Sdílené pracovní místo

V našem příspěvku se zabýváme tím, jak tento nový institut funguje, jak jej mohou zaměstnavatelé v praxi využít, co je třeba pro jeho zavedení udělat a na co především nezapomenout. Zabýváme se ale také riziky a potenciálními problematickými body, které nová právní úprava přináší.

Podmínky pro vznik sdíleného pracovního místa

Právní úprava sdíleného pracovního místa je poměrně stručná, celá totiž spočívá v jediném ustanovení, a to v § 317a zákoníku práce. Základní podmínky pro využití sdíleného pracovního místa jsou tyto:

• existují alespoň dva zaměstnanci s pracovní smlouvou, kteří jsou nebo budou zaměstnáni u stejného zaměstnavatele se sjednanou kratší týdenní pracovní dobou (tedy tzv. kratší úvazek neboli part-time);
• tito zaměstnanci vykonávají nebo budou vykonávat stejný druh práce;
• dojde k uzavření písemných dohod mezi zaměstnavatelem a těmito zaměstnanci.

Maximální počet zaměstnanců, kteří mohou sdílet jedno pracovní místo, není zákonem omezen. Z praktického hlediska půjde ve většině případů nejspíše právě o dva zaměstnance, „rozdrobení“ pracovních povinností mezi více zaměstnanců by v praxi přineslo spíše nevýhody. Z logiky a nastavení institutu dovozujeme, že jej lze sjednat jen u pracovního poměru. Na druhou stranu zákon z jeho rámce výslovně nevylučuje ani dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr – u nich nicméně nevidíme přínos ani pro jednu ze stran.

Nejvyšší možný úvazek sdíleného pracovního místa může být stanovená týdenní pracovní doba – ta je nejvýše 40 hodin týdně, u zaměstnanců uvedených v § 79 odst. 2 zákoníku práce může být i 37,5 hodin týdně. Za stanovenou týdenní pracovní dobu se pro účely sdíleného pracovního místa posoudí i zkrácená týdenní pracovní doba dle § 79 odst. 3 zákoníku práce. Zákon nevylučuje, aby celkový pracovní úvazek sdíleného pracovního místa byl kratší než stanovená týdenní pracovní doba.

Zákon dále nevyžaduje, aby zaměstnanci sdílející pracovní místo měli sjednané stejné místo výkonu práce.

Fungování sdíleného pracovního místa v praxi

Existence a fungování sdíleného pracovního místa závisí jednak na uzavření písemné dohody mezi zaměstnavatelem a všemi zaměstnanci sdílejícími pracovní místo, ale také na domluvě mezi jednotlivými zaměstnanci.

Podrobnosti týkající se obsahu dohod o sdíleném pracovním místě uvádíme níže. Po jejich uzavření by sdílené pracovní místo mělo fungovat následovně:

• zaměstnanci vykonávají stejný druh práce a na rozdíl od standardního modelu rozvrhování pracovní doby, kdy rozvrh směn určuje zaměstnavatel, si sami rozvrhují pracovní dobu, což vždy učiní společným písemným rozvrhem;
• rozvrh pracovní doby zaměstnanci zaměstnavateli předloží alespoň jeden týden před počátkem období, na které v něm je pracovní doba rozvržena (nedohodnou-li se se zaměstnavatelem na jiné lhůtě);
• na základě rozvrhu každý ze zaměstnanců odpracuje svou (kratší) týdenní pracovní dobu, a to nejdéle ve vyrovnávacím období čtyř po sobě jdoucích týdnů;
• pokud by v průběhu doby, na kterou se společný rozvrh směn zaměstnanců vztahuje, mělo dojít ke změně, jsou zaměstnanci takovou změnu povinni oznámit zaměstnavateli písemně alespoň dva dny předem (nedohodnou-li se se zaměstnavatelem na jiné lhůtě);
• pokud by zaměstnanci společný rozvrh směn zaměstnavateli nepředložili ve stanovené či sjednané lhůtě, má zaměstnavatel povinnost těmto zaměstnancům směny naplánovat sám, a to bez zbytečného odkladu.

V ideálním případě se tedy zaměstnanci dle svých časových možností pro příslušné období dohodnou, který zaměstnanec bude pracovat v jakou dobu, a na základě této vzájemné dohody vytvoří písemný rozvrh směn. Ten následně předají zaměstnavateli a zaměstnavatel (bude-li rozvrh v souladu se zákonem a dohodami o sdíleném pracovním místě) tento rozvrh vezme na vědomí.

