S odkazem na článek JUDr. Šubrta publikovaný v čísle 6 časopisu Práce a mzda nebudeme probírat zákonná pravidla týkající se přesčasů do detailu. Tento výklad níže bude zaměřen na postup v zúčtování v oblasti práce přesčas, a dále na vztah evidence práce přesčas a průměrného výdělku, které následně přímo souvisí se mzdovými náklady firmy a také s legislativními – kogentními podmínkami pro oblast průměrného výdělku dle § 351 a následujících zákona č. 262/2006 Sb., v platném znění (dále jen ZP).
Dle § 114 ZP zaměstnanci přísluší za práci přesčas:
- mzda za práci přesčas,
- příplatek za práci přesčas – nejméně ve výši 25 % průměrného výdělku (pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodl na čerpání náhradního volna místo příplatku).
Dosažená mzda za práci přesčas je mzda, na kterou má zaměstnanec nárok v daném měsíci s přihlédnutím k měsíčnímu tarifu nebo hodinové výši, pokud je sjednána hodinová mzda.
Zaměstnanec v měsíci červnu 2016 odpracoval 25 hodin přesčasů. Se zaměstnavatelem se dohodl na finančním vyrovnání – na poskytnutí příplatku 25 % průměrného výdělku. Zaměstnanec má stanovený fond pracovní doby vzhledem k plánu směn zaměstnance, tedy nerovnoměrné rozvržení 161 hodin. Jeho měsíční základní mzda je 15 000 Kč. PHV stanovený k 1. 7. 2016 je 115,85 Kč.
15 000 : 161 = 93,17 x 25 hodin přesčasů = 2 329,25 = 2 330
Za 25 hodin přesčasů zaměstnanci náleží v měsíci červnu 2 330 Kč.
Příplatek 25 % = 115,85 x 25 % x 25 hodin = 724 Kč
Zaměstnanci k jeho měsíční základní mzdě bude náležet ještě 724 Kč příplatek za práci přesčas.
Pokud budou přesčasové hodiny odpracovány například výlučně pouze o víkendu, bude zaměstnanci náležet ještě k příplatku za přesčas příplatek za SO+NE nejméně ve výši 10 % z průměrného výdělku. Pokud by některé hodiny byly odpracovány například ve svátek, bude zaměstnanci náležet ještě příplatek, a to nejméně ve výši 100 % průměrného výdělku k vyúčtování za práci ve svátek.
Co se týče přihlédnutí k práci přesčas v základní mzdě nebo celkové hrubé mzdě, měl by být samozřejmě vždy dohodnut rozsah této práce. U „řadového zaměstnance“ je maximální limit do 150 hodin přesčasů za kalendářní rok a u vedoucích zaměstnanců až do maximální možné výše, tj. v průměru za každý týden 8 hodin přesčasů, což obnáší 416 hodin za kalendářní rok.
Co je v praxi problém a na co chceme upozornit, je skutečnost, že i takto sjednaná práce přesčas musí mít svou evidenci, i když není zúčtovávána a poskytována za ní mzda a příplatek nebo náhradní volno namísto příplatku.
V praxi se v takových případech často tváříme, že se vůbec o práci přesčas nejedná, ale z tohoto úhlu pohledu je sám proti sobě především zaměstnavatel, který tuto evidenci nevede a nekontroluje. Nejen, že se vystavuje riziku sankce za nevedení evidence práce přesčas, ale tento postup je také zcela v rozporu se zjišťováním průměrného výdělku dle § 351 a následujících ZP. Neboť i práce přesčas je prací, která je započítávána do rozsahu odpracovaných hodin, jež jsou jednou ze dvou základen pro výpočet průměrného výdělku (§ 353 ZP).
