Jaroslava Pfeilerová

V tomto článku si připomeneme informace související s cestovními náhradami, zejména povinnost jejich poskytování, postup při vysílání zaměstnanců na pracovní cesty, daňové souvislosti a sankce při neposkytování cestovních náhrad. Zaměříme se také na případy, kdy dochází k záměně cestovních náhrad s odměnou za práci zaměstnanců. Závěrečná část článku bude obsahovat příklady z praxe a odpovědi na nejčastější související dotazy.

Dobrý den, ráda bych se zeptala na praktické řešení pro praxi při využití § 157 odst. 2: „Použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.“ Jakým způsobem správně (nejlépe) určovat odpovídající cenu jízdného za určený hromadný dopravní prostředek: vyžadovat dokladování po zaměstnanci a jakým způsobem? Zjišťovat ceny z jízdních řádů v časech konaných cest ze strany zaměstnavatele? Jak rozlišovat zda brát dopravu autobusem nebo vlakem (do některých míst existují spojení oběma prostředky)? 

Zřizovatel organizuje konkursní řízení na ředitele školy. Předsedou konkursní komise je ředitel jiné školy, který musel dojet z místa svého bydliště cca 100 km na jednání konkursní komise. Může zřizovatel předsedovi konkursní komise vystavit cestovní příkaz a vyplatit mu cestovné, když není jeho zaměstnancem? Jakým jiným způsobem mu můžeme uhradit cestovní náklady?

Po základních informacích v předchozím příspěvku se nyní zaměříme na specifické situace, jako jsou pracovní cesty kratší než 5 hodin, cesty přes půlnoc, více cest v jednom dni či souběh stravného a stravenkového paušálu, a s využitím praktických příkladů vysvětluje správný postup podle zákoníku práce i daňových předpisů. Přináší tak užitečný návod, jak stravné správně poskytnout a posoudit z pracovněprávního i daňového hlediska.

Cestovní náhrady jsou součástí pracovního práva a jejich právní úprava je obsažena v zákoně č. 262/2006 Sb. , zákoník práce. Jednou z těchto náhrad je stravné, tedy náhrada zvýšených stravovacích výdajů, které zaměstnanci vznikají při tuzemských pracovních cestách. Tento článek se zaměřuje na stravné v tuzemských podmínkách, jeho výši, daňové aspekty a příklady z praxe, které ilustrují, jak se stravné uplatňuje v různých situacích. Na tento příspěvek navážou další články věnované jiným oblastem cestovních náhrad.  

Naši zaměstnanci mají v pracovní smlouvě jako místo výkonu práce uvedeno Kladno a Středočeský kraj. Jelikož je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, je pro účely cestovních náhrad přihlíženo k místu sídla firmy, tj. Kladno. Jelikož jsou zaměstnanci zároveň z jiných krajů (Ústecký, Královéhradecký) a do práce nemohou cestovat každý den, poskytuje jim zaměstnavatel ubytování, které je vystaveno na zaměstnavatele a zaměstnavatel jej také celé platí. Je možné toto ubytování z hlediska daně z příjmu brát jako daňově uznatelný náklad v plné výši, kterou zaměstnavatel za ubytování zaplatí?

Máme 2 zaměstnance, jeden z nich je jednatel, kteří jsou občané ČR, ale mají v pracovních smlouvách „výkon práce Bratislava“. Na Slovensku se zdržují tak, aby byli stále rezidentmi ČR, takže mají kombinaci kanceláře a homeoffice. Pokud zůstanou v Bratislavě přes noc, mají ubytování v hotelu, je to pro ně tuzemská nebo zahraniční pracovní cesta? A pokud mají meeting a přenocují v hotelu v ČR, je to pro ně tuzemská nebo zahraniční pracovní cesta?

Organizace má oficiální sídlo v Brně, avšak její kanceláře se nacházejí ve městě Slavkov. V pracovní smlouvě je jako místo výkonu práce uvedeno město Slavkov a Brno, přičemž pravidelné pracoviště není specifikováno. Pro účely cestovních náhrad tak bylo pravidelné pracoviště stanoveno fikcí dle § 34a zákoníku práce, a to ve Slavkově, kde mají zaměstnanci své kanceláře. Chtěla bych se proto zeptat na otázku týkající se výkonu práce v Brně a případného nároku na cestovní náhrady. Pokud zaměstnanec jede z kanceláře ve Slavkově do Brna (ne vždy pouze do sídla společnosti), je v okamžiku opuštění Slavkova na cestě mimo své pravidelné pracoviště, nikoli však na pracovní cestě. Cesta ze Slavkova do Brna trvá přibližně 30 minut, zaměstnanec následně stráví v Brně 5 hodin výkonem práce a poté se vrací zpět do Slavkova. Celková doba mimo pravidelné pracoviště tedy činí 6 hodin. K cestě je použit služební automobil. V této souvislosti bychom chtěli ověřit, zda zaměstnanci náleží stravné z toho důvodu, že byl mimo pravidelné pracoviště déle než 5 hodin, nebo zda se v případě cesty mimo pravidelné pracoviště za účelem výkonu práce v rámci sjednaného místa výkonu práce pro účely stravného započítává pouze doba samotné cesty ze Slavkova do Brna a zpět, nikoli čas strávený výkonem práce v Brně.

