Cestovní náhrady zaměstnanců 2019

Pokud zaměstnancům vzniknou jakékoliv výdaje, je jim zaměstnavatel povinen poskytnout související náhrady (viz ust. § 151 ZP). Mezi nejčastější výdaje, které zaměstnanci vznikají při výkonu práce pro zaměstnavatele, patří výdaje při cestování.

Zákoník práce na tyto případy pamatuje a v ust. § 152 stanoví zaměstnavatelům povinnost poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady vzniklé při:

  • pracovní cestě,
  • cestě mimo pravidelné pracoviště,
  • mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
  • přeložení (§ 43),
  • dočasném přidělení (§ 43a),
  • přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
  • výkonu práce v zahraničí.

Pokud tedy zaměstnanec vykoná cestu v souvislosti s případy vymezenými ve výše uvedeném výčtu, náleží mu vždy všechny cestovní náhrady stanovené v ust. § 156 ZP, na které mu vznikne nárok. Práva na cestovní náhrady se zaměstnanec nemůže vzdát (§ 346c ZP).

Zaměstnavatel, který neposkytuje zaměstnancům cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce, je pachatelem správního deliktu podle ust. § 14 a § 27 zákona o inspekci práce a lze mu uložit pokutu až do výše 200 000 Kč.

Poznámka:

Výjimku tvoří cestovní náhrady vzniklé v případech vymezených v ust. § 152 písm. f) zákoníku práce (při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, viz odpověď na dotaz č. 10). Poskytování těchto náhrad není zákoníkem práce nařízeno, pouze umožněno (a to i zaměstnavatelům v nepodnikatelské sféře).

Naopak zaměstnavatel není povinen poskytovat cestovní náhrady, pokud zaměstnanci vzniknou v případech, které nejsou zahrnuty do taxativního (úplného) výčtu, který je obsažen v ust. § 152 zákoníku práce. Může se jednat např. o cestovní výdaje, které vznikly zaměstnancům při cestě do práce. Tato cesta je soukromou záležitostí zaměstnanců a zaměstnavatel není povinen ji zajišťovat ani na ni přispívat.

Pro poskytování cestovních náhrad jsou zákoníkem práce stanovena následující obecná pravidla:

  • Pro podnikatelskou sféru jsou stanoveny náhrady pouze v minimální výši (část sedmá hlava II. zákoníku práce). Možnost poskytnutí vyšších náhrad ponechává zákoník práce plně na rozhodnutí zaměstnavatele. Podnikatelskou sférou se rozumí zaměstnavatelé, kteří jsou obchodními korporacemi nebo družstvy (např. akciovou společností, společností s ručením omezeným, komanditní společností, veřejnou obchodní společností).
  • Pro nepodnikatelskou sféru jsou naopak zákoníkem práce stanoveny horní hranice (část sedmá hlava III. zákoníku práce). Poskytování vyšších - nadlimitních náhrad není těmto zaměstnavatelům povoleno (§ 173 ZP). Nepodnikatelskou sférou se rozumí zaměstnavatelé vymezení v ust. § 109 odst. 3 ZP (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená MŠMT, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona apod.).

S těmito obecnými zásadami souvisejí také daňová pravidla. V zájmu zachování spravedlnosti mezi podnikatelskou a nepodnikatelskou sférou zajišťuje úprava zákona o daních z příjmů, že nadlimitní cestovní náhrady budou zdaněny. Daňová pravidla jsou obsažena v následujících ustanoveních:

  • Podle ust. § 6 odst. 7 písm. a) ZDP se za příjmy ze závislé činnosti nepovažují a předmětem daně nejsou náhrady cestovních výdajů poskytované zaměstnancům v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené zákoníkem práce pro nepodnikatelskou sféru. Nadlimitní částky (mohou být poskytnuty pouze zaměstnancům v podnikatelské sféře) podléhají dani z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a vstupují také do vyměřovacích základů pro odvod zákonného pojistného.
  • Podle ust. § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP jsou cestovní náhrady poskytované zaměstnancům na straně zaměstnavatele v plné výši posouzeny jako daňově uznatelné náklady (včetně nadlimitního plnění poskytovaného zaměstnavatelem v podnikatelské sféře).

Otázka č. 1:

Zaměstnanec vyjel z místa bydliště v 6.00 hod., v 8.00 hodin překročil státní hranici do Rakouska. Ve stejný den zaměstnanec cestoval zpět do ČR, státní hranici překročil v 18.00 hod., do místa bydliště dojel ve 21.00 hod. Na jaké stravné má zaměstnanec nárok?

