Náročnost různých profesí a činností na schopnost řídit sebe sama je různá. Část pracovníků se bez ní obejde, mnohdy však jen proto, že jejich činnost řídí a kontrolují (často na úkor svého vlastního času) jiní. Rostoucí počet pracovních míst, a to nejen v dobách pandemie, však vyžaduje, aby lidé byli schopni si na základě šířeji či dlouhodoběji zadaných úkolů správně stanovit své priority i řídit průběh své práce sami. Článek se zabývá hlavními předpoklady, součástmi a nástroji osobní efektivity, tj. schopnosti řídit sebe sama.
Důvod, proč někteří lidé svou práci (ale ani jiné důležité úkoly) „nestíhají“ – nedodržují termíny, propadají panice a svými požadavky občas zdržují i ostatní, nemusí vždy spočívat jen v jejich nedostatečných schopnostech. Častou příčinou je i to, že postrádají schopnost účinně řídit postup své práce či prostě řídit sebe sama. Schází jim, vyjádřeno jinými slovy, osobní efektivita. V důsledku toho jim často chybí i potřebný čas.
Osobní efektivita, tj. schopnost samostatně a účinně řídit postup své práce je důležitým předpokladem výkonnosti. Z velké části má povahu zvyků. Tato skutečnost je důležitá: zvyky lze totiž získat nebo posilovat, ať již na základě tréninku, vedení nebo dokonce vlastního úsilí.
Předpoklady osobní efektivity
K předpokladům osobní efektivity patří, zaprvé, schopnost stanovit si a dodržovat své priority. Tedy schopnost soustřeďovat se na činnosti pro práci podstatné, neutápět se v drobnostech či aktivitách, které nikam nevedou, a neodkládat důležité úkoly a rozhodnutí do budoucna. S nedostatkem času zápasí totiž často i lidé schopní pracovat velmi rychle. Důvodem jejich problémů však není, že by pracovali pomalu, ale že značnou část svého pracovního (i dalšího) času věnují činnostem, které pro dosažení jejich cílů či splnění jejich úkolů nejsou nejdůležitější.
Význam výše uvedeného předpokladu dokresluje skutečnost, že u většiny pracovních činností (jejichž časový postup není jednoznačně stanoven, tj. především činností administrativních, „papírových“, ale i řídících), závisí osobní efektivita především na poměru mezi celkově vynaloženým pracovním časem a časem věnovaným „skutečné“ či „užitečné“ práci. U nepříliš efektivních osob, majících sklon zaměstnávat se činnostmi, které k dosažení jejich úkolů příliš nepřispívají, může tento poměr představovat i méně než jednu čtvrtinu.
Druhým předpokladem osobní efektivity bývá přesto i určité osobní tempo. Může být podmíněné vrozeným temperamentem, často je však spíše zvykem. Občas k němu totiž přispívá i delší působení v organizaci, jejíž převažující „organizační“ tempo je z nejrůznějších důvodů rychlé nebo naopak spíše pomalé. Příčinou pomalého osobního tempa však může být i přílišné zaujetí pro činnost jako takovou, které brání rychlejšímu dosažení jejího výsledku.
Za třetí a v neposlední řadě přispívá k osobní efektivitě i schopnost udržovat si pozitivní emocionální naladění a neztrácet ho ani v podmínkách překážek či neúspěchů. Schopnost vytvářet či podporovat toto emocionální naladění je důležitá především pro udržení energie, aktivity či vlastní motivace nutné k provedení či dokončení úkolů.
Ani jeden ze tří výše uvedených faktorů osobní efektivity lidé často přímo nevnímají. Mají-li s touto efektivitou problémy, mají proto zpravidla tendenci připisovat vinu jiným faktorům, většinou tomu, že toho na práci mají „příliš mnoho“.
Efektivita vs. produktivita
Připojme navíc důležité rozlišení. Osobní efektivitu bychom neměli zaměňovat s vlastní produktivitou. Schopnosti, které pod osobní efektivitu spadají, zahrnují jak schopnosti vykonat daný úkol kvalitně a v co nejkratším čase (či vykonat ho v zadaném čase co nejlépe), tak schopnosti nalézt nejlepší způsob, jak vlastní čas využít. Je zřejmé, že mezi oběma schopnostmi existuje často podstatný rozdíl. Lze jej označit jako rozdíl mezi účinností a efektivitou.
