elektronická komunikace

Český trh práce čeká jedna z nejzásadnějších legislativních proměn v oblasti zaměstnávání cizinců za posledních 25 let. Vláda předložila do sněmovny k projednání návrh nového zákona o vstupu a pobytu cizinců, který má od roku 2029 nahradit stávající, již nepřehlednou úpravu. Do světa HR to vnáší spoustu inovací: konec papírových složek, zavedení institutu garantů, a tím pádem šanci na flexibilnější procesy při zaměstnávání cizinců.

OSVČ, která alespoň po část roku 2025 vykonávala samostatnou výdělečnou činnost (činnost), je povinna předložit Přehled o příjmech a výdajích OSVČ (přehled) za tento rok nejpozději do: 4. 5. 2026 pokud bylo daňové přiznání podáno OSVČ nebo daňovým poradcem ve lhůtě 3 měsíců od uplynutí zdaňovacího období, bez ohledu na to, zda bylo podáno elektronicky či v papírové podobě, 1. 6. 2026 (prodloužená lhůta) pokud OSVČ podala daňové přiznání elektronicky po 1. 4. 2026, 3. 8. 2026 pokud daňové přiznání podal daňový poradce po 1. 4. 2026. S blížícím se koncem lhůt pro podání přehledů také vzrůstá počet přehledů, které OSVČ ve spěchu vyplní chybně. Některé chyby, ale již následně nelze napravit a mají na OSVČ nepříznivý finanční dopad. K nejčastějším chybám se řadí dvě: neuvedení informace o vedlejší činnosti v části B., C. a D. přehledu. Řada OSVČ svoje podnikání považuje za vedlejší činnost při zaměstnání, pobírání důchodu, studiu nebo při péči o dítě do 4 let věku či o osobu závislou na péči jiné osoby. Pokud ale OSVČ v přehledu činnost za vedlejší neoznačí, považuje se její činnost v daném kalendářním roce za hlavní. Pak vždy vzniká povinnost platit pojistné na důchodové pojištění a často výrazně vyšší než z vedlejší činnosti. Charakter činnosti (hlavní/vedlejší) uvedený na řádném přehledu po jeho podání není možné dodatečně změnit, a to ani podáním opravného přehledu. OSVČ vykonávající vedlejší činnost na přehledu v části E. nesprávně zaškrtne křížkem variantu „ano“, a tím se přihlásí k účasti na důchodové pojištění, přestože by jinak, vzhledem k nízkým příjmům z podnikání, neměla povinnost platit pojistné a toto pojistné platit ani dobrovolně nechce. Přihlášku k účasti na důchodovém pojištění po podání přehledu rovněž nelze vzít zpět, a to ani podáním opravného přehledu. Podáním přihlášky vždy vzniká povinnost uhradit pojistné na důchodové pojištění! Doporučujeme všem OSVČ zkontrolovat, jaké údaje do přehledu vyplnily, zejména pak výši vypočítaného vyměřovacího základu v řádcích č. 27. a 28. a doplatku nebo přeplatku v řádku č. 34. Správa sociálního zabezpečení při stanovení pojistného vychází z údajů, které OSVČ v přehledu uvedla. Vzniklý doplatek na pojistném je OSVČ povinna uhradit příslušné správě sociálního zabezpečení. Nepozornost se tak nemusí vyplatit. Tiskopis přehledu je zveřejněný zdarma na ePortále ČSSZ a je k dispozici zde: Přehled o příjmech a výdajích OSVČ za rok 2025. Přihlášeným uživatelům ePortálu ČSSZ jsou nabídnuty předvyplněné údaje:  základní identifikační údaje (správný variabilní symbol důchodového pojištění);  údaje o době výkonu a charakteru činnosti v daném roce, pokud je předtím správě sociálního zabezpečení OSVČ oznámila; částka úhrnu zaplacených záloh na pojistné na daný rok, které mají vliv na stanovení správné výše doplatku na pojistném na důchodové pojištění aj. Podání přehledu je tak výrazně jednodušší. Vyúčtování přehledu a další informace o stavu pohledávek OSVČ budou po zpracování přehledu dostupné v online službě(nejsou zasílány tištěnou formou): Stav pohledávek na pojistném, penále a pokutách OSVČ | ePortál ČSSZ, informace o možnostech a způsobech přihlášení se do ePortálu ČSSZ získáte zde.

