Při placení pojistného na zdravotní pojištění dochází k situacím, kdy je zapotřebí například prokázat kontrolnímu orgánu odůvodněnost postupu zaměstnavatele, tedy předložit potvrzení, na jehož základě například nemusí být u zaměstnance dodržen při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, ale pojistné je odvedeno ze skutečné výše příjmu zaměstnance. Také platí, že pokud zaměstnavatel nemá příslušné doklady k dispozici, a tudíž nepostupuje v souladu s platnou právní úpravou, je kontrolní orgán nucen postupovat podle zákona, což ve svém důsledku zpravidla představuje vznik dlužného pojistného včetně penále.
Jednotlivé níže uvedené vzory představují ve zdravotním pojištění rozhodné doklady pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance a následné placení pojistného. Tyto vzory představují doporučenou podobu, vycházejí z dlouholeté praxe autora a nemají tedy obecně závaznou povahu. Zaměstnavatel si je může upravit přiměřeně podle svých potřeb a konkrétních podmínek. Vzory potvrzení pak mohou pomoci vyřešit případy, které v praxi nejčastěji vyvstanou.
Odvod pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu
Aby zaměstnavatelé postupovali při plnění zákonných povinností důsledně v souladu se zákonem, to znamená, aby bylo odvedeno pojistné za zaměstnance tak, jak to ukládá právní úprava zdravotního pojištění, musí zaměstnavatel v některých specifických situacích buď:
- vystavit pro jiného zaměstnavatele potvrzení o výši dosaženého příjmu svého zaměstnance v příslušném kalendářním měsíci, případně potvrdit skutečnost, že je za zaměstnance odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo naopak
- musí mít od jiného zaměstnavatele k dispozici potvrzení o výši příjmu zaměstnance v rozhodném období kalendářního měsíce nebo doklad o odvodu pojistného alespoň ze zákonného minima takovým zaměstnavatelem z toho důvodu, aby nemusel provádět dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu, nýbrž aby mohl odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu.
Potvrzení zaměstnavatele, že odvádí za zaměstnance pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu (§ 3 odst. 4 a odst. 6 zákona č. 592/1992 Sb.)
Potvrzujeme, že za našeho zaměstnance p. …………. (uvést jméno, příjmení, datum narození nebo rodné číslo, trvalé bydliště) je odváděno pojistné na zdravotní pojištění nejméně z minimálního vyměřovacího základu.
Ve ……........ dne ......……….
………………......
zaměstnavatel
Toto potvrzení (pokud se podmínky nezmění) má dlouhodobou platnost a není třeba, aby se obnovovalo například při každém zvýšení minimální mzdy.
Odvod pojistného zaměstnavatelem ve vazbě na minimální vyměřovací základ
Jedná se o tuto situaci:
- zaměstnanec má jediné zaměstnání,
- příjem zaměstnance nedosahuje hodnoty povinného minima,
- pro zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) platí povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, zaměstnavatel tedy provádí dopočet a doplatek pojistného do zákonného minima.
Aby zaměstnavatel případně nemusel v budoucnu přehodnocovat odvod pojistného (třeba v situaci, kdy zaměstnanec posléze nastoupí do jiného zaměstnání, začne podnikat nebo mu vznikne nárok na zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát, aj.), doporučuji použít při nástupu zaměstnance do zaměstnání některou z těchto variant:
- Čestné prohlášení zaměstnance, například tohoto znění: „Čestně prohlašuji, že nejsem zaměstnán, nepodnikám jako OSVČ a nepatřím ve zdravotním pojištění mezi osoby, za které platí pojistné stát. Případnou změnu oznámím zaměstnavateli do osmi dnů.“
- Součástí textu pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce jako smluvního ujednání může být formulace: „Pro účel zajištění odvodu pojistného z minimálního vyměřovacího základu ve zdravotním pojištění bude zaměstnavatel v případě potřeby provádět příslušný dopočet a doplatek pojistného dle § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů.“
- Žádost zaměstnance: „Žádám tímto zaměstnavatele o provádění dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu ve zdravotním pojištění. Případnou změnu oznámím zaměstnavateli do osmi dnů.“
Žádost zaměstnance o provedení dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu – varianta souběžného zaměstnání u více zaměstnavatelů
Ve smyslu ustanovení § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů, se tímto obracím na svého zaměstnavatele (Název, sídlo, IČ) se žádostí o provedení dopočtu a doplatku pojistného na zdravotní pojištění do minimálního vyměřovacího základu. Prohlašuji, že jsem současně zaměstnán u zaměstnavatele (zaměstnavatelů) ……………
Varianta A: Za účelem provedení dopočtu a doplatku pojistného (viz výše) kontaktujte, prosím, odpovědného pracovníka firmy …………, jméno, příjmení, telefon, e-mail.