Jsme příspěvková organizace. Máme vícero objektů po Plzni i Plzeňském kraji. Vedoucí zaměstnanec má schválené použití soukromého vozidla ke služebním účelům a pracovištěm pro cestovné je adresa objektu v Plzni, kde je vedoucím. Jeho úkolem je vykonávat činnost vedoucího a zároveň zajišťovat spojitost mezi jednotlivými objekty, které zásobuje např. nářadím nebo zajišťuje další potřebné úkoly. Cestovné nemám problém spočítat, ale nevím, jak na stravné. Máme pružnou pracovní dobu (pevná část 8-13:30), zaměstnanec pracuje pravidelně 6-14:30. V metodice máme pro cestovné určený čas 7-15:30, dále je uvedeno, že stravné 148 Kč je za cestu v rozmezí 5-12 hod., s tím, že když je doba kratší, náleží stravné ve výši 58 Kč. Zároveň máme benefit stravenkový paušál - pokud zam-nec odpracuje alespoň 3 hod/směnu, náleží mu ve výši 68 Kč. Jak postupovat u vedoucího, kdy např. jednu směnu jel 7:00-7:45 na objekt v Plzni a zpět a pak na další objekt v Plzeňském kraji 10-11:30, zbytek byl na svém pracovišti. Další den jel na objekt v Plzni a zpět 6-7:10 a pak v Plzni koupit nářadí a zpět 11-11:40 a zbytek na svém pracovišti a třetí den objekt v Plzni 7:45-9:15, Plzeň 10-10:40, Plzeňský kraj 11-14:30. Jak správně spočítat stravné a zbytečně se do toho nezamotat a případně i stravenkový paušál?

Zaměstnanec má místo výkonu práce Brno, pravidelné pracoviště sjednáno není. Zaměstnavatel tohoto zaměstnance vyšle v rámci jeho pracovní doby na školení, které se koná v Brně. V podstatě tento zaměstnanec není na pracovní cestě. Jakým způsobem můžeme zaměstnanci proplatit jízdenky MHD? Byla by chyba mu to proplatit přes cesťák, ve kterém si bude nárokovat pouze jízdenky a nikoliv stravné? Jak je to s daňovou uznatelností na straně zaměstnavatele a nadlimitním plněním na straně zaměstnance. 

Zaměstnavatel umožnil dvěma svým zaměstnancům prohloubení kvalifikace. Objednal a zaplatil jim vícedenní školení, koná se ve dnech pracovního klidu (o sobotách, dvakrát za měsíc po dobu 3 měsíců), mimo pravidelné pracoviště zaměstnanců (souhlas s pracovní cestou máme ve smlouvě). Zaměstnanci volí k cestě na školení vlastní dopravu, ne vlastním automobilem, ne hromadnou dopravou, jezdí společně s dcerou jednoho ze zaměstnanců, která v místě školení pracuje. Jaký bude nárok na cestovní náhrady (jízdné, stravné) pro zaměstnance A, který má nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobu do směn do pracovního týdne pondělí–neděle a školení připadne na den, kdy má naplánovanou směnu? A jak by se situace změnila, kdyby na den školení směnu naplánovanou neměl? A jaký bude nárok na cestovní náhrady pro zaměstnance B, který má rovnoměrně rozvrženou pracovní dobu do pracovního týdne pondělí–pátek a školení připadne na sobotu? Má vůbec na cestovní náhrady nárok? A mají být dny sobotního školení pro něho započteny do jeho pracovní doby? 

Zaměstnanec bude jezdit tři dny na školení. Nepůjde už do práce, ale pojede přímo z domu. Může mu zaměstnavatel určit, že tento cestovní příkaz bude začínat každý den v místě jeho bydliště?

Zaměstnanec, německý občan, přijede vlakem do ČR, aby zde vykonal dvoudenní pracovní úkol. Na tento úkol má s českým spolkem uzavřenu DPP, v ní je sjednán nárok na cestovní náhrady, místo výkonu práce je v konkrétním městě v ČR, místo pravidelného pracoviště není sjednáno. Na základě § 155 odst. 2 zákoníku práce předloží zaměstnanec k proplacení jízdenku, zakoupenou v měně EUR. Můžeme mu tuto jízdenku proplatit v eurech? A dále, pokud tomuto zaměstnanci vznikne nárok i na stravné, můžeme mu ho proplatit v eurech? Pokud nebude možné proplacení v eurech, ale cestovní náhrady budou proplaceny v CZK, jaký kurz máme použít pro přepočet? 

