Otázky a odpovědi - strana 3

Zahraniční mateřská společnost zajistila pro zaměstnance své české dceřiné společnosti možnost využít službu spočívající v zajištění asistenčního programu, který poskytuje zaměstnanci okamžitou a důvěrnou pomoc s jakýmkoli problémem, který se týká práce, zdraví či osobní života, kde jsou k dispozici psychologové a další specialisté na bezplatné lince. Blíže se jedná například o služby typu jak zlepšit komunikaci, jak se vyrovnat se stresem, úzkostí a depresemi, jak vyřešit osobní a emocionální problémy, jak řešit manželské a vztahové problémy apod. Službu tedy zaměstnanec může využít bezplatně, zároveň je na principu důvěrnosti, zaměstnavatel se tedy ani nedozví, zda a kdo službu využil. Mateřská společnost rozúčtuje své celkové náklady na zajištění služby na dceřiné společnosti na základě alokačního klíče, kterým je počet zaměstnanců v dceřiných společnostech. Dotaz: na straně tuzemské dceřiné společnost je faktura nedaňovým nákladem. Jak je to se zdaněním na straně zaměstnance? Pokud se nejedná o příjem osvobozený, kdo by ho měl zdanit, protože společnost nemá informace o odebrání služby?

Jsme IT telco společnost a někteří naši zákazníci požadují osobní údaje našich zaměstnanců (dat. nar., číslo pasu apod.), aby jim umožnili přístup do jejich systémů a mohli dělat podporu našim produktům přímo v systémech u zákazníka (zákazníci jsou ze zahraničí - Norsko, Německo atd.). Je možné něco takového poskytnout z hlediska GDPR apod.?

Ve firmě o cca 30 zaměstnancích pracují dělníci - zejména zámečníci, jejichž práci organizuje vedoucí výroby. Tento vedoucí výroby však není zaměstnancem společnosti, ale pracuje jako OSVČ pro jinou společnost, která jej poskytuje do zmíněné firmy pro výkon dané pozice. V příkazní smlouvě má v poli povinnosti příkazníka mimo jiné: • Řídit personální obsazení ve výrobě a v technickém úseku • Zajišťovat dodržování BOZP, PO, vč. poplachových směrnic, evakuačního plánu atd. Bude takovýto pracovník, přestože není zaměstnancem společnosti, odpovědný za případný vznik pracovního úrazu před orgány činnými v trestním řízení? Je v tomto případě jeho odpovědnost srovnatelná s odpovědnostní běžného vedoucího pracovníka? 

Zaměstnavatel plánuje zřídit na pracovišti (zámečnická dílna) kamerový systém ke sledování zaměstnanců, zejména ke sledování dodržování pracovní doby, přestávek v práci a nakládání se zpracovávaným materiálem. Jak by se to dalo co nejjednodušeji ošetřit z pohledu GDPR? Dodatky k pracovním smlouvám nebo informované souhlasy zaměstnanců? Existuje někde jednoduchý vzor? 

Dokumentaci u zaměstnanců vedeme následovně: 10 let – doklady ke srážkám ze mzdy, doklady k pracovní neschopnosti, přehledy zdravotní pojišťovny a PSSZ, vyúčtování daní z příjmů, potvrzení o zdanitelných příjmech, potvrzení o příjmech pro bankovní účely, přihlášky/odhláš­ky/změny PSSZ/ZP, oznámení o plnění povinného podílu OZP, měsíční mzdové výstupy, osobní spisy ukončených DPP/DPČ 3 roky - ELDP 4 roky – podklady pro výpočet mezd (prémie, dovolenkové lístky, rekapitulace docházky apod.) 30 let – mzdové listy, docházkové listy, osobní spisy ukončených HPP. Je takto v pořádku nebo máme něco změnit? 

Prosím o vyjádření k článku z časopisu Mzdová praxe - díl 20 "Archivace dokladů" se rozumně doporučuje vzhledem k prodlužování věku odchodu do důchodu archivovat doklady o druhu či vzniku pracovního poměru, mzdové listy (30 let) a ELDP (3 roky) mnohem dél,e než je povinnost. Nebude to však v rozporu s GDPR? Některé právnické firmy radí zajistit podpis se souhlasem delšího uchování, než je předepsáno. V případě mzdových listů a ELDP je to však nemožné, protože spousta zaměstnanců již pracovní poměr ukončila, ale delší uchování je vlastně v jejich zájmu. Dále bych prosila o informaci ohledně srážek ze mzdy (exekuce a srážky na stravenky, výuku anglického jazyka). Doklady ohledně srážek mají být také archivovány 30 let po roce kdy byla naposledy srážka ze mzdy provedena. Stačí v této lhůtě uchovat exekuční příkazy, žádosti zaměstnanců o srážky na stravenky a výuku Aj? Nebo je nutno také 30 let uchovávat například výplatní pásky se srážkami. Jednotlivé částky měsíčních srážek máme uvedeny na mzdovém listu, který se také archivuje 30 let. 

