými údaji. Pokud by tak neučinil a přestávku v práci na jídlo a oddech časově od směny neoddělil, v důsledku by z evidence pracovní doby mohlo vyplývat, že zaměstnanec pracoval o nejméně 30 minut déle, než tomu tak skutečně bylo, což by pak dále vedlo k potenciálním zjištěním o práci přesčas apod. Lze tedy konstatovat, že ačkoli ustanovení § 96 zákoníku práce po zaměstnavateli nepožaduje výslovné časové údaje o evidenci pracovní doby, s ohledem na délku směny by její přerušení touto přestávkou zaevidováno být mělo.

Porušení povinnosti vést řádně evidenci

Jestliže se podíváme na dikci uvedeného ust. § 28 zákona o inspekci práce, které zakotvuje skutkovou podstatu správního deliktu spočívajícího v nevedení evidence pracovní doby, je otázkou, zda bychom dle jazykového výkladu nemohli dojít k závěru, že aby se jednalo o správní delikt, musela by evidence pracovní doby absentovat u kontrolované osoby zcela. Dikce „nevede evidenci pracovní doby“ takovou možnost jistě skýtá, avšak z hlediska veřejného zájmu, který je představován v tomto případě zajištěním kompletní evidence pracovní doby, bychom se spíše klonili k tomu, že i jednotlivé nedostatky mohou být považovány za porušení povinnosti z pohledu uvedené skutkové podstaty, když např. i v případě nedostatků spočívajících v práci přesčas pak zákon o inspekci práce počítá se samostatnou skutkovou podstatou, pokud není náhradní volno či příplatek za práci přesčas poskytnut. V tomto směru si pak lze položit otázku, jak může kontrolní orgán při neexistenci evidence pracovní doby (či nedostatečné evidenci pracovní doby z pohledu ust. § 96 zákoníku práce) konstatovat, že byla vykonána u kontrolované osoby práce přesčas, když pro takový závěr nemá žádný jiný relevantní doklad, což obecnou škodlivost nevedení evidence pracovní doby značně zvyšuje.

Pokud jde o samotnou evidenci, pak ta musí být vedena k jednotlivým zaměstnancům a nestačí vést „evidenci zjednodušenou“. „Zaměstnavatel je povinen vést evidenci podle jednotlivých zaměstnanců, tedy každý zaměstnanec musí mít svůj individuální evidenční spis (účet). Z evidence musí vyplývat údaje o odpracované pracovní době, včetně práce přesčas a noční práce.“⁶⁾

Dodejme, že z našeho pohledu představuje horní hranice sankce 400 000 Kč za správní delikt spočívající v nevedení evidence pracovní doby poměrně nízkou částku, a to vzhledem k důležitosti, kterou pro další oblasti zákoníku práce představuje. Evidence pracovní doby je základem pro výpočet a vyplacení celé mzdy včetně příplatků za práci v noci, ve svátek, v sobotu a v neděli, odvíjí se od ní spravedlivé zajištění nároků v oblasti sociální, zdravotní a důchodové apod.

Evidence u agentur práce

Agentura práce jako zaměstnavatel je také povinna vést evidenci pracovní doby, ačkoliv by např. z ust. § 309 odst. 1 zákoníku práce mohl vyplývat jiný závěr.

Nicméně i přes toto zákonné ustanovení zůstává povinnost vést evidenci pracovní doby na zaměstnavateli, kterým je i v případě agenturního zaměstnávání agentura práce, a nikoliv uživatel, kam je zaměstnanec na základě pokynu k dočasnému přidělení přidělován. Jak uvedl např. Nejvyšší správní soud: „Nejvyšší správní soud se shoduje se stěžovatelem v tom, že význam evidence pracovní doby spočívá zejména v tom, že zaměstnavateli slouží jako podklad pro výpočet mzdy sledování přesčasové práce a čerpání dovolené. Zásadní význam evidence pracovní doby pro mzdové otázky dovodil i Nejvyšší soud v rozsudku ze dne 20. 12. 2012 ve věci sp. zn. 21 Cdo 3989/2011 ... V případě agenturního zaměstnání není v § 309 zákoníku práce, jak správně uvedl krajský soud, na uživatele přenesena povinnost zaměstnavatele evidovat pracovní dobu zaměstnance. Stěžovatel byl proto povinen vést a na výzvu správního orgánu prvního stupně předložit evidenci pracovní doby vedenou podle § 96 zákoníku práce, ze které bude jasně vyplývat, zda zaměstnanec odpracoval stanovenou pracovní dobu, kdy ji odpracoval a v jakém rozsahu, případně zda pracoval v noci nebo přesčas.“⁷⁾

