Jak se mohou zaměstnavatelé vyvarovat nejčastějších chyb ve zdravotním pojištění

Zaměstnavatelé si musí být vědomi skutečnosti, že jakákoli chyba ve výpočtu a následném odvodu pojistného se dříve nebo později reálně projeví se všemi důsledky. Každopádně vzniká penále tehdy, pokud není pojistné za příslušný kalendářní měsíc zaplaceno včas (připsáno na účet zdravotní pojišťovny standardně nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce) a ve správné výši, tj. sazbou 13,5 % z vyměřovacího základu zaměstnance, stanoveného zejména ve smyslu ustanovení § 3 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Zdravotní pojišťovny jsou ze zákona povinny uplatňovat, tedy vyměřovat a v případě nezaplacení i vymáhat jak dlužné pojistné, tak související penále.

Nesprávně stanovený vyměřovací základ, případně nepřesný podíl zaměstnance a zaměstnavatele na platbě pojistného

Při výpočtu výše pojistného vychází zaměstnavatel ze zúčtované hrubé mzdy zaměstnance včetně případného započtení dalších složek příjmu. Takto vypočtená výše pojistného představuje částku, kterou zaměstnavatel za zaměstnance odvádí. To znamená, že zdravotní pojišťovně musí být poukázáno pojistné ve výši 13,5 % z úhrnu příjmů zaměstnance započitatelných v příslušném kalendářním měsíci do vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru. Jakýkoliv jiný výpočet není přesně v duchu zákona.

Tyto výpočty výše pojistného lze použít pouze u zaměstnance dosahujícího alespoň minimálního vyměřovacího základu, tedy minimální mzdy. U zaměstnance probíhají veškeré platby pojistného zásadně prostřednictvím zaměstnavatele, zaměstnanec si sám žádné pojistné neplatí.

Jednou z nesprávných variant výpočtu výše pojistného je situace, kdy zaměstnavatel vypočte pojistné ve výši 4,5 % z hrubého příjmu zaměstnance a tuto částku zaokrouhlí nahoru, a současně vypočte pojistné ve výši 9 % z hrubého příjmu zaměstnance a tuto částku taktéž zaokrouhlí nahoru, čímž může být odvedeno celkové pojistné nepatrně vyšší. Proto:

• nelze zaokrouhlovat částky pojistného ve výši 4,5 % a 9 %,
• je zapotřebí vycházet z jedné třetiny, resp. ze dvou třetin z celkové částky pojistného (viz § 9 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů).

Nedodržení minimálního vyměřovacího základu

Stává se, že zaměstnavatel chybně odvede pojistné ze skutečné výše příjmu, ačkoliv měl provést dopočet a doplatek pojistného do zákonného minima. Pokud platí pro zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce) povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, přičemž příjem minima nedosahuje, musí zaměstnavatel provést příslušný dopočet a doplatek pojistného do:

• minimálního vyměřovacího základu, pokud zaměstnání trvá celý kalendářní měsíc, nebo
• poměrné části minimálního vyměřovacího základu, pokud se minimum snižuje v důsledku některé ze skutečností definovaných v ustanovení § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb.

Tento dopočet a doplatek neprovádí zaměstnavatel u osoby:

1. s těžkým tělesným, smyslovým nebo mentálním postižením, která je držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P;
2. která dosáhla věku potřebného pro nárok na starobní důchod, avšak nesplňuje další podmínky pro jeho přiznání;
3. která celodenně, osobně a řádně pečuje alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku. Podmínka celodenní péče se považuje za splněnou, je-li dítě předškolního věku umístěno v jeslích (mateřské škole), popřípadě v obdobném zařízení na dobu, která nepřevyšuje čtyři hodiny denně, a jde-li o dítě plnící povinnou školní docházku, po dobu návštěvy školy, s výjimkou umístění v zařízení s týdenním či celoročním pobytem. Za takovou osobu se považuje vždy pouze jedna osoba, a to buď otec nebo matka dítěte, nebo osoba, která převzala dítě do trvalé péče nahrazující péči rodičů;
4. která současně vedle zaměstnání podniká a odvádí zálohy na pojistné vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu stanoveného pro osoby samostatně výdělečně činné (zaměstnanec dokládá zaměstnavateli čestným prohlášením);
5. za kterou je plátcem pojistného stát;

pokud tyto skutečnosti trvají po celé rozhodné období kalendářního měsíce. U těchto osob je vyměřovacím základem zaměstnance vždy dosažený příjem bez ohledu například na případnou nemoc, neplacené volno, souběžné jiné zaměstnání či samostatnou výdělečnou činnost apod.