Varianta B: Za účelem provedení dopočtu a doplatku pojistného (viz výše) zabezpečím doručení dokladu o výši zúčtovaného hrubého příjmu u zaměstnavatele ……. za příslušný kalendářní měsíc, a to nejpozději do …….. dne následujícího kalendářního měsíce.
Ve …………… dne ……………
…………………..….........
Podpis zaměstnance
V současné době není problémem získat od dalšího zaměstnavatele (zaměstnavatelů) potřebný doklad elektronickou cestou bezprostředně poté, co je znám příjem zaměstnance za příslušný kalendářní měsíc.
Analogicky lze tento vzor použít v přiměřené podobě i tehdy, pokud se jedná o jediné zaměstnání a příjem zaměstnance nedosahuje zákonného minima.
Pokud úhrn příjmů (vyměřovacích základů) překročí v rozhodném období kalendářního měsíce minimální vyměřovací základ, neprovádí dopočet žádný ze zaměstnavatelů a každý odvádí pojistné ze skutečné výše příjmu. V takových případech si zaměstnavatelé musejí navzájem dokladovat výši příjmů zaměstnance. Jedná se o řešení jedné ze situací, kdy zaměstnavatel relevantně odvádí pojistné z příjmu nižšího než minimální vyměřovací základ.
Čestné prohlášení
Čestně prohlašuji, že samostatná výdělečná činnost je hlavním zdrojem mých příjmů a jako osoba samostatně výdělečně činná pravidelně platím ve zdravotním pojištění alespoň minimální zálohy na pojistné jako OSVČ.
Pokud nebudu jako OSVČ platit ve zdravotním pojištění zálohy na pojistné alespoň v minimální povinné výši, oznámím zaměstnavateli tuto skutečnost nejpozději do osmi dnů od data splatnosti poslední zálohy.
Ve ………........... dne ………….....
………….………….........
Podpis zaměstnance
Čestné prohlášení osoby „pečující“ o dítě (děti)
Pokud je osoba celodenně osobně a řádně pečující o dítě (děti) po celý kalendářní měsíc zaměstnána, odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečně dosaženého příjmu bez povinnosti dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu, případně poskytnuté neplacené volno nehraje v tomto případě roli. Reálně lze podmínku celodenní osobní a řádné péče splnit při zkráceném pracovním úvazku nebo při práci doma. Aby zaměstnavatel mohl odvádět pojistné ze skutečné výše příjmu, dokládá zaměstnanec čestným prohlášením skutečnost, že splňuje podmínky celodenní osobní a řádné péče, například podle tohoto vzoru.
Čestně prohlašuji, že splňuji podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku, stanovené v § 3 odst. 8 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů. Jako součást tohoto prohlášení přikládám rodný list (rodné listy) mého dítěte ……………, narozeného dne …………… Dále prohlašuji, že tento nárok současně neuplatňuje žádná jiná osoba.
Zaměstnavateli oznámím veškeré změny, které mají vliv na zařazení do této kategorie, a to nejpozději do 8 dnů ode dne této změny.
Ve ……………… dne ………………
Příjmení, jméno, adresa trvalého bydliště, podpis.
„Pečující“ osoba, zaměstnání a neplacené volno
U ženy na rodičovské dovolené trvá pracovněprávní vztah. Ukončením rodičovské dovolené a dovršením tří let věku dítěte měla v úmyslu nastoupit do zaměstnání, nicméně zaměstnavatel pro ni momentálně nemá pracovní uplatnění, rodičovský příspěvek pobírán není. Mezi oběma stranami došlo k dohodě, kdy ženě je poskytnuto neplacené volno s tím, že od určitého data žena do zaměstnání opět nastoupí.
Vzhledem k tomu, že byla ukončena rodičovská dovolená, oznámí zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně kódem „U“. V měsíci, ve kterém ještě rodičovská dovolená trvala (byť po část tohoto měsíce), má žena svůj pojistný vztah touto „státní kategorií“ vyřešen. Pro další postup se nabízí varianta, podle které může být žena osobou celodenně osobně a řádně pečující o jedno dítě do sedmi let věku. Splňuje-li tato žena zákonné podmínky, pak z důvodu poskytnutého neplaceného volna nemusí zaměstnavatel dodržet minimální vyměřovací základ, neboli nebude odvádět žádné pojistné, což vychází z ustanovení § 3 odst. 8 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb. Za této situace se tedy zaměstnavatel nezabývá odvodem pojistného ve vazbě na minimální vyměřovací základ.