Odpověď:

Zaměstnanec v průběhu jednoho dne cestoval po území ČR i v zahraničí. Dobu tuzemské části pracovní cesty je možné v tomto případě sečíst (dobu od počátku cesty v ČR v ranních hodinách do překročení státních hranic s dobou po překročení hranic zpět do ČR při večerním návratu zaměstnance z pracovní cesty).

Zaměstnanec má nárok na:

  • tuzemské stravné v prvním časovém pásmu minimálně 82 Kč. Pracovní cesta na území ČR v jednom dni trvala celkem 6 hod. (3+3);
  • zahraniční stravné ve výši 1/3 denní sazby zahraničního stravného (tj. 15 EUR). Pracovní cesta na území Rakouska trvala 10 hodin.

Otázka č. 2.:

Může naše obchodní společnost poskytnout svým zaměstnancům stravné v nižší částce, než stanoví vyhláška MF?

Odpověď:

Zahraniční stravné je povinnou cestovní náhradou. Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře však mohou v souladu s ust. § 170 odst. 2 ZP svým zaměstnancům poskytnout zahraniční stravné snížené až na 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby až na 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem (vyhláškou MF č. 254/2018 Sb.). Snížením zahraničního stravného se zabýval také Nejvyšší soud ČR (rozsudek ze dne 30. 5. 2018, sp. zn. 21 Cdo 4469/2017). Uvedený rozsudek potvrdil, že na rozdíl od tuzemského stravného (jehož základní sazby stravného nelze snížit), snížení zahraničního stravného zákoník práce připouští. Zaměstnavatel může snížit základní sazbu zahraničního stravného buď na základě dohody se zaměstnancem, nebo jednostranným určením ve vnitřní směrnici, případně individuálně v rámci vysílání zaměstnance na pracovní cestu.

Otázka č. 3:

Jak bude stanoven nárok na stravné zaměstnance, který v jednom dni projížděl více státy, např. 7 hod. cestoval po Itálii, 5 hod. po Rakousku a 14 hodin po Slovensku?

Odpověď:

Jestliže zaměstnanec v jednom dni projíždí více státy, určí zaměstnavatel výši zahraničního stravného ze základní sazby zahraničního stravného stanoveného pro stát, ve kterém zaměstnanec strávil v kalendářním dni nejvíce času. V případě, který je předmětem dotazu, má zaměstnanec nárok na denní sazbu stravného stanovenou vyhláškou MF č. 254/2018 Sb. pro Slovensko, tj. 35 EUR.

Otázka č. 4:

Při poskytování cestovních náhrad vždy vycházíme z obecné zásady, že každou pracovní cestu posuzujeme samostatně a také každý den posuzujeme samostatně. Náš zaměstnanec však byl v jednom dni na dvou cestách. Na jaké stravné má zaměstnanec nárok, když v jednom dni vykonal dvě pracovní cesty (počátek vždy v místě výkonu práce)?

  • První na území ČR trvala 6 hodin.
  • Druhá částečně na území ČR (3 hodiny) a částečně na území Německa (4 hodiny).

Odpověď:

Jak správně uvádíte, v případě uvedeném v dotazu je potřebné posoudit každou cestu samostatně.

Za první pracovní cestu, která byla vykonána na území ČR a trvala 6 hodin, má zaměstnanec nárok na tuzemské stravné stanovené vyhl. MPSV č. 333/2018 Sb., minimálně ve výši 82 Kč.

Druhá pracovní cesta (ve stejném dni) trvala:

  • na území ČR 3 hod. Na tuzemské stravné zaměstnanci nevznikne nárok;
  • na území Německa 4 hodiny. Zaměstnanec má nárok na 1/3 denní sazby zahraničního stravného stanoveného vyhláškou MF č. 254/2018 Sb., tedy na 15 EUR.

Otázka č. 5:

Naši zaměstnanci, kteří o víkendu drží doma pohotovost, jsou občas z důvodu poruchy odvoláni z místa bydliště na pracoviště, aby provedli potřebnou opravu. Počítá se cesta automobilem jako výkon práce, i když zaměstnanci nejsou řidiči z povolání? Konkrétně se jedná o zaměstnance, který má stanoven rozvrh směn od pondělí do pátku od 7.00 hod. do 15.30 hod.

Zaměstnanec na základě dohody se zaměstnavatelem držel v místě svého bydliště pracovní pohotovost (v době od 20. 1., 18.00 hod., do 23. 1., 6.00 hod.). Vzhledem k tomu, že v místě výkonu práce nastal problém, byl zaměstnavatelem povolán k výkonu práce.

