Ubytování zaměstnanců na pracovní cestě

Plné znění otázky

Zaměstnavatel vyšle na pracovní cestu několik zaměstnanců mimo pravidelné pracoviště a bude jim hradit ubytování v penzionu. Protože se ale jedná o dlouhodobou záležitost, zajistí penzion v některých případech na celý měsíc s tím, že tam budou ubytovaní zaměstnanci podle potřeby (zaměstnanci se budou střídat a na víkendy jezdit domů). Je možné, aby penzion vystavil fakturu nebo pokladní doklad na celý měsíc bez jmenovitého seznamu ubytovaných zaměstnanců (v tomto případě si myslím, že zaměstnavatel nemůže prokázat, o jaké ubytování se jednalo, zda např. o pracovní cestu, přechodné ubytování apod.)? Pokud ubytovatel vystaví fakturu (pokladní doklad) se jmény zaměstnanců, jak má firma postupovat, když tam zaměstnanec např. o víkendu fyzicky ubytovaný není a nepracuje? Jedná se nám především o prokázání správnosti účtování z daňového hlediska jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Pro vysvětlení ještě uvádím, že jsme velká společnost se zaměstnanci po celé republice a je obtížné zjistit, o jaké ubytování se jednalo a správně ho zaúčtovat, přijde-li nám faktura pouze s textem „ubytování zaměstnanců“.