Evidence v dopravě

Jako praktický příklad můžeme uvést případ, kdy v rámci kontroly provedené u zaměstnavatele bylo zjištěno, že nevede evidenci pracovní doby v souladu s ust. § 96 zákoníku práce. Kontrolovaná osoba vedla evidenci pracovní doby tím způsobem, že k jednotlivým zaměstnancům uváděla v jednotlivých dnech pouze křížek. Takto vedená evidence pracovní doby nepředstavuje evidenci, která by umožnila kontrolu toho, kdy započala směna, kdy tato skončila, kolik hodin zaměstnanec odpracoval atd. V daném případě byly doloženy ještě doklady o započetí a skončení jízdy, neboť se jednalo o kontrolovanou osobu působící v dopravě, nicméně tyto doklady nemohly kontrolní zjištění zvrátit, neboť ani tyto doklady nemohly s určitostí prokázat, kdy začala a skončila směna. Zde je možné odkázat na ust. § 3 písm. a) nařízení vlády č. 589/2006 Sb., kterým se stanoví odchylná úprava pracovní doby a doby zaměstnanců v dopravě, ve znění pozdějších předpisů.

Jakkoli je zejména v oblasti dopravy zřejmé, že povinnost zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby velmi závisí na spolupráci se zaměstnancem, nelze než konstatovat, že zákoník práce sice nestanovuje formu evidence a nechává tak na zaměstnavateli, jaký způsob evidence zvolí, současně však nelze odhlédnout od toho, že evidence musí obsahovat přesné, průkazné a přehledné údaje o odpracované pracovní době, práci přesčas, noční práci a době v pracovní pohotovosti. Např. výkaz práce mezinárodní a vnitrostátní linky zcela jednoznačně nesplňuje požadavky evidence pracovní doby ve smyslu ustanovení § 96 zákoníku práce. Rovněž záznamy o době řízení vozidla a bezpečnostních přestávkách, záznamy o provozu vozidla, tachografy či jiná kontrolní záznamová zařízení nelze s ohledem na jejich povahu a údaje v nich zaznamenávané považovat za evidenci pracovní doby. Neobsahují totiž povinné rozlišení pracovní doby ve smyslu citovaného ustanovení zákoníku práce, mohou však sloužit jako podklad pro zpracování této evidence. Je tak nezbytné rozlišovat mezi podklady pro zpracování evidence pracovní doby a samotnou touto evidencí, která má jednoznačně dané obsahové náležitosti.

Turniketová evidence

Na problematiku evidence pracovní doby v oblasti dopravy navazuje další běžná praxe zaměstnavatelů, kteří využívají různé elektronické evidence docházky, což může být následně předmětem kontrolního zjištění. V praxi to vypadá tak, že zaměstnanec přijde na místo, kde se obvykle čipovou kartou přihlásí do systému, následně musí v areálu pracoviště přejít na své místo výkonu práce, není vyloučeno, že před započetím pracovní činnosti se například převléká v šatně a teprve poté mu začne směna a začne vykonávat práci. Je třeba si uvědomit, že zákoník práce v rámci povinnosti vést evidenci pracovní doby požaduje informace o začátku a konci směny, z čehož se dovozují další skutečnosti, nikoli evidenci pobytu zaměstnance na pracovišti. Tedy stejně jako v předchozím případě, i zde je nutno konstatovat, že takováto elektronická evidence pobytu zaměstnance na pracovišti může být určitým podkladem pro zpracování evidence pracovní doby, nicméně velmi obtížně tuto evidenci může nahradit, a to obzvláště v situaci, kdy zaměstnanec takto eviduje pouze svůj příchod a odchod z pracoviště, nikoli délku směny a už vůbec ne případné práce přesčas, v noci nebo dobu pracovní pohotovosti, která ve smyslu ust. § 78 odst. 1 písm. h) zákoníku práce nesmí být držena na pracovišti, čili čipovou kartou ani nemůže být zaznamenána.

