Zaměstnavatelé dle ustanovení § 305 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, vydávají vnitřní předpisy, kterými stanovují práva svých zaměstnanců v pracovněprávních vztazích. Zákoník práce nicméně zakazuje, aby vnitřní předpis ukládal zaměstnancům povinnosti nebo aby zkracoval jejich práva, která jsou stanovena zákoníkem práce.
V oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) je zaměstnavatel přímo povinen vydávat vnitřní předpisy, neboť zajištění náležité ochrany zdraví zaměstnanců si obvykle žádá stanovení specifických režimových opatření či pravidel práce. Vnitřní předpisy v oblasti BOZP jsou proto zvláštním druhem vnitřních předpisů. Povinnost k jejich vydávání se totiž odvozuje od povinnosti zaměstnavatele organizovat a řídit činnost svých zaměstnanců, soustavně dbát o zajištění bezpečných a zdraví neohrožujících pracovních podmínek na pracovištích, jak to vyplývá z ustanovení § 101 a § 102 zákoníku práce. Povinnost zajistit BOZP však zaměstnavatel nemá pouze vůči svým zaměstnancům, ale jak vyplývá z ustanovení § 101 odst. 5 zákoníku práce, tato povinnost se vztahuje na všechny osoby, které se s jeho vědomím zdržují na jeho pracovištích (návštěvy, kontrolní orgány atd.). Co však vlastně zaměstnavatele vede k tomu, aby vydával své vnitřní předpisy v oblasti BOZP?
Předně, aby zaměstnavatel mohl v oblasti BOZP řádně plnit své povinnosti, které vyplývají z právních a ostatních předpisů v oblasti BOZP, musí vydávat celou řadu dokumentů - vnitřních předpisů. A to zejména proto, že:
- právní předpisy v oblasti BOZP jsou příliš obecné, nekonkrétní a nemohou řešit všechny relevantní situace a reagovat na všechny problémy, které se v praxi vyskytují,
- pro řádné provádění stanovených pracovních úkolů je nutné stanovit podrobnější požadavky nebo technologické postupy,
- v zájmu efektivního řízení zaměstnanců je potřeba bližší specifikace práv a povinností jednotlivých zaměstnanců na konkrétních pracovištích nebo podle zastávaných pracovních pozic,
- zaměstnavatel musí určit způsoby a lhůty provádění kontrol a revizí strojních a technických zařízení a stanovit odpovědné osoby za jejich provádění,
- některé právní nebo ostatní předpisy v oblasti BOZP povinnost vydání vnitřního předpisu zaměstnavateli přímo ukládají.
Co to je vnitřní předpis
Vnitřní předpis zaměstnavatele je nedílnou součástí samotného řízení a plnění úkolů zaměstnavatele na úseku BOZP. V praxi se může jednat např. o různé směrnice, instrukce, organizační řády, opatření, nařízení, stanovy, statuty, pokyny, provozní řády, pracovní postupy apod. Vnitřní předpisy mohou tedy mít rozličné názvy i podoby, přičemž nejdůležitější je vždy jejich obsah. Ve snaze o co nejpřesnější vymezení uvedeného pojmu musíme vycházet např. z odborné právnické literatury, dále z požadavků právních předpisů nebo z judikatury soudů. Například v nálezu Ústavního soudu č. 116/2008 Sb. byl vnitřní předpis zaměstnavatele vymezen takto: "Vnitřní předpis je hromadným pokynem zaměstnavatele, kterým specifikuje povinnosti zaměstnanců, obecně stanovených kogentními právními normami, se zřetelem na zvláštní podmínky konkrétního zaměstnavatele". Vnitřní předpis zaměstnavatele je na rozdíl od právních předpisů neveřejným dokumentem, kterým si každý zaměstnavatel upravuje práva a povinnosti svých zaměstnanců v rámci své působnosti.
Jak je to se závazností vnitřních předpisů
Vnitřní předpisy nejsou právními předpisy, ale mají normativní charakter. Jsou závazné pro zaměstnance i zaměstnavatele, který jej vydal. Za určitých okolností se může vnitřní předpis stát závazným i pro jiného zaměstnavatele a jeho zaměstnance. Jedná se zejména o případy, kdy se například jiný zaměstnavatel zaváže daný vnitřní předpis dodržovat a aplikovat i v rámci svého podniku a svých zaměstnanců (např. při sdílení pracovišť nebo objektů).
Obecná úprava vnitřních předpisů v pracovněprávních vztazích je obsažena v ustanovení § 305 zákoníku práce, kde jsou uvedeny některé základní požadavky na tyto předpisy:
- musí být vydány písemně a nesmí být v rozporu s platnými právními předpisy,
- nesmí být vydány se zpětnou účinností, jinak jsou neplatné,
- jsou závazné pro zaměstnavatele a všechny jeho zaměstnance,
- nabývají účinnosti dnem, který je v nich určen, nejdříve však dnem vyhlášení,
- zaměstnavatel musí s vnitřními předpisy seznámit všechny své zaměstnance nejpozději do 15 dnů (platí jak pro jejich vydání, tak i pro změny nebo zrušení),
- vnitřní předpisy musejí být pro všechny zaměstnance přístupné,
- zaměstnavatel je povinen vnitřní předpis uschovat po dobu 10 let ode dne ukončení jeho platnosti.
