ochrana osobních údajů (GDPR)

Zpracováváte osobní údaje v souladu s GDPR? Zkontrolujte si nastavení svých procesů. Od září 2025 bude platit nová regulace Data Act pro zpracování „neosobních“ údajů. Správné plnění informační povinnosti o zpracování osobních údajů vůči subjektům údajů je zásadní. Tyto informace musí být vždy aktuální a úplné. Každé zpracování osobních údajů musí být založeno na jednom z právních základů podle GDPR. Souhlas subjektu údajů by měl být zvažován vždy až jako poslední alternativa a musí být udělen v souladu s GDPR.

Jak platná legislativa upravuje zasílání potvrzení o zdanitelných příjmech zaměstnancům e-mailem. Zasíláme scan dokumentu s razítkem, zaheslovaný a zaslaný na e-mailovou adresu zaměstnance. Je takto dokument platný? Musí zaměstnanec udělit souhlas se zasíláním dokumentu na jeho soukromý e-mail? 

Dobrý den, chtěla bych se zeptat, jak dlouho je zaměstnavatel povinen archivovat předložené docházky od zaměstnanců (evidenci odpracované doby). Na mzdovém semináři lektorka řekla, že na základě GDPR je to pouze 3roky a pak je musíme skartovat. Je to tak správně? A jak je to se skartací exekučních příkazů na zaměstnance, které jsou již zastavené (bylo splněno oddlužením). Můžeme již skartovat? Děkuji za odpověď.

Cloudová úložiště jsou dnes běžnou součástí správy dat mezinárodních firem. Data Privacy Framework se tak zdaleka nemusí týkat jen sociálních sítí a e-shopů. Zaměstnavatelé si musí být vědomi, kde se fyzicky nacházejí data jejich zaměstnanců a zda mají ošetřeny všechny povinnosti ohledně ochrany osobních údajů.

Jsme zaměstnavatel ze soukromého sektoru s 230 zaměstnanci. Naši zaměstnanci mají podepsán souhlas se zpracování osobních a citlivých údajů, který obsahuje souhlas mj. „s pořízením a použitím fotografií z pracoviště pro reklamní a propagační účely na firemním webu a v tištěných či elektronických propagačních materiálech firmy, včetně fotografií z pracoviště“. V rámci celofiremní akce jsme pro zaměstnance (z dílen i kanceláří) pořádali setkání s fyzioterapeutem, který přijel do naší firmy a v zasedací místnosti zaměstnancům ukazoval techniky správného sezení/stání na pracovišti, jak se v průběhu práce protáhnout apod. Z této aktivity byly pořízeny fotografie, z nichž bylo několik vystaveno na firemním profilu společnosti na jedné ze sociálních sítí. Někteří zaměstnanci uvedení na jedné z fotografií se ohradili a požadovali stažení této fotografie ze sociální sítě. Tito zaměstnanci mají podepsán výše uvedený souhlas. 1) Měli bychom zaměstnancům vyjít vstříc a tuto fotografii stáhnout (pokud ano, na základě čeho), nebo jsme oprávněni ji na základě podepsaného souhlasu ponechat vystavenu na sociální síti (opět zdůvodnit)? 2) Můžeme do budoucna při podobných akcích dát na dveře místnosti, ve které se bude aktivita odehrávat, ceduli s upozorněním, že „Svou účastí zaměstnanci vyjadřují souhlas s pořízením a zveřejněním fotografií a videozáznamů pro firemní účely.“? Bude to opravdu znamenat, že vstupem do místnosti dávají zaměstnanci souhlas, nebo je k vyjádření souhlasu s citlivými/osobnímu údaji pořád prioritní jimi daný písemný souhlas? Souhlas se zpracováním osobních a citlivých údajů budeme zaměstnancům samozřejmě dávat k podpisu i nadále.