povinnosti zaměstnavatele

Co vše může obsahovat osobní složka zaměstnance, který ukončil zaměstnání a dávám spis do archivu a co nesmí přijít do archivu a musím skartovat? Zajímá mě osobní dotazník, výpis z rejstříku trestů, doklad o dokončeném vzdělání a vstupní a periodické lékařské prohlídky. 

Kontroly prováděné Státním úřadem inspekce práce a jeho oblastními inspektoráty představují pro zaměstnavatele často strašáka. Ať už se jedná o plánované návštěvy, nebo neohlášené kontroly, jejich zásahy mohou znamenat nejen přerušení pracovních procesů, ale i riziko vysokých pokut či jiných sankcí. Zaměstnavatelům v této situaci může pomoci porozumět, jak inspektoři pracují, aby mohli předejít zbytečným nedorozuměním a dokázali včas a srozumitelně inspektorům vysvětlit relevantní provozní postupy. V článku se společně podíváme na otázky celkového průběhu takové kontroly, tedy proč inspektoři přijdou, kdo vlastně na kontrolu přijde a jakým způsobem, vysvětlíme si průběh samotné kontroly, a nakonec i to, co následuje po kontrole. Podíváme se na postupy inspektorů, důvod kontroly a co všechno by měl zaměstnavatel mít připravené, aby vše proběhlo hladce. Zvláštní pozornost věnujeme nejen právům inspektorů, ale i právním možnostem zaměstnavatelů, jak se bránit proti případným nesrovnalostem.

Flexinovela zákoníku práce, ve spojení s novelou § 34 a § 35 občanského zákoníku, přinesla od 1. 6. 2025 v oblasti zaměstnávání mladistvých jednu zásadní změnu, a sice možnost zaměstnávat mladistvé od 14 let a mladistvé, kteří ještě neukončili povinnou školní docházku. Tuto skupinu zaměstnanců bude však možné zaměstnávat jen za splnění celé řady podmínek a jen v období hlavních „letních“ prázdnin. Odlišná pravidla se týkají především samotné práce, kterou mohou tito mladiství vykonávat, úpravy pracovní doby, nepřetržitého denního odpočinku a „večerní“ a noční práce.

Se skončením pracovního poměru je spojen vznik některých práv a povinností. Mezi tato práva a povinnosti náleží právo zaměstnance a tomu odpovídající povinnost zaměstnavatele na poskytnutí pracovního volna k vyhledání nového zaměstnání ještě před skončením původního pracovněprávního vztahu. Při skončení pracovního poměru je zaměstnavatel dále povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání a na žádost zaměstnance také pracovní posudek. V případě skončení pracovního poměru z důvodů přesně zákoníkem práce vymezených náleží také zaměstnanci určité finanční odškodnění z důvodu ztráty zaměstnání bez zavinění zaměstnance, které je označováno jako odstupné nebo jednorázová náhrada. . Při skončení pracovního poměru zaměstnavatel musí také vypořádat se zaměstnancem dovolenou, na níž vznikl zaměstnanci nárok, ale nestihl ji vyčerpat do skončení pracovního poměru.

Zaměstnavatel musí ve zdravotním pojištění především zajistit řádné placení pojistného za sebe a za své zaměstnance a oznamovat změny týkající se zaměstnanců. Pro plnění stanovených povinností jsou určeny lhůty, jejichž nedodržení je (anebo může být) důvodem pro uplatnění sankčního postihu zdravotní pojišťovnou. Jak zdravotní pojišťovna reaguje, když zaměstnavatel například nepodá formulář Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele nebo neodvede za zaměstnance pojistné tak, jak mu ukládá zákon? Lze odpustit nějakou platbu pojistného nebo alespoň požádat o prominutí vyměřeného penále? Tento článek přináší podrobný pohled na hlavní povinnosti a potenciální sankce, které může zaměstnavatel očekávat při jejich nedodržení.

Jednou z důležitých povinností zaměstnavatele jako plátce pojistného je pravidelně každý měsíc sdělovat zdravotním pojišťovnám jejich pohledávky neboli předpisy pojistného. K tomuto účelu slouží tiskopis Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele (dále jen „Přehled“). Jaký je smysl těchto podávaných Přehledů? Touto formou oznamované hodnoty jsou důležité pro řádný výkon úřední a kontrolní činnosti každé zdravotní pojišťovny, která na základě sdělovaných dat rozhoduje o dalším postupu, jehož cílem je zabezpečit, aby zdravotní pojišťovna obdržela veškeré pojistné, na které má ze zákona nárok. Následující článek srozumitelně vysvětluje, jaké údaje musí Přehled obsahovat a jak postupovat v případě chyb či nesrovnalostí.