V tomto případě zaměstnavatel svým nedbalým postupem velmi výrazně nabourává veškeré kogentní podmínky pro zjištění průměrného výdělku. Jeho výše je přitom zásadní pro zjištění mzdových nákladů na dovolenou a dalších zákonných náležitostí, které poskytuje ve vztahu k průměrnému výdělku – tj. například i při náhradě za překážky v práci z důvodu návštěvy u lékaře, ale také v oblasti odstupného aj.
Samozřejmě je na základě výše uvedených chybných postupů následně nesprávně vypočtena náhrada při dočasné pracovní neschopnosti. Vůči SSZ je vypočtena vyšší náhrada, a tudíž částka, která jde na náhradu od zaměstnavatele, a to dle legislativních podmínek bez odvodu daně a odvodu ZP i SP, je poskytnuta vyšší, než měla být, neboť je tato náhrada poskytována v čistém příjmu.
Dalším problémem je náhrada za ztrátu na výdělku při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání – zde se při chybném postupu také ocitneme ve vyšší úrovni, kterou zákon zcela zásadně kogentním ustanovením ohraničuje.
Nezohlednění práce přesčas má dopad i na rozpočet odměn poskytovaných za delší časové období než, je jedno čtvrtletí.
V prvním kalendářním čtvrtletí roku 2016 byla zaměstnanci vyplacena roční odměna 50 tisíc Kč. Zaměstnanec nečerpal žádnou dovolenou, nevznikly ani další jiné překážky v práci, které by krátily měsíční základní mzdu ve výši 32 tisíc Kč hrubého.
Fond pracovní doby v prvním čtvrtletí 2016 = 520 hodin.
Odpracované hodiny přesčas v prvním čtvrtletí 2016 = 32 hodin, které jsou zohledněny v základní mzdě zaměstnance. Důkladnou a správnou evidencí je odpracovaná doba včetně přesčasů u zaměstnance pro výpočet průměrného hodinového výdělku k 1. 4. 2016: 552 hodin.
Celkem hrubý příjem pro výpočet průměrného výdělku:
32 000 x 3 = 96 000
1/4 z ročních odměn = 12 500 Kč a s přihlédnutím k práci přesčas bude zohledněno 13 269 Kč
(12 500 : 520 x 552)
Celkem hrubý příjem = 109 269 Kč
109 269 : 552 = 197,95 Kč PHV
U tohoto výpočtu je také samozřejmě velmi dobře zřetelné, že pokud u zaměstnance nevzniknou v rozhodném období překážky v práci, je výpočet podílu roční odměny vyšší, než je 1/4 roční odměny. Nesmíme zapomenout, že poté celková částka při součtu všech čtyř částí roční odměny, která byla zohledněna do výpočtu průměrného výdělku, nesmí být vyšší, než je celková roční odměna.
Předpoklad, že další rozhodná období budou celá odpracována a budou k nim ještě dále připočítávány přesčasy, není pravděpodobný, neboť pokud bychom byli jen v režimu správného čerpání dovolené, pak k překážkám v práci dojít musí.
Výpočet bez přihlédnutí k práci přesčas, která není evidována správně (není k ní přihlíženo a je bráno jako dostačující, že je dohodnuto zohlednění do základní mzdy) – nesprávný postup.
96 000 + 12 500 = 108 500 : 520 = 208,65 Kč PHV – chybný výsledek
Navážeme na zadání příkladu č. 2 a předvedeme si rozdíl ve výsledku, použijeme-li správný, nebo špatný výsledek předchozích výpočtů.
Daný zaměstnanec bude čerpat 14 dnů dovolenou v průběhu měsíce dubna.
