Problémy mzdové účetní v otázkách a odpovědích

Student cizinec a DPP

Je možné bez povolení k zaměstnání zaměstnat cizince ze třetí země (Ukrajina), který v ČR studuje? Předložil vízum D/VC/24 a my bychom chtěli tohoto cizince zaměstnat na DPP do 10 000 Kč za měsíc.

Zaměstnavatelé přednostně zaměstnávají občany České republiky, dále mohou pracovní místa obsadit občany ze států Evropské unie a teprve poté je možné ohlášená volná pracovní místa obsadit cizinci. Ovšem musí se jednat o cizince s platnou zaměstnaneckou či modrou kartou vydanou ministerstvem vnitra. Studenti však mají výjimku. V souladu s ustanovením § 98 písm. j) zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZZ“), se povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta nebo modrá karta podle tohoto zákona nevyžaduje k zaměstnání cizince, který se na území České republiky soustavně připravuje na budoucí povolání.

Vízum D/VC/24 je dlouhodobé vízum nad 90 dnů za účelem studia. Pro účely volného přístupu na trh práce je rozhodujícím aspektem zejména, zdali se jedná o akreditované studium na střední škole, konzervatoři, vyšší odborné škole nebo vysoké škole, které lze považovat za soustavnou přípravu na budoucí povolání. V těchto případech má cizinec volný přístup na trh práce dle § 98 písm. j) ZZ. Volný vstup na trh práce znamená, že tato osoba může s jakýmkoliv zaměstnavatelem v ČR sjednat pracovní poměr, dohodu o pracovní činnosti (DPČ), nebo dohoduo provedení práce (DPP).

Dle ZZ se za soustavnou přípravu na budoucí povolání považuje doba denního studia na střední škole, konzervatoři, vyšší odborné škole a jazykové škole s právem státní jazykové zkoušky dle zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání, ve znění pozdějších předpisů, a doba prezenčního studia na vysoké škole podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a to včetně prázdnin, které jsou součástí školního nebo akademického roku.

Všichni zaměstnavatelé mají evidenční a informační povinnost vůči příslušné krajské pobočce úřadu práce (podle místa výkonu práce), a to nejpozději v den nástupu k výkonu práce. Při skončení zaměstnání je opět zaměstnavatel povinen informovat, a to do 10 kalendářních dnů příslušný úřad práce. Ohlašovací povinnost platí pro zaměstnávání občanů z Evropské unie i cizinců. Nezáleží přitom ani na druhu pracovněprávního vztahu, tedy jedná-li se o pracovní poměr, nebo dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr. Bez ohledu na druh pracovněprávního vztahu a délku zaměstnání plní zaměstnavatel informační povinnost dle § 87 a § 88 ZZ a evidenční povinnost v souladu s ustanovením § 102 ZZ.

Evidenční povinnost dle § 102 ZZ

Zaměstnavatel je povinen vést evidenci občanů Evropské unie, jejich rodinných příslušníků a rodinných příslušníků občana České republiky uvedených v § 3 odst. 3 ZZ a evidenci cizinců, které zaměstnává.

Evidence musí obsahovat:

1. identifikační údaje cizince,
2. adresu v zemi trvalého pobytu a adresu pro doručování zásilek,
3. číslo cestovního dokladu a název orgánu, který jej vydal,
4. druh práce, místo výkonu práce a dobu, po kterou by mělo být zaměstnání vykonáváno.

Dále eviduje pohlaví těchto fyzických osob, zařazení podle odvětvové (oborové) klasifikace ekonomických činností, nejvyšší dosažené vzdělání, vzdělání požadované pro výkon povolání, dobu, na kterou jim bylo vydáno povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrá karta a na kterou jim byl povolen pobyt, den nástupu a den skončení zaměstnání nebo vyslání zahraničním zaměstnavatelem.

Chybný odvod zdravotního pojištění

Prosím o radu, zda můžeme srazit zaměstnanci nedoplatek pojistného na zdravotním pojištění, který vznikl nesprávným postupem mzdové účetní. Jedná se o situaci, kdy je zaměstnanec zaměstnán na DPČ, nedosahuje minimálního vyměřovacího základu, předložil prohlášení, že je OSVČ. Mzdová účetní měla za to, že se jedná o jeho hlavní činnost. Skutečnost byla jiná, neboť zdravotní pojišťovně oznámil jako hlavní činnost nového zaměstnavatele. Zaměstnavatel uhradil dlužné pojistné a penále. Je možné nedoplatek pojistného zaměstnanci srazit ze mzdy? Jedná se o částku 20 500 Kč.