Ilustrujme tento rozdíl na jednoduchém příkladu. Stojí-li před vámi úkol pozvat určitý okruh osob na schůzku, pak k němu můžete přistoupit buď tak, že se soustředíte na jeho co nejúčinnější provedení, nebo tak, že se budete řídit principem efektivity.
V prvém případě budete uvažovat o tom, máte-li správný či aktualizovaný seznam osob, které je třeba pozvat, zda byste jim měli zavolat nebo je pozvat písemně, případně která doba by byla zavolání těmto osobám nejlepší, jak telefonování co nejvíce urychlit apod.
Budete-li se řídit principem efektivity, položíte si nejprve otázku, je-li pozvání těchto na schůzku skutečně nejlepším způsobem využití vašeho času. Můžete přemýšlet o tom, zda by nebylo možné úkol delegovat na někoho jiného (či zamýšlenou schůzku možná úplně zrušit), a to ve snaze využít váš čas co nejefektivněji. Bez ohledu na to, jak účinně jste schopni danou činnost provést, její vykonání nemusí být tím nejefektivnějším způsobem, jak váš čas využít.
Většina předpokladů osobní efektivity není složitá. Má povahu zvyků, které si lze osvojit. Není však ani samozřejmá. Dokladem je, že mnozí lidé si své priority trvale nejsou schopni správně stanovit nebo je respektovat, že své životně důležité úkoly odkládají, nejsou schopni objektivně zhodnotit výsledky, kterých doposud dosáhli, ztrácejí koncentraci a vnitřní motivaci k dokončení své práce apod.
Východiskem k posílení osobní efektivity je si své neefektivní zvyklosti uvědomit. Pokud se vám to podaří, může nastoupit druhý krok. Spočívá v uplatnění určitých mentálních technik (které uvádíme dále), jejichž cílem je vlastní jednání změnit. Některé z těchto technik, „jak přelstít sebe sama“, jsou velmi jednoduché. U jiných si však jejich osvojení může vyžadovat kratší či delší vlastní „mentální trénink“.
Slovo „trénink“ zde má důležitý význam. Osobní efektivitě se totiž zpravidla nelze jednoduše „naučit“, například tím, že se s jejími pravidly seznámíte a zapamatujete si je. Tvoří ji totiž, jak jsme již uvedli, soubor zvyklostí, jejichž získání téměř vždy vyžaduje zbavit se nejprve zvyklostí jiných, tj. těch, které efektivním zvyklostem stojí v cestě. Právě na to se mentální techniky zaměřují.
Časový plán
Osobní efektivita vyžaduje efektivní nakládání s časem. To vyžaduje jeho plánování. Plánování času můžeme bez přehánění označit jako jeden z nejproduktivnějších způsobů využívání času vůbec.
Nemáte-li alespoň rámcový časový plán svého příštího dne i týdne, bude vaše činnost z velké části určována prioritami a potřebami jiných. Případně budete mít sklon věnovat svůj čas čemukoli, co se vám právě ocitne na stole. S odstupem času navíc zpravidla zjistíte další fatální chybu, které se při vyžívání svého času dopouštíte. Spočívá v tom, že se zabýváte hlavně problémy, nikoli příležitostmi.
Denní časový plán by měl hlavní pozornost věnovat dvěma či třem důležitým věcem, kterých byste chtěli v tomto dni dosáhnout. Ve čtvrtek či v pátek byste si podobný plán měli připravit pro nadcházející týden.
Odborné studie dokazují, co je prakticky velmi dobře známé – čas, který věnujete plánování určitého úkolu, zkracuje čas potřebný k jeho provedení. Vyjádřeno jinak, čím více času investujete do naplánování určitého úkolu, tím více při jeho uskutečňování ušetříte. Ani vysoké každodenní pracovní zaneprázdnění by vám proto nemělo zabránit, abyste do svého časového programu zařadili naplánování času budoucího.