- Zúčtování mzdy s přihlédnutím k přesčasům ve výpočtu průměrného výdělku – správný postup
Duben 2016
Fond pracovní doby = 168 hodin, odpracovaná doba 88 hodin
Základní mzda: 16 762 Kč
Náhrada dovolená: 80 x 197,95 Kč = 15 836 Kč
Celkem hrubý příjem: 32 598 Kč - Zúčtování mzdy s nesprávnou evidencí přesčasů a dopad do náhrady za dovolenou:
Základní mzda: 16 762 Kč
Náhrada dovolená: 80 x 208,65 Kč = 16 692 Kč
Rozdíl:
16 692 – 15 836 = 856 Kč na náhradě za dovolenou
Rozdíl způsobený nesprávným postupem jsme výše vyčíslili na 856 Kč, ale to je samozřejmě náhrada za dovolenou bez odvodu SP a ZP za zaměstnavatele, a tedy celkový náklad firmy v tomto případě a dopad do nákladů způsobený tímto nesprávným postupem je:
856 x 1,34 = 1 148 Kč
Každému zaměstnavateli jde o náklady, a tudíž, jak je výše uvedeno, je dopad u jednoho zaměstnance poměrně zásadní, i když se nám to mnohdy nezdá na první pohled tak fatální.
Vyhodnocování přesčasové práce je vždy vztaženo na podmínky pracovní doby – rovnoměrné či nerovnoměrné rozvržení pracovní doby, specifické je konto pracovní doby, rovněž je nutné zohledňovat zkrácenou pracovní dobu.
V praxi se nemůžeme smířit s faktem, že například u zaměstnanců s kratší pracovní dobou je vyhodnocován přesčas až na základě celkového měsíčního odpracovaného počtu hodin. Úvazek je sjednáván týdenní, a tudíž musíme u zaměstnanců s kratší pracovní dobou přihlížet k týdenní odpracované době – nyní hovoříme o rovnoměrném rozvržení pracovní doby.
Bohužel v praxi známe jiný postup – vedoucí zaměstnanec, který zasílá nebo potvrzuje docházku zaměstnance v systému, správný postup ani nezná. Je nutné tyto vedoucí zaměstnance proškolit a obeznámit se zásadou, že není možné srovnávat odpracovanou dobu jako měsíční. Pokud se zaměstnanec svými odpracovanými hodinami dostane do limitu fondu pracovní doby zaměstnance s plným úvazkem, neznamená to ještě, že u zaměstnance s kratší pracovní dobou nevznikl přesčas. Je nutné zhodnotit každý týden zvlášť a posoudit, zda přesčas byl odpracován, nebo ne.
Mnohdy se toto vyhodnocování očekává od mzdových účetních, ale dle mého názoru tato oblast není odpovědnost mzdové účetní. Je také nutné postupovat dle toho, jak celkovou odpracovanou dobu zaměstnanců dostáváme do účetního SW. Zda ji importujeme, nebo zadáváme ručně nepřítomnosti zaměstnanců, což představuje odchylky od plánu, který máme běžně v SW nastaven. Mzdová účetní není často ani schopna vyhodnotit přesčasy z údajů, které má k dispozici, a záleží na postupu a procesu, kterým dokládáme docházky k zúčtování mzdy.
Jiná situace vzniká u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby, jak již bylo popsáno v článku publikovaném v č. 6 časopisu Práce a mzda – co je skrytým přesčasem.1)
V praxi velmi často narážíme na situace, že personalista i mzdová účetní mají velký problém posoudit správnost fondu pracovní doby u zaměstnanců s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby, jeho využití, a poté samozřejmě vyhodnotit, co vlastně je u takového zaměstnance přesčasem a co ještě není. U nerovnoměrného rozvržení pracovní doby zapomeňme na běžně dostupné plánovací kalendáře.
U nerovnoměrně rozvržené pracovní doby je pro zaměstnance fondem pracovní doby plánovaná pracovní doba dle rozvrhu směn ve vztahu k týdenní pracovní době! To je zásadní pravidlo.
Ve vztahu ke stanovenému vyrovnávacímu období musí být zaměstnanci na stanovenou týdenní pracovní dobu a režim práce vytvořen plán pracovní doby – směn, které jsou základem pro fond pracovní doby takového zaměstnance.