Protože se jedná o chybu na straně zaměstnavatele, nelze provádět srážku bez souhlasu zaměstnance, i když se jedná o zákonné pojistné. Je tedy nutné se zaměstnancem uzavřít písemnou dohodu o srážce ze mzdy v souladu s § 2045 a následujících občanského zákoníku. Pokud zaměstnanec dohodu nepodepíše, nelze dlužné zdravotní pojištění srážet. Nelze ani vyhrožovat soudní žalobou, neboť se jedná o pochybení zaměstnavatele, a soudní spor by byl neúspěšný. Zákonné srážky (pojistné a daň) musí zaměstnavatel srážet z příjmu zaměstnance v pořadí a termínech daných právními předpisy [viz § 147 odst. 1 písm. a) a b) zákoníku práce]. Jen v případě, kdy má zaměstnanec započitatelný příjem, z něhož nelze srazit pojistné z důvodu, že tento příjem není v peněžní formě, je zaměstnavatel povinen uhradit i pojistné, které je povinen platit zaměstnanec. Zaměstnanec je však povinen uhradit zaměstnavateli pojistné, které za něj zaplatil zaměstnavatel. Obdobně to platí i pro odvod daně. Jen v těchto situacích se provede srážka bez souhlasu zaměstnance v měsíci, kdy má zúčtovaný peněžní příjem, a ještě bez ohledu na zákonný postup při provádění srážek ze mzdy daný občanským soudním řádem, tedy bez ohledu na nezabavitelnou částku atd.

Bude-li se jednat o seriózního zaměstnance, měl by dohodu o srážce ze mzdy podepsat. Je potřeba mu vysvětlit, co mělo být sráženo a proč nebyla zákonná srážka provedena v předepsané výši. Bude-li dohoda uzavřena, je nutné postupovat v souladu s občanským soudním řádem, neboť srážka na základě dohody o srážce se považuje za nepřednostní srážku, k jejíž úhradě se použije první třetina a plně zabavitelná část zbytku čisté mzdy. Více, než připouští občanský soudní řád, nelze zaměstnanci srazit, i kdyby s tím dotyčný zaměstnanec souhlasil.

Splatnost mzdy a výplatní termín

Jaké má zaměstnavatel povinnosti, pokud výplatní termín připadne na víkend nebo svátek? Mohu zaměstnancům na účet odesílat až následující pracovní den? Pokud je to jinak, tak kdy?

Zákoník práce v ustanovení § 141 říká, že mzda je splatná po vykonání práce, a to nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém vzniklo zaměstnanci právo na mzdu.

Pravidelný termín výplaty mzdy musí v rámci uvedeného období zaměstnavatel sjednat, stanovit nebo určit. Připadne-li výplatní termín na sobotu, neděli nebo státní svátek, připadne splatnost mzdy na nejbližší předchozí pracovní den.

Pokud zaměstnavatel stanovil výplatní termín v první dekádě měsíce, pak dochází ve mzdové účtárně k neúměrně vysokému pracovnímu vytížení v měsících, kdy v rámci první dekády měsíce připadnou státní svátky na pracovní dny. Jedná se o mzdu za duben - výplatní termín v květnu, mzdu za červen - výplatní termín v červenci.

Aby byl vždy zajištěn stejný počet pracovních dnů na zpracování mzdové závěrky, lze stanovit pro každý kalendářní měsíc výplatní termín jednotlivě. Je však nutné, aby přehled výplatních termínů pro příslušný kalendářní rok byl zpracován s časovým předstihem (nejpozději do 31. 12.) a dán na vědomí všem zaměstnancům. Působí-li u zaměstnavatele odborová organizace, je nutné s ní plán výplatních termínů pro příslušný kalendářní rok projednat.

V souladu s právní úpravou je možné, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli o převodu mzdy nebo části mzdy na jeden platební účet určený zaměstnancem, a to nejpozději v pravidelném termínu výplaty, pokud se se zaměstnancem nesjedná pozdější termín. Za předpokladu, že je uzavřena dohoda mezi smluvními stranami o převodu mzdy na účet, musí zaměstnavatel nejpozději v den výplatního termínu odepisovat příslušné částky ze svého účtu ve prospěch věřitele.

