Na poskytnutí neplaceného volna se musí zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout, neplacené volno nesmí zaměstnavatel zaměstnanci určit a prostřednictvím neplaceného volna nelze ani řešit výrobní či provozní problémy zaměstnavatele, jako je například nedostatek zakázek. Zaměstnanec je povinen konat práci v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby a práci konat nemusí pouze, existuje-li některá z překážek v práci na jeho straně, se kterou zákoník práce nebo jiný právní předpis spojuje jeho právo na poskytnutí pracovního volna.
Neplacené volno na základě dohody
Při posuzování charakteru neplaceného volna musíme rozlišovat, zda se (ne)jedná o zákonnou překážku v práci. V závěru si probereme situaci, kdy překážka v práci na straně zaměstnance není zákonného charakteru, například když má zaměstnanec v úmyslu po dobu poskytnutého neplaceného volna delší či kratší dobu pracovat v zahraničí.
Neplacené pracovní volno se zpravidla poskytuje na základě žádosti zaměstnance, který pro důvody na své straně nemůže práci konat. Zákoník práce neupravuje poskytování neplaceného pracovního volna, nejsou stanoveny ani důvody možného poskytnutí pracovního volna a není ani omezena délka takto poskytnutého neplaceného pracovního volna. Žádost o poskytnutí neplaceného volna může zaměstnanec podat písemně, lze ji však sdělit i ústně. Pokud zaměstnavatel s poskytnutím neplaceného volna souhlasí, doporučuje se vždy sepsat písemnou dohodu o poskytnutí neplaceného volna a jeho rozsahu. Po dobu neplaceného volna nepřísluší zaměstnanci mzda ani plat, protože práci nekoná. Zaměstnanci taktéž nepřísluší ani náhrada mzdy nebo platu, protože se nejedná o některou ze zákonných osobních překážek v práci na straně zaměstnance.
Osobní překážky v práci – nárokové volno
Základní právní normou řešící okruh a rozsah tzv. jiných důležitých osobních překážek v práci, které lze označit jako krátkodobé a při kterých má zaměstnanec nárok na placené volno (s náhradou mzdy) nebo na neplacené volno (bez náhrady mzdy), je nařízení vlády č. 590/2006 Sb. Podle přílohy k tomuto nařízení se poskytne zaměstnanci pracovní volno s náhradou mzdy nebo platu například:
- na nezbytně nutnou dobu k provedení ošetření či vyšetření v tzv. nejbližším zdravotnickém zařízení, pokud ošetření nebo vyšetření nebylo možné provést mimo pracovní dobu;
- k účasti na svatbě. Pracovní volno se poskytne na dva dny na vlastní svatbu, z toho jeden den k účasti na svatebním obřadu. Náhrada mzdy nebo platu však přísluší pouze za 1 den. Pracovní volno s náhradou mzdy nebo platu se poskytne rodiči na 1 den k účasti na svatbě dítěte;
- na nezbytně nutnou dobu při narození dítěte k převozu manželky nebo družky do zdravotnického zařízení a zpět;
- na dva dny při úmrtí manžela, druha nebo dítěte a na další den k účasti na pohřbu těchto osob;
- 1 den k účasti na pohřbu rodiče a sourozence zaměstnance, rodiče a sourozence jeho manžela, jakož i manžela dítěte nebo manžela sourozence zaměstnance a na další den, jestliže zaměstnanec obstarává pohřeb těchto osob;
- k doprovodu rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení k vyšetření nebo ošetření při náhlém onemocnění nebo úrazu a k předem stanovenému vyšetření, ošetření nebo léčení se poskytne jen jednomu z rodinných příslušníků na nezbytně nutnou dobu, nejvýše však na 1 den, byl-li doprovod nezbytný a uvedené úkony nebylo možno provést mimo pracovní dobu, jde-li o doprovod manžela, druha nebo dítěte, jakož i rodiče a prarodiče zaměstnance nebo jeho manžela. Má-li zaměstnanec nárok na ošetřovné z nemocenského pojištění, nepřísluší mu náhrada mzdy nebo platu;
- na nezbytně nutnou dobu zaměstnancům, kteří se zúčastní pohřbu spoluzaměstnance.
Mimoto jsou v této příloze specifikovány situace, kdy se zaměstnanci poskytne pracovní volno bez náhrady mzdy nebo platu, například na nezbytně nutnou dobu k účasti při porodu manželky (družky) nebo k vyhledání nového zaměstnání, pokud se však nejedná o skončení pracovního poměru výpovědí danou zaměstnavatelem z důvodů uvedených v § 52 písm. a) až e) zákoníku práce nebo dohodou z týchž důvodů.
Pojistné na sociální zabezpečení
Jelikož zaměstnanec za dobu neplaceného volna neobdrží mzdu, plat ani náhradu mzdy nebo platu, neodvádí se za zaměstnance záloha na daň z příjmu, a protože je vyměřovacím základem pro odvod pojistného na sociální zabezpečení úhrn příjmů, které jsou předmětem daně z příjmů podle § 6 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, neodvádí se z neplaceného volna pojistné na sociální zabezpečení.