Odvod pojistného nesprávné zdravotní pojišťovně

Zaměstnavatel vždy musí klást důraz na to, aby odvedl pojistné skutečně té zdravotní pojišťovně, u které je zaměstnanec pojištěn. Pokud dojde k chybě, zpravidla způsobené neoznámením nebo opožděným oznámením změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pak zdravotní pojišťovna, které měla platba správně náležet, eviduje u tohoto zaměstnavatele ke dni splatnosti (tj. ke 20. dni následujícího kalendářního měsíce) pohledávku na pojistném včetně souvisejícího nároku na penále, o jehož prominutí může zaměstnavatel požádat. Naopak, u zdravotní pojišťovny, které platba nepatří, vzniká takto přeplatek na pojistném. Za účelem zastavení běhu penále je prioritně zapotřebí neprodleně uhradit dlužné pojistné a zároveň lze (s odůvodněním vzniklé skutečnosti) požádat o vrácení přeplatku, kdy přeplatek je zdravotní pojišťovna povinna vrátit v rámci zákonné měsíční lhůty. Vzniklou situaci nelze vyřešit tím způsobem, že by si pojišťovny příslušnou částku pojistného mezi sebou navzájem převedly, neboť pojistné se odvádí ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které je pojištěnec (zaměstnanec) pojištěn.

S cílem předejít vzniku takové chyby doporučuji zaměstnavateli nechat si dle vlastní úvahy čas od času zaslat od zdravotní pojišťovny (pojišťoven) seznam zaměstnanců, nejlépe k datům 1. 1. nebo k 1. 7., což jsou standardní termíny, ke kterým lze změnit zdravotní pojišťovnu. Porovnáním takového seznamu s vlastní evidencí se snadno dají zjistit případné rozdíly.

Identifikace platby

Jestliže zaměstnavatel uhradí pojistné pod nesprávným variabilním symbolem, pak platí, že zdravotní pojišťovna penále nepředepíše, pokud plátce prokáže, že platbu na účet zdravotní pojišťovny provedl, byť pod nesprávným variabilním symbolem. Taková platba se plátci samozřejmě nemůže přiřadit, to znamená, že se objeví mezi platbami neidentifikovatelnými nebo se případně přiřadí jinému plátci. Proto musí zaměstnavatel písemně požádat o převedení příslušné platby na správný variabilní symbol, vhodné je platbu doložit výpisem z účtu.

Vznik přeplatku při placení pojistného za zaměstnance

Přeplatek pojistného u zaměstnavatele způsobuje odvod vyšší částky pojistného v důsledku početní či jiné chyby nebo také placení pojistného jiné zdravotní pojišťovně než té, u které je zaměstnanec pojištěn (viz výše). Správnosti placení pojistného je proto zapotřebí trvale věnovat mimořádnou pozornost a ze strany zaměstnavatele je občas vhodné pracovníky důrazně upozornit, aby mu oznamovali změnu zdravotní pojišťovny v zákonné osmidenní lhůtě. Jinak se zaměstnanec vystavuje nebezpečí, že penále, vyměřené zaměstnavateli zdravotní pojišťovnou právě z důvodu neohlášení nebo pozdního ohlášení změny zdravotní pojišťovny (a zdravotní pojišťovnou na základě podané žádosti neprominuté nebo prominuté pouze částečně), mu může být zaměstnavatelem předepsáno k úhradě.

Přeplatek pojistného může být také způsoben i neuplatněním zákonného nároku na odpočet od dosaženého hrubého příjmu ve smyslu ustanovení § 3 odst. 7 zákona č. 592/1992 Sb. Nárok na uplatnění odpočtu může použít pouze zaměstnavatel, zaměstnávající více než 50 % osob se zdravotním postižením z celkového průměrného přepočteného počtu svých zaměstnanců, avšak pouze u osoby, které byl přiznán invalidní důchod.

Pokud zaměstnavatel zjistí, že má u příslušné zdravotní pojišťovny přeplatek na pojistném, má v podstatě dvojí volbu. Je-li jinak zcela jednoznačně přesvědčen o správnosti výpočtu a odvodu pojistného, může při příští platbě snížit odváděné pojistné o zjištěný přeplatek. V případě, že je přeplatek několikanásobně vyšší, než měsíčně odváděné běžné pojistné, nemusí třeba ani více měsíců toto pojistné platit. Současně zaměstnavatel podává opravný Přehled/Přehledy o platbě pojistného zaměstnavatele. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je však žádoucí vést průkaznou evidenci o učiněných opatřeních včetně podání vysvětlivek kontrolnímu orgánu.

Další variantou je i možnost podání žádosti o vrácení přeplatku příslušné zdravotní pojišťovně s uvedením důvodů jeho vzniku a přesným vyčíslením jeho výše. Zdravotní pojišťovna takto vykázaný přeplatek vrátí buď bez kontroly (pokud jsou jeho vznik i výše zcela nepochybné a řádně odůvodněné), nebo provede v dané záležitosti kontrolu příslušných dokladů.

Přeplatek pojistného je zdravotní pojišťovna povinna vrátit plátci nebo jeho právnímu nástupci do jednoho měsíce ode dne jeho zjištění, pokud není jiného splatného závazku vůči zdravotní pojišťovně. Je-li takový závazek, použije se přeplatku k jeho úhradě, tuto skutečnost však musí zdravotní pojišťovna plátci oznámit.

Přeplatek může vzniknout i u penále. K takové situaci může dojít například v důsledku skutečnosti, kdy zaměstnavatel požádá o vystavení potvrzení o bezdlužnosti a zdravotní pojišťovna vyúčtuje ke konkrétnímu dni dlužné pojistné a penále, které plátce ve svém vlastním zájmu neprodleně uhradí. Následnou kontrolou je pak vyměřeno penále v nižší částce, případně není vyměřeno žádné penále. V této souvislosti je zapotřebí podotknout, že při řešení přeplatku na penále postupuje zdravotní pojišťovna stejně jako u vracení přeplatku na pojistném. Vhodným řešením je (po vzájemné dohodě mezi plátcem a zdravotní pojišťovnou) převedení přeplaceného penále na úhradu pojistného.

Pracovněprávní vztahy jdoucí mimo pracovní poměr

K dalším chybám, jichž se může zaměstnavatel dopustit, patří neodhlášení zaměstnance při příjmu nižším, než je částka potřebná pro vznik zaměstnání, nesprávné sčítání příjmů či bezdůvodný odvod pojistného. U zaměstnavatele může dojít k situaci, kdy je za některý kalendářní měsíc/měsíce zúčtován zaměstnanci příjem:

• u dohody o pracovní činnosti nižší než 3 000 Kč,
• u dohody o provedení práce nanejvýš 10 000 Kč.

V tomto případě přestává být tato osoba z pohledu zdravotního pojištění zaměstnancem a zaměstnavatel musí zaměstnance na příslušný kalendářní měsíc či měsíce odhlásit. Pokud v případě trvající dohody o pracovní činnosti poklesne příjem zaměstnance například v měsíci září pod 3 000 Kč, přičemž v následujícím měsíci říjnu bude výší příjmu dosaženo alespoň této částky, použije zaměstnavatel kód "O" k datu 31. 8. (tedy k poslednímu dni kalendářního měsíce, ve kterém účast na zdravotním pojištění ještě trvala) a následně pak kód "P" k datu 1. 10.

Upozorňuji, že ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele. Zdůrazňuji, že pokud se jedná u téhož zaměstnavatele o stejný typ dohody, pak se sčítají všechny příjmy. Takže například nelze v jednom kalendářním měsíci sečíst u jednoho zaměstnavatele příjem na dohodu o provedení práce ve výši 9 000 Kč s příjmem na dohodu o pracovní činnosti 2 800 Kč.

Občas se ještě stane, že zaměstnavatel odvede pojistné z příjmu na dohodu o pracovní činnosti nižšího než 3 000 Kč nebo z příjmu na dohodu o provedení práce nepřevyšujícího 10 000 Kč. Takový postup samozřejmě nemá žádné právní opodstatnění. Připomínám, že od 1. 1. 2017 se vztahuje problematika minimálního vyměřovacího základu i na dohody o provedení práce.

Závěr

Zdravotní pojišťovny mají pro řešení všech nesrovnalostí dlouhou desetiletou promlčecí dobu, v rámci které se kontrolní činností provádí náprava chybného stavu, ovšem se všemi dopady vůči zaměstnavateli, pokud svým počínáním porušil zákon. Zaměstnavatel nemůže spoléhat na to, že se jedná o "malou" zdravotní pojišťovnu, u které se kontroly dokladů neprovádějí. Taková pojišťovna se může sloučit s jinou a v rámci promlčecí doby budou novou zdravotní pojišťovnou důsledně řešeny závazky a pohledávky evidované u obou subjektů.