Dne 21. 1. v 10.30 hod. zaměstnanec vyjel vlastním vozidlem z místa bydliště do místa výkonu práce, do kterého dojel v 11.30 hod. V 17.30 hod. zaměstnanec práci ukončil a vyjel zpět do místa bydliště, do kterého dorazil v 18.30 hod.

Jak se v tomto případě počítá délka výkonu práce? Má zaměstnanec nárok na cestovní náhrady?

Odpověď:

V případě naléhavé potřeby může zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout pracovní pohotovost. Pracovní pohotovost je zaměstnancem držena na dohodnutém místě (s výjimkou pracoviště), např. v místě bydliště zaměstnance. Dobu trvání pracovní cesty a dobu výkonu práce je potřebné posuzovat samostatně.

Pokud je zaměstnanec v době pracovní pohotovosti povolán k provedení výkonu práce, začíná pracovní doba výkonem práce na určeném pracovišti, v popisovaném případě od 11.30 hod. do 17.30 hod.

I když se jedná o cestu "do práce", má zaměstnanec v souladu s ust. § 152 písm. c) ZP nárok na cestovní náhrady, neboť se jedná o cestu mimo rozvrh směn. Zaměstnanec má nárok na cestovní náhrady, které mu vznikly v době od 10.30 hod. do 18.30 hod.

Otázka č. 6:

Účetní, které mají stanoven rozvrh směn od pondělí do pátku od 7.30 hod. do 16.00 hod., vykonaly v sobotu z důvodů provedení inventury (na příkaz zaměstnavatele) cestu do práce. Tyto účetní požadují vyplacení cestovních náhrad (jízdních výdajů a stravného). Podle našeho názoru zaměstnanci "při cestě do práce" nemají nárok na cestovní náhrady.

Odpověď:

Obecně lze uvést, že zaměstnanci při cestě do práce (do místa výkonu práce, resp. do místa pravidelného pracoviště) skutečně nemají nárok na cestovní náhrady. V popisovaném případě je však nutné aplikovat ust. § 152 písm. c) ZP, které stanoví zaměstnavateli povinnost poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Z uvedených informací vyplývá, že Vaše paní účetní mají za mimořádnou cestu, vykonanou v sobotu (mimo rozvrh směn), nárok na všechny cestovní náhrady stanovené zákoníkem práce.

Otázka č. 7:

Zaměstnanec vykonal pracovní cestu vlastním osobním automobilem, při které ujel celkem 420 km, spotřeba pro kombinovaný provoz zjištěná z technického průkazu činí 7,2 l/100 km, cena PHM doložená dokladem o nákupu 32 Kč. Na jaké jízdní výdaje má nárok?

Odpověď:

Zaměstnanec má za každý služebně ujetý kilometr nárok na částku, která odpovídá součtu sazby základní náhrady a náhrady za spotřebované PHM. Sazbu základní náhrady stanoví pro rok 2019 vyhláška MPSV č. 333/2018 ve výši 4,10 Kč.

Výpočet náhrady za jeden ujetý kilometr:

4,10 + (32 x 7,2) : 100 = 6,404 Kč.

Výpočet náhrady celkem:

6,404 x 420 = 2 689,68 Kč, zaokrouhleno 2 690 Kč.

Otázka č. 8:

Zaměstnanec vykonal pracovní cestu a podle pokynů zaměstnavatele se přepravoval vlastním automobilem, který má v technickém průkazu uvedeno "kategorie N". Jedná se o vozidlo Škoda Octavia s mřížkou. Na jakou sazbu základní náhrady má zaměstnanec nárok?

Odpověď:

Při poskytování cestovních náhrad musí zaměstnavatel vycházet z údajů uvedených v technickém průkazu konkrétního vozidla. V případě, že zaměstnanec využije při pracovní cestě jiné než služební vozidlo, které má v technickém průkazu uvedeno "kategorie N", jedná se o nákladní automobil. Zaměstnanec má podle ust. § 157 odst. 5 ZP nárok na dvojnásobek sazby základní náhrady platné pro osobní automobily, tj. 8,20 Kč (2 x 4,10).

Otázka č. 9:

Vedení naší obchodní společnosti zohlednilo způsob, jakým se zaměstnanec musel v průběhu pracovní cesty stravovat, a rozhodlo o poskytnutí stravného ve výši 400 Kč. Pracovní cesta trvala 15 hodin. Jak máme toto stravné posoudit daňově u zaměstnance i u zaměstnavatele?

