Dle ustanovení § 142 odst. 5 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále též „ZP“), je zaměstnavatel při měsíčním vyúčtování mzdy nebo platu povinen vydat zaměstnanci písemný doklad obsahující údaje o jednotlivých složkách mzdy nebo platu a o provedených srážkách. V praxi se tento dokument označuje nejčastěji jako „výplatní páska“. Vedle povinných náležitostí uvádějí ovšem zaměstnavatelé na výplatní pásce též další údaje vztahující se k danému kalendářnímu měsíci – výši cestovních náhrad, různých benefitních plnění (příspěvků na soukromé životní pojištění nebo penzijní připojištění a nově například takzvaného stravenkového paušálu) a v neposlední řadě údaj o předpokládaném právu zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok.
Účel informace
Účel informace o předpokládaném právu zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok je zřejmý – aby měl zaměstnanec představu o tom, jakého práva na dovolenou za kalendářní rok může za splnění zákonem stanovených podmínek dosáhnout, a v jakém rozsahu může tedy dovolenou čerpat. Zaměstnanec si musí být vědom, tím spíše na začátku pracovního poměru nebo příslušného kalendářního roku, že jde právě a jen o předpoklad, ke kterému směřuje, nikoliv o jistotu, že mu takové právo skutečně nakonec vznikne. V průběhu kalendářního roku se z výplatní pásky dozvídá, kolik z dovolené za kalendářní rok už vyčerpal a kolik mu případně ještě zbývá.
Jak tomu bylo v roce 2020
Do konce roku 2020 uváděl zaměstnavatel předpokládané právo zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok ve dnech. Vycházel přitom z toho, kolik pracovních dnů připadá zaměstnanci dle rozvržení pracovní doby na týden. U zaměstnanců s rovnoměrným rozvržením pracovní doby se stejným počtem pracovních dnů v týdnu to nebyl zpravidla žádný problém. Pro zaměstnance s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby se řídil zaměstnavatel pravidlem obsaženým v ustanovení § 213 odst. 4 ZP, ve znění účinném do 31. 12. 2020, a počítal průměrný počet pracovních dnů připadajících na týden podle rozvržení jejich pracovní doby.
Na výplatní pásce se tak zaměstnanci běžně setkávali s čísly jako 25 dnů (předpokládané právo na dovolenou za kalendářní rok u zaměstnance s pětidenním pracovním týdnem pracujícím u zaměstnavatele, kde je výměra dovolené 5 týdnů), nebo třeba 17,5 dne (předpokládané právo na dovolenou za kalendářní rok u zaměstnance pracujícího u stejného zaměstnavatele, ale v nerovnoměrném rozvržení pracovní doby, kterému v celoročním průměru připadlo na týden 3,5 směny). Nedošlo-li u zaměstnance během kalendářního roku ke změně rozvržení pracovní doby, bylo toto předpokládané právo stabilní, neměnilo se a na výplatní pásce zůstával pořád stejný údaj, o který se mohl zaměstnanec opřít.
Samozřejmě, pokud v rámci daného kalendářního roku nastaly skutečnosti, které mohly celkové právo zaměstnance na dovolenou ovlivnit, jako blížící se skončení pracovního poměru, trvání překážek v práci, které se podle předchozí právní úpravy nepovažovaly pro účely dovolené za výkon práce, v rozsahu alespoň 100 zameškaných pracovních dnů nebo neomluvené zameškání směny jako důvody pro krácení dovolené, popř. již zmíněná změna rozvržení pracovní doby, bylo nutné to zohlednit i co do údaje o předpokládaném právu zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok na výplatní pásce.
V roce 2021 jinak?
Ke dni 1. 1. 2021 byla právní úprava dovolené změněna. Hovoří se v této souvislosti o „dovolené v hodinách“, protože splní-li zaměstnanec zákonem stanovené podmínky, vzniká mu dle ustanovení § 213 ZP právo na dovolenou za kalendářní rok v délce jeho týdenní pracovní doby vynásobené příslušnou výměrou dovolené u zaměstnavatele, popř. na její poměrnou část. Právo na dovolenou se tak nově vyjadřuje v hodinách (v souladu s ustanovením § 216 odst. 5 ZP se zaokrouhluje na celé hodiny nahoru) a v této časové jednotce se jako předpoklad uvádí též na výplatní pásce zaměstnance.
