Jednotlivé povinnosti související s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele nabývají účinnosti postupně v několika etapách v průběhu roku 2026. Jednou z nich je i změna pravidel registrace zaměstnanců účinná od 1. července 2026, která nově vyžaduje oznámení zaměstnance do evidence zaměstnanců ještě před zahájením výkonu práce. Právě této změně a jejím praktickým dopadům na zaměstnavatele se věnuje tento článek.
Tato změna se bezprostředně dotýká personální a mzdové agendy zaměstnavatelů. Vyžaduje totiž, aby byly potřebné údaje o zaměstnanci k dispozici již před jeho nástupem do zaměstnání a aby byly ve stanovených lhůtách oznámeny prostřednictvím JMHZ. Současně zvyšuje nároky na koordinaci mezi personalisty, mzdovou účtárnou a vedoucími zaměstnanci, kteří se podílejí na organizaci nástupů nových pracovníků. Přestože je cílem nové úpravy sjednotit a zefektivnit plnění oznamovacích povinností, její zavedení současně klade vyšší nároky na nastavení interních procesů zaměstnavatelů.
Právní rámec JMHZ tvoří zejména zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, související zákon č. 360/2025 Sb. a nařízení vlády č. 417/2025 Sb.
Harmonogram zavádění JMHZ v roce 2026
Z pohledu zaměstnavatelů přináší rok 2026 několik navazujících změn, které postupně rozšiřují rozsah povinností spojených s JMHZ. První změny se uplatňují již od 1. ledna 2026, kdy zaměstnavatelé začínají vést a shromažďovat údaje v rozsahu potřebném pro nový systém, včetně informací, které dosavadní právní úprava nevyžadovala. V prvních měsících roku však ještě neprobíhá standardní provoz JMHZ v plném rozsahu a některé oznamovací povinnosti se řídí přechodnými pravidly. Současně zůstávají zachovány povinnosti, které nejsou součástí JMHZ, například v oblasti veřejného zdravotního pojištění.
Od 1. dubna 2026 je spuštěna registrace zaměstnavatelů, evidence zaměstnanců a podávání měsíčních hlášení prostřednictvím nového systému. Zaměstnavatelé současně doplňují údