Informační povinnosti zaměstnavatele

Vydáno: 17 minut čtení

Informační povinnost zaměstnavatele vůči zaměstnanci je klíčovou součástí jakéhokoliv pracovněprávního vztahu, která napomáhá vytvářet transparentní, předvídatelné a spravedlivé pracovní prostředí. V důsledku loňské novely zákoníku se významným způsobem rozšířily informační povinnosti zaměstnavatele vůči zaměstnancům, především pak informační povinnosti související s obsahem pracovního poměru a právního vztahu založeného dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr. Článek se ale zabývá také dalšími informačními povinnostmi plynoucími nejen ze zákoníku práce .

Informační povinnosti zaměstnavatele
Mgr. Ing.
Ondřej
Šudoma
Mgr.
Martina
Vodičková
Úvodem
Zaměstnavatelé mají povinnost informovat své zaměstnance o řadě skutečností a poskytovat jim množství údajů včetně zcela základních informací. V praxi se na řadu údajů zapomíná a požadované údaje se k zaměstnancům ne vždy dostanou. Novinky v této oblasti přinesla také již výše zmiňovaná loňská velká novela zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen „ZP“), která informační povinnost zaměstnavatele značným způsobem rozšířila a v mnoha ohledech také zpřísnila. Změny se dočkala také informační povinnost zaměstnavatele vůči zaměstnancům vysílaným na území jiného státu nebo informační povinnosti související s dočasným přidělením zaměstnance agenturou práce k uživateli.
Informování zaměstnanců o obsahu pracovního poměru
Základní informační povinnost zaměstnavatele zakotvená v § 37 ZP se týká obsahu pracovního poměru. Při vzniku pracovního poměru je zaměstnavatel povinen informovat zaměstnance písemně o:
a)
názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou;
b)
bližším označení druhu a místa výkonu práce;
c)
výměře dovolené a o způsobu určování délky dovolené;
d)
době trvání a podmínkách zkušební doby, je-li sjednána
;
e)
postupu, který je zaměstnavatel a zaměstnanec povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru
, a o běhu a délce výpovědní doby;
f)
odborném rozvoji, pokud jej zaměstnavatel zabezpečuje
;
g)
stanovené týdenní pracovní době, o způsobu rozvržení pracovní doby
včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení, a o rozsahu práce přesčas
;
h)
rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a o poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo
;
i)
mzdě nebo platu a způsobu odměňování, splatnosti mzdy nebo platu, termínu výplaty mzdy nebo platu, místu a způsobu vyplácení mzdy nebo platu;
j)
kolektivních smlouvách, které upravují pracovní podmínky zaměstnance, a označení smluvních stran těchto kolektivních smluv;
k)
orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné na sociální zabezpečení v souvislosti s pracovním poměrem zaměstnance
.
Novelou ZP č. 281/2023 Sb. (dále také jen „novela“ nebo „novela ZP“), účinnou od 1. 10. 2023, došlo k poměrně zásadnímu rozšíření okruhu informací, o kterých musí zaměstnavatel zaměstnance informovat.1) Nově přidané informace jsme v předchozím
textu zvýraznili
. Informace uvedené pod písm. c) až i) a k) mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. V takovém případě ovšem pouhé odkázání na název nebo číslo předpisu nemusí být považováno za dostatečně přesné informování o obsahu pracovního poměru, tedy doporučujeme odkazovat přímo na příslušná ustanovení, která danou problematiku upravují.
Výše uvedené informace je zaměstnanci možné poskytnout dvěma způsoby:
přímo v pracovní smlouvě, nebo
v samostatné písemné informaci (vzorovou informaci je možné získat na webových stránkách MPSV:
www.mpsv.cz/web/cz/prace-a-pravo#vzory
).
Možné je také oba způsoby kombinovat – část informací uvést přímo v pracovní smlouvě a zbytek následně poskytnout v separátní informaci. U většiny povinných informací navíc nebude pro zaměstnavatele praktické ani výhodné je sjednávat přímo v pracovní smlouvě – např. bližší označení druhu a místa výkonu práce nebo podrobnosti ohledně rozvržení pracovní doby. Jejich případná změna v budoucnu by totiž vyžadovala souhlas zaměstnance a podepsání dodatku k pracovní smlouvě, což určitě nebude flexibilní ani vhodné řešení.
Tuto základní informační povinnost musí zaměstnavatel splnit nejpozději
ve lhůtě sedmi dnů od vzniku pracovního poměru
. Zde došlo k zásadnímu zpřísnění, neboť před novelou ZP byla tato lhůta výrazně delší – jeden měsíc. Další důležitou změnou oproti předchozí právní úpravě je také to, že se tato informační povinnost