Naše společnost má odborovou organizaci, se kterou uzavřela kolektivní smlouvu na 6 let. Odborová organizace má 12 členů. Naše společnost fúzovala se společností, která má také odborovou organizaci a svou kolektivní smlouvu. Kolektivní smlouva bude platná do konce příštího roku. „Nové odbory“ mají 16 členů. Pokud tedy naše společnost plní povinnosti ze zákoníku práce, tj. projednání či informování odborové organizace, máme toto činit s odborovou organizací, se kterou máme uzavřenou kolektivní smlouvu, ale disponuje nižším počtem členů nebo s novou odborovou organizací. S oběma to patrně není možné, sídlo společnosti je ve městě A, odbory sídlí v B a nové odbory na druhém konci republiy v C. Emailová komunikace je v podstatě nemožná. S kým nyní tedy jednat? 

Společnost s ručením omezeným má se zaměstnancem uzavřenu kvalifikační dohodu. Zaměstnanec má se školou uzavřenu smlouvu o studiu - škola posílá zaměstnanci faktury na školné, na těchto fakturách však nikde není uvedeno jméno zaměstnavatele. Může zaměstnavatel i v tomto případě fakturu proplatit? Budou náklady pro společnost daňově uznatelné? Studium zaměstnance je v zájmu zaměstnavatele.

Společnost, která podniká v oblasti obchodu a služeb, má zaměstnance. V důsledku posilování soudržnosti pracovního týmu společnost někdy pořádá tzv. teambuilding. V konkrétním případě se jednalo o výjezd na „vodu“, kdy zaměstnavatel tuto činnost zaměstnancům nařídil v normální pracovní době a byla protažena až do druhého dne, kdy se stále jednalo o běžnou pracovní dobu. Zaměstnanci budou mít normálně proplaceno, jako když jsou běžně na svém pracovišti. Ubytování bylo zajištěno ve stanovém městečku. Zaměstnanci byli rozděleni do týmů, kdy každý tým měl pro ostatní týmy zajistit určitou část programu. Zaměstnavatel zajistil pohoštění na akci nákupem běžných potravin, alko i nealko nápojů, kdy každý tým měl za úkol vytvořit z těchto surovin pohoštění (oběd, večeře, snídaně) pro ostatní. Dále se po celý den konaly aktivity, kde docházelo k prohlubování vzájemných vztahů. Co z následujících výdajů si společnost může uznat jako daňově uznatelný náklad: Nákup potravin, alko i nealko nápojů.  Ubytování (poplatek za stany) a pronájem lodí.  Přeprava osob autobusem na místo určení.  Zajištění dřeva na oheň. 

Je možné archivovat pracovní smlouvy elektronicky, tzn. naskenované v počítači bez uchování papírových podob? Dále jsem se chtěla zeptat, které dokumenty máme archivovat z pohledu GDPR v pracovních a osobních složkách současných i bývalých zaměstnanců? Vím, že mzdové listy 30 let, ale nevím co pracovní smlouvy, prohlášení, podklady k výpočtu daně apod. 

Které kopie dokladů musíme v personální složce u zaměstnance držet, abychom neporušili GDPR? Jedná se mi např. o potvrzení o zaplaceném životním pojištění, smlouva o životním pojištění, rodný list dětí, rozhodnutí o svěření dítěte do péče apod. Musíme mít tyto doklady v papírové podobě anebo nám stačí elektronická verze (pdf v počítači)? 

Je možné u jednoho zaměstnavatele uzavírat pracovní smlouvy na různé délky pracovního poměru (např. skladník u nástupu dostane pracovní smlouvu na dobu určitou a prodavačka dostane při nástupu dobu neurčitou)? Není to diskriminační, nemusí to ani být stanoveno vnitřním předpisem? Platí v tomto případě, že když pracovní smlouvu podepíší obě strany, tak tím vyjadřují souhlas s podmínkami smlouvy? 

Pokud uplatňuje zaměstnanec daňové zvýhodnění na děti, je povinen dát zaměstnavateli kopie rodných listů svých dětí? Ptám se v návaznosti na GDPR. 

Jsem OSVČ - mám volnou živnost na výrobu oděvů. Nyní pobírám rodičovský příspěvek. Uvažuji, že bych přijala zaměstnance na dohodu o provedení práce (nebude mít více než 10 000 Kč za měsíc). Je nějaká povinnost zaměstnance někam k úřadům přihlásit, resp. nahlásit sebe jako zaměstnavatele, případně kam, na jaký úřad? Pokud mi podepíše prohlášení a nebude z DPP odváděno sociální, zdravotní, a tedy ani daň z příjmů - neboť daň po uplatnění slevy vyjde ve výši 0 Kč. Pokud bych přijala někoho kdo má již hlavní zaměstnání kde má podepsáno prohlášení bude zde nějaká povinnost? Dále bych se chtěla zeptat, zda musí být v DPP uvedena povinně odměna za hodiny či za vykonanou práci např. za ušité kalhoty nebo zda může být ve smlouvě uvedeno, že se vždy před zadáním práce dohodneme, neboť nechci dohodnout hodinovou sazbu (je mi jedno, zda zaměstnanec ušije kalhoty za 10 hodin nebo za 15hod - musí být ušity precizně), ale odměnu např. za jednu ušité kalhoty - lze to ve smlouvě nějak specifikovat a popřípadě jak?

