Zdravotní pojištění - neplacené volno zaměstnance a postupy zaměstnavatele ve specifických situacích

V případě neplaceného volna platí, že na poskytnutí takového volna se musí zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, neplacené volno nesmí zaměstnavatel zaměstnanci určit. O poskytnutí neplaceného volna a jeho rozsahu se vždy doporučuje sepsání písemné dohody.

Neplacené volno v souvislostech zdravotního pojištění

Neplacené volno, resp. jeho rozsah, nemá v podstatě vliv na stanovení vyměřovacího základu zaměstnance, ale rozhodujícím parametrem je minimální vyměřovací základ, případně jeho poměrná část, pokud musí být minimum u zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) dodrženo. V této souvislosti platí následující podmínky:

1. pokud se na zaměstnance (a návazně tak i na zaměstnavatele) vztahuje ustanovení o povinnosti odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, musí činit v roce 2021 tento vyměřovací základ při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc nejméně 15 200 Kč,
2. pokud se snižuje minimální vyměřovací základ na poměrnou část v důsledku existence některého z důvodů uvedených v § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů (například tehdy, když zaměstnání netrvá celý kalendářní měsíc), musí být odvedeno pojistné alespoň z této poměrné části minima – blíže viz v závěru,
3. jestliže zaměstnanec splňuje podmínky pro to, aby zaměstnavatel naopak nemusel dodržet ve zdravotním pojištění minimální vyměřovací základ dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. (například u osoby, za kterou současně platí pojistné stát), je vyměřovacím základem vždy skutečně dosažený příjem bez ohledu na další okolnosti, jako je třeba délka zaměstnání v rámci kalendářního měsíce, období případné nemoci či neplaceného volna, souběžné jiné zaměstnání nebo samostatná výdělečná činnost apod. Nemá-li takový zaměstnanec žádný příjem, je jeho vyměřovací základ nulový.

Nedosáhne-li příjem (vyměřovací základ) zaměstnance v situacích uvedených pod písmeny a) a b) povinného minima, provádí zaměstnavatel za daný kalendářní měsíc příslušný dopočet a doplatek pojistného.

Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci neplacené volno po celý kalendářní měsíc, postupuje se následovně:

• jestliže musí být při odvodu pojistného dodržen minimální vyměřovací základ, odvede zaměstnavatel pojistné z vyměřovacího základu 15 200 Kč ve výši 2 052 Kč,
• celou částku 2 052 Kč uhradí zaměstnanec prostřednictvím zaměstnavatele dle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.

V tomto případě je příjem zaměstnance nulový, a jelikož musí být minimum dodrženo, odvede se minimální pojistné. Částku 2 052 Kč uhradí zaměstnanec zaměstnavateli po dohodě buď v hotovosti do pokladny, anebo bezhotovostně převodem na účet a zaměstnavatel návazně toto pojistné poukáže v rámci hromadné platby pojistného za všechny zaměstnance za příslušný kalendářní měsíc.

Proberme si nyní postup zaměstnavatele v některých situacích, kdy poskytne zaměstnanci neplacené volno.

Výkon práce pro jiného zaměstnavatele

Zaměstnanec se může se svým (stálým) zaměstnavatelem dohodnout na poskytnutí neplaceného volna například na určitou dobu, po kterou bude v České republice vykonávat práci pro jiného (přechodného) zaměstnavatele. S tímto přechodným zaměstnavatelem uzavře pracovněprávní vztah a svému stálému zaměstnavateli doloží, že tento jeho přechodný zaměstnavatel za něj odvádí pojistné na zdravotní pojištění vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu stanoveného pro zaměstnance.

V návaznosti na ustanovení § 3 odst. 4 a odst. 6 a § 13 zákona č. 592/1992 Sb. musí být dodržen minimální vyměřovací základ na straně jedné, na straně druhé však současně platí, že v případě souběžných zaměstnání se pojistné odvádí ze všech příjmů zakládajících povinnost placení pojistného. Na základě těchto skutečností neplatí stálý zaměstnavatel po dobu poskytnutého neplaceného volna za zaměstnance pojistné, což pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny doloží výše zmíněným potvrzením od přechodného zaměstnavatele. Tento přechodný zaměstnavatel plní za tohoto svého zaměstnance všechny povinnosti ve zdravotním pojištění, zejména pak řádně platí pojistné z dosaženého příjmu a oznamuje nástup zaměstnance do zaměstnání a ukončení zaměstnání.

Uvolnění zaměstnance pro výkon veřejné funkce

V tomto případě bude ze strany zaměstnavatele uplatněn postup, podle kterého nedojde k rozvázání pracovního poměru, nýbrž zaměstnanci bude v souvislosti s touto novou skutečností poskytnuto neplacené volno. Z titulu takto poskytovaného neplaceného volna nemusí zaměstnavatel dodržet povinné minimum, pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny však musí mít ve své evidenci doloženo, že příslušný úřad za něj odvádí pojistné vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu. I v případě vykazovaného neplaceného volna bude osoba započítávána do počtu zaměstnanců na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele – s nulovým vyměřovacím základem. Pojištěnec tak bude mít v informačním systému zdravotní pojišťovny evidována dvě zaměstnání.

