Cestovní náhrady v roce 2021

Zaměstnanec, který vykoná pracovní cestu (případně cestu mimo pravidelné pracoviště), má nárok na cestovní náhrady. Jednotlivé druhy cestovních náhrad jsou vymezeny v ustanovení § 156 zákona č. 262/2006 Sb. (dále též „ZP“ nebo „zákoník práce“). Jedná se o náhradu jízdních výdajů, stravného, výdajů za ubytování a nutných vedlejších výdajů.

Obecně platí, že zaměstnanec je povinen při vyúčtování pracovní cesty jednotlivé náhrady prokázat a doložit souvisejícími doklady. Některé náhrady však zaměstnanec nemusí prokazovat doklady, protože jejich výše je stanovena prováděcím právním předpisem. Tyto prováděcí předpisy jsou vydávány na základě zmocňovacího ustanovení § 189 ZP.

Ministerstvo práce a sociálních věcí pravidelně v termínu od 1. ledna prostřednictvím vyhlášky stanoví nové:

  • sazby základní náhrady za 1 km jízdy jiným než služebním motorovým vozidlem,
  • průměrné ceny pohonných hmot,
  • stravné pro podnikatelskou i pro nepodnikatelskou sféru při tuzemských pracovních cestách.

Jednotlivé sazby jsou stanoveny podle údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot.

Ministerstvo financí pravidelně v termínu od 1. ledna vyhláškou stanoví výši základních sazeb zahraničního stravného, a to v celých měnových jednotkách příslušné cizí měny. Tyto sazby jsou stanoveny na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí vypracovaného podle podkladů zahraničních zastupitelských úřadů o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy.

Náhrady jízdních výdajů

Od 1. 1. 2021 nabyla účinnost vyhláška Ministerstva práce a sociálních věcí č. 589/2020 Sb., která mění sazbu základní náhrady za 1 kilometr jízdy jiným než služebním vozidlem u osobních motorových vozidel z hodnoty 4,20 Kč na 4,40 Kč. Současně je zvýšena i sazba náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů, neboť v případě využití těchto vozidel k pracovní cestě náleží zaměstnancům dvojnásobek sazby základní náhrady, než je stanoveno pro osobní motorová vozidla, činí tedy 8,80 Kč (§ 157 odst. 5 ZP). Při posuzování, zda se jedná např. o nákladní automobil, je potřebné vycházet z údajů uvedených v technickém průkazu motorového vozidla (kategorie N). Sazba základní náhrady u jednostopých vozidel (motocyklů) a tříkolek se z hodnoty 1,10 Kč zvyšuje na 1,20 Kč.

Jestliže zaměstnanec použije k silničnímu motorovému vozidlu přívěs, zvýší mu zaměstnavatel sazbu základní náhrady o 15 %. Není přitom rozhodující, zda se jedná o přívěs zaměstnance, nebo zaměstnavatele.

Ceny pohonných hmot

Zaměstnanec, který na žádost zaměstnavatele využije k pracovní cestě jiné než služební vozidlo (např. jeho vlastní, pronajaté nebo zaměstnancem vypůjčené), má možnost pro účely výpočtu náhrady prokázat cenu PHM dokladem o nákupu. Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, bude využita průměrná cena. Pro rok 2021 se průměrné ceny PHM v porovnání s rokem 2020 snižují:

  • z částky 32,00 Kč na 27,80 Kč za litr benzínu automobilového 95 oktanů,
  • z částky 36,00 za na 31,50 Kč za litr benzínu automobilového 98 oktanů,
  • z částky 31,80 Kč na 27,20 Kč za litr motorové nafty,
  • z částky 4,80 Kč na 5,00 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Průměrná cena pohonných hmot při využití elektromobilu byla do vyhlášky MPSV zahrnuta poprvé pro rok 2020. Elektromobily jsou vozidla na elektrický pohon (místo spalovacího motoru je pohání elektromotor).

Vzhledem k tomu, že ve vazbě na využívání elektromobilů vzniká celá řada případů, které je potřebné správně daňově posoudit, byla vydána příručka „Daňové otázky elektromobility“ (dále též „Příručka“). Tuto Příručku připravil Svaz průmyslu a dopravy a projednal ji se zástupci Ministerstva financí, Generálního finančního ředitelství, Ministerstva práce a sociálních věcí, Ministerstva průmyslu a obchodu a také Svazu průmyslu a dopravy ČR. Elektromobilita (využívání elektromobilů) je u mnohých podnikatelů, státních organizací i soukromých osob vítaným ekologickým způsobem přepravy. Jedná se však o novou problematiku, která není zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále též „ZDP“ nebo „zákon o daních z příjmů“) konkrétně řešena. Než bude daňová problematika zahrnuta do ZDP, musíme vycházet ze zmíněné Příručky a také ze závěrů Koordinačních výborů (zejména ze dne 29. 1. 2020 č. 561), které řeší celou řadu otázek, jež ve vazbě na elektromobily zejména z daňového hlediska mohou vzniknout.