Zaměstnavatel rovněž musí přihlédnout k tomu, zda je za tuto osobu nadále plátcem pojistného stát. Nemá-li zaměstnankyně po dobu, kdy je jí poskytnuto neplacené volno, příjmy ze zaměstnání nebo samostatné výdělečné činnosti, platí za ni nadále pojistné stát. Zaměstnavatel tak musí oznámit kódem „L“ (v podstatě ke dni vystavení níže uvedeného čestného prohlášení) počátek povinnosti státu platit pojistné. Kód „T“, kterým oznámí ukončení této „státní kategorie“, pak použije ke dni předcházejícímu dni, ve kterém zaměstnankyně opět začne pracovat. Pro řešení takové situace lze použít tento vzor čestného prohlášení:
Čestně prohlašuji, že splňuji podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku ve smyslu ustanovení § 3 odst. 8 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů, tudíž neplatí pro mě v zaměstnání minimální vyměřovací základ.
Dále prohlašuji, že nemám příjmy ze zaměstnání ani ze samostatné výdělečné činnosti, a na základě této skutečnosti je za mě plátcem pojistného stát ve smyslu ustanovení § 7 odst. 1 písm. k) zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů.
Změnu (zahájení zaměstnání nebo podnikání anebo změnu v podmínkách péče) oznámím zaměstnavateli do osmi dnů.
Ve …………… dne …………….
Příjmení, jméno, adresa trvalého bydliště, podpis
Určení příslušnosti k právním předpisům
Má-li český zaměstnavatel v úmyslu zaměstnávat zaměstnance – občany z členských států Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska nebo ze Švýcarska, musí nejprve zjistit, zda tento zaměstnanec nemá současně další příjmy ze zaměstnání v jiné zemi (zemích). Pokud bude tato osoba zaměstnána pouze u zaměstnavatele se sídlem nebo trvalým pobytem na území České republiky, bude uplatněn postup podle koordinačních nařízení EU č. 883/2004 a 987/2009 na základě principu pojištění ve státě, na jehož území je vykonávána výdělečná činnost.
Za situace, kdy má český zaměstnavatel v úmyslu zaměstnat osobu ze státu podléhajícího režimu koordinace, doporučuji nechat si od této osoby vystavit čestné prohlášení například tohoto znění:
Prohlašuji, že moje zaměstnání u zaměstnavatele ………… je mým jediným zaměstnáním ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004 a prováděcího nařízení č. 987/2009. Pokud dojde ke změně v příslušnosti k právním předpisům podle těchto nařízení, oznámím zaměstnavateli novou skutečnost do osmi dnů ode dne této změny.
Ve ……………… dne ………………
…………………
Podpis
V této souvislosti upozorňuji, že osoba je povinna informovat příslušnou instituci ve státě výkonu výdělečné činnosti i v místě bydliště o jakékoli změně situace, významné z hlediska příslušnosti, resp. nároku podle nařízení EU. Za nesplnění této povinnosti může být udělena sankce podle národních právních předpisů.
Souběžná zaměstnání
V případě, kdy má tato osoba příjmy ze zaměstnání i v jiné zemi, na kterou se vztahuje působnost výše uvedených koordinačních nařízení EU (většinou se jedná o stát, kde má tato osoba trvalé bydliště), rozhodne instituce provádějící sociální zabezpečení ve státě trvalého pobytu dotyčné osoby o příslušnosti k pojištění. Bude-li jako příslušná země určen stát trvalého pobytu, bude posléze doručen českému zaměstnavateli formulář A1 deklarující skutečnost, že zaměstnanec nadále podléhá právním předpisům příslušného státu, tedy včetně zdravotního pojištění. Zjednodušeně řečeno, zaměstnává-li český zaměstnavatel občana Rakouska s trvalým pobytem na území Rakouska a tento zaměstnanec předloží českému zaměstnavateli formulář A1 vystavený rakouskou stranou, podléhá rakouský zaměstnanec na základě této skutečnosti zdravotnímu pojištění v Rakousku. Český zaměstnavatel pak plní veškeré povinnosti vůči rakouské instituci provádějící zdravotní pojištění. Současně však platí, že dokud není formulář A1 ze zahraničí doručen (a fakticky ani doručen být nemusí), plní zaměstnavatel povinnosti v českém systému veřejného zdravotního pojištění.