V této souvislosti jsme se opakovaně setkali s přístupem některých dodavatelů software pro zaměstnavatele, kteří na tento předpoklad nahlížejí jinak než doposud a dle našeho názoru z něho dělají zbytečnou „matematiku“, která je matoucí a popírá podstatu informace zaměstnanci, jak o ní bylo pojednáno výše. Pro lepší názornost, o co konkrétně jde, nabízíme tři následující příklady.
Pracovní poměr má zaměstnanci trvat po celý kalendářní rok 2021. Jde o zaměstnance se stanovenou týdenní pracovní dobou 40 hodin rozvrženou do pětidenního pracovního týdne od pondělí do pátku ve směnách dlouhých 8 hodin. Výměra dovolené činí u zaměstnavatele 4 týdny. Při tomto rozvržení pracovní doby a délce směn má zaměstnanec odpracovat v daném kalendářním roce celkem 261 směn, tj. 2 088 hodin.
Zaměstnavatel předpokládá, že zaměstnanec splní podmínky pro vznik práva na dovolenou za kalendářní rok v celé výměře, a proto na výplatní pásce kalkuluje rovnou s předpokládaným počtem 160 hodin dovolené (40 x 4). Tento výchozí počet bude na začátku kalendářního roku platit i podle počítačového programu, který zaměstnavatel používá. V lednu 2021 odpracuje zaměstnanec podle rozvrhu týdenní pracovní doby 21 směn, tj. 168 hodin. Zaměstnavatel nemá jediný důvod měnit předpokládané právo zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok, leč software ho „nutí“ přepočítat tento předpoklad na pouze 157 hodin. Z čeho tento změněný počet dovozuje?
Jednoduše řečeno, počítačový program sází na definici týdne dle ustanovení § 350a ZP jako období 7 po sobě následujících kalendářních dnů a s tím související předpoklad, že zaměstnanci bude v jednotlivých týdnech přidělena zaměstnavatelem práce v rozsahu jeho týdenní pracovní doby. Po každém kalendářním měsíci pak spojí tento předpoklad s pracovní dobou zaměstnancem skutečně odpracovanou. Matematicky vyjádřeno:
začátek kalendářního roku
počet kalendářních dnů od 1. 1. do 31. 12. 2021: 365
365 : 7 = 52,143; výsledek 52 týdnů
52/52 x 160 = 160 hodin dovolené
po skončení měsíce ledna 2021
odpracováno za měsíc leden: 168 hodin
předpoklad od 1. 2. do 31. 12. 2021:
- počet kalendářních dnů: 334
- počet týdnů: 334 : 7 = 47,714
- počet hodin práce: 47,714 x 40 = 1 908,56
počet hodin práce celkem: 1 908,56 + 168 = 2 076,56
2 076,56 : 40 = 51,914; výsledek 51 celých odpracovaných týdnů
51/52 x 160 = 157 hodin dovolené
Považujeme takové nastavení software za nesmyslné. Nerespektuje totiž skutečnost, že právo na dovolenou za kalendářní rok se poměřuje s odpracovanými hodinami podle rozvrhu směn a stejným hlediskem by se měl řídit i onen předpoklad. U rovnoměrného rozvržení pracovní doby by o tomto nemělo být žádných pochyb. Jak vyplývá z výše popsaného příkladu, zvolená metodika míchá jablka s hruškami, protože po odpracování příslušného kalendářního měsíce doplňuje do nastaveného vzorce skutečně odpracované hodiny, ale pro zbytek kalendářního roku zůstává u předpokladu, že na každý týden připadne právě a jen týdenní pracovní doba zaměstnance. Nebere vůbec v potaz, že menší počet hodin odpracovaných zaměstnancem v lednu 2021 je dán výhradně tím, kolik pracovních dnů dle jeho rozvržení pracovní doby to představuje (totiž 21), a že to bude „vykoupeno“ pro změnu větším počtem takových pracovních dnů v jiných měsících téhož kalendářního roku. Po skončení měsíce března 2021 se vše z pohledu zmíněného software zase „srovná“ – viz pokračování příkladu:
po skončení měsíce března 2021
odpracováno za měsíce leden až březen: 512 hodin (168 + 160 + 184)
předpoklad od 1. 4. do 31. 12. 2021:
- počet kalendářních dnů: 275
- počet týdnů: 275 : 7 = 39,2857
- počet hodin práce: 39,2857 x 40 = 1 571,428
počet hodin práce celkem: 1 571,428 + 512 = 2 083,428
2 083,428 : 40 = 52,0857; výsledek 52 týdnů
52/52 x 160 = 160 hodin dovolené.
