Jak zabezpečit odvod pojistného správné zdravotní pojišťovně

Toto právo má například i zahraniční zaměstnanec českého zaměstnavatele, podléhající české právní úpravě veřejného zdravotního pojištění právě z titulu zaměstnání. Za osoby s omezenou svéprávností provádí změnu zdravotní pojišťovny jejich zákonný zástupce, opatrovník nebo poručník.

Do 31. srpna 2015 měl pojištěnec právo změnit zdravotní pojišťovnu standardním způsobem jednou za 12 měsíců, a to vždy jen k 1. 1. kalendářního roku. Od 1. 9. 2015 platí, že zdravotní pojišťovnu lze změnit jednou za 12 měsíců, a to vždy jen k 1. dni kalendářního pololetí. Přihlášku opatřenou podpisem je pojištěnec, jeho zákonný zástupce, opatrovník nebo poručník povinen podat vybrané zdravotní pojišťovně v průběhu kalendářního pololetí bezprostředně předcházejícího tomu, ve kterém má ke změně zdravotní pojišťovny dojít, nejpozději 3 měsíce před požadovaným dnem změny. To znamená, že přihláška se podává od 1. 1. do 31. 3., aby byl pojištěnec přehlášen k 1. 7. téhož roku, nebo od 1. 7. do 30. 9., aby byl přehlášen k 1. 1. roku následujícího. Ve druhém a ve čtvrtém čtvrtletí kalendářního roku přihlášku k jiné zdravotní pojišťovně podat nelze. Přihlášku ke změně zdravotní pojišťovny lze podat pouze jednu v kalendářním roce; k případným dalším přihláškám se již nepřihlíží, a to ani tehdy, jsou-li podány ve stanovené lhůtě.

Nadále zůstávají výjimky

Oproti obecně platné úpravě je pojištěnec oprávněn změnit zdravotní pojišťovnu i ve lhůtě kratší. Zákon taxativním výčtem vyjmenovává situace, kdy lze změnit zdravotní pojišťovnu k jinému datu než pouze k 1. 1. nebo k 1. 7., a to tehdy, pokud:

1. zdravotní pojišťovna, u které je osoba pojištěna, vstoupila do likvidace,
2. byla nad zdravotní pojišťovnou, u které je osoba pojištěna, zavedena nucená správa, nebo
3. došlo ke sloučení zdravotních pojišťoven, které se týká i zdravotní pojišťovny, u které je osoba pojištěna,

a to vždy k prvnímu dni 3 kalendářních měsíců následujících po měsíci, ve kterém došlo k události vyjmenované v písmenech a) až c).

Kdy nelze práva na výběr zdravotní pojišťovny použít

Svobodná volba zdravotní pojišťovny je omezena pouze ve dvou případech. Narozené dítě je pojištěncem té zdravotní pojišťovny, u které je v den narození pojištěna jeho matka. Není-li matka dítěte zdravotně pojištěna podle tohoto zákona, oznámí zákonný zástupce, opatrovník nebo poručník dítěte jeho narození zdravotní pojišťovně, u které je pojištěn otec dítěte v den jeho narození. To znamená, že v případech, kdy je pojištěncem pouze otec dítěte a nikoliv matka, se určí příslušnost zdravotní pojišťovny podle otce.

Vojáci v činné službě s výjimkou vojáků v záloze povolaných k vojenskému cvičení nebo službě v operačním nasazení a žáci vojenských škol, kteří se připravují na službu vojáka z povolání a nejsou vojáky v činné službě, jsou pojištěni u Vojenské zdravotní pojišťovny.

Povinnosti pojištěnce - zaměstnance

Při nástupu do pracovního poměru (zaměstnání) má zaměstnanec povinnost sdělit zaměstnavateli zdravotní pojišťovnu, u které je pojištěn. Stejnou povinnost má i tehdy, stane-li se pojištěncem jiné zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání. Tuto povinnost splní do 8 dnů ode dne změny zdravotní pojišťovny. Přijetí sdělení je zaměstnavatel povinen pojištěnci (zaměstnanci) písemně potvrdit. Zaměstnavatel má právo požadovat na zaměstnanci nebo bývalém zaměstnanci úhradu penále, které zaplatil v souvislosti s neoznámením nebo opožděným oznámením změny zdravotní pojišťovny pojištěncem (zaměstnancem) - kupříkladu v situaci, kdy podá žádost o prominutí vyměřeného penále a této žádosti není vyhověno, nebo je jí vyhověno pouze částečně.

