Náročnost různých profesí a činností na schopnost řídit sebe sama je různá. Část pracovníků se bez ní obejde, mnohdy však jen proto, že jejich činnost řídí a kontrolují (často na úkor svého vlastního času) jiní. Rostoucí počet pracovních míst, a to nejen v dobách pandemie, však vyžaduje, aby lidé byli schopni si na základě šířeji či dlouhodoběji zadaných úkolů správně stanovit své priority i řídit průběh své práce sami. Článek se zabývá hlavními předpoklady, součástmi a nástroji osobní efektivity, tj. schopnosti řídit sebe sama.
Důvod, proč někteří lidé svou práci (ale ani jiné důležité úkoly) „nestíhají“ – nedodržují termíny, propadají panice a svými požadavky občas zdržují i ostatní, nemusí vždy spočívat jen v jejich nedostatečných schopnostech. Častou příčinou je i to, že postrádají schopnost účinně řídit postup své práce či prostě řídit sebe sama. Schází jim, vyjádřeno jinými slovy, osobní efektivita. V důsledku toho jim často chybí i potřebný čas.
Osobní efektivita, tj. schopnost samostatně a účinně řídit postup své práce je důležitým předpokladem výkonnosti. Z velké části má povahu zvyků. Tato skutečnost je důležitá: zvyky lze totiž získat nebo posilovat, ať již na základě tréninku, vedení nebo dokonce vlastního úsilí.
Předpoklady osobní efektivity
K předpokladům osobní efektivity patří, zaprvé, schopnost stanovit si a dodržovat své priority. Tedy schopnost soustřeďovat se na činnosti pro práci podstatné, neutápět se v drobnostech či aktivitách, které nikam nevedou, a neodkládat důležité úkoly a rozhodnutí do budoucna. S nedostatkem času zápasí totiž často i lidé schopní pracovat velmi rychle. Důvodem jejich problémů však není, že by pracovali pomalu, ale že značnou část svého pracovního (i dalšího) času věnují činnostem, které pro dosažení jejich cílů či splnění jejich úkolů nejsou nejdůležitější.
Význam výše uvedeného předpokladu dokresluje skutečnost, že u většiny pracovních činností (jejichž časový postup není jednoznačně stanoven, tj. především činností administrativních, „papírových“, ale i řídících), závisí osobní efektivita především na poměru mezi celkově vynaloženým pracovním časem a časem věnovaným „skutečné“ či „užitečné“ práci. U nepříliš efektivních osob, majících sklon zaměstnávat se činnostmi, které k dosažení jejich úkolů příliš nepřispívají, může tento poměr představovat i méně než jednu čtvrtinu.
Druhým předpokladem osobní efektivity bývá přesto i určité osobní tempo. Může být podmíněné vrozeným temperamentem, často je však spíše zvykem. Občas k němu totiž přispívá i delší působení v organizaci, jejíž převažující „organizační“ tempo je z nejrůznějších důvodů rychlé nebo naopak spíše pomalé. Příčinou pomalého osobního tempa však může být i přílišné zaujetí pro činnost jako takovou, které brání rychlejšímu dosažení jejího výsledku.
Za třetí a v neposlední řadě přispívá k osobní efektivitě i schopnost udržovat si pozitivní emocionální naladění a neztrácet ho ani v podmínkách překážek či neúspěchů. Schopnost vytvářet či podporovat toto emocionální naladění je důležitá především pro udržení energie, aktivity či vlastní motivace nutné k provedení či dokončení úkolů.
Ani jeden ze tří výše uvedených faktorů osobní efektivity lidé často přímo nevnímají. Mají-li s touto efektivitou problémy, mají proto zpravidla tendenci připisovat vinu jiným faktorům, většinou tomu, že toho na práci mají „příliš mnoho“.
Efektivita vs. produktivita
Připojme navíc důležité rozlišení. Osobní efektivitu bychom neměli zaměňovat s vlastní produktivitou. Schopnosti, které pod osobní efektivitu spadají, zahrnují jak schopnosti vykonat daný úkol kvalitně a v co nejkratším čase (či vykonat ho v zadaném čase co nejlépe), tak schopnosti