Závaznost vnitřních předpisů v oblasti BOZP je zakotvena v ustanovení § 102 odst. 2 zákoníku práce, podle kterého je zaměstnavatel povinen provádět opatření v prevenci rizik, která vyplývají z právních a ostatních předpisů k zajištění BOZP a z opatření zaměstnavatele, která mají za cíl předcházet rizikům, odstraňovat je nebo minimalizovat působení neodstranitelných rizik. Zaměstnanci mají na druhou stranu povinnost dodržovat právní a ostatní předpisy a pokyny zaměstnavatele k zajištění BOZP. Je nutné ale upozornit, že toto platí pouze za podmínky, že s nimi byli řádně seznámeni.
Jaký význam a účel mají vnitřní předpisy v oblasti BOZP
V dnešní době se na vnitřní předpisy kladou větší nároky, než tomu bylo dříve. Je tomu zejména proto, že v minulosti byly právní předpisy v oblasti BOZP mnohem podrobnější a obsáhlejší. Navíc také existovaly i závazné technické normy, které měly řadu podob. Jednalo se o závazné technické normy (ČSN), závazné oborové normy (ON) a podnikové normy (PN). V současnosti již nejsou právní předpisy v oblasti BOZP tolik konkrétní a mnohdy mají spíše návodovou roli. Například povinnost stanovit podrobnější požadavky na bezpečnost strojních a technických zařízení se již neukládá jejich uživateli, ale spíše výrobci anebo osobě, která tato zařízení uvádí na trh. Proto je značný důraz kladen zejména na průvodní dokumentaci, především na návod k obsluze (manuál), nebo v případě chemických látek na bezpečnostní listy. Nesmíme však zapomenout na to, že tím není dotčena odpovědnost zaměstnavatele za zajištění BOZP na pracovištích, kde se tato technická zařízení provozují nebo chemické látky používají.
Z důvodu obecnosti právních předpisů je nezbytné, aby zaměstnavatelé vydávali vnitřní předpisy, které obsahují podrobnější požadavky pro bezpečný výkon práce, neboť ani průvodní dokumentace od výrobce často nepostačuje. Zaměstnavatel vydává tedy vnitřní předpis, ve kterém uvede všechny důležité okolnosti a skutečnosti, bezpečnostní pokyny, příkazy, zákazy, určí odpovědné osoby apod. K tomu, aby zaměstnavatel mohl vydávat vnitřní předpisy, nepotřebuje žádné zvláštní zmocnění. Vychází se jednak z ustanovení § 305 a následujících zákoníku práce, a dále z legislativně-technických požadavků, které vycházejí z platných právních a ostatních předpisů k zajištění BOZP ve smyslu ustanovení § 349 odst. 1 zákona č. 262/2006 Sb.:
"Právní a ostatní předpisy k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci jsou předpisy na ochranu života a zdraví, předpisy hygienické a protiepidemické, technické předpisy, technické dokumenty a technické normy, stavební předpisy, dopravní předpisy, předpisy o požární ochraně a předpisy o zacházení s hořlavinami, výbušninami, zbraněmi, radioaktivními látkami, chemickými látkami a chemickými přípravky a jinými látkami škodlivými zdraví, pokud upravují otázky týkající se ochrany života a zdraví." Ve smyslu tohoto ustanovení se vnitřní předpisy zaměstnavatele v oblasti BOZP považují za tzv. ostatní předpisy k zajištění BOZP. Vydáním příslušného vnitřního předpisu zaměstnavatel plní svoji povinnost zajišťovat potřebnou úroveň BOZP, jak mu je uložena zejména ustanoveními § 101 a § 102 zákoníku práce.
Jaké jsou obsahové náležitosti vnitřního předpisu BOZP
Vnitřní předpisy by měly obsahovat konkrétní pokyny a informace v rámci řešené problematiky. Dále by měly být terminologicky a formulačně jasné a přehledné, aby nedocházelo k výkladovým omylům a pochybením. Pokud jsou ve vnitřním předpisu uváděny nějaké povinnosti a odpovědnosti, musí být jednoznačné a adresné. Vnitřní předpis by měl zřetelně uvádět záležitosti, které nejsou jasně řešeny platnými právními předpisy.
Zpracování vnitřního předpisu pro oblast BOZP rozhodně nepatří mezi jednoduché záležitosti. Proto je vhodné, aby zaměstnavatel pověřil tímto úkolem odborníka, který disponuje dostatečnými znalostmi a schopnostmi v této oblasti nebo aby si nechal vypracovat vnitřní předpis prostřednictvím osoby odborně způsobilé v prevenci rizik (§ 10 odst. 1 zákona č. 309/2006 Sb.). Je však nutno upozornit na to, že i když si zaměstnavatel tzv. nechá vnitřní předpis na základě svých požadavků vypracovat od jiné osoby, je za tento vnitřní předpis a jeho aplikaci plně zodpovědný.
Odpovědnost za seznámení zaměstnanců s vnitřními předpisy
Zaměstnavatel je odpovědný za to, že své zaměstnance s vydáním vnitřního předpisu prokazatelně, konkrétně a srozumitelně seznámí. Zanedbání této zákonné povinnosti může mít negativní vliv na uplatnění možnosti částečného nebo i úplného zproštění se odpovědnosti zaměstnavatele za škodu způsobenou zaměstnanci jeho pracovním úrazem. Závěrem je nutno připomenout, že v oblasti BOZP nelze uplatňovat obecnou zásadu, že neznalost zákona neomlouvá. Zaměstnavatel je totiž povinen své zaměstnance s vnitřními předpisy řádně seznámit a tuto skutečnost musí být schopen také náležitě prokázat, např. dokumentací školení BOZP.