Zaměstnavatel se složitými provozními podmínkami pro výplatu mzdy, pokud by byla výplata v hotovosti obtížná nebo neproveditelná, může zaměstnanci zaslat mzdu tak, aby ji měl zaměstnanec k dispozici nejpozději v den výplatního termínu. V takovém případě musí zaměstnavatel příslušné částky odepisovat ze svého účtu s jistým časovým předstihem, nikoliv až v den výplatního termínu. Při bezhotovostní výplatě může zaměstnavatel využívat čísla účtu, který mu pro tyto účely zaměstnanec sdělil, nebo mzdu zasílat prostřednictvím držitele poštovní licence na poslední známou adresu zaměstnance (složenka typu H). Náklady spojené s výplatou mzdy nese vždy zaměstnavatel.

Čistý průměrný výdělek pro úřad práce

Zaměstnanec má v rámci pracovního poměru zkrácený pracovní úvazek a jeho hrubá mzda je nižší než mzda minimální. V měsíční mzdě se mu z čisté mzdy sráží tzv. doplatek do minima. Otázka zní, zda se má při výpočtu průměrného čistého výdělku pro Úřad práce zohlednit doplatek zdravotního pojištění do minimální mzdy.

Postup pro výpočet průměrného měsíčního hrubého i čistého výdělku je uveden v ustanoveních § 351 až § 362 zákoníku práce.

Z hlediska zdravotního pojištění je vždy nutné, nejedná-li se o pojištěnce státu nebo o zaměstnance, který má souběžný pracovněprávní vztah, z něhož se odvádí zdravotní pojištění alespoň ve výši minima, nebo jde o OSVČ podnikající v rozsahu hlavní činnosti, aby zaměstnavatel srazil tzv. doplatek do minima.

Pro účely podpory v nezaměstnanosti však tato skutečnost neovlivňuje výpočet průměrného čistého výdělku. Znamená to, že výpočet se provede s použitím vzorce:

Hodinový průměrný výdělek x 4,348 x stanovená (sjednaná týdenní pracovní doba) platná k prvnímu dni čtvrtletí, k němuž se průměrný výdělek zjišťuje.

Zaměstnání malého rozsahu a rozhodný příjem pro vznik účasti na NP

Zaměstnankyně je v rámci hlavního pracovního poměru na rodičovské dovolené a v rámci vedlejšího pracovního poměru pracuje jeden den v týdnu s hrubou mzdou 2 800 Kč. Do konce roku 2018 byla účastna nemocenského a zdravotního pojištění. Jak to bude u ní od 1. 1. 2019? Sociální pojištění se nebude odvádět, protože nedosáhne částky 3 000 Kč, ale jak to bude u zdravotního pojištění? Jedná se o změnu pouze u DPČ, nebo i u pracovního poměru?

Od 1. 1. 2019 se zvýšila částka rozhodného příjmu pro vznik účasti na nemocenském pojištění na 3 000 Kč. V této souvislosti došlo u některých zaměstnání k zániku nemocenského pojištění. Právě Vámi uváděná skutečnost je toho dokladem, pokud se její mzda nezvýšila k 1. 1. 2019 na částku alespoň 3 000 Kč. V daném případě musí zaměstnavatel odhlásit pojištěnku z nemocenského pojištění k datu 31. 12. 2018. Protože se jedná o pracovní poměr, který pokračuje i v roce 2019, stane se toto zaměstnání pro účely nemocenského pojištění od 1. 1. 2019 zaměstnáním malého rozsahu.

Při výkonu zaměstnání malého rozsahu je zaměstnanec pojištěn jen v těch kalendářních měsících po dobu trvání takového zaměstnání, v nichž dosáhl částky započitatelného příjmu z tohoto zaměstnání alespoň ve výši rozhodného příjmu.

Z hlediska zdravotního pojištění platí nadále, že dnem vzniku pracovního poměru vzniká zaměstnanci účast na zdravotním pojištění, a to bez ohledu na výši příjmu. Současně je nutné pojištěnci srazit tzv. doplatek do minima, nejedná-li se o pojištěnce státu, nebo v případě, že zaměstnanec nedoložil potvrzení od souběžného plátce, kde se odvádí zdravotní pojištění alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo že zaměstnanec neprohlásí, že podniká v rámci hlavní činnosti a platí zálohy alespoň ve výši minima.