Jsme velká organizace a máme jednotlivá pracoviště umístěna po celém Moravskoslezském kraji, hledáme způsob, jak včas doručit platový výměr zaměstnancům v odlehlejších lokalitách, aby to bylo pro zaměstnance komfortnější. Každý zaměstnanec v naší organizaci má zřízen v intranetu vlastní účet se svými jedinečnými přihlašovacími údaji a používá ho mimo jiné k přihlašování na směnu, zvažujeme zasílání platového výměru zaměstnancům nově tímto způsobem. Zaměstnanec by byl na pracovní e-mail informován, že má v intranetu nový platový výměr. Vytištění by bylo možné. Chtěla bych se zeptat, zda lze považovat platový výměr za doručený, pokud dojde k automatickému informování zaměstnavatele, že zaměstnanec dokument otevřel. Pokud zaměstnanec platový výměr neotevře, jaké důsledky pro zaměstnavatele mohou (nedoručením) vzniknout? 

Pracovní smlouva je doručována zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služeb elektronických komunikací. Může být pracovní smlouva zaměstnanci doručena a zaměstnancem podepsána po dni nástupu do práce, uvedeného v pracovní smlouvě? Tedy může být pracovní smlouva uzavřena po dni nástup do práce? Kde kterému datu vzniká pracovní poměr, když ze strany zaměstnance je smlouva podepsána po dni nástupu do práce, uvedeného v pracovní smlouvě? Zároveň jak se v tomto případě postupuje uvádění místa podpisu pracovní smlouvy za zaměstnavatele a za zaměstnance. Za zaměstnavatele je při vytvoření pracovní smlouvy známo, kde a kdy dojde k podpisu smlouvy, u zaměstnance nikoliv. Jak nejlépe formulovat zápatí pracovní smlouvy?

V tomto vydání týdeníku se zmíním o podpoře zaměstnávání OZP, upozorňování FÚ na chyby při plnění daňových povinností, problémech kolem PVPOJ25 a připomenu termín Prohlášení poplatníka.

Od 1. ledna 2025 dochází k významné změně v oblasti pojistného na sociální zabezpečení pro osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ). Pokud máte zpřístupněnou datovou schránku, která vám byla zřízena ze zákona, musíte veškerá podání a úkony, k nimž je předepsán tiskopis, provádět výhradně elektronicky.

Za poslední rok a půl byl zákon č. 262/2006 Sb. , zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, novelizován hned několikrát. Přinášíme vám přehled vybraných změn v jednotlivých oblastech, a to podle jejich účinnosti.

5. – 30. 5. 2024 V tomto vydání týdeníku se zmíním o opatřeních zjednodušujících podnikání, nemocenském u OSVČ, příspěvcích Úřadu práce na vzdělávání atd.

Dne 7. května schválila vláda novelu zákona o nemocenském pojištění. Novela rozšiřuje elektronickou komunikaci dávek nemocenského pojištění o peněžitou pomoc v mateřství, ošetřovné, dlouhodobé ošetřovné, otcovskou a vyrovnávací příspěvek v...

Platí po novele zákoníku práce, že běžné pracovněprávní dokumenty jako pracovní smlouvy, DPP a DPČ, smlouva o mzdových podmínkách, dodatky ke smlouvě apod., lze posílat s běžným elektronickým podpisem (tj. i sken) na soukromý e-mail zaměstnance i bez jeho výslovného souhlasu? Výslovný souhlas s doručováním písemností a certifikovaný podpis je tedy potřeba jen na definované písemnosti (mzdový/platový výměr, výpověď, vytýkací dopisy?)? Tato změna je platná až od ledna, nebo již nabyla účinnosti? 

Různé formy elektronizace a digitalizace HR jsou u zaměstnavatelů nejenom v České republice čím dál tím častějším jevem. Dokonce se jedná o zásadní nástroj zvýšení efektivnosti a snížení často zbytečné a náročné administrativy. Poslední velká novela zákoníku práce účinná od 1. 10. 2023 měla za cíl kromě transpozice evropských směrnic i zjednodušení digitalizace HR. Novelou se podařilo rozvolnit velice striktní a často nesplnitelná pravidla, za jakých se mohou pracovněprávní dokumenty digitalizovat – vytvářet, případně doručovat elektronicky.