nově vztahuje i na pracovní poměry na dobu kratší než jeden měsíc
.
Informační povinnost se vztahuje i na změnu výše uvedených údajů. O změně je zaměstnavatel povinen zaměstnance informovat
bez zbytečného odkladu, nejpozději však v den, kdy změna nabývá účinnosti
. Povinnost informovat o změně údajů se nevztahuje na změny právních předpisů, kolektivních smluv a vnitřních předpisů, pokud na ně informace odkazuje.
Informování je možné učinit písemně v listinné formě, ale
také elektronicky
. Pokud zaměstnavatel přistoupí k informování v elektronické podobě, musí být informace přístupná zaměstnanci takovým způsobem, aby si ji zaměstnanec mohl uložit a vytisknout; zaměstnavatel je povinen uschovat si doklad o předání informace zaměstnanci. Tyto požadavky budou splněny i při zaslání informace na e-mail zaměstnance, pokud si zaměstnavatel uloží odeslaný e-mail včetně potvrzení o jeho doručení. Obecně je ale prokazování elektronického doručování dokumentů více problematické než například podpis zaměstnance na papírovém dokumentu. Rizika je možné snížit použitím správných technických prostředků.
V případě pracovních poměrů
vzniklých před 1. 10. 2023
zakotvuje novela v přechodných ustanoveních
povinnost zaměstnavatele informovat zaměstnance v rozšířeném rozsahu pouze
, pokud o to zaměstnanci
zaměstnavatele písemně požádají
. To platí ale jen za předpokladu, že zaměstnavatel vůči těmto zaměstnancům řádně splnil informační povinnost „ve starém znění“ před 1. 10. 2023. V praxi jsme se nicméně spíše setkali s tím, že někteří zaměstnavatelé o obsahu pracovního poměru neinformují vůbec nebo alespoň ne v rozsahu požadovaném zákonem. Na takové zaměstnavatele se přechodná ustanovení novely nevztáhnou a v případě pochybností ohledně řádného splnění této povinnosti doporučujeme informovat v novém rozsahu i bez písemné žádosti zaměstnance.
Porušení informační povinnosti může být při kontrole ze strany inspektorátu práce postiženo pokutou až do 200 000 Kč.
Informování zaměstnanců o obsahu právního vztahu založeného dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr
Zcela nově, v důsledku novely ZP, je zaměstnavatel povinen informovat také zaměstnance pracující na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr o obsahu právního vztahu jimi založeného. Jedná se o
analogickou informační povinnost jako v případě pracovního poměru
, pro kterou navíc platí v zásadě stejná pravidla včetně lhůt (v tomto případě se 7denní lhůta počítá ode dne započetí výkonu práce) a formy poskytování těchto údajů.
Nejpozději
do sedmi dnů od započetí výkonu práce
je zaměstnavatel podle § 77a ZP povinen informovat zaměstnance v zásadě ve stejném rozsahu jako u zaměstnanců v pracovním poměru s některými drobnějšími odchylkami, které jsou dány specifiky právních vztahů založených těmito dohodami, jako např. informování pouze o předpokládaném rozsahu pracování doby nebo o délce vyrovnávacího období podle § 76 odst. 3 ZP (doba, ve které se posuzuje dodržování sjednaného a nejvýše přípustného rozsahu práce na základě dohody o pracovní činnosti).
Většina informací stejně jako u pracovního poměru může být nahrazena odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.
U právních vztahů založených dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr před 1. 10. 2023 (výkon práce byl zahájen před tímto datem) musí zaměstnavatel informaci poskytnout pouze, pokud o to zaměstnanec písemně požádá.
Informování zaměstnanců vysílaných na území jiného státu
V důsledku novely se do ZP dostaly i zcela nové informační povinnosti, které bude zaměstnavatel povinen splnit v případě, pokud zaměstnance vysílá k výkonu práce na území cizího státu.
Nicméně s ohledem na evropskou právní úpravu2)
se za vyslaného zaměstnance nepovažuje každý zaměstnanec, kterého zaměstnavatel vyšle do zahraničí např. na krátkodobou zahraniční pracovní cestu za účelem účasti na jednání nebo konferenci
, ale pouze takový zaměstnanec, který bude vyslán na omezenou dobu vykonat určitou práci (službu) pro jiný podnik nacházející se na území jiného členského státu, pokud zaměstnavatel zaměstnance vyšle:
*
na vlastní účet a pod svým vedením, a to na základě smlouvy uzavřené mezi zaměstnavatelem a hostitelským podnikem (např. když zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance, aby u jeho smluvního partnera-objednatele zprovoznil stroj dodaný na základě kupní smlouvy);
*
do zahraničí k výkonu práce v rámci skupiny (jedná se o tzv. koncernové vysílání v rámci mateřských, dceřiných a sesterských společností);