Musí či nemusí zaměstnavatel z důvodu přijetí flexinovely zákoníku práce vyhotovit dodatky ke všem existujícím pracovním smlouvám a do nich uvést ty zásadní změny tj. doba výpovědi, zkušební doba, doložka mlčenlivosti? Předpokládám, že se jedná o ty nejzásadnější změny. Nebo může vyhotovit nějaký jednotný dokument, který bude odkazovat na pracovní smlouvy a dokument o informační povinnosti zaměstnavatele a zaměstnanci podepíší prezenční listinu, že se s tímto dokumentem seznámili? Je tu možnost toto nějak skloubit, kvůli administrativní zátěži? 

Je v dokumentu „Informace o obsahu pracovního poměru“, ve kterém je nutné seznámit zaměstnance s pracovní dobou, dostačující tato formulace: „Délka stanovené týdenní pracovní doby zaměstnance činí 40 hodin týdně. Pracovní doba je rozvržena rovnoměrně.“ Nebo je nutné uvést i informaci o tom, že se jedná např. o pevnou pracovní dobu 9:00 – 17:30. Podotýkám, že v pracovní smlouvě přesná informace rovněž není uvedena. Dokument pokračuje dalšími ustanoveními - Informace o práci přesčas, nepřetržitý odpočinek v týdnu apod. Jde mi pouze o info, zda je nutné uvést i přesný čas. 

V loňském roce jsme vás informovali o nově schválené směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2023/970 ze dne 10. května 2023, kterou se posiluje uplatňování zásady stejné odměny mužů a žen za stejnou práci nebo práci stejné hodnoty prostřednictvím transparentnosti odměňování a mechanismů prosazování (dále pro zjednodušení jen „Směrnice“). V Poslanecké sněmovně se nyní ocitla první vlaštovka vycházející z této Směrnice, a to zavedení zákazu doložky mlčenlivosti o mzdě, platu, odměně z dohod v novém znění § 346a zákoníku práce. Podle návrhu zatím schváleného Poslaneckou sněmovnou budou moci nově zaměstnanci informaci o výši své mzdy, platu, odměně z dohod volně šířit a za případné porušení tohoto práva bude moc inspekce práce udělit zaměstnavateli pokutu až do výše 400 000 Kč. Poslanci se zde rozhodli jít nad rámec požadavků Směrnice, která zákaz zakotvovala pouze vůči kolegům pro účely prosazování zásady rovného odměňování.

Zaměstnanec změnil v průběhu téhož kalendářního roku zaměstnání. Původní i nový zaměstnavatel se dohodli na převedení řádné dovolené. Zaměstnavatelé se dohodli na výši úhrady náhrady mzdy (bez odvodů na sociální a zdravotní pojištění). Je tento postup správný? A jak se daná situace účtuje u obou stran? 

Ve zdravotním pojištění zaměstnavatel především vyhodnocuje, zda musí, nebo naopak nemusí dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ. V návaznosti na výši zúčtovaného příjmu se odlišně postupuje u pracovní smlouvy a u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. V některých případech pak charakter nebo výše zúčtovaného plnění ovlivňují pojistný vztah osoby u zdravotní pojišťovny.

Jak postupovat při přihlašování zaměstnance na DPČ na zdravotní pojištění? Zaměstnanec měl uzavřenou DPČ k 31. 12. 2024 přitom v prosinci 2024 měl příjem 20 000 Kč byl pojištěn. Od 1. 1. 2025 je s ním uzavřena nová DPČ, kde ale skutečný nástup do práce (poprvé pracoval) je až 13. 1. 2025, příjem z této DPČ je také 20000 Kč. Pokud zaměstnance odhlásíme k 31. 12. 2024, od jakého data bude přihlášen v roce 2025 od 1. 1. 2025 nebo od data nástupu 13. 1. 2025?

Naše zaměstnankyně v pracovní době opustila své pracoviště a šla si na parkoviště do auta pro svoje osobní věci, bohužel upadla a musela vyhledat ošetření u lékaře. Nyní je v pracovní neschopnosti, u lékaře to nahlásila jako pracovní úraz. Dle našeho názoru se o pracovní úraz nejedná. Musím i v tomto případě vyplňovat záznam o úrazu a zasílat na příslušné instituce, nebo v tomto případě stačí pouze zaznamenat do knihy úrazů?

Pracovní smlouva je doručována zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služeb elektronických komunikací. Může být pracovní smlouva zaměstnanci doručena a zaměstnancem podepsána po dni nástupu do práce, uvedeného v pracovní smlouvě? Tedy může být pracovní smlouva uzavřena po dni nástup do práce? Kde kterému datu vzniká pracovní poměr, když ze strany zaměstnance je smlouva podepsána po dni nástupu do práce, uvedeného v pracovní smlouvě? Zároveň jak se v tomto případě postupuje uvádění místa podpisu pracovní smlouvy za zaměstnavatele a za zaměstnance. Za zaměstnavatele je při vytvoření pracovní smlouvy známo, kde a kdy dojde k podpisu smlouvy, u zaměstnance nikoliv. Jak nejlépe formulovat zápatí pracovní smlouvy?