Rozvrh pracovní doby bude vyhotoven na příslušné vyrovnávací období. Ovšem nic nebrání zaměstnancům rozvrh dohodou kdykoliv změnit a zaměstnavateli takovou změnu písemně oznámit.

V praxi samozřejmě bude nastávat celá řada situací, které budou mít k výše uvedenému ideálnímu stavu daleko. Tak především se zaměstnanci nemusí na rozvržení pracovní doby dohodnout – v takové situaci má zaměstnavatel právo a zároveň i povinnost pracovní dobu rozvrhnout bez zbytečného odkladu sám.

Dohoda o sdíleném pracovním místě

Dohoda o sdíleném pracovním místě může být uzavřena samostatně, ale lze ji také zahrnout přímo do pracovní (nebo i jiné) smlouvy. Důležité je dodržet požadavek na její písemnou formu, bez níž by byla dohoda neplatná.

Jako povinnou náležitost dohody uvádí zákoník práce jen bližší podmínky pro rozvržení pracovní doby – tedy časové úseky, v nichž si zaměstnanci budou moci rozvrhnout pracovní dobu a další okolnosti týkající se podmínek rozvržení pracovní doby, mezi které bude patřit například lhůta, ve které zaměstnanci zaměstnavateli předloží písemný rozvrh pracovní doby či jeho případnou změnu (obě tyto lhůty lze zkrátit nebo i prodloužit), nebo délka vyrovnávacího období, ve kterém zaměstnanci musí naplnit průměrnou týdenní pracovní dobu (jeho maximální délka jsou 4 týdny).

Mezi další náležitosti, které bude vhodné v dohodě o sdíleném pracovním místě sjednat, patří:

• souhlas se zastupováním nepřítomného zaměstnance (včetně výkonu případné práce přesčas), který je vhodný zejména z pohledu zaměstnavatele;
• způsob, jakým si zaměstnanci budou předávat pracovní úkoly;
• vymezení odpovědnosti zaměstnanců za způsobenou škodu (tento bod bude ovšem poměrně problematický);
• doba trvání dohody, kterou je možné sjednat na dobu určitou i neurčitou (v obou případech jsou výpovědní doba i výpovědní důvody stejné);
• záležitosti spojené s ukončením dohody (například předání práce ostatním kolegům nebo vrácení majetku zaměstnavateli).

Dohoda o sdíleném pracovním místě může být kdykoliv ukončena vzájemnou dohodou mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Každá smluvní strana ji také může ukončit výpovědí s 15denní výpovědní dobou, a to z jakéhokoliv důvodu nebo i bez něj. Výpovědní doba začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně.

Dojde-li z jakéhokoliv důvodu k ukončení dohody o sdíleném pracovním místě, nemá tato skutečnost vliv na další trvání pracovního poměru dotčeného zaměstnance, a to ani kdyby dohoda byla součástí pracovní smlouvy.

Přímým důsledkem zániku dohody nebo pracovního poměru některého ze zaměstnanců sdílejícího stejné pracovní místo je zánik pracovního režimu sdíleného pracovního místa ke dni skončení aktuálního vyrovnávacího období i pro zbývající zaměstnance, kteří toto pracovní místo sdílejí. Po tomto dni se opět uplatní běžný režim výkonu práce a pracovní dobu bude zaměstnancům rozvrhovat zaměstnavatel. Pokud se ale zaměstnavateli podaří najít vhodnou náhradu za zaměstnance, jehož dohoda zanikla, může režim sdíleného pracovního místa pokračovat i nadále.

Úskalí sdíleného pracovního místa

Zaměstnancům vychovávajícím malé děti, studentům nebo osobám majícím jiné povinnosti se může na první pohled zdát, že sdílet pracovní místo s jiným zaměstnancem je výhodné. Takový zaměstnanec má nárok na placenou dovolenou a celkově je mnohem více chráněn než při vykonávání práce na dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti. Nicméně lze narazit na poměrně dost problémů jak na straně zaměstnavatele, tak na straně zaměstnanců, které ve spojitosti se sdíleným pracovním místem mohou nastat a na které zákonodárce také úplně nepomyslel.

Dobré vztahy na pracovišti

Pro práci je zásadní mít dobré vztahy na pracovišti. Může se to zdát jako „klišé“, nicméně pro sdílené pracovní místo toto platí dvojnásob. Je nutné, aby si zaměstnanci uvědomili, že se svým spolupracovníkem budou pracovní místo často sdílet i fyzicky. Budou sedět u jednoho stolu, využívat stejná zařízení, společně plánovat rozvrh směn či si vzájemně předávat jednotlivé úkoly. Spolupracovníci musí mít k sobě blízko, aby toto fungovalo.