Z výše uvedeného vyplývá, že účast na zdravotním pojištění u pracovního poměru bude plynout nadále. V případě dohody o pracovní činnosti vzniká účast na zdravotním pojištění v kalendářním měsíci, v němž byl dosažen vyměřovací základ alespoň ve výši rozhodného příjmu pro vznik účasti na nemocenském pojištění. Pokud by se jednalo o DPČ, pak ve Vámi uváděném případu by nevznikla ani účast na zdravotním pojištění.

Nezabavitelná částka a dítě starší 26 let

Zaměstnanec má od roku 2014 exekuci a nyní 20. 2. 2019 požaduje stanovit výši nezabavitelné částky i s přihlédnutím na tři syny, kterým je více než 26 let, studují vysokou školu a prý se nacházejí v úpadku ve smyslu insolvenčního řízení. Toto požaduje přehodnotit zpětně od roku 2014. V poslední době byly exekuční srážky deponované v souvislosti se zahájením insolvenčního řízení. Insolvenční řízení však bylo zamítnuto. Nikdy nedoložil syny jako vyživované, až nyní v únoru 2019, v době, kdy jim je více než 26 let. Domníváme se, že se děti započítávají při stanovení exekuční srážky pouze do 26 let věku. Prosíme o posouzení, dokdy se děti započítávají a jak je to se zpětným posouzením.

Především je nutné upozornit na to, že zpětně nelze v oblasti exekučních srážek nic přepočítávat. Stav, který byl v minulé době, je nutné ponechat beze změny. Dlužník měl možnost doložit všechny skutečnosti ovlivňující výši nezabavitelné částky zaměstnavateli, a pokud tak neučinil, jde o srážky provedené v souladu s právní úpravou, a zpětně nelze nic měnit. Sražená částka byla odeslána věřiteli (soudní exekutor) a je nemožné si představit, že by soudní exekutor námi nově vypočtenou částku vrátil.

Pokud v současné době dlužník prokazuje nové rozhodné skutečnosti, které ovlivňují výši nezabavitelné částky, je nutné k nim přihlédnout.

Do nezabavitelné částky je nutné započítat vždy manželku a dále děti, které jsou nezaopatřené, nebo ty, které nejsou schopny se samy o svou výživu postarat. Do nezabavitelné částky se nezapočtou osoby, v jejichž prospěch byla nařízena exekuce na výživné.

Nezaopatřenost se s výjimkou předložení rodného listu dítěte neprokazuje u dětí navštěvujících povinnou školní docházku nebo jde-li o děti předškolního věku. Po ukončení povinné školní docházky se prokazuje tato skutečnost dokladem o studiu střední školy (prezenční forma studia) a vysoké školy (forma studia nerozhoduje). Pro účely započtení dítěte do nezabavitelné částky není rozhodující věk dítěte. Dosažení věku 26 let je rozhodující pro účely daňové, nikoliv však pro účely exekučních srážek.

Vyživovací povinnost mezi rodiči a dětmi je stanovena občanským zákoníkem v ustanoveních § 910 a § 911. Z uvedených ustanovení vyplývá, že rodič je povinen poskytovat výživné dítěti, není-li schopno se samo živit.

V dotazovaném případu je nutné trvat na potvrzení o studiu vysoké školy. Je-li student starší 26 let, zaměstnavatel syna započte do nezabavitelné částky, pokud prohlásí (čestné prohlášení), že není schopen se sám živit.

Dočasná pracovní neschopnost a dovolená

Zaměstnankyně skončila pracovní poměr k 31. 3. 2019. Dne 20. 3. 2019 byla naposledy v práci, pak čerpala dovolenou. Dne 4. 4. 2019 jsme obdrželi doklad o vzniku DPN od 21. 3. 2019. Jak máme v daném případě postupovat? Zaplatíme jí náhradu mzdy jen do 31. 3. 2019 a zbytek dovolené proplatíme?

Zaměstnavatel je povinen poskytnout náhradu mzdy za dobu prvních 14 kalendářních dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti, pokud pracovní poměr trvá. Znamená to, že správně postupujete, pokud jste náhradu mzdy poskytli jen do 31. 3. 2019. Podle současné právní úpravy platí, že dovolená se přerušuje v době dočasné pracovní neschopnosti, pokud zaměstnanec netrvá na čerpání dovolené. Protože zaměstnankyně nestihla z důvodu pracovní neschopnosti vyčerpat zůstatek dovolené, je zaměstnavatel povinen vyplatit náhradu za nevyčerpanou dovolenou ke dni ukončení pracovního poměru.