Jak máme postupovat v případě, kdy nám zemřela zaměstnankyně, která byla již několik měsíců na DPN? Listopad 2024 byl poslední měsíc, za který jsme jí účtovali mzdu, která nám z důvodu přečerpané dovolené před DPN vyšla záporná. Kde a jakým způsobem můžeme uplatnit tuto pohledávku? Rodina zatím nemá přiděleného právníka na vyřízení dědictví. Zároveň prosím o radu, zda můžeme rodině poskytnout podklad pro FÚ, kterému jsou povinni předložit do 90 dní DP zesnulé. Nebo zda doporučujete čekat na přiděleného právníka, i když pak nemusí stihnout lhůtu 90 dní u FÚ. Právník pro vyřízení dědictví prý může být přidělen třeba až za půl roku po úmrtí. 

Základní informace Jedním z nejdůležitějších dokumentů týkajících se pracovní doby a doby odpočinku je rozvrh pracovní doby (rozvrh směn). Jeho prostřednictvím zaměstnavatel rozepisuje zaměstnanci v pracovním poměru stanovenou týdenní (případně kratší) pracovní dobu do jednotlivých pracovních dnů, týdnů, měsíců, vyrovnávacích období… Podle rozvrhu směn vykonává zaměstnanec práci, z tohoto rozvrhu pozná, na které dny připadají jeho dny pracovní, a na které naopak doba odpočinku. Po novele zákoníku práce s účinností od 1. 10. 2023 je zaměstnavatel povinen rozvrhnout pracovní dobu (až na výjimky) také zaměstnanci konajícímu práci na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Zákon ve vztahu k nim ale nepracuje s pojmem „týdenní pracovní doba“. Písemný rozvrh zpracovává zaměstnavatel na příslušné směny nebo období, o nichž ví, že bude po tzv. dohodáři práci potřebovat.Viz situace Rovnoměrné rozvržení pracovní doby, Nerovnoměrné rozvržení pracovní doby, Samorozvrhování pracovní doby zaměstnancem.

Zákoník práce č. 262/2006 Sb. v § 306 vytváří právní základ pro vydání pracovního řádu, který vydává zaměstnavatel. Jedná se o zvláštní vnitřní předpis zaměstnavatele, který nezakládá práva a nároky. Jde o normativní právní akt, upravující skupinu případů stejného druhu a neurčitého počtu, nejedná se o právní jednání. Pracovní řád je nutno rozlišovat od vnitřního předpisu, který zaměstnavatel může vydat podle § 305 ZP . Vnitřní předpis zakládá práva a nároky zaměstnanců (nikoliv povinnosti). Práva (nároky) v něm jednostranně stanovené zaměstnavatelem jsou vymahatelné a uplatnitelné u soudu, jako ostatní pracovněprávní nároky uvedené např. v zákoníku práce . Další rozdíl mezi oběma předpisy zaměstnavatele spočívá v tom, že pracovní řád nekontrolují orgány inspekce práce. Pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci má značný význam, neboť může upravovat pravidla v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví zaměstnanců.

Řádné placení pojistného za zaměstnance je základní povinností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění. Přihlášením osoby jako zaměstnance dává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně na vědomí, že se za ni stává od určitého data plátcem pojistného. Zaměstnáním, ze kterého zaměstnavatel odvádí pojistné, má dotyčná osoba vyřešen v daném kalendářním měsíci svůj pojistný vztah, i když zaměstnání trvá jen po část měsíce. Jednou z důležitých povinností zaměstnavatelů ve zdravotním pojištění je plnění oznamovací povinnosti spočívající ve sdělování rozhodných skutečností bezprostředně souvisejících se zaměstnanci. V tomto směru musejí zaměstnavatelé věnovat zvýšenou pozornost zejména oznamování nástupu zaměstnance do zaměstnání včetně ukončení zaměstnání a také sdělování skutečností rozhodných pro platbu pojistného státem. Pokud zaměstnanec zaměstnavateli oznámí a dokladuje počátek nebo konec „státní kategorie“, pak je zaměstnavatel povinen dál postoupit tuto informaci zaměstnancově zdravotní pojišťovně. Za porušení této zákonné povinnosti může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč, neboť neoznámením této skutečnosti přichází zdravotní pojišťovna o měsíční platbu pojistného za každého „státního pojištěnce“, což je v roce 2024 částka 2 085 Kč. Jestliže však zaměstnanec tuto důležitou skutečnost zaměstnavateli neoznámí, pak je jeho povinností sdělit ji zdravotní pojišťovně osobně, jinak se vystavuje nebezpečí uložení pokuty jemu jako fyzické osobě až 10 000 Kč.

Zaměstnanec požádal o výplatu mzdy za 6/2024 na pokladnu firmy, skončil pracovní poměr a mzdu si nevyzvedl. Není k sehnání, telefon nebral, na sms nereagoval a po několika našich pokusech telefon vypnul a už je nedostupný, na adrese se nezdržuje. Jak máme postupovat dále? Mzda je účetně proúčtovaná, vše odvedeno. 

30. září proběhne od 13 hodin již třetí setkání s odborníkem na příjmu.