Výkon práce v režimu koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009

Prostřednictvím principu pojištění ve státě výkonu výdělečné činnosti (anebo také principu jednoho pojištění) je určována příslušnost k právním předpisům sociálního zabezpečení. Osoba zaměstnaná (nebo samostatně výdělečně činná) podléhá v duchu těchto koordinačních nařízení právním předpisům státu, na jehož území vykonává výdělečnou činnost, bez ohledu na místo jejího bydliště (pravidlo lex loci laboris).

Základním kritériem pro určení příslušnosti je výkon výdělečné činnosti. Tyto osoby tak podléhají všem systémům sociálního zabezpečení tohoto státu a nemohou si vybrat, že například zdravotně a nemocensky chtějí být pojištěny v jedné zemi a důchodově v jiné zemi. Obdobně si příslušnost k pojištění nemohou vybrat ani nezaopatření rodinní příslušníci takové osoby, kteří jsou povinně účastni všech systémů sociálního zabezpečení v zemi pojištění živitele.

Pokud se zaměstnanec s bydlištěm v České republice rozhodne pracovat v některém ze států Evropské unie, případně v Norsku, na Islandu, v Lichtenštejnsku, ve Švýcarsku nebo ve Velké Británii a v Severním Irsku, postupuje se podle výše uvedených koordinačních nařízení Evropské unie. Zaměstnavatel, který mu po dohodě poskytne za tímto účelem neplacené volno, odhlásí z důvodu zániku pojištění tuto osobu jako zaměstnance u zdravotní pojišťovny, třebaže pracovněprávní vztah nadále trvá. Z titulu poskytnutého neplaceného volna se pojistné neplatí.

Na rozdíl od uplatnění institutu dlouhodobého pobytu v cizině (viz další bod) může takové vynětí z českého systému veřejného zdravotního pojištění trvat i kratší dobu než šest měsíců.

Neplacené volno zaměstnance a dlouhodobý pobyt v zahraničí

Může nastat situace, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodne na poskytnutí déletrvajícího neplaceného volna a u zdravotní pojišťovny se odhlásí z důvodu dlouhodobého pobytu v zahraničí. Pracovní poměr nadále trvá.

Pokud si zaměstnanec vyřídí u zdravotní pojišťovny tzv. dlouhodobý pobyt v cizině podle § 8 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, musí tento pobyt nepřetržitě trvat déle než šest měsíců. Zaměstnaná osoba vyplní před odjezdem u zdravotní pojišťovny formulář Prohlášení o dlouhodobém pobytu pojištěnce v cizině, čímž je vyňata ze zdravotního pojištění v České republice a současně je povinna odevzdat před odjezdem průkaz pojištěnce české zdravotní pojišťovny. Za osobu dlouhodobě pobývající v cizině nikdo pojistné v ČR neplatí a zaměstnavatel ji jako zaměstnance odhlašuje z toho důvodu, že není účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění. Současně však platí, že tato osoba nemá po uvedenou dobu nárok na poskytování hrazených služeb.

Jak v případě aplikace institutu dlouhodobého pobytu pojištěnce v cizině, tak při výkonu výdělečné činnosti v rámci „evropského" prostoru podle koordinačních nařízení EU č. 883/2004 a 987/2009 (viz předcházející bod) platí pro českého zaměstnavatele při poskytnutí neplaceného volna zaměstnanci například následující:

• kdyby byla zaměstnanci zúčtována odměna do kalendářního měsíce, ve kterém je odhlášen, pojistné by se neodvádělo proto, že osoba není účastna českého systému veřejného zdravotního pojištění;
• na dobu, kdy je zaměstnanec odhlášen z českého systému, jej taktéž zaměstnavatel odhlašuje jako zaměstnance kódem „O" a po návratu pak přihlašuje kódem „P".

Zaměstnavatel v obou případech takto postupuje za podmínky, že pracovněprávní vztah trvá.

Pokud trvá pracovněprávní vztah, neoznamuje zaměstnavatel zdravotní pojišťovně nepřítomnost zaměstnance v práci z titulu neplaceného volna. Specifikum představují v této souvislosti právě situace, kdy je zaměstnanec vyňat z českého systému veřejného zdravotního pojištění, nejčastěji z důvodu výkonu výdělečné činnosti podle koordinačních nařízení EU nebo z důvodu dlouhodobého pobytu v zahraničí, jak je výše popsáno. V těchto případech nebude osoba ani započítávána do celkového počtu zaměstnanců, uváděného na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele, neboť po dobu vynětí není (po celý příslušný kalendářní měsíc) účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění.