Samotné plánování času však většinou nestačí. Důležitý je totiž i způsob, jak je časový plán vytvořen. Nepatří-li vaše práce k těm, u kterých lze mít vlastní čas zcela pod kontrolou, nemá smysl plánovat si detailně každou minutu svého pracovního dne. Vyrušení či nejrůznější neočekávané události vám nepochybně jakýkoli přesný časový plán dříve nebo později rozbijí. To by vás dokonce mohlo odradit od jakéhokoli dalšího plánování času.
Časový plán přesto potřebujete. Klíčem k úspěšnému plánování času je proto plánovat jej ve větších celcích. Na jednu či dvě skutečně důležité věci, které během pracovního dne musíte vykonat, si rezervujte větší časové bloky. Současně si však ponechte dostatečné množství nenaplánovaného času pro ostatní, méně důležité činnosti, například návštěvy, telefonní rozhovory, nepředvídatelné události či další drobné úkoly.
Plánování času, opírající se o tuto metodu, je založeno na rozdělení plánovaných činností do dvou seznamů, vytvářených nejlépe pro každý den. Prvý seznam zahrnuje položky naplánované na určitý čas. Příkladem jsou schůze a setkání. Do druhého seznamu byste si měli zapsat to, co bystě chtěli během daného dne vykonat.
Druhý seznam byste si po jeho vyhotovení měli prohlédnout a jeho položky očíslovat podle jejich priorit. Hlavní přínos tohoto seznamu spočívá totiž především v tom, že se nám v daném dni podaří splnit úkoly označené čísly jedna a dvě. Pro práci na těchto úkolech bychom si proto měli naplánovat odpovídající objem času.
Další úkoly si pak naplánujte v pořadí jejich priorit, tak jak vám to váš čas dovolí. Činnostem, které mají druhořadý charakter, přitom není třeba konkrétní čas přiřazovat. Důvodem je potřeba uchovat si dostatečnou časovou flexibilitu k řešení neočekávaných událostí. Pokud si tuto flexibilitu nezachováte, stane se váš časový plán nepraktickým a od plánování času vás odradí.
Jedním z vážných omezení druhého seznamu úkolů, tedy úkolů, které bychom během dne chtěli vykonat, je, že je zpravidla sestaven na základě jejich časové urgentnosti. Zahrnuje, jinými slovy, položky vyžadující okamžitou pozornost, z nichž některé jsou důležité a jiné nikoli. Zpravidla však nezahrnuje položky, které jsou důležité, nikoli však urgentní, jako je například dlouhodobé plánování a práce na rozsáhlejších a časově náročnějších úkolech, které byste sice chtěli vykonat, ke kterým vás však bezprostředně nikdo netlačí.
Budete-li proto sestavovat svůj denní seznam činností, které potřebujete vykonat, měli byste se vždy na chvíli zamyslet i nad svým seznamem cílů a posoudit, zda položky, na kterých hodláte v příštím dnu nebo týdnu pracovat, jsou skutečně těmi, které vás přibližují k metám, kterých byste dlouhodobě chtěli dosáhnout.
Je pravděpodobné, že na konci pracovního dne se až na samý konec seznamu položek, které jste si na daný den naplánovali, nedostanete. S tím byste si však neměli dělat starosti. Pokud jste úkoly vykonávali podle stanovených priorit, dosáhli jste důležitých věcí. A to je podstatou efektivního nakládání s časem.
K tomu je však třeba připojit jedno upozornění. Zjistíte-li, že určitou položku přesunujete z denního seznamu opakovaně, může být důvodem to, že se jedná o položku s nízkou prioritou. Může však jít i o důsledek toho, že vykonání dané položky trvale odkládáte. Je-li tomu tak, měli byste si tuto okolnost připustit a zvážit, co byste s tímto sklonem měli dělat. Návod k tomu podává dále uvedená část s názvem Odkládání.