pokud doba vyslání přesáhne čtyři týdny.
V případě takového vyslání do zahraničí musí zaměstnavatel podle § 37a ZP předem (před začátkem vyslání) zaměstnance písemně informovat o:
a)
státu, v němž má být práce vykonávána;
b)
předpokládané době tohoto vyslání;
c)
měně, ve které mu bude vyplácena mzda, plat nebo odměna z dohody;
d)
peněžitém nebo věcném plnění poskytovaném zaměstnavatelem v souvislosti s výkonem práce;
e)
tom, zda a za jakých podmínek je zajištěn návrat zaměstnance.
Výše uvedené informace mohou být zaměstnanci poskytnuty i přímo prostřednictvím pracovní smlouvy, ale nepochybně častější a v praxi mnohem flexibilnější bude poskytnutí těchto informací v separátní písemné informaci.
Pokud by zaměstnanec byl vyslán do jiného členského státu Evropské unie k výkonu práce v rámci nadnárodního poskytování služeb3), tak
kromě výše uvedených informačních povinností bude nutné zaměstnance předem písemně informovat o
:
a)
odměně za práci, na niž má zaměstnanec nárok v souladu s právními předpisy hostitelského členského státu;
b)
podmínkách poskytování cestovních náhrad v souvislosti s výkonem práce a dalších plněních poskytovaných zaměstnavatelem v souvislosti s vysláním;
c)
odkazu na oficiální celostátní internetovou adresu zřízenou hostitelským členským státem.
Informace týkající se měny, ve které bude vyplácena odměna za práci, včetně specifikace odměny, na kterou zaměstnanci vznikne nárok v souladu s předpisy hostitelské země, mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.
Tato informační povinnost podle § 77b ZP platí obdobně také vůči zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr.
Specifika informování agenturních zaměstnanců
V případě agenturního zaměstnávání a dočasného přidělení zaměstnanců k uživateli má zaměstnanec dále
právo na dodatečné informace související s dočasným přidělením
. Zaměstnavatel tak kromě výše uvedených informací uvedených v § 37 ZP (případně v § 37a, § 77a a § 77b ZP) musí zaměstnance informovat i o skutečnostech vztahujících se k uživateli, ke kterému bude zaměstnanec dočasně přidělen, a k práci, kterou bude u uživatele vykonávat. Informace o uživateli jsou zaměstnanci
sdělovány písemným pokynem, který má charakter jednostranného úkonu a poskytuje jej agentura práce dočasně přidělovanému zaměstnanci
.
Písemný pokyn musí obsahovat zejména tyto informace:
a)
název a sídlo uživatele;
b)
místo výkonu práce u uživatele;
c)
dobu trvání dočasného přidělení;
d)
určení vedoucího zaměstnance uživatele oprávněného přidělovat zaměstnanci práci a kontrolovat ji;
e)
podmínky jednostranného prohlášení o ukončení výkonu práce před uplynutím doby dočasného přidělení, byly-li sjednány v dohodě o dočasném přidělení zaměstnance agentury práce;
f)
informaci o pracovních a mzdových nebo platových podmínkách srovnatelného zaměstnance uživatele.
Další informační povinnosti zaměstnavatele
Zákoník práce upravuje kromě výše uvedených informačních povinností také celou řadu dalších informačních povinností. Zaměstnavatel je tak například povinen
informovat zaměstnance dle § 279 a § 280 ZP o
:
a)
ekonomické a finanční situaci zaměstnavatele a jejím pravděpodobném vývoji (s výjimkou zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají méně než 10 zaměstnanců);
b)
činnosti zaměstnavatele, jejích důsledcích na životní prostředí a jeho ekologických opatřeních (s výjimkou zaměstnavatelů, kteří zaměstnávají méně než 10 zaměstnanců);
c)
právním postavení zaměstnavatele a jeho změnách, vnitřním uspořádání a osobě oprávněné jednat za zaměstnavatele v pracovněprávních vztazích a uskutečněných změnách v předmětu činnosti zaměstnavatele;
d)
základních otázkách pracovních podmínek a jejich změnách;
e)
pravděpodobném hospodářském vývoji zaměstnavatele;
f)
opatřeních, kterými zaměstnavatel zajišťuje rovné zacházení se zaměstnanci a zaměstnankyněmi a zamezení diskriminace;
g)
nabídce volných pracovních míst na dobu neurčitou, která by byla vhodná pro další pracovní zařazení zaměstnanců pracujících u zaměstnavatele v pracovním poměru uzavřeném na dobu určitou;
h)
bezpečnosti a ochraně zdraví při práci; nebo
i)
zamýšlených strukturálních změnách (např. v důsledku přeměny zaměstnavatele).
V případech, kdy u zaměstnavatele působí zástupci zaměstnanců (odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast BOZP), může zaměstnavatel splnit výše uvedenou informační povinnost vůči těmto zástupcům, a nikoliv vůči každému zaměstnanci jednotlivě.