Pojistné na zdravotní pojištění
V přímé návaznosti na placení pojistného zaměstnavatelem, s přihlédnutím k povinnosti případně dodržet u zaměstnance minimální vyměřovací základ, se při řešení neplaceného volna a neomluvené absence vychází po datu 1. 1. 2015 zejména z ustanovení § 3 odstavců 4, 6, 8, 9 a 10 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění platném od 1. 1. 2015. Pro placení pojistného jsou v této právní normě důležitými například i ustanovení § 4 odst. 1 (rozhodné období pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance) a § 13 (odvod pojistného při souběhu příjmů).
Zaměstnavatelé tedy neodvádějí od 1. 1. 2015 pojistné z neplaceného volna nebo z neomluvené absence (nenavyšují z těchto důvodů nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání vyměřovací základ), nicméně s ohledem na platnou právní úpravu je zapotřebí brát v úvahu například tyto zásady:
- pokud se na zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) vztahuje povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, resp. jeho poměrnou část, musí být od ledna 2015 toto zákonné minimum v příslušném kalendářním měsíci dodrženo, v podstatě bez ohledu na dobu trvání neplaceného volna nebo neomluvené absence. Minimální vyměřovací základ principiálně vychází z minimální mzdy a je upraven v ustanovení § 3 odst. 4 a 6 zákona č. 592/1992 Sb.
- u osob, pro které neplatí ve zdravotním pojištění ustanovení o minimálním vyměřovacím základu dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. (například se jedná o osoby, za které platí pojistné stát), není důležité, zda neplacené volno nebo neomluvená absence trvají po celý kalendářní měsíc nebo jen po jeho část. V takových případech se pojistné vždy odvede ze skutečné výše příjmu, případně může být vyměřovací základ zaměstnance stanoven i v nulové hodnotě, bez ohledu na délku trvání zaměstnání v příslušném kalendářním měsíci.
Lze konstatovat, že v souvislosti s placením pojistného se – na rozdíl od podmínek platných do konce roku 2014 – identicky nahlíží na oblast neplaceného volna a neomluvené absence v tom smyslu, zda u těchto případů nepřítomnosti zaměstnance v zaměstnání musí, či nemusí být při odvodu pojistného dodrženo zákonné minimum. Podívejme se nyní blíže na postupy zaměstnavatele v situaci, kdy je zaměstnanci poskytnuto neplacené volno, přičemž musí být v právních podmínkách roku 2020 dodržen při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ.
Zaměstnanci bylo poskytnuto po celý kalendářní měsíc neplacené volno.
Zaměstnavatel odvede pojistné z částky minimálního vyměřovacího základu 14 600 Kč ve výši 1 971 Kč, kdy celou částku uhradí zaměstnanec prostřednictvím zaměstnavatele dle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb. V tomto případě je důležité, že zaměstnání trvá celý kalendářní měsíc.
Vyměřovací základ zaměstnance činí 26 000 Kč, současně mu byly poskytnuty tři dny neplaceného volna.
Při sazbě 13,5 % z částky 26 000 Kč činí pojistné 3 510 Kč. Jedna třetina (1 170 Kč) bude sražena zaměstnanci, dvě třetiny (2 340 Kč) uhradí zaměstnavatel.
Zaměstnanci pracujícímu na zkrácený pracovní úvazek byl zúčtován hrubý příjem 14 000 Kč, současně měl dva dny neplaceného volna.
Protože musí být u zaměstnance dodržen minimální vyměřovací základ, proběhne odvod pojistného takto: Ze skutečně dosaženého příjmu 14 000 Kč činí 13,5 % pojistného částku 1 890 Kč. Jednu třetinu (630 Kč) hradí zaměstnanec, dvě třetiny (1 260 Kč) zaměstnavatel. Aby byl dodržen minimální vyměřovací základ, musí být ještě proveden dopočet a doplatek pojistného z rozdílové částky 600 Kč ve výši 81 Kč – taktéž sraženo zaměstnanci. Z celkové (minimální) částky pojistného 1 971 Kč je tak zaměstnanci sraženo 711 Kč (630 + 81), zaměstnavatel hradí 1 260 Kč. Stejně jako v příkladě č. 2 nehraje při stanovení vyměřovacího základu zaměstnance rozsah neplaceného volna žádnou roli.
Pracovní poměr byl se zaměstnancem ukončen k datu 4. 8. 2020, v měsíci srpnu měl pouze neplacené volno.