Příklad č. 1:
  • Zaměstnanec ujel na pracovní cestě vlastním elektromobilem celkem 500 km,
  • Spotřeba energie uvedená v technickém průkazu elektromobilu činí 13,70 kWh/100 km,
  • Cenu energie zaměstnanec neprokázal, z toho důvodu zaměstnavatel vycházel z ceny stanovené vyhláškou ve výši 5,00 Kč za 1 kWh.

Náhrada za 1 km: 4,40 + (13,70 x 5,00) : 100 = 5,085 Kč

Náhrada za 500 km: 500 x 5,085= 2 542,50 Kč (zaokrouhlena bude v souladu s ust. § 183 ZP až konečná částka po vyčíslení všech cestovních náhrad, a to na celé koruny směrem nahoru).

Příklad č. 2:
  • Zaměstnanec ujel na pracovní cestě celkem 400 km,
  • Spotřeba energie uvedená v technickém průkazu elektromobilu 13,00 kWh/100 km,
  • Cenu energie zaměstnanec prokázal dokladem o úhradě za nabití u veřejné nabíjecí stanice ve výši 5,50 Kč za 1 kWh.

Náhrada za 1 km: 4,40 + (13,00 x 5,50) : 100 = 5,115 Kč

Náhrada za 380 km: 400 x 5,115 = 2 046,00 Kč

V praxi jsou více než elektromobily využívány plug-in hybridní vozidla. Z daňového hlediska opět doporučuji využít Příručku (mimo stanovení nároku zaměstnance na cestovní náhrady např. ve vazbě na daňový režim dle ustanovení § 6 odst. 6 ZDP). Plug-in hybridní vozidla obsahují spalovací i elektrický motor a dochází k automatickému přepínání mezi jednotlivými pohonnými soustavami. U některých typů hybridních vozidel lze manuálně „přepnout“ na použití např. pouze fosilního paliva. Ve srovnání se standardními elektromobily představují hybridní vozidla nejoblíbenější variantu ekologických vozidel, do kterých lze v případě potřeby natankovat benzín. Tato vozidla lze bez problémů využívat i na delší vzdálenosti.

Při jízdě hybridním vozidlem dochází ke zpětnému získávání (rekuperaci) elektrické energie z brzdné soustavy. Tímto způsobem dochází bez jakékoliv vůle zaměstnance k dobíjení baterie. Podle stavu baterie tedy může být:

  • při kratší služební cestě spotřebována pouze takto získaná elektrická energie (nulové náklady na spotřebu),
  • nebo bude spotřebováno pouze fosilní palivo (benzín, nafta),
  • případně může dojít ke kombinaci spotřeby obou druhů pohonných hmot.

Z toho důvodu dochází ke spotřebě dvou druhů pohonných hmot, jejichž cena je zcela odlišná. Pokud zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije k pracovní cestě plug-in hybridní vozidlo, vznikne mu nárok na náhradu vzniklých jízdních výdajů. Ze zákoníku práce vyplývá, že zaměstnanec má nárok na náhradu sazby základní náhrady (4,40 Kč) za každý ujetý kilometr a náhradu za spotřebované PHM. Zaměstnanec má nárok na náhradu za spotřebu fosilního paliva při konkrétní pracovní cestě. Za elektřinu zaměstnanec nevynaložil žádné náklady, nebude mu tedy poskytnuta náhrada. V technických průkazech jednotlivých vozidel je uveden údaj o spotřebě PHM pro kombinovaný provoz, ze kterého je potřebné při výpočtu náhrady vycházet.

Příklad č. 3:

Zaměstnanec vykonal pracovní cestu vlastním vozidlem s hybridním pohonem (elektřina/benzín) v délce 60 kilometrů, kombinovaná spotřeba dle údajů v technickém průkazu 2,90 l/100 km.