Například při plánování směn bude nutné se domluvit, kdy kdo bude pracovat a rozhodně v praxi nastanou situace, ve kterých bude nutné, aby si zaměstnanci vzájemně vycházeli vstříc. Zejména v případech, kdy zaměstnanci budou jeden za druhého „zaskakovat“, bude nutná alespoň nějaká předchozí domluva. V případě, že by zaměstnanci nenašli společnou řeč, byl by rozvrh směn nařízen ze strany zaměstnavatele a rozvržené směny by nemusely zaměstnancům zcela vyhovovat.

Při předávávání zpracovaných úkolů bude důležitá i vzájemná kooperace a důvěra v tom smyslu, že úkoly budou řádně převzaty a dle instrukcí vypracovány. Zákonná úprava nijak nespecifikuje, jak by tento proces měl vypadat. Je na zaměstnavateli, aby proces předávání úkolů řádně specifikoval v dohodě, i když stanovení zcela podrobných pravidel nebude v řadě případů možné.

Odpovědnost zaměstnanců

Co když ale dobré vztahy a důvěra na pracovišti nejsou, nedojde k řádnému předání úkolů nebo ke splnění termínu odevzdání práce a zaměstnavateli proto vznikne škoda? Zákonodárce v souvislosti se zavedením sdíleného pracovního místa nijak nepomyslel na odpovědnost těchto zaměstnanců za škodu způsobenou zaměstnavateli. Jelikož se zaměstnanci vzájemně zastupují a navazují svou prací jeden na druhého, bude často velmi obtížné určit konkrétního viníka.

V takových případech by bylo vhodné, kdyby bylo možné inspirovat se občanským zákoníkem a aplikovat solidární odpovědnost zaměstnanců. Zaměstnanci by byli k náhradě škody povinni společně a nerozdílně, přičemž soud by za určitých okolností mohl rozhodnout, že zaměstnanci nahradí škodu podle své účasti.

Jelikož ale zákoník práce solidární odpovědnost nezná, bude nutné v takových případech postupovat podle obecné úpravy § 250 a násl. zákoníku práce a zjišťovat míru zavinění jednotlivého zaměstnance, což může být v praxi dosti obtížné a opět to nijak nepřispěje k dobrým vztahům na pracovišti. Každý zaměstnanec tak bude v případě neúmyslně způsobené škody nucen zaměstnavateli uhradit škodu až do výše čtyř a půl násobku jeho průměrného měsíčního výdělku.

Před zavedením sdíleného pracovního místa na pracovišti doporučujeme zaměstnavatelům, aby se zejména nad otázkou odpovědnosti zaměstnanců opravdu kriticky zamysleli a dopředu vytvořili systém, na jehož základě bude možné co nejpřesněji určit konkrétního zaměstnance, který škodu způsobil.

Záskok za kolegu

Pravidelně budou jistě nastávat situace, kdy některý ze zaměstnanců nebude moci práci dle naplánovaného rozvrhu vykonávat. Zaměstnanec náhle onemocní či zejména u rodičů bude vyžadována neplánovaná péče o dítě. Dokonce i plánované překážky v práci (například návštěva lékaře, kterou nebude možné absolvovat v jinou dobu) mohou zasahovat do již rozvržené směny a znepříjemnit tak práci jak zaměstnavateli, tak i dalším zaměstnancům na sdíleném pracovním místě.

Zaměstnavatel může požadovat zastoupení nepřítomného zaměstnance ostatními zaměstnanci sdílejícími pracovní místo pouze s jejich předešlým souhlasem. Souhlas k zastoupení za spolupracovníka může být dán ad hoc (včetně konkludentní formy – například tím, že zaměstnanec nepřítomného zaměstnance fakticky zastoupí) nebo pro futuro v dohodě o sdíleném pracovním místě. Nebude-li souhlas dán, musí zaměstnavatel při zastoupení sáhnout po jiném řešení – například požadovat výkon dané práce po jiném svém zaměstnanci, který se přímo na sdíleném pracovním místě nepodílí a u něhož je zaměstnavatel oprávněn výkon dané práce požadovat. Současně zákon nestanoví žádnou lhůtu, ve které musí zaměstnavatel nejpozději zaměstnanci zastupování oznámit, a může tak nastat situace, kdy zaměstnanec bude takto „povolán“ do práce takřka ze dne na den. To k lepšímu sladění pracovního a soukromého života zaměstnanců jistě nepřispěje.