Společnost používá automobily pronajaté na operativní leasing a tyto automobily si občas půjčí zaměstnanci pro soukromé použití. V měsíci, kdy se tak stane, přidaňujeme zaměstnanci 1 % pořizovací hodnoty automobilu, srazíme zaměstnanci ze mzdy částku za soukromě spotřebované PHM a zároveň mu srazíme DPH, které vypočítáme za použití majetku pro neekonomické účely (u operativního leasingu se uplatňuje na vstupu celé DPH). A právě o tuto částku jde, viděli jsme v odborné literatuře výklad, že DPH za soukromé použití majetku zaměstnavatele by se již zaměstnanci nemuselo srážet nebo přidaňovat jako nepeněžní příjem, protože celá hodnota, kterou použitím majetku zaměstnavatele zaměstnanec získá, je už vlastně obsažena v 1 % hodnoty automobilu, která se zaměstnanci přidaní. Jaký na to máte názor? 

Zaměstnavatel by chtěl jako "benefit" udělit zaměstnancům, kteří nechodí během pracovní doby kouřit, 3 dny dovolené navíc, jako motivaci dodržovat pracovní dobu, není to diskriminace zaměstnanců, kteří naopak kouřit během pracovní doby chodí?

Zaměstnanci jsou odměňováni osobním ohodnocením, prémiemi, na základě vnitřního předpisu, jak přesně mají tyto vnitřní předpisy vypadat, co mají obsahovat?

Máme sjednanou kolektivní smlouvu pro období od 1. 7. 2015 do 31. 12. 2017. V závěrečných ustanoveních je uvedeno: "Pokud nebude změna KS uzavřena nejpozději v den ukončení platnosti, platnost kolektivní smlouvy nebo její části se prodlužuje o 3 měsíce." S nadřízeným jsme v názorové neshodě - jeden názor je, že musí být vytvořena úplně nová kolektivní smlouva (tzn. s časovým vymezením např. od 1. 1. 2018 do 31. 12. 2019), druhý názor je, že stačí ujednání o prodloužení stávající kolektivní smlouvy - že se dodatkem změní časové vymezení (a případně další záležitosti). 

Naše společnost má stanoveny mzdové tarify/výše mzdy pro jednotlivé pracovní pozice, protože se jedná o pracoviště administrativy, nejsou tyto výše mzdy nikde zveřejněny (např. v kolektivní smlouvě). Výše mzdy je vždy sjednána v pracovní smlouvě. Náš zaměstnanec pracuje na marketingovém úseku, ve kterém pracují 3 vedoucí oddělení a několik projektových manažerů. Tento zaměstnanec byl v roce 2013 povýšen na vedoucího oddělení. Rozhodnutím dřívějšího vedoucího úseku mu ale byla přiřazena mzda, která náleží pro pozici projektového manažera (mzda je nižší než pro vedoucího oddělení), a to z důvodu, že neměl podřízené zaměstnance. Pro úplnost dodávám, že ostatní 2 vedoucí oddělení na úseku měli podřízené, takže jim náleží mzda pro vedoucího oddělení. Tento zaměstnanec se ale o rozdílném odměňování dozvěděl a požadoval změnu ve mzdě (její navýšení), což mu bylo nadřízeným zamítnuto se zdůvodněním, že nemá podřízené. Do této doby se v organizační struktuře nic nezměnilo, ale zaměstnanec nyní podal znovu na zaměstnavatele oficiální žádost o upravení mzdy a doplacení rozdílu. Názor zaměstnavatele (nás) je ten, že tento „vedoucí oddělení“ nemá nárok na dorovnání ani na mzdu vedoucího oddělení, protože nikdy přímo nevedl zaměstnance, takže nemůže mít stejnou mzdu jako ostatní vedoucí oddělení s podřízenými, a to i přesto, že pracovní smlouva uvádí něco jiného. Nyní jsme chtěli zaměstnanci také změnit pracovní smlouvu na pozici „projektový manažer“, ale zaměstnanec o tom nechce ani slyšet. Můžeme vás požádat o názor, jestli zaměstnanec má na dorovnání mezd nárok nebo můžeme trvat na našem stanovisku?

Jaké povinnosti mi vyplývají z toho, že mám pracoviště - sklady, prodejny, venkovní areál monitorován kamerami. Jak musím tuto informaci sdělit zaměstnancům? Musí s tím souhlasit? Jaké záznamy mohu z toho čerpat? To, že mám pracoviště kamerované, musím sdělovat nějakým úřadům?