Přípravě seznamu činností na příští den byste měli věnovat vždy několik posledních minut předchozího dne. I tento zvyk lze považovat za jeden z nejdůležitějších nástrojů efektivního nakládání s časem. Je-li příprava seznamu odkládána na ráno, hrozí nebezpečí, že tento plán bude, v důsledku časového tlaku, sestavován náhodně či ledabyle. V důsledku toho se může snadno stát, že bude obsahovat pouze položky naléhavé, nikoli důležité.
Priority
Existují dva způsoby, jak určovat činnosti, které mají prioritu: na základě jejich časové naléhavosti, anebo podle jejich důležitosti, tedy významu pro dosažení vašich cílů.
Většina lidí stanovuje své priority na základě časové naléhavosti. Z tohoto důvodu začnou pak jen zřídka pracovat na určitém úkolu dříve, než se jeho termín skutečně kriticky přiblíží.
Stanovujete-li si prioritu svých úkolů na základě jejich časové naléhavosti, vaše úkoly se velmi pravděpodobně rozpadnou do tří základních kategorií. Půjde za prvé o úkoly, které je třeba udělat dnes, za druhé o úkoly, které by měly být udělány dnes, a za třetí o úkoly, které by měly být udělány „někdy“ v budoucnu, se kterými však zatím není třeba spěchat.
Řada důležitých úkolů je v rámci tohoto systému stanovení priorit zařazena do třetí kategorie. A zůstávají v ní až do chvíle, kdy se čas k jejich vykonání nezadržitelně blíží. Až jejich čas nadejde a je třeba je vykonat, může se však ukázat, že je již nelze provést natolik důkladně, jak bychom si vzhledem k jejich významu přáli. Například proto, že jejich kvalitní vykonání vyžaduje určitou odbornou pomoc, kterou je v krátkém čase obtížné získat.
Po vykonání úkolu si proto zpravidla slíbíme, že příště v podobné situaci začneme dříve. Ve skutečnosti však nezačneme, protože svůj způsob vytyčování priorit nezměníme.
Vhodnějším způsobem stanovování prioritních činností je jejich určování na základě důležitosti. Naléhavost přitom zůstává druhým, stále významným kritériem. Je-li přitom určitý úkol časově naléhavý i důležitý současně, získává prioritu na základě obou hledisek.
Použití této metody stanovování priorit předpokládá, že si seznam svých úkolů vezmete k ruce a jeho jednotlivé položky posoudíte ve světle toho, nakolik přispívají k dosažení vašich cílů a záměrů. A to jak cílů dlouhodobých či životních, tak i krátkodobých. Úkoly, které tímto testem projdou, si můžete označit hvězdičkou. Takto označené úkoly pak můžete očíslovat v pořadí, podle kterého je chcete vykonat, a to s použitím dvou kritérií. Tím prvým je jejich časová naléhavost, tím druhým poměr mezi časem, který je na ně třeba vynaložit, a jejich přínosy.
Druhé z uvedených kritérií, tedy poměr mezi vynaloženým časem a očekávanými přínosy, není ničím jiným než jednoduchým způsobem, jak vzít v úvahu skutečnost, že i u úkolu postrádajícího časovou naléhavost může existovat dobrý důvod, abychom jej vykonali dříve. Jde totiž o úkol, jehož přínosy jsou významné a množství času k němu potřebné poměrně malé.
Příkladem je situace, kdy vašim nejdůležitějším úkolem určitého dne je příprava zprávy, která vám v tomto dni zabere i většinu času. Předpokládejme však, že máte i několik menších úkolů, které můžete delegovat. Několik minut, které vám přidělení těchto úkolů zabere (ještě předtím, než začnete na zprávě pracovat), dá osobám, které je budou vykonávat, několik hodin času navíc. To pochopitelně má svůj smysl.
Poté, co jste své úkoly označené hvězdičkou takto seřadili, proveďte totéž i s úkoly méně významnými. Poté se úkoly pokuste vykonat v pořadí, které takto stanoveným prioritám odpovídá. Váš pracovní den tak stane podstatně produktivnějším.