Doručování pracovněprávních písemností patří mezi významná právní jednání v personální činnosti zaměstnavatelů. Podívejme se na některé aktuální problémy a jejich řešení, které při doručování personálních písemností vznikají a jsou upraveny ve schválené novele zákoníku práce č. 262/2006 Sb. Jedná se i o písemnosti, které jsou v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Je to např. sdělení zaměstnanci zaměstnavateli o výši náhrady škody za pracovní úraz, výpověď z pracovního poměru ze zdravotních důvodů, sdělení o výši vynaložených nákladů na léčení, oznámení o výši věcné škody apod.

Zákoník práce obsahuje v § 334 až 336 zvláštní právní úpravu doručování důležitých písemností zaměstnavatele zaměstnanci. Jedná se zejména o písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru. Tyto písemnosti zaměstnavatel doručuje zaměstnanci v prvé řadě do vlastních rukou na pracovišti. Pokud takový postup není možný, lze přistoupit k doručení osobně mimo pracoviště, poštou, elektronicky nebo do datové schránky, jestliže ji zaměstnanec má.

1) Je možné zaměstnanci zasílat naskenované kopie dokumentů ELDP, zápočtového listu a potvrzení o zdanitelných příjmech na jeho e-mail? Tyto dokumenty umíme zaheslovat, tak aby heslo věděl pouze zaměstnanec a zaměstnavatel. Případně můžeme si obstarat souhlas zaměstnance s posláním těchto věcí na jeho e-mail, pokud by to bylo vyžadováno? 2) Pokud by e-mailovou cestou toto nešlo, tak je možné zaměstnanci dávat tyto dokumenty pouze jako papírové kopie originálů (tzn. není tam originální podpis účetní nebo jednatele za zaměstnavatele; originál leží u účetní nebo jednatele firmy). Dočetl jsem se, že je možné takto řešit ELDP, ale nevím, zda by to prošlo u dalších dvou zmiňovaných dokumentů.

V současné době jsou finanční úřady „zavřené“ (funguje pouze podatelna, a to v omezených časech) a vláda apeluje na bezkontaktní způsob komunikace včetně podávání daňových přiznání. Mohu tedy daňové přiznání poslat jako přílohu e-mailové zprávy?

Lze zaměstnanci s jeho souhlasem posílat výplatní lístek na mail, který si písemně určí? Je třeba, aby souhlas zaměstnance byl písemný? Je třeba, aby byl mail odesílatele (mzdové účetní) opatřený elektronickým podpisem? Jak postupuje zaměstnavatel, který standardně výplatní lístky předává zaměstnancům v listinné podobě na mzdové účtárně a zaměstnanci si je nevyzvednou? Je povinen je zaměstnancům poslat (a případně je tam lhůta)? 

Také v pracovněprávní praxi se s tím lze setkat čím dál častěji – podpis osoby zastupující zaměstnavatele není vlastnoruční, ale je nahrazen některým z mechanických prostředků, například podpisovým razítkem (razítkem s podpisovým vzorem). Použití tohoto mechanického prostředku s sebou ale vždy neslo pochybnosti o splnění zákonem předepsané písemné formy právních úkonů (v terminologii do konce roku 2013), resp. právních jednání (v terminologii od roku 2014), zejména u těch, které směřují k rozvázání pracovního poměru.

V letošním čísle pět jsem uvedl, že nejčastější důvod, proč se zaměstnanci obracejí na inspekci práce, je nevyplacená mzda či jiné peněžité plnění. Druhým nejfrekventovanějším důvodem pro podání podnětu ke kontrole jsou různé problémy související se skončením pracovního poměru.

Můžeme zasílat na základě žádosti zaměstnance jeho výplatní pásky na uvedený soukromý e-mail ve formátu PDF bez šifrování, prostě klasický soubor PDF? 

Upozornění Finanční správy na nejčastější chyby v podaných přiznáních Finanční správa vydala upozornění na nejčastější chyby prováděné v rámci podaného přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Mezi ty...