Čerpání dovolené

V souvislosti s absencí některého ze zaměstnanců je nutné také upozornit na dovolenou a její čerpání. Čerpání dovolené určuje i zaměstnancům sdílejícím pracovní místo zaměstnavatel. Ten s jejím naplánováním ovšem bude muset vyčkat na písemný rozvrh směn, který vytvoří zaměstnanci. Čerpání dovolené je totiž třeba určit na dobu, na kterou má zaměstnanec naplánovanou směnu.

Je otázka, jak se budou v praxi řešit situace, kdy si zaměstnanci (po vzájemné dohodě) rozvrh směn změní, v důsledku čehož připadne určená dovolená na časový úsek, ve kterém zaměstnanec (nakonec) směnu mít naplánovanou nebude. V takovém případě vznikne zaměstnavateli další administrativní zátěž v souvislosti s hlídáním takových situací a případným včasným přeplánováním již nařízené dovolené.

Výhody pro zaměstnavatele

Zavést sdílené pracovní místo na svém pracovišti může představovat, ačkoliv se to tak na první pohled nemusí zdát, výhody i pro samotné zaměstnavatele. Zaměstnavateli například odpadne administrativní zátěž při vytváření rozvrhu směn. U sdíleného pracovního místa mají povinnost rozvrhovat si pracovní dobu sami zaměstnanci a dopředu rozvrh směn zaměstnavateli poskytnout.

Současně byl ze strany Ministerstva práce a sociálních věcí přislíben příspěvek pro zaměstnavatele, kteří na svém pracovišti zavedou sdílené pracovní místo prostřednictvím tzv. projektu FLEXI¹⁾. Příspěvek by měl být poskytován na mzdy nových zaměstnanců a měl by činit 15 200 Kč měsíčně na jedno sdílené pracovní místo, a to po dobu maximálně 12 měsíců od zavedení sdíleného pracovního místa. Zaměstnavatel bude moci čerpat příspěvek pouze v případě, že na sdíleném pracovním místě zaměstná osoby se zdravotním postižením, osoby mladší 30 let nebo starší 60 let nebo osoby pečující o děti do 10 let věku nebo závislou osobu. Projekt byl spuštěn již 1. 1. 2021 a trvat byl měl až do 30. 6. 2023.

Byla zákonná úprava potřebná?

Ačkoliv se může zdát, že zavedení sdíleného pracovního místa je naprostou novinkou, není to tak. Zákoník práce již dávno pamatuje na zaměstnance, kteří z nějakého důvodu nechtějí nebo nemohou pracovat standardních 40 hodin týdně, a tedy mají zkrácené úvazky.

Na základě § 80 zákoníku práce bylo možné ještě před účinností novely sjednat kratší pracovní dobu. Zaměstnavatel v této situaci nemusí disponovat dalším zaměstnancem, který také bude ochoten pracovat na kratší úvazek, a současně není nutné, aby zaměstnanci zaměstnavateli předkládali pravidelně vlastní rozvrh směn. Směny rozvrhuje zaměstnavatel, kdy v případech zaměstnanců a zaměstnankyň pečujících o děti (tedy osob, na něž právní úprava sdíleného pracovního místa míří především) byl zaměstnavatel již dle dosavadní právní úpravy povinen přihlížet při zařazování do směn k potřebám těchto zaměstnanců (viz § 241 zákoníku práce).

Již v současné době se lze v praxi setkat se zaměstnavateli, kteří vlastně fakticky na jedno pracovní místo uzavírají více pracovních smluv se zkrácenými úvazky, a vše jim dobře funguje, neboť směny nařizují tak, aby vyhověli potřebám daných zaměstnanců.

Závěr

Se zavedením sdíleného pracovního místa vznikne zaměstnavateli nepopiratelně mnoho dalších povinností v podobě sjednávání dohod o sdílených pracovních místech s jednotlivými zaměstnanci, řešení záskoků či problémů při rozvázání dohody s jedním ze zapojených zaměstnanců. Bohužel ani slíbený příspěvek pro zaměstnavatele nemůže toto kompenzovat. S jistotou lze však říci, že mít možnost naplánovat si pracovní dobu podle své potřeby, a tak mít současně dostatek času na svou rodinu či jiné povinnosti je z hlediska zaměstnance určitě velmi žádané. Zda zaměstnavatelé tento institut budou zavádět a zaměstnanci využívat, či raději obě strany zůstanou u osvědčeného modelu výkonu práce na dohodu anebo dosavadních zkrácených úvazků, ukáže až čas.