Dodatečně doložená nedostatečná evidence

Při jiné kontrole bylo v rámci kontrolního zjištění zkonstatováno, že u kontrolované osoby nebyla evidence pracovní doby vedena vůbec, když v průběhu kontroly nebyla evidence pracovní doby dodána. Byla dodána následně, avšak neodpovídala ust. § 96 zákoníku práce. Obsahovala pouze jméno a příjmení zaměstnance a dále obvykle číslo 7 vyjadřující počet hodin odpracovaných v daný den. Z takto doložené evidence pracovní doby tedy rovněž nebylo žádným způsobem možné určit, kdy začala a skončila směna, práce přesčas, práce v noci atd.

Soud a evidence na základě smluvního vztahu

V rámci rozhodovací činnosti správních soudů byl řešen i případ, kdy kontrolovaná osoba (bezpečnostní agentura) namítala, že evidence pracovní doby byla vedena na základě smluvního vztahu mezi kontrolovanou osobou a subjektem, jemuž byly služby poskytovány, na formulářích odběratele služby, tedy na formulářích subjektu, pro který byla ostraha kontrolovanou osobou vykonávána. V rámci rozsudku Krajského soudu v Ostravě⁸⁾ taková argumentace nebyla akceptována, když bylo konstatováno, že povinnost vést evidenci pracovní doby nese zaměstnavatel, tedy se jí nelze zprostit tím, že jeho zaměstnanci vykonávají činnost v objektu jiného subjektu. Nadto ani evidence dokládaná kontrolovanou osobou opětovně neobsahovala náležitosti stanovené ust. § 96 zákoníku práce.

Výše uvedené lze uzavřít evergreenem v oblasti judikatury⁹⁾ k evidenci pracovní doby, který nám sděluje, že „zákoník práce neurčuje, jakým způsobem (jakou formou) má být pracovní doba evidována. Záleží tedy pouze na zaměstnavateli, jemuž je povinnost vést evidenci pracovní doby uložena, jaký způsob evidence zvolí tak, aby byl průkazný a vypovídal o tom, zda zaměstnanec odpracoval či neodpracoval stanovenou (nebo dohodnutou) pracovní dobu, kdy ji odpracoval, v jakém rozsahu, případně o dalších skutečnostech, které jsou významné pro posuzování nároků s odpracováním pracovní doby souvisejících.“

Kontrolní činnost pro rok 2017

V rámci ročního plánu kontrolních akcí na rok 2017 se pracovní doba do činnosti orgánů inspekce práce promítá právě v oblasti dopravy, když pro tento kalendářní rok je stanoven speciální kontrolní úkol spočívající v kontrole provozovatelů osobní a nákladní dopravy. Jak Státní úřad inspekce práce zdůvodňuje:

„Správné organizování pracovní doby v dopravě, s ohledem na její zvláštní specifika, je jedním z trvalých kontrolních zaměření a nyní nabývá na důležitosti v souvislosti se sdělením o strategickém rámci EU pro ochranu zdraví a bezpečnost při práci na období 2014–2020...

Pro rok 2017 je úkol zaměřen na systém obecné prevence, tzn. organizování bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a přijímání opatření k předcházení rizikům, seznamování zaměstnanců s předpisy k zajištění bezpečnosti práce pro konkrétní pracovní pozice a pracovní činnosti prováděné bezprostředně na jejich pracovišti, dodržování pokynů výrobců vozidel uvedených v návodech k obsluze a údržbě, ověřování zdravotní způsobilosti zaměstnanců a stav techniky z pohledu BOZP a dodržování pracovního režimu uživatelů vozidla v návaznosti na organizování pracovní doby zaměstnavatelem.“¹⁰⁾

Právní předpisy citované v článku

(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)

• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
• zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce
• nařízení vlády č. 589/2006 Sb., kterým se stanoví odchylná úprava pracovní doby a doby odpočinku zaměstnanců v dopravě