Důležitá je informační povinnost zaměstnavatele související s
hromadným propouštěním zaměstnanců
. Zaměstnavatel je povinen nejpozději 30 dnů předem písemně informovat zaměstnance o svém záměru a také o dalších skutečnostech uvedených v § 62 odst. 2 ZP. Pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace nebo rada zaměstnanců, plní informační povinnost vůči nim.
V souvislosti s kolektivním vyjednáváním má zaměstnanec právo být
informován o průběhu kolektivního vyjednávání o kolektivní smlouvě
.
Důležitý okruh informačních povinností zaměstnavatele souvisí se
zajištěním BOZP
včetně např. informování o kategorizaci jejich práce nebo poskytovateli pracovnělékařských služeb a povinných prohlídkách či vyšetření dle § 103 ZP.
Zvláštní informační povinnost má zaměstnavatel v souvislosti se
zavedením kontrolních mechanismů
dle § 316 ZP (kdy zaměstnavatel podrobuje zaměstnance otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu jeho telefonických hovorů atd.), kdy musí zaměstnance informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění.
V případě
přechodu práv a povinností z pracovněprávních vztahů k jinému zaměstnavateli
jsou dosavadní zaměstnavatel a přejímající zaměstnavatel povinni v dostatečném časovém předstihu, nejpozději 30 dnů před přechodem práv a povinností k jinému zaměstnavateli, informovat odborovou organizaci a radu zaměstnanců o této skutečnosti a projednat s nimi za účelem dosažení shody záležitosti dle § 339 odst. 1 ZP. Pokud u zaměstnavatele nepůsobí odborová organizace ani rada zaměstnanců, plní dosavadní a přejímající zaměstnavatel informační povinnost vůči dotčeným zaměstnancům. Řádné nesplnění této povinnosti může opravňovat zaměstnance k podání zvláštní výpovědi podle § 51a odst. 2 ZP ještě těsně před takovým přechodem nebo ještě dva měsíce po přechodu.
Další informační povinnosti jsou upraveny v dalších právních přepisech. Jedná se například o informační povinnosti
související se zpracováním osobních údajů zaměstnanců
. Zaměstnavatel musí zaměstnance informovat v rozsahu požadovaném dle čl. 13 a 14 GDPR (totožnost a kontaktní údaje správce, resp. pověřence pro ochranu osobních údajů, kategoriích, účelech a právních základech zpracování, příjemcích nebo předávání mimo EU/EHP atd.) a o jejich souvisejících právech, a to je zejména právo na přístup, opravu nebo výmaz, omezení zpracování nebo podání námitky, právo odvolání souhlasu nebo v neposlední řadě právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.
V loňském roce nabyl také účinnosti
zákon o ochraně oznamovatelů
. Podle něj byla řada zaměstnavatelů povinna zavést vnitřní oznamovací systém, který slouží k přijímání a posuzovaní oznámení o možném protiprávním jednání od svých zaměstnanců (a případně i dalších osob v podobném postavení) a současně musí prostřednictvím webových stránek informovat nejen své zaměstnance v následujícím minimálním rozsahu (další podrobnosti ohledně přijímání a vyřizování oznámení a poskytované ochrany upravuje obvykle příslušný vnitřní předpis):
a)
o označení příslušné osoby či osob pro příjímání oznámení vč. kontaktních údajů;
b)
o tom, zda vedle zaměstnanců (a praktikantů nebo stážistů) jsou přijímána také oznámení od externích osob (spolupracující OSVČ, zaměstnanci obchodních partnerů atp.);
c)
o způsobech, jak lze podat oznámení (písemně, ústně nebo na žádost osobně);
d)
o možnosti k podání oznámení použít také externí systém Ministerstva spravedlnosti.
Existuje ale celá řada dalších výše neuvedených informačních povinností upravených ať už v ZP, ale také ve zvláštních právních předpisech. Poskytnout
taxativní
výčet těchto povinností je ovšem již nad rámec našeho příspěvku.
Právní předpisy citované v článku
(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)
*
zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
*
zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů
*
nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (General Data Protection Regulation – GDPR).
1) V důsledku implementace směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1152 ze dne 20. června 2019, která se týká transparentních a předvídatelných pracovních podmínek v rámci Evropské unie.
2) Směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 96/71/ES o vysílání pracovníků v rámci poskytování služeb.
3) Dle čl. 57 Smlouvy o fungování EU se službami rozumí činnosti průmyslové, obchodní či řemeslné povahy nebo činnosti v oblasti svobodných povolání.

