Digitalizace HR procesů zásadně mění způsob, jakým organizace pracují s dokumenty. Jednou z nejpřínosnějších oblastí je hromadné podepisování, které nahrazuje časově náročné ruční podepisování desítek smluv, dodatků či interních předpisů. Personalisté tak mohou využít řízené workflow a celý proces výrazně zrychlit a zpřehlednit.
Elektronické podepisování dnes není jen doménou externích smluv. Interní HR agenda se díky legislativě i moderním technologiím přesouvá do plně digitální podoby. Dokumenty vznikají digitálně, rovnou se načítají údaje zaměstnanců, což zajišťuje konzistentnost, eliminuje chyby a umožňuje okamžité spuštění podpisového procesu. Systém zároveň přesně určuje, kdo dokument schvaluje, kdo jej podepisuje a jak má být doručen.
Hromadné podepisování umožňuje zpracovat velký objem dokumentů během několika kliknutí. HR týmy to ocení zejména při aktualizacích směrnic, úpravách benefitů či náborech. Moderní platformy navíc automaticky převádějí dokumenty do archivovatelného formátu, opatřují je časovým razítkem a bezpečně ukládají. Každý krok je auditovatelný, což výrazně zvyšuje právní jistotu zaměstnavatele i zaměstnance.
Další významnou výhodou je automatizace průběžného sledování celého procesu. Systém hlídá, kdo dokument již podepsal a kdo se opozdil, a v případě potřeby automaticky odešle připomenutí. Management má navíc okamžitý přehled o dokončených i čekajících krocích, což urychluje následné schvalovací nebo provozní činnosti. Personalisté tak nejsou zatíženi neustálým dohledáváním či urgencemi a mohou věnovat více času práci se zaměstnanci a strategickým HR aktivitám.
„Hromadný podpis je funkce, která je velmi poptávaná a reálně vidíme, kolik šetří času ředitelům i personalistům. Urgovat někoho kvůli jednomu podpisu je otrava a teď si to vynásobte třeba 50krát,“ uvádí Pavel Salava, odborník na digitalizaci HR ze společnosti Software602.
Tématu digitalizace HR se bude také věnovat další ročník úspěšné konference HR Summit. Pavel Salava zde vystoupí s tématem „Digitalizace HR dokumentů 3 roky od změn v zákoníku práce“. Zaměří se na to, jak legislativní úpravy umožnily rychlejší a bezpečnější práci s dokumenty a jak tyto možnosti v praxi využívají moderní organizace.
Zdroj: Pavel Salava, Software602