Časový snímek
Snímkování vlastního času, tedy získání podrobného pohledu na způsob, jakým trávíte svůj pracovní čas, je účinným nástrojem sebekontroly. Není určeno k tomu, aby se stalo trvalou, rutinní záležitostí, slouží však jako příležitostná „diagnostická metoda“, které lze využít jednou za několik měsíců či prostě tehdy, kdy se vám zdá, že efektivnost využívání vašeho času klesá.
Metoda je snazší, než na první pohled vypadá. Je založena na tabulce či diagramu, který je třeba přizpůsobit vaší situaci. Podstatné však je, že jde o diagram zachycující váš denní čas, rozdělený po čtvrthodinových intervalech. K těm jsou (průběžně, tj. v reálném čase) přiřazovány dvě základní položky, a to činnosti, které právě vykonáváte, a jejich pracovní nebo mimopracovní funkce, tj. jejich cíl či smysl. Bude-li to třeba, můžete v „poznámkách“ jednotlivé činnosti, kterými se zabýváte, blíže vysvětlit. Vyplněný diagram tak ke každé čtvrthodině denní pracovní doby obsahuje dva záznamy odpovídající uvedeným kategoriím.
Diagram sloužící k zachycení časového snímku si můžete umístit na pracovní stůl, nejlépe tak, aby byl mimo váš běžný pohled. Zhruba každou půlhodinu (alespoň však jednou za hodinu) byste pak měli provést příslušný záznam. Celkové množství času, které tato procedura za celý den zabere, pravděpodobně nepřesáhne tři až čtyři minuty. Výsledky však určitě budou překvapivé.
Přijdete většinou především na to, že jste dosud měli jen velmi nepřesnou představu o tom, na co skutečně svůj čas vynakládáte. Paměť je v této oblasti notoricky nespolehlivá. Máme totiž tendenci si v ní uchovávat především hlavní a důležité okamžiky dne. Tedy ty, kdy se nám podařilo něčeho dosáhnout. Současně s tím přehlížíme čas, který byl ztracen či využit nepříliš efektivně. Triviální časové položky jako nejrůznější drobná vyrušení jsou zpravidla příliš nedůležité, než aby byly zapamatovány. Právě tyto časové položky však chceme časovým snímkem identifikovat především.
Nejdůležitějším zjištěním časového snímkování se velmi pravděpodobně stane, jak překvapivě malé procento času skutečně strávíte nad tím, co považujete za své prioritní úkoly či jiné důležité činnosti, například jak málo pozornosti věnujete plánování času, předvídání problémů, využívání příležitostí a práci na dosažení svých hlavních cílů. Výsledky časového snímku mohou být nepříjemné. Jsou však nesporně podnětem, jenž může přimět k úvaze, jak času využívat lépe.
Tvorba časového snímku vyžaduje pochopitelně určitou dávku disciplíny. Zpravidla však zabere podstatně méně času, než se může zdát. Především je však nástrojem vedoucím ke skutečně podstatným zlepšením ve způsobu, kterým čas využíváte.
Odkládání
Sklon k odkládání důležitých úkolů patří k důležitým příčinám snížené osobní efektivity. Objevuje se zpravidla především tehdy, jsou-li tyto úkoly náročné, obtížné či jinak nepříjemné. Na jejich místo nastupují činností, jejichž význam je podstatně nižší.
Mentální techniky sloužící k řešení tohoto problému existují a není složité si je osvojit. Ty hlavní jsou čtyři: označme je jako metoda motivační, salámová, bilanční a rozvoje nových zvyklostí.
Motivační metoda je svou povahou nejjednodušší. Spočívá ve spojení odkládané činnosti s něčím příjemným, na co se naopak můžeme těšit. Tuto příjemnou věc můžete chápat i jako odměnu za to, že jste vykonali činnost, kterou jste již déle odkládali (nebo o které víte, že u ní toto odkládání hrozí). „Odměnit“ se však můžete jen a teprve tehdy, pokud jste odkládanou činnost skutečně provedli.
Příkladem odměny, kterou si můžete udělit, může být jakákoli činnost, která je vám příjemná či na kterou se obyčejně těšíte. V podstatnějších případech může jako odměna sloužit i určitý předmět či dárek, který si po vykonání odkládané činnosti „dopřejete“.