Související dokumenty

Související pracovní situace

Doručování písemností
Souběžná činnost
Uplynutí doby
Uzavření pracovní smlouvy, forma a obsah
Zrušení pracovního poměru ve zkušební době
Trest vyhoštění cizince
Přehled zákazů výpovědi
Vstupní lékařská prohlídka
Pracovní posudek
Přeložení
Potvrzení o zaměstnání
Zrušení povolení k pobytu cizince
Povolení k zaměstnání, zaměstnanecká karta, modrá karta
Převedení na jinou práci
Výplata splatné mzdy (platu) při skončení pracovního poměru
Odvolání
Stávka (a doplatek do průměrného výdělku)
Překážky v práci na straně zaměstnavatele při skončení pracovního poměru
Doba trvání pracovního poměru
Jmenování na pracovní místo (do funkce)

Související články

Zaměstnávání studentů a absolventů ze zahraničí
Veľká novela Zákonníka práce v roku 2022
Těhotenství a pracovní poměr
Diskriminace v pracovněprávních vztazích
Insolvence OKD pohledem zákona o ochraně zaměstnanců při platební neschopnosti zaměstnavatele
Autorská a průmyslová práva z pohledu zaměstnance a zaměstnavatele
Evropská rada zaměstnanců
Diskriminace na pracovišti
Doručování pracovněprávních písemností zaměstnancům
Odškodňování pracovních úrazů agenturních zaměstnanců
Novela zákoníku práce stručně v bodech
Změny v doručování dle novely zákoníku práce
Přechod práv a povinností z pracovněprávních vztahů dle aktuální novely zákoníku práce ve vazbě na judikaturu Soudního dvora EU
Zaměstnanec ve výkonu trestu
Zaměstnávání studentů a zdravotní pojištění
Rozhodnutí zaměstnavatele o organizační změně a jeho realizace
Vysílání zaměstnanců za účelem poskytování služeb v rámci EU
Doručování v režimu zákoníku práce - opravdu se nemůže stát chyba?
Jaké povinnosti má zaměstnavatel vůči odborové organizaci

Související otázky a odpovědi

Informace o obsahu pracovního poměru
Návrat do práce po čerpání rodičovské dovolené
Žádost zaměstnance pracujícího na DPP o zaměstnání v pracovním poměru
Přejmenování společnosti
Vyplnění ELDP
Archivace Dohod o srážkách ze mzdy a žádostí
Pracovní úraz - externí pracovník
Plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením
Nová oznamovací povinnost vůči OSSZ
Přechod zaměstnanců na nového zaměstnavatele - odhlášení u zdravotní pojišťovny a OSSZ
Převzetí zaměstnanců
Smlouva o výkonu funkce prokuristy - pracovní úraz a nemoc z povolání
Pracovní smlouva - podpis oprávněné osoby za zaměstnavatele
Výplatní lístek a osvobozené příjmy
Povinnosti zaměstnavatele vůči exekutorům
Nástup po rodičovské dovolené
Poskytování informací o zaměstnání - ELDP
Zdravotní pojištění invalidního zaměstnance
Náležitosti výplatní pásky - zákon
Archivace pracovních smluv

Související předpisy

262/2006 Sb., zákoník práce
171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů
281/2023 Sb. , kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony