Nutnost vyúčtovat cestovní příkaz v rámci pobytu Erasmus

Plné znění otázky

Jsme církevní střední a základní škola, zřizovatelem není kraj či obec, ale biskupství. Na základě uzavřených smluv s Domem zahraniční spolupráce (dále jen „DZS“) organizujeme mobility zaměstnanců v rámci programu Erasmus a od DZS na to získáváme finanční prostředky. Zaměstnanci tedy vyjíždí na zahraniční pobyty a DZS stanovuje, jakou finanční dotaci na ten který konkrétní pobyt do té které země poskytne. Finanční dotace zahrnuje mimo jiné stanovené paušální náklady na cestu tam a zpět (tzv. cestovní náklady) a paušální náklady na pobyt (tzv. pobytové náklady). Tyto částky jsou vždy předem před cestou v celkové částce zaslány v eurech zaměstnanci na jeho osobní účet, na základě účastnické smlouvy, případně z části zaměstnavatel např. zaplatí letenky a zbytek dotace zaměstnanci odešle. Zaměstnanec je povinen vyplnit si před cestou cestovní příkaz, nechat si jej schválit a následně po návratu jej nijak nevyplňuje, nedělá vyúčtování pro zaměstnavatele (v rámci DZS online vyúčtuje cestu), nedokládá žádné doklady, pouze se na cestovní příkaz napíše „Kompletně hrazeno z Erasmu“. Koordinátor těchto pobytů říká, že pro zúčtování dotace s DZS není cestovní příkaz potřeba, že zaměstnanci musí mít pouze doklady od výdajů, které měly s pobytem, a jestliže by výdaje byly nižší, než byla dotace poskytnutá zaměstnanci, že jsou povinni (sami mimo zaměstnavatele) rozdíl dodanit. Finanční účetní při zaúčtování částku, která byla zaměstnanci zaslána na jeho účet, účtuje jako cestovní výdaj (512). Není chybou, že cestovní příkaz není vyúčtován, aby bylo jasné, kolik Kč jsou celkově náhrady za pracovní cestu, které jsou osvobozeny od daně z příjmu, a celkově jako o cestovném o tom také účtovat (poskytnuté finanční prostředky předem by byly považovány za zálohu na pracovní cestu). Myslíme si, že vypořádání se s poskytnutou dotací a následně s poskytnutými peněžními prostředky zaměstnanci by se nemělo řídit jen podmínkami stanovenými ve smlouvě s DZS, ale současně, souběžně také účetními a daňovými předpisy. A můžeme ve směrnici o pracovních cestách stanovit rozdílné podmínky pro (případné) vyúčtování pracovních cest v rámci Erasmu oproti ostatním pracovním cestám, např. přiznat kapesné. 

Odpověď

Související dokumenty

Související pracovní situace

Doba strávená na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů
Výpočet mzdy
Trest vyhoštění cizince
Určení daňové rezidence
Zrušení povolení k pobytu cizince
Povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, modrá karta
Výplata splatné mzdy (platu) při skončení pracovního poměru
Zaručená mzda
Určení daňové rezidence dle zákona o daních z příjmů – rezident
Určení daňové rezidence dle zákona o daních z příjmů – nerezident
Dovolená za kalendářní rok
Poměrná část dovolené
Dovolená za odpracované dny
Výměra dovolené
Výkon práce pro účely dovolené
Dovolená při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby
Dovolená při změně rozvržení pracovní doby
Čerpání dovolené
Rozvrh čerpání dovolené
Určení doby čerpání dovolené zaměstnavatelem

Související články

Zahraniční pracovní cesty
Přehled důležitých čísel a údajů k 1. 1. 2018, 2. část
Cestovní náhrady poskytované zaměstnavatelem
Vysílání zaměstnanců za účelem poskytování služeb v rámci EU
Cestovní náhrady v roce 2022
Pracovní cesty v agenturním zaměstnávání
Cestovní náhrady po novele zákoníku práce
Přehled důležitých čísel a údajů k 1. 1. 2019, 2. část
Změna výše sazeb cestovních náhrad účinná od 1. ledna 2017
Vymezení pojmu pracovní cesta pro účely cestovních náhrad
Přerušení pracovní cesty
Posouzení pracovní doby na pracovní cestě
Cestovní náhrady v roce 2021
Některé souvislosti a chyby při poskytování náhrady jízdních výdajů
Přerušení pracovní cesty a jeho vliv na poskytování cestovních náhrad
Problémy mzdové účetní v otázkách a odpovědích
Cestovní náhrady 2023
Cestovní náhrady při použití jiného než služebního vozidla
Cestovní náhrady 2024
Cestovní náhrady v souvislosti s místem výkonu práce a pravidelným pracovištěm

Související otázky a odpovědi

Doplňující otázka k dotazu ID č. 16287 - Spolek - účetnictví
Doplňující otázka k dotazu ID č. 13634 - Daňové zvýhodnění
Doplňující otázka k dotazu ID č. 10361
Parkovné a cestovní příkaz
Zaměstnávání občanů EU s místem výkonu práce v Rusku
Cestovní náhrady a nákup PHM u zaměstnanců ze Slovenska
Pracovní cesta o víkendu u zaměstnance na DPP
Cestovní náhrady dle § 152 písm. c) zákoníku práce
Služební vůz - pracovní pohotovost
Přesčas při pracovní cestě
Cestovní náhrady, přesčas, spotřeba paliva
Příspěvek na stravování – osvobození příspěvku od daně
Výpočet jízdních výdajů při pracovních cestách – určení spotřeby pohonných hmot
Cestovní náhrady a odpočet DPH
Práce přesčas ve státní svátek
Stravné při přestupu na letišti
Ubytování zaměstnanců na pracovní cestě
Nárok na stravenkový paušál při pracovní cestě
Odškodnění zaměstnanců po zaviněné dopravní nehodě
Započítání pracovní doby na pracovní cestě
Cestovní náhrady - dovoz na letiště
Společník vykonávající funkci jednatele bezplatně a cestovné

Související předpisy

§ 188 zákona 262/2006 Sb., zákoník práce