Salámová metoda je založena na rozdělení odkládaného úkolu na menší. Máte-li tendenci určitý úkol odkládat, můžete ho rozdělit do co největšího počtu úkolů menších a snadno zvládnutelných. Současně s tím je třeba si slíbit, že vykonáte-li alespoň jeden z malých kroků, do kterých jste nepříjemný a odkládaný úkol rozdělili, nebudete se do řešení úkolu jako celku nutit.
Předpokládejme například, že již delší dobu odkládáme nepříjemný telefonní rozhovor. Použití salámové metody může v tomto případě vypadat takto:
- Vyhledáme telefonní číslo a zapíšeme si ho
- Stanovíme si čas, kdy telefonní rozhovor provedeme a ten si zaneseme do diáře
- Rozhodneme se, co přesně zamýšlíme v rozhovoru uvést
- Provedeme rozhovor
Třetí metodou, jak odkládání řešit, je metoda bilanční. Ve srovnání s předchozími je trochu složitější. Její podstatou je analyzovat, nejlépe písemnou formou, pro a proti vztahující se k vykonání úkolu, který máte sklon odkládat.
Postupovat můžete například tak, že si na levou stranu papíru vytvoříte seznam důvodů, proč úkol odkládáte. Na jeho druhou stranu pak uvedete to, co vám jeho včasné dokončení přinese. V typickém případě budete mít na levé straně zpravidla jednu či dvě výmluvy. Například to, že provedení úkolu by mohlo vést k nepříjemné konfrontaci nebo že by mohlo být jinak nepříjemné či nudné. Na straně druhé pak najdete dlouhý seznam příznivých bodů. Prvým z nich přitom zpravidla bude pocit úlevy, že nezbytný, avšak nepříjemný a odkládaný úkol máte za sebou.
Čtvrtou a svou podstatou nejhlubší je metoda, kterou lze dosáhnout zásadní změny zvyklostí. Řešení problému odkládání, které nabízí, je radikálnější a vychází z toho, že zvyk odkládat proměníte v jeho protipól.
Východiskem metody je seznam či přehled úkolů, které v dané situaci již chvíli odkládáte. Tento seznam si seřaďte podle toho, jak jsou vám odkládané úkoly nepříjemné, a to počínaje úkoly, které jsou vám příjemné nejméně. Nový zvyk, který si vytvoříte, spočívá v tom, že počínaje příštím ránem začněte každý den tím, že vykonáte tu nejméně příjemnou věc, která na vašem seznamu odkládaných úkolů figuruje.
Nejméně příjemná a nejvíce odkládaná může být někdy jen maličkost. Například omluva, ke které se již dlouho chystáte, rozhovor s nepříjemným spolupracovníkem, otravná práce, o které víte, že ji nakonec budete muset vykonat apod. Ať jde o cokoli, vykonejte tuto činnost ještě předtím, než začnete svůj obvyklý denní rituál.
Vtip metody spočívá v tom, že vykonání nejméně příjemného a dlouho odkládaného úkolu předznamená tón našeho dne. Přinese vám totiž příjemný pocit, dokonce možná pocit povznesení, pramenící z vědomí, že váš den sice teprve započal, vám se však již podařilo vypořádat se s nejméně příjemnou věcí, kterou jste před sebou hromadili. Budete-li tento postup opakovat po několik dní, stane se z něj zvyk.
V době, kdy tento zvyk teprve zakořeňuje, však musíte být zvýšeně opatrní. Nesmíte tolerovat žádné výjimky. Jedna taková výjimka může totiž zvrátit vaše úsilí z řady minulých dní či týdnů.
Osobní tempo
Již v úvodu jsme uvedli, že pomalé osobní tempo, tj. sklon vykonávat pracovní úkoly pomaleji, než je žádoucí, je částečně podmíněno temperamentem, často však vzniká i v důsledku přílišného zaujetí pro určité (odborné) postupy a metody. Například v zaujetí pro „procesy“, zálibě ve společenské konverzaci, schůzování nebo naslouchání sobě samému, ve slepém dodržování byrokratických postupů apod. Podobný je sklon k obsáhlému a podrobnému sdělování nepodstatných věcí. Jedním z projevů rychlého osobního tempa je naopak zvyk mluvit i psát úsporně.