Jsme s. r. o., plátci DPH. Je možné vyplácet stravné při tuzemské služební cestě do výše hranice pro veřejný sektor, tedy do 177 Kč, aniž by se částka nad 148 Kč (při cestě 5–12 hodin) stala předmětem daně a odvodů?

Účetní jednotka má interním předpisem stanovený pevný měsíční kurz, který je roven kurzu k poslednímu dni předcházejícího měsíce, např. v lednu 2025 je roven kurzu k 31. 12. 2024, který byl vyhlášen ČNB. V případě vyúčtování pracovní cesty, kdy záloha na zahraniční cestu byla vyplacena (v měně CZK bezhotovostně) např. 20. 1. 2025 a samotná cesta proběhne v únoru 2025, může při vyúčtování stravného použít svůj pevný měsíční kurz z ledna 2025? I přesto, že § 183 zákoníku práce v tomto případě stanovuje směnný kurz pro určení hodnoty zahraničního stravného v den vyplacení zálohy?

Máme zaměstnance, kteří jsou přijati na výkon práce řidiče a mají uzavřeny pracovní smlouvy, kde je místo výkonu práce celá Česká republika. Je povinnost vypisovat cestovní příkazy na jízdy pouze po České republice? Nejedná se zde o žádnou služební cestu, ale běžný výkon práce. 

Zákoník práce stanoví zaměstnavatelům povinnost poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady a současně prostřednictvím prováděcích předpisů určuje jejich aktuální výši. S účinností od 1. 1. 2025 stanovilo Ministerstvo zahraničních věcí vyhláškou č. 373/2024 Sb. základní sazby zahraničního stravného a Ministerstvo práce a sociálních věcí stanovilo vyhláškou č. 475/2024 Sb. tuzemské stravné, sazby základní náhrady a průměrné ceny pohonných hmot. Zaměstnavatelé jsou povinni změny účinné od 1. 1. 2025 zohlednit v náhradách cestovních výdajů poskytovaných zaměstnancům a upravit související vnitřní předpisy. Vzhledem k tomu, že se úpravy sazeb a průměrných cen pohonných hmot týkají také podnikajících fyzických osob (OSVČ), v následujícím textu si popíšeme, v jaké výši mohou v roce 2025 cestovní výdaje daňově uplatnit tito podnikatelé.

Náš klient má více provozoven a do pracovní smlouvy uvádí jako místo výkonu práce 3 města (Praha, Kladno, Brandýs). Jako pravidelné místo pracoviště pro účely cestovních náhrad má následně určeno pouze jedno město. Je to možné takto platně v pracovní smlouvě, nebo je to v rozporu se zákoníkem práce?

Zaměstnanec s pracovní dobou 8-16 hodin byl vyslán na dvoudenní pracovní cestu. Cesta trvala od 18.11.2024 od 11 hodin do 19.11.2024 do 8:30 hodin. První den odpracoval 3 hodiny, druhý den odpracoval 7,5 hodiny. Jak správně posuzovat kombinaci stravného a stravenkového paušálu? Pokud budu posuzovat odpracovanou dobu, tak podmínka 3 hodin je splněna po oba dny. Jak ale posoudit dobu, kdy vznikl nárok na stravné? První den v 16 hodin ( je to v rámci pracovní doby, nebo už ne?). Nevím, k jakému času se posuzuje vznik nároku na stravné druhý den pracovní cesty. Má se za to, že v 8:30 byl nárok na stravné a tudíž není nárok na stravenkový paušál? 

Zaměstnavatel na základě dohody přenechá zaměstnanci k užívání os. motorové vozidlo, které je určeno výhradně k plnění pracovních úkolů. Veškeré náklady na provoz, servis údržbu a opravy nese zaměstnavatel. Užije-li zaměstnanec vozidlo k soukromým účelům, bude hradit náklady na PHM a vedle toho též uhradí zaměstnavateli paušální náhradu za užívání vozidla ("jízdné") ve výši 13,-Kč za kilometr. Jízdné je splatné na základě faktury vystavené zaměstnavatelem se splatností 15 dnů. Smluvní strany se dohodly, že zaměstnavatel je oprávněn jednostranně započíst pohledávku za jízdné oproti mzdovým nárokům zaměstnance. Považuje se i v tomto případě za příjem zaměstnance částka ve výši určeného procenta vstupní ceny tohoto vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla ? ( ust. § 6 odst. 6 zákona č. 586/1992 Sb., ).