Neplacené volno a „státní kategorie"

Osoby, za které je ve zdravotním pojištění plátcem pojistného stát, jsou vyjmenovány v ustanovení § 7 odst. 1 zákona č. 48/1997 Sb. Mezi tyto osoby řadíme například poživatele důchodů, studenty, ženy na mateřské a osoby na rodičovské dovolené a další.

Je-li poskytnuto neplacené volno zaměstnané osobě, za kterou po celý kalendářní měsíc platí pojistné stát, pak zaměstnavatel (bez ohledu na počet kalendářních dnů trvání neplaceného volna) vždy odvádí pojistné ze skutečné výše příjmu zaměstnance, nebo může být vyměřovací základ zaměstnance nulový. Tento postup vychází z ustanovení § 3 odst. 8 písm. e) zákona č. 592/1992 Sb. Není přitom důležité, zda zaměstnání trvalo celý kalendářní měsíc nebo jen jeho část.

Péče o dítě a navazující neplacené volno

U ženy na rodičovské dovolené trvá pracovněprávní vztah. Ukončením rodičovské dovolené a dovršením tří let věku dítěte měla v úmyslu nastoupit do zaměstnání, nicméně zaměstnavatel pro ni momentálně nemá pracovní uplatnění. Mezi oběma stranami došlo k dohodě, kdy ženě bylo poskytnuto neplacené volno s tím, že od určitého data žena do zaměstnání opět nastoupí.

Vzhledem k tomu, že byla ukončena rodičovská dovolená, oznámí zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně kódem „U". Pro další postup se nabízí varianta, podle které může být žena zařazena u své zdravotní pojišťovny jako osoba celodenně osobně a řádně pečující o jedno dítě do sedmi let věku. Splňuje-li tato žena podmínky uvedené v ustanovení § 3 odst. 8 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb., vystaví svému zaměstnavateli v tomto duchu čestné prohlášení. Za této situace zaměstnavatel neřeší odvod pojistného ve vazbě na minimální vyměřovací základ, zkrátka žádné pojistné se neplatí. Čestné prohlášení zaměstnankyně si zaměstnavatel pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny založí ve své mzdové evidenci.

V této souvislosti je však ve hře ještě jeden aspekt. Pokud tato „pečující osoba" nemá příjmy ze zaměstnání nebo ze samostatné výdělečné činnosti, je za ni plátcem pojistného stát podle § 7 odst. 1 písm. k) zákona č. 48/1997 Sb. Z tohoto důvodu zaměstnavatel nesmí opomenout přihlásit tuto zaměstnankyni kódem „L" (ke dni vystavení čestného prohlášení – ideálně ke dni bezprostředně následujícímu po dni ukončení rodičovské dovolené) a následně pak odhlásit kódem „T".

Pro úplnost dodávám, že ačkoliv hovoříme v tomto případě o ženě (matce), může podmínky celodenní osobní a řádné péče podle zákona splňovat také otec nebo osoba, která převzala dítě do trvalé péče nahrazující péči rodičů.

Péče o závislou osobu

Zaměstnanci může být poskytnuto neplacené volno například z důvodu péče o závislou osobu. Ve smyslu ustanovení § 7 odst. 1 písm. g) zákona č. 48/1997 Sb. je stát plátcem pojistného za osoby, které jsou závislé na péči jiné osoby ve stupni závislosti II, III a IV podle ustanovení § 8 zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů, a za osoby pečující o tyto osoby, a dále stát platí pojistné za osoby pečující o osoby mladší 10 let, které jsou závislé na péči jiné osoby ve stupni závislosti I. Tuto skutečnost je zapotřebí doložit příslušným potvrzením, vydaným úřadem práce.

Je pravdou, že pro oznámení této „státní kategorie" zdravotní pojišťovně není na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele určen kód. Pokud zaměstnanec svému zaměstnavateli sdělí a doloží zahájení péče o závislou osobu ve smyslu výše uvedeném, pak by měl zaměstnavatel vhodným a srozumitelným způsobem popsat v tomto formuláři nárok zaměstnance na zařazení do této kategorie hrazené státem, nejlépe s přiložením kopie příslušného dokladu, případně v dané věci kontaktovat zdravotní pojišťovnu. Je-li za této situace za zaměstnance současně plátcem pojistného i stát po celý kalendářní měsíc, je vyměřovacím základem dosažený příjem zaměstnance nebo není odvedeno žádné pojistné.

Poměrná část minima

Jestliže je za zaměstnanou osobu plátcem pojistného stát pouze po část kalendářního měsíce, musí být při odvodu pojistného dodržena poměrná část minima za ty kalendářní dny, ve kterých pojištěnec nebyl ve „státní kategorii". Vycházejme ze situace, že v kategorii osob, za které hradí pojistné stát, byl pojištěnec evidován například do 20. 8. 2021. Bez ohledu na počet kalendářních dnů neplaceného volna (nebo také neomluvené absence) v měsíci srpnu musí činit vyměřovací základ zaměstnance za tento měsíc alespoň částku 5 393,54 Kč, vypočtenou jako [(11 : 31) x 15 200].