Své tempo, především tempo pomalé, si lidé nemusejí plně uvědomovat. Řešení se proto opírá o dva kroky. Prvním je si toto pomalé tempo uvědomit a pochopit jeho příčiny. Druhým je využít určitých mentálních technik, které toto tempo pomohou urychlit.
Symptomem pomalého tempa zpravidla je, vykonáváte-li určitou činnost příliš dlouho, aniž byste se příliš blížili jejímu konci. V takové situaci je namístě položit si otázky typu: „Proč přesně provádím nebo se snažím vykonat tuto práci?“, „Stojí skutečně za to?“, „Jde o činnost, jejíž vykonávání mě baví, i když nenese žádné výsledky?, „Stanovil jsem si sám pro sebe časový termín pro její dokončení?“, „Jsem rozhodnut ho dodržet?“ apod. Určitou inspiraci, jak tempo provádění práce zrychlit, může dát i odpověď na otázku „Pokud by můj život závisel na tom, zda práci dokončím za polovinu stanoveného času, jak bych její vykonání urychlil“?
Osvědčeným klíčem k dosažení žádoucího tempa při řešení určitého úkolu je atmosféra naléhavosti. Odpovídající mentální techniku lze proto označit jako metodu řízené naléhavosti. Spočívá v tom, že si pro úkol, který svůj termín nemá či jehož termín je příliš dlouhý, tento termín vytvoříte uměle a poté uděláte vše pro to, abyste jej dodrželi.
Většina lidí pracuje pod určitým tlakem lépe, a termín, který si pro úkol stanovíte, vám pomůže si tento tlak vytvořit. Pomůže i to, když stanovený termín zveřejníte nebo se k němu před ostatními zavážete.
Je-li úkol složitý, vytvořte si termíny dílčí. Nejlépe tak, abyste k těmto termínům dokončili vždy určitou ucelenou část práce. Ty vám umožní pracovat stálým tempem a nepropadat horečné činnosti až v okamžiku, kdy je konečný termín na dohled. Stanovené termíny však skutečně respektujte. Navyknete-li si termíny „natahovat“, ztratí metoda řízené naléhavosti svou efektivnost.
Jak čelit demotivaci
Také schopnost motivovat sebe sama je důležitým předpokladem osobní efektivity a výkonnosti. Osoby schopné této motivace si nejen stanovují náročnější cíle, ale jsou při jejich dosahování vytrvalejší. Dosahují proto i lepších výsledků.
Schopnost motivovat sebe sama či čelit demotivaci je založena na ovládání emocí, které mohou motivaci podporovat, ale i oslabovat.
Jde především o kontrolu negativních emocí, tj. pocitů obav či nejistoty, vyvolaných občasnými nezdary, smůlou nebo únavou. Tyto emoce vedoucí k poklesu motivace a osobní energie jsou zcela přirozené, nemají-li však na motivaci mít dlouhodobější dopad, je třeba se jim bránit, a to podporou nebo aktivním vytvářením pozitivních emocí, které aktivitu a motivaci stimulují. Nepříznivě však mohou vaši aktivitu ovlivňovat i emoce přinášející vyrušení, odvracející vaši pozornost jiným směrem.
Aktivní ovlivňování emocí souvisí se vztahy mezi myšlením a představami na straně jedné, a emocemi na straně druhé. Ovlivňováním svého myšlení či svých představ (změnou úhlu pohledu, soustředěním se na příznivé nebo pozitivní aspekty situace, nové možnosti, které tato situace nabízí apod.) můžeme přispět k pozitivnímu zaměření svých emocí, a tak podpořit svou sebedůvěru i motivaci.
Ke ztrátě nebo oslabení vlastní motivace vedou zpravidla tři hlavní důvody. Patří k nim nedostatek sebedůvěry, nejasné cíle a nejasná představa o tom, jak cílů dosáhnout. Podaří-li se nám je odstranit, máme velkou naději, že svou motivaci výrazně povzbudíme.