Výpočet náhrady: 60 x 4,40 + (2,90 x 31,50) : 100 = 318,81 Kč

Náhrada zvýšených stravovacích výdajů při tuzemských pracovních cestách (stravné)

V § 2 vyhlášky MPSV č. 589/2020 Sb. jsou uvedeny minimální sazby stravného pro zaměstnance zaměstnavatele v podnikatelské sféře, a to ve vazbě na délku pracovní cesty v jednom dni. Horní hranice stravného není pro podnikatelskou sféru stanovena.

  • 91 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  • 138 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  • 217 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

V § 3 vyhlášky MPSV jsou stanoveny sazby stravného pro zaměstnance zaměstnavatelů v nepodnikatelské sféře. Jedná se o zaměstnavatele vymezené v ust. § 109 odst. 3 ZP, jejichž činnost je většinou financována z místních nebo z veřejných rozpočtů. Z toho důvodu nemohou zaměstnavatelé v nepodnikatelské sféře vyplácet svým zaměstnancům vyšší (nadlimitní) stravné, ale mohou se rozhodovat pouze v rozsahu stanoveném zákoníkem práce (nemohou poskytnout méně, ale ani více, než stanoví ZP). Vyhláška MPSV v § 3 stanoví rozmezí, v jakém mohou tito zaměstnavatelé svým zaměstnancům poskytovat stravné při tuzemských pracovních cestách:

  • 91 Kč až 108 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
  • 138 Kč až 167 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
  • 217 Kč až 259 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Sazby tuzemského stravného stanovené vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí neslouží k úhradě plného stravování zaměstnanců, ale pouze k úhradě zvýšených stravovacích výdajů. Jedná se pouze o úhradu rozdílu mezi cenou jídla, kterou by zaměstnanec běžně hradil (např. při stravování doma) a zvýšeným výdajem za stravování vzniklým z důvodu vyslání na pracovní cestu.

Stravné při zahraničních cestách

Od 1. 1. 2021 nabyla účinnost vyhláška Ministerstva financí č. 510/2020 Sb., která stanoví výši základních sazeb zahraničního stravného. Na rozdíl od sazeb tuzemského stravného (stanoveného vyhláškou MPSV) nestanoví vyhláška MF jednotnou výši sazeb zahraničního stravného, ale ve vazbě na jednotlivé státy obsahuje různé sazby v cizí měně. Další odlišností od tuzemských sazeb je skutečnost, že zahraniční stravné by mělo pokrýt výdaje spojené s celodenním stravováním zaměstnanců. V roce 2021 došlo ve srovnání s rokem 2020 ke zvýšení sazeb základní náhrady u 17 zemí.

 

Země

Měna

Základní sazba 2020

Základní sazba 2021

Afghánistán

EUR

40

45

Albánie

EUR

35

40

Bulharsko

EUR

35

40

Čad

EUR

45

50

Filipíny

EUR

35

40

Indonésie

EUR

35

40

Kamerun

EUR

45

50

Kuba

EUR

50

55

Niger

EUR

45

50

Nigérie

EUR

45

50

Rovníková Guinea

EUR

45

50

Senegal

EUR

45

50

Slovinsko

EUR

35

40

Svatý Tomáš a Princův ostrov

EUR

35

40

Švédsko

EUR

50

55

Tchaj-wan

EUR

40

45

Turkmenistán

EUR

40

45

Zaměstnanci zaměstnavatelů v nepodnikatelské sféře (vymezení v ust. § 109 odst. 3 ZP) mají při cestě v jednom dni nad 18 hodin nárok na plné stravné stanovené vyhláškou MF č. 510/2020 Sb.

Zaměstnavatelé v podnikatelské sféře však mohou svým zaměstnancům poskytnout zahraniční stravné snížené až na 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby až na 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem. Snížením zahraničního stravného podle ust. § 170 odst. 2 zákoníku práce se zabýval také Nejvyšší soud ČR (rozsudek ze dne 30. 5. 2018, sp. zn. 21 Cdo 4469/2017). Uvedený rozsudek potvrdil, že na rozdíl od tuzemského stravného (jehož základní sazby nelze snížit) snížení zahraničního stravného zákoník práce připouští. Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může snížit základní sazbu zahraničního stravného buď na základě dohody se zaměstnancem, nebo jednostranným určením ve vnitřní směrnici, případně individuálně v rámci vysílání zaměstnance na pracovní cestu.

Zdroje

  • zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce

  • vyhláška č. 589/2020 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad

  • vyhláška č. 510/2020 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2020

Klíčová slova

Související články

Prozkoumejte téma