Pokud bude DPN trvat déle než 14 kalendářních dnů, vznikne bývalé zaměstnankyni nárok na dávku v nemoci od 15. kalendářního dne trvání DPN a k tomuto účelu musí bývalý zaměstnavatel předat příslušné doklady okresní správě sociálního zabezpečení. V souladu s ustanovením § 109 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, může nově pojištěnec, u něhož zaměstnání skončilo, předkládat doklady o trvání a ukončení DPN přímo příslušné OSSZ nebo prostřednictvím bývalého zaměstnavatele, a nikoliv jako dříve výhradně prostřednictvím bývalého zaměstnavatele.

Práce ve svátek, náhradní volno nebo příplatek

1) Zaměstnanec odměňovaný měsíční mzdou ve svátek nepracuje. Postupujeme tak, že měsíční mzdu nekrátíme. Měl by být takovýto postup zakotven v kolektivní smlouvě, případně ve vnitřním předpisu zaměstnavatele?

Pokud se zaměstnavatel rozhodne, že v případě svátku, který připadne na obvyklý pracovní den zaměstnance, kdy zaměstnanec do práce nejde, bude poskytovat nekrácenou měsíční mzdu, je nezbytně nutné takovou skutečnost mít zakotvenou ve vnitřním předpisu. Pokud se jedná o organizaci, která uzavírá s odborovou organizací kolektivní smlouvu, je nutné v rámci mzdových podmínek v kolektivní smlouvě tento postup uvést.

Není-li totiž tento postup uveden ve vnitřním předpisu, respektive v kolektivní smlouvě, je zaměstnavatel povinen poskytovat za den svátku, který připadl na obvyklý pracovní den zaměstnance, náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku.

2) Zaměstnanec odměňovaný měsíční mzdou ve svátek pracuje. Za výkon práce ve svátek poskytneme náhradní volno, ale náhradní volno opět platíme jako běžnou odpracovanou dobu, nikoli průměrným výdělkem. Je tento postup také možný, nebo je chybný?

V situaci, kdy má zaměstnanec na den svátku plánovanou směnu a do práce jít musí, je zaměstnavatel povinen poskytnout mu ve stejném rozsahu náhradní volno za práci ve svátek. V době čerpání náhradního volna za den svátku musí zaměstnavatel poskytovat náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku.

Lze se však se zaměstnancem dohodnout, že namísto náhradního volna za práci ve svátek mu bude poskytnut příplatek za práci ve svátek alespoň ve výši průměrného hodinového výdělku.

3) Zaměstnanec odměňovaný měsíční mzdou neměl na den svátku plánovanou směnu, ale po dohodě se zaměstnavatelem do práce přišel. Jakým způsobem je nutné situaci vyřešit?

V daném případě se jedná o mimořádnou směnu (výkon práce mimo harmonogram směn), která je vždy prací přesčas. Za práci přesčas náleží zaměstnanci mzda a příplatek za práci přesčas alespoň ve výši 25 % průměrného výdělku. Lze se však se zaměstnancem dohodnout, že namísto příplatku za práci přesčas mu zaměstnavatel poskytne náhradní volno v rozsahu práce konané přesčas. Protože mimořádná směna připadla na den svátku, je nutné zaměstnanci poskytnout náhradní volno za výkon práce ve svátek a v době čerpání náhradního volna za svátek poskytnout náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku. Lze se však dohodnout, že namísto náhradního volna za práci ve svátek bude zaměstnanci poskytnut příplatek alespoň ve výši průměrného výdělku. Obvykle se takové případy řeší tak, že se za práci přesčas poskytne mzda s příplatkem alespoň ve výši 25 % průměrného výdělku a ještě příplatek za práci ve svátek alespoň ve výši 100 % průměrného výdělku (za předpokladu, že byla uzavřena dohoda o poskytnutí příplatku za svátek namísto náhradního volna za svátek).

Jedná-li se o mimořádnou směnu, při níž zaměstnanci vznikly mimořádné cestovní výdaje, je zaměstnavatel povinen poskytnout náhradu cestovních výdajů, tj. náhradu jízdních výdajů z místa bydliště do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a náhradu zvýšených stravovacích výdajů - stravné.