Pocity nedostatečné sebedůvěry vznikají zpravidla v situaci, kdy se příliš upínáme na nezdary či problémy a zapomínáme na to, čeho jsme již naopak dosáhli. Přispívat k nim může i sklon brát si neúspěchy osobně, tj. opomíjet skutečnost, že neúspěchy mohly souviset s faktory, které nejsou pod naší kontrolou, nebo je přičítat ostatním, kteří podle nás mají záměr nám škodit.
Cestou, jak se z tohoto rozpoložení vymanit, je pozitivní myšlení. Spočívá ve sklonu zaměřit se naopak na to, čeho jsme již dosáhli. Své úspěchy nebo silné stránky vnímáme totiž často jako samozřejmé a nevěnujeme jim dostatečnou pozornost. Můžeme si proto například vytvořit „mentální seznam“ našich silných stránek, minulých úspěchů a současných předností apod. Podaří-li se nám takto své negativní emocionální naladění překonat, naše mysl uvěří tomu, čemu věřit chce, a začne sama rozvíjet příklady, které nově získanou sebedůvěru posilují.
Druhým „zabijákem“ vlastní motivace bývá nejasný či nedostatečně hmatatelný cíl. Nevíme-li, co přesně chceme, naše motivace klesá.
Nejasné cíle vznikají zpravidla tehdy, je-li naše pozornost zaměřena především na to, co nechceme, nejčastěji z důvodu určitých obav. Můžeme se obávat například toho, že nás naši spolupracovníci dostatečně nerespektují nebo že se v určitém názoru ocitneme osamoceni. Strach však sám o sobě většinou nevede k činnosti. Má spíše sklon „živit se sám sebou“ a naši motivaci oslabovat. Zachvátí-li proto vaše uvažování strach, měla by být vaším prvním krokem snaha zaměřit svou energii na jasně definovaný cíl. Klíčem je přejít od neurčitého přání ke konkrétním a hmatatelným cílům.
Víme-li, co chceme, získáváme i motivaci zvažovat kroky umožňující toho cíle dosáhnout. Vzbuzuje-li u vás obavy například vaše finanční situace, můžete si vytvořit plán, jak ji zlepšit. Vytvoření jasného postupu či plánu činnosti je proto třetím a posledním prvkem motivační skládačky. Nejasný postup motivaci ničí: nevíme-li, jak postupovat, nemůžeme příliš očekávat, že budeme na cestě k cíli úspěšní. Může zvýšit i pravděpodobnost, že podlehneme sklonu k odkládání nebo propadneme aktivitám, jejichž jedinou funkcí je vyplňovat čas.
Klíčem ke stanovení postupu je určení činností, které vedou k úspěchu. U každého cíle existují totiž aktivity, které nás k němu posunují, i činnosti, které jsou ve vztahu k němu neproduktivní. Plán činnosti je proto třeba zaměřit na ty, které jsou pro dosažení cíle žádoucí. Vytvoření seznamu nejdůležitějších úkolů naši motivaci dále podpoří a zaměří ji správným směrem.
Stane-li se vám, že vaše motivace i přes výše uvedené kroky ochabuje, můžete jí pomoci tím, že si vytvoříte plán zahrnující dvě činnosti. Tou první by měl být malý úkol, který již delší dobu zvažujete, tou druhou úkol náročnější a dlouhodobější. Drobný úkol byste přitom měli vykonat hned poté, co jej vytvoříte. Vykonání tohoto úkolu povede totiž i k určité pozitivní emoci, zpravidla radosti, nad jeho dokončením, která vaší činnosti dodá potřebný impuls. Poté byste měli vykonat krok nezbytný k provedení dlouhodobějšího úkolu. Tento postup vám umožní překonat pokles motivace a postoupit ve směru vašich cílů.
Stane-li se pro vás snaha omezit působení hlavních „zabijáků“ vlastní motivace zvykem, zajistí vám i trvalou „motivační disciplínu“.