Zaměstnanci vznikl pracovní poměr ke dni 1. 2. 2021. Pracovní poměr je uzavřen na dobu určitou jednoho roku, tj. do 31. 1. 2022. Kratší pracovní dobu v délce 30 hodin mu zaměstnavatel rozvrhl do čtyřdenního pracovního týdne od pondělí do čtvrtka ve směnách dlouhých 8 hodin v pondělí a v úterý a dlouhých 7 hodin ve středu a ve čtvrtek. Výměra dovolené činí u zaměstnavatele 5 týdnů.
Je zjevné, že zaměstnanec nesplní podmínky pro vznik práva na dovolenou za kalendářní rok v celé výměře, ale jen na její poměrnou část. Předpoklad této poměrné části dovolené za kalendářní rok uvede zaměstnavatel na výplatní pásce. Vyjde logicky z toho, že dle popsaného rozvržení pracovní doby a délky směn by měl zaměstnanec odpracovat do konce roku celkem 192 směn a v jejich rámci 1 440 hodin. Výpočet předpokládaného práva na dovolenou bude proto následující:
1 440 : 30 = 48 celých násobků odpracované týdenní pracovní doby 40 hodin
30/52 x 48 x 5 nebo též 48/52 x 30 x 5 nebo též 48/52 x 150 = 139 hodin dovolené.
Software používaný zaměstnavatelem spočetl předpoklad poměrné části dovolené za kalendářní rok v délce pouze 136 hodin, tedy o 3 hodiny méně. Proč?
počet kalendářních dnů od 1. 2. do 31. 12. 2021: 334
334 : 7 = 47,714 týdnů, tj. 47 celých týdnů
30/52 x 47 x 5 nebo též 47/52 x 30 x 5 nebo též 47/52 x 150 = 136 hodin dovolené.
Jak vidno, kvůli nastavení počítačového programu zaměstnanec už na začátku svého pracovního poměru „přichází“ ve svém předpokládaném právu na poměrnou část dovolené za kalendářní rok o několik hodin, a neuvidí tak na výplatní pásce hned to, k čemu jeho výkon práce podle daného rozvržení pracovní doby a délky směn směřuje. Mile překvapen bude teprve u výplatní pásky za měsíc březen 2021, protože tam mu doposud avizované právo na poměrnou část dovolené za kalendářní rok najednou „stoupne“ o zmíněné 3 hodiny – viz pokračování příkladu:
po skončení měsíce března 2021
odpracováno za měsíce únor a březen: 263 hodiny (120 + 143)
předpoklad od 1. 4. do 31. 12. 2021:
- počet kalendářních dnů: 275
- počet týdnů: 275 : 7 = 39,2857
- počet hodin práce: 39,2857 x 30 = 1 178,571
počet hodin práce celkem: 1 178,571 + 263 = 1 441,571
1 441,571 : 30 = 48,052; výsledek 48 týdnů
30/52 x 48 x 5 nebo též 48/52 x 30 x 5 nebo též 48/52 x 150 = 139 hodin dovolené
Zaměstnanec pracuje u zaměstnavatele v nepřetržitém pracovním režimu. Jeho stanovená týdenní pracovní doba v délce 37,5 hodiny je rozvržena nerovnoměrně, směny má dlouhé 11 hodin. Vyrovnávací období určil zaměstnavatel v délce 26 týdnů se začátkem od 1. 1. 2021. Zaměstnanec byl v souladu s ustanovením § 84 ZP seznámen zaměstnavatelem se svým rozvrhem týdenní pracovní doby na uvedené období. Výměra dovolené činí u zaměstnavatele 5 týdnů.