Není možné, aby v praxi vznikala otázka, co s hodinami, které zaměstnanec odpracoval nad fond pracovní doby dle plánovacího kalendáře (plusové hodiny), a co případně s hodinami, které nenaplní (mínusové hodiny) – což bývá bohužel ze strany zaměstnavatelů otázka častá. Že si zaměstnavatel vede mimo docházku evidenci těchto plusových a mínusových hodin, které má zohledňovat v dalším období, je zcela nepřijatelné.
Jak již bylo na počátku tohoto článku uvedeno v příkladu a dále doplněno výkladem – u zaměstnance s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby je fondem pracovní doby plán směn. Na základě těchto pravidel se dostáváme do zcela jiného režimu fondů pracovní doby, než je uváděno v plánovacích kalendářích. Rovněž může na základě rozvrhu směn a typu pracovních směn v rámci organizace vzniknout několik skupin zaměstnanců, kteří budou mít rozdílný měsíční fond pracovní doby podle toho, do které směny – do jakého typu směny jsou zařazeni (tzn. kolikrát je směna v měsíci opakována). Na to vše musí být kladen velký důraz a z těchto pravidel se musí odvíjet také zúčtování mezd zaměstnanců, které teprve pak mohou být správně.
U nerovnoměrného rozvržení pracovní doby tedy v zásadě můžeme u zaměstnavatele docílit v zúčtování několika měsíčních fondů pracovní doby.
Zaměstnanec Novák je zařazen do typu směny A – základní mzda 18 000 Kč měsíčně (PHV – 112,50)
Fond pracovní doby – Novák – 161 hodin, odpracovaná doba 138 hodin
Zaměstnanec Dvořák je zařazen do typu směny B – základní mzda 18 000 Kč měsíčně (PHV – 112,50)
Fond pracovní doby – Dvořák – 172,5 hodin – odpracovaná doba – 149,5 hodin
Mají stejně dlouhou směnu v rozvržení pracovní doby – oba v daném měsíci čerpali dva dny dovolené – mají oba rozvrženou 11,5hodinovou směnu.
Zúčtujeme měsíc duben 2016:
Novák:
18 000 : 161 x 138 = 15 429 Kč
Dvořák:
18 000 : 172,5 x 149,5 = 15 600 Kč
Z výše uvedeného příkladu již je zřejmé, že zaměstnanci vlivem rozdílných směnných provozů mají také jiný hrubý příjem z alikvotní části základní mzdy a případně by tomu bylo i u dalších částí tarifních měsíčních příjmů, které jsou přiznány měsíční sazbou a jsou kráceny alikvotně k vzniklým překážkám v práci u zaměstnance.
Nesprávné postupy v oblasti přesčasů a jejich evidence i u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby způsobují dopady do průměrného výdělku, a tudíž případně i dopady do nákladů firmy.
Závěr
Oblast práce přesčas je všeobecně komplikovanější, ale není zase zásadně složitá, pokud jsou v organizacích nastavena pravidla a procesy na její řešení a posuzování. Dnes je možné k těmto účelům používat i různé SW nástroje, a to od plánování až po vyhodnocování.
Evidence přesčasové práce je zároveň prokazováním správnosti vedení evidence docházky a také náznak správného postupu v plánování pracovní doby a jejího vyhodnocování.
Jak již bylo popsáno v předchozím článku1), bohužel největším základním nedostatkem je v praxi nestanovení pracovní doby zaměstnancům podle režimu práce a nezajištění splnění podmínek pro rozvržení pracovní doby, ačkoliv k tomu má zaměstnavatel povinnost. Neplnění těchto povinností může mít v oblasti přesčasů za následek pokutu od orgánu inspekce práce až do 2 milionů Kč.
Nedodržování podmínek stanovení pracovní doby dle režimu práce a nezajištění rozvržení pracovní doby má přímý dopad na zúčtování mzdy zaměstnance a správnost souvisejícího výpočtu průměrného výdělku, jak jsme v příkladu výše upozornili.
Právní předpisy citované v článku
(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)