Platby "nové" zdravotní pojišťovně

Podání informace o změně zdravotní pojišťovny má pro zaměstnavatele (i zaměstnance) klíčový význam, neboť zaměstnavatel musí následně přesměrovat platby pojistného zdravotní pojišťovně, ke které zaměstnanec k příslušnému datu přestoupil. Pokud zaměstnanec tuto svoji zákonnou povinnost nesplní, vzniká zaměstnavateli - hromadnému plátci - u zaměstnancovy bývalé zdravotní pojišťovny přeplatek na pojistném. Naopak zdravotní pojišťovna, které platby řádně náležejí, bude po zaměstnavateli (neboť ten je v takovém případě partnerem zdravotní pojišťovny z hlediska placení pojistného) uplatňovat dlužné pojistné včetně penále. V této souvislosti nesmí zaměstnavatel opomenout přihlásit (odhlásit) zaměstnance u dotčených zdravotních pojišťoven prostřednictvím kódů "P" ("O") a podat oběma zdravotním pojišťovnám za příslušné měsíce opravné Přehledy.

Doporučené vzory písemností

Důležitou povinností zaměstnavatele je zajistit odvod pojistného ve prospěch těch zdravotních pojišťoven, u kterých jsou pojištěni jeho zaměstnanci. I když to právní úprava zdravotního pojištění výslovně neukládá, doporučuji zaměstnavateli nechat si od zaměstnance vystavit sdělení o příslušnosti (změně příslušnosti) ke zdravotní pojišťovně například dle níže uvedených vzorů.

Sdělení příslušnosti ke zdravotní pojišťovně při nástupu zaměstnance do zaměstnání

Pro účel placení pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem sděluji, že jsem pojištěn(a) u ...................... Případnou změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání oznámím zaměstnavateli nejpozději do 8 dnů ode dne této změny. Jsem si vědom(a) důsledků případného porušení mých zákonných povinností ve zdravotním pojištění, především pak vzniku dlužného pojistného a penále v případě odvodu pojistného nesprávné zdravotní pojišťovně.

V ........ dne ..........

Jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození

Oznámení změny zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání

Sděluji, že jsem od data .................... pojištěn(a) u ..................

V ........ dne ..........

Jméno, příjmení, adresa trvalého bydliště, datum narození

Jednou z povinností zaměstnavatele dle § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb. je písemně potvrdit pojištěnci (zaměstnanci) přijetí výše uvedených oznámení, učiněných zaměstnancem. V této souvislosti lze využít níže uvedené doporučené vzory textů potvrzení zaměstnavatele o přijetí oznámení pojištěnce jako zaměstnance ve věci pojištění u zdravotní pojišťovny, především v případě příslušnosti ke zdravotní pojišťovně při nástupu do zaměstnání:

Potvrzujeme přijetí sdělení zaměstnance (zaměstnankyně) pana (paní) .......... ............, že je ke dni nástupu do zaměstnání pojištěn(a) u ...............

V ................... dne ...............

Jméno a příjmení odpovědného pracovníka zaměstnavatele, funkční zařazení, razítko, podpis

Dalším vzorem pak může být doporučený text pro případ změny zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání:

Potvrzujeme přijetí sdělení zaměstnance (zaměstnankyně) pana (paní) .......... ..........., že je ode dne ..................... pojištěn(a) u ...............

V ................... dne ...............

Jméno a příjmení odpovědného pracovníka zaměstnavatele, funkční zařazení, razítko, podpis

Komunikace se zaměstnanci i se zdravotními pojišťovnami

Již jsem uvedl, že neoznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem způsobuje vznik přeplatku u jedné zdravotní pojišťovny (u té, které platby pojistného již nenáležejí) a současně vznik nedoplatku na pojistném u té zdravotní pojišťovny, které úhrady správně patří. Aby zaměstnavatel předešel tomuto problému, doporučuji dotazovat se průběžně vhodnou formou zaměstnanců, například při podepisování ročního zúčtování, zda nezměnili zdravotní pojišťovnu k datu 1. 1. nebo k 1. 7. (případně i k jinému datu - viz výjimky výše uvedené).

Jiným vhodným řešením může být spolupráce se zdravotními pojišťovnami, kdy si může zaměstnavatel po dohodě nechat zaslat seznam zaměstnanců evidovaných k určitému datu u příslušné zdravotní pojišťovny, který si následně porovná se svojí evidencí. Touto cestou se dají snadno identifikovat případné nesrovnalosti. Setkal jsem se totiž v praxi s případem, kdy se na změnu zdravotní pojišťovny přišlo po více než šesti letech.