Odpověď:

Pro zaměstnance není předmětem daně stravné do limitu stanoveného pro zaměstnance zaměstnavatele v nepodnikatelské sféře (§ 176 ZP), tj. do částky 150 Kč (viz sazby stanovené pro rok 2019 vyhláškou MPSV č. 333/2018). Částka ve výši 250 Kč (400 - 150) je zdanitelným příjmem zaměstnance a vstupuje také do vyměřovacích základů pro odvod pojistného.

Zaměstnavatel může do daňově účinných nákladů zahrnout celou částku poskytnutého stravného, tj. 400 Kč. Z nadlimitního plnění ve výši 250 Kč však musí ze svých prostředků odvést 34 % pojistného.

Otázka č. 10:

Máme zájem uzavřít pracovní poměr s odborníkem ve specifické oblasti. Tento odborník má bydliště v jiném městě a naše firma mu chce hradit jízdní výdaje z domova do práce. Naše účetní byla na školení, kde získala informaci, že za určitých podmínek lze tyto náhrady poskytovat a u zaměstnance nebudou součástí zdanitelných příjmů. O jakou možnost se jedná a podle jaké právní úpravy?

Odpověď:

Na základě ustanovení § 152 písm. f) ZP je možné poskytovat cestovní náhrady sjednané mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem nejpozději při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru. Citované ustanovení zákoníku práce umožňuje, aby zaměstnavatel hradil po určitou dobu cesty zaměstnance např. z místa bydliště na pracoviště (tedy cesty do práce a zpět). Hodnota tohoto plnění nebude pro zaměstnance předmětem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a pro zaměstnavatele se bude jednat o daňově účinný náklad. Jedná se o výjimečné dobrovolné plnění nad standard běžného pracovního poměru, které zaměstnavatelé obvykle poskytují u specifických profesí.

Vlastní náhrady poskytované při přijetí zaměstnance v pracovním poměru jsou stanoveny v ust. § 177 zákoníku práce. Zákoník práce však obsahuje i pojistky proti zneužívání tohoto ustanovení a stanoví, že při takto sjednaných náhradách výdajů je zaměstnavatel vázán limity podle § 165 zákoníku práce (jejich maximální výší a rozsahem) a také stanovením maximální délky poskytování této náhrady, která činí 4 roky od vzniku pracovního poměru. Vzhledem k tomu, že se jedná o důležitou informaci, znovu opakuji, že uvedené plnění lze sjednat nejpozději při uzavírání pracovního poměru s novým zaměstnancem (nelze ho poskytovat stávajícím zaměstnancům).

Otázka č. 11:

Vyslali jsme zaměstnance na pracovní cestu do Rakouska a na základě dohody jsme mu neposkytli předem zálohu. Zaměstnanec cestoval služebním vozidlem a ubytování mu zajistil zahraniční obchodní partner. Po návratu z pracovní cesty zaměstnanec vyúčtoval nárok na stravné v měně stanovené vyhláškou MF č. 254/2018 Sb., v celkové výši 280 EUR. Po dohodě byl zaměstnanci doplatek vyplacen v jiné cizí měně - v USD. Jak máme přepočet měn provést a jaký máme využít kurz (vnitřní směrnicí máme pro potřeby účetnictví stanoven pevný kurz).

Odpověď:

Výpočet nároku zaměstnance na cestovní náhrady vyjádřené v cizí měně (přeplatek nebo nedoplatek) není účetním případem a z toho důvodu nelze používat účetní kurzy, ale kurzy vymezené zákoníkem práce v ust. § 183 a § 184:

  • Pokud byla zaměstnanci poskytnuta záloha, budou při přepočtu měn využity kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy nebo kurz, kterým byla zaměstnavatelem poskytnutá měna v zahraničí směněna.
  • V případě, že zaměstnanci nebyla poskytnutá před pracovní cestou záloha, budou při přepočtu měn využity kurzy ČNB platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Pro znázornění postupu při přepočtu měn budeme vycházet z předpokladu, že kurzy ČNB platné v první den pracovní cesty zaměstnance činily:

  • 25,780 Kč/EUR
  • 22,506 Kč/USD

Postup při přepočtu nároku zaměstnance na stravné: (280 x 25,780) x 22,506 = 320,73 USD.

Právní předpisy citované v článku

(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)

  • ZP - zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
  • zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce
  • ZDP - zákon č. 586/1992 Sb. o daních z příjmů
  • zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
  • zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění

Související články

Práce a mzda 2/2019

Téma měsíce

Cestovní náhrady zaměstnanců 2019

Otevřít číslo Archiv časopisu