Ze strany zaměstnavatele musí být při odvodu pojistného za měsíc srpen dodržena poměrná část minimálního vyměřovacího základu za celkem 4 kalendářní dny trvání zaměstnání v tomto měsíci, což se vypočte jako:
(4 : 31) x 14 600 = 1 883,87 Kč,
kde
4 = počet kalendářních dnů trvání zaměstnání v měsíci srpnu,
31 = počet kalendářních dnů v příslušném měsíci,
14 600 Kč = výše minimální mzdy (jako minimálního vyměřovacího základu zaměstnance) od 1. 1. 2020.
Pojistné z této poměrné části minima činí po zaokrouhlení nahoru 255 Kč (0,135 x 1 883,87) a uhradí jej zaměstnanec prostřednictvím zaměstnavatele.
Kdyby se však jednalo o zaměstnance, na kterého se nevztahuje povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ (například „státní pojištěnec“, třeba poživatel některého z důchodů), neodvedl by zaměstnavatel za srpen žádné pojistné.
Pracovní poměr byl se zaměstnancem ukončen k datu 21. 8., v měsíci srpnu měl neplacené volno do 10. 8., od 11. 8. byl až do skončení pracovního poměru nemocen.
V tomto případě se poměrná část minimálního vyměřovacího základu snižuje ještě o 11 kalendářních dnů nemoci, takže za srpen musí být odvedeno pojistné za 10 kalendářních dnů trvání neplaceného volna z vyměřovacího základu 4 709,67 Kč [(10 : 31) x 14 600] v částce 636 Kč (0,135 x 4 709,67), taktéž hrazené zaměstnancem – vždy prostřednictvím zaměstnavatele.
- Ve zdravotním pojištění se nezaokrouhluje vyměřovací základ, resp. jeho poměrná část, ale zaokrouhlují se pouze výsledné částky pojistného, případně penále – obojí na celou korunu směrem nahoru.
- Vždy platí zásada, že veškeré pojistné odvádí zdravotní pojišťovně zaměstnavatel, zaměstnanec si sám žádné pojistné neplatí.
- Podotýkám, že u všech příkladů by se stejný postup uplatnil i tehdy, kdyby se jednalo o neomluvenou absenci.
Neplacené volno zaměstnance a dlouhodobý pobyt v zahraničí
Může nastat situace, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodne na poskytnutí déletrvajícího neplaceného volna a u zdravotní pojišťovny se odhlásí z důvodu dlouhodobého pobytu v zahraničí. Pracovní poměr nadále trvá. Pokud si zaměstnanec vyřídí u zdravotní pojišťovny tzv. dlouhodobý pobyt v cizině podle § 8 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, musí tento pobyt nepřetržitě trvat déle než šest měsíců. Zaměstnaná osoba vyplní před odjezdem u zdravotní pojišťovny formulář Prohlášení o dlouhodobém pobytu pojištěnce v cizině, čímž je vyňata ze zdravotního pojištění v České republice a současně je povinna odevzdat před odjezdem průkaz pojištěnce české zdravotní pojišťovny. Za osobu dlouhodobě pobývající v cizině nikdo pojistné v ČR neplatí a zaměstnavatel ji jako zaměstnance odhlašuje z toho důvodu, že není účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění. Současně však platí, že tato osoba nemá po uvedenou dobu nárok na poskytování hrazených služeb.
Obdobným způsobem se postupuje i tehdy, pokud se zaměstnanec s bydlištěm v České republice rozhodne pracovat, případně podnikat v některém ze států Evropské unie, případně v Norsku, na Islandu, v Lichtenštejnsku, ve Švýcarsku nebo ve Velké Británii a v Severním Irsku podle koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009. Tato osoba je na základě principu pojištění ve státě výkonu výdělečné činnosti a principu jednoho pojištění účastna všech systémů sociálního zabezpečení státu, ve kterém vykonává výdělečnou činnost, což musí po návratu zdravotní pojišťovně doložit příslušným dokladem. Zdravotní péče (hrazené služby) je čerpána za podmínek platných pro použití Evropského průkazu zdravotního pojištění. Na rozdíl od podmínek stanovených pro uplatnění institutu dlouhodobého pobytu pojištěnce v cizině (viz předcházející odstavec) může být toto vynětí z českého systému veřejného zdravotního pojištění i kratší než šest měsíců.
Jak v případě aplikace institutu dlouhodobého pobytu pojištěnce v cizině, tak při výkonu výdělečné činnosti v rámci „evropského“ prostoru podle koordinačních nařízení EU č. 883/2004 a 987/2009 platí pro českého zaměstnavatele při poskytnutí neplaceného volna zaměstnanci například následující:
- Kdyby byla zaměstnanci zúčtována odměna do kalendářního měsíce, ve kterém je odhlášen, pojistné by se neodvádělo proto, že osoba není účastna českého systému veřejného zdravotního pojištění.
- Na dobu, kdy je zaměstnanec odhlášen z českého systému, jej taktéž zaměstnavatel odhlašuje jako zaměstnance kódem „O“ a po návratu pak přihlašuje kódem „P“.
Zaměstnavatel v obou případech takto postupuje za podmínky, že pracovněprávní vztah trvá.