Při řešení přeplatku na pojistném nelze postupovat formou vzájemného vypořádání plateb mezi zdravotními pojišťovnami, neboť přeplatek na pojistném se vrací plátci pojistného nebo jeho právnímu nástupci za předpokladu, že tento nemá vůči zdravotní pojišťovně žádný jiný splatný závazek. Řešením vzniklé situace může být i započtení přeplatku s následnou platbou (platbami) pojistného, nejlépe po dohodě se zdravotní pojišťovnou. Pojistné platí zaměstnavatel na účet té zdravotní pojišťovny, u které je pojištěnec (zaměstnanec) pojištěn v měsíci, do kterého je příjem zúčtován.

První zaměstnanec u zdravotní pojišťovny

Může nastat situace, kdy zaměstnavatel přijme (do pracovněprávního vztahu zakládajícího účast na zdravotním pojištění) zaměstnance pojištěného u zdravotní pojišťovny, jejíž pojištěnce dosud nezaměstnával, přičemž do stejné situace se může dostat i v případě oznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem. Aby mohl zaměstnavatel řádně plnit za takového zaměstnance všechny své zákonné povinnosti, musí se nejprve přihlásit do registru zaměstnavatelů - plátců pojistného - u dané zdravotní pojišťovny vyplněním formuláře "Přihláška a evidenční list zaměstnavatele" a následně pak přihlásit zaměstnance, za které bude platit pojistné. K přihlašování a odhlašování zaměstnanců slouží formulář "Hromadné oznámení zaměstnavatele" včetně Poučení, ve kterém je popsán účel jednotlivých kódů.

Příjem zúčtovaný po skončení zaměstnání

Obzvláště obezřetný by měl být zaměstnavatel v situaci, kdy například do července zúčtuje zaměstnanci plnění (odměnu) po skončení jeho pracovního poměru. Pokud by totiž tento bývalý zaměstnanec změnil zdravotní pojišťovnu k 1. 7., muselo by být pojistné odvedeno již ve prospěch té zdravotní pojišťovny, ke které zaměstnanec přestoupil. V takových případech doporučuji si vhodnou formou situaci u zdravotní pojišťovny ověřit. K obdobné situaci může dojít třeba i při platbě z titulu konkurenční doložky.

Při sjednání konkurenční doložky platí pro zaměstnavatele tyto podmínky:

• toto plnění má povahu příjmu zúčtovaného zaměstnavatelem zaměstnanci po skončení zaměstnání podle § 3 odst. 3 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů, proto se pojistné na zdravotní pojištění odvádí,
• protože se jedná o bývalého zaměstnance (tedy o osobu, která již není zaměstnancem zaměstnavatele), nezapočítává se do celkového počtu zaměstnanců na měsíčně předkládaném Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele, nicméně částky vyměřovacího základu a pojistného na Přehled patří,
• na základě této skutečnosti nemá osoba v příslušném měsíci řešen svůj pojistný vztah, což znamená, že musí být v daném kalendářním měsíci evidována u zdravotní pojišťovny (třeba i jen jeden den tohoto měsíce) buď jako zaměstnanec, nebo OSVČ - s respektováním podmínek konkurenční doložky, nebo jako osoba, za kterou je plátcem pojistného stát. Není-li využita některá z těchto možností, stává se příjemce plnění z titulu konkurenční doložky na příslušný kalendářní měsíc osobou bez zdanitelných příjmů s povinností zaplatit pojistné v částce 1 647 Kč (od 1. 1. 2018).

Neoprávněné použití průkazu pojištěnce

Občas se stane, že se pojištěnec při čerpání hrazených služeb vykazuje průkazem pojištěnce té zdravotní pojišťovny, jejímž pojištěncem v tu dobu již nebyl. Tímto porušil ustanovení § 12 písm. j) bod 2 zákona č. 48/1997 Sb., neboť při změně zdravotní pojišťovny měl vrátit průkaz pojištěnce do osmi dnů té zdravotní pojišťovně, od které odešel, což je také pod pokutou až 500 Kč. Zdravotní pojišťovna může dále uložit pokutu až do výše 5 000 Kč pojištěnci, který se při poskytování hrazených služeb prokázal jejím průkazem pojištěnce, přestože v té době jejím pojištěncem nebyl. Pokutu lze uložit do jednoho roku ode dne, kdy příslušná zdravotní pojišťovna zjistila porušení nebo nesplnění povinnosti, nejdéle však do tří let ode dne, kdy k porušení nebo nesplnění povinnosti došlo.