Zaměstnanci s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby musí zaměstnavatel rozvrhnout v rámci vyrovnávacího období počet hodin odpovídající násobku jeho délky v týdnech a týdenní pracovní doby zaměstnance. Ve výše uvedeném případě jde přesně o 975 hodin (26 x 37,5). Více takto rozvržených hodin představuje skrytou práci přesčas, menším počtem rozvržených hodin porušuje zaměstnavatel svoji povinnost přidělit zaměstnanci práci v rozsahu jeho týdenní pracovní doby. Obojí má přitom negativní dopad na správný výpočet práva zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok.
Vyjdeme-li z těchto pravidel, pak lze také v tomto případě předpokládat, že když se vyrovnávací období (tady dvě po sobě jdoucí vyrovnávací období) pro účely nerovnoměrného rozvržení pracovní doby vejde celou svojí délkou do téhož kalendářního roku, splní zaměstnanec podmínky pro vznik práva na celou výměru dovolené za kalendářní rok. Zaměstnavatel tak může na výplatní pásce kalkulovat s dovolenou v počtu 188 hodin (5 x 37,5 se zaokrouhlením na celé hodiny nahoru).
Stejně jako v předchozích dvou případech není důvod tento předpoklad měnit ve vazbě na skutečně odpracovanou dobu v jednotlivých měsících. Naopak, u zaměstnanců s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby by se tímto postupem mohlo dokonce stát, že přechodně se jim bude na výplatní pásce ukazovat právo na dovolenou za kalendářní rok v délce odpovídající odpracování více než 52násobku jejich týdenní pracovní doby, aniž by šlo o případ obsažený v ustanovení § 213 odst. 5 ZP a aniž by k tomu u nich mohlo podle rozvrhu směn ve vyrovnávacím období reálně dojít. Matematicky vyjádřeno:
po skončení měsíce ledna 2021
odpracováno za měsíc leden: 209 hodin
předpoklad od 1. 2. do 31. 12. 2021:
- počet kalendářních dnů: 334
- počet týdnů: 334 : 7 = 47,714
- počet hodin práce: 47,714 x 37,5 = 1 789,275
počet hodin práce celkem: 1 789,275 + 209 = 1 998,275
1 998,275 : 37,5 = 53,287; výsledek 53 týdnů
37,5/52 x 53 x 5 nebo též 53/52 x 37,5 x 5 nebo též 53/52 x 187,5 = 192 hodiny dovolené.
Jsme si vědomi toho, že složitější mohou být případy, kdy zaměstnanci s nerovnoměrným rozvržením pracovní doby vznikne pracovní poměr v průběhu vyrovnávacího období nastaveného zaměstnavatelem nebo se takové vyrovnávací období láme z jednoho kalendářního roku do druhého, ale rovněž v těchto případech lze predikovat počet odpracovaných hodin a v návaznosti na to právo zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok nebo její poměrnou část pro účely jeho uvedení na výplatní pásce.
Závěr
Je-li smyslem údaje uváděného na výplatní pásce, aby byl pro zaměstnance srozumitelný a směřoval k jeho předpokládanému právu na dovolenou za kalendářní rok, nelze na jedné straně přepočítávat tento předpoklad po každém kalendářním měsíci dle skutečně odpracovaných hodin, a na druhé straně ve zbytku posuzovaného období nereflektovat, kolik jich má zaměstnanec podle rozvrhu ještě odpracovat. Změna právní úpravy dovolené od 1. 1. 2021 neměla v úmyslu měnit něco na zažitých postupech co do určování zmíněného předpokladu a takovou potřebu z ní nelze ani dovozovat.
Varianta, že se předpokládané právo zaměstnance na dovolenou za kalendářní rok bude měsíc od měsíce na výplatní pásce měnit (a tím pádem též počet hodin dovolené zbývajících k čerpání), je pro zaměstnance snad tou nejhorší. Takový postup není ze strany dodavatelů software obhajitelný argumentem, že bez přihlédnutí k hodinám již odpracovaným a jejich promítnutí do údaje na výplatní pásce by jejich výpočty byly údajně chybné. Je třeba si znovu připomenout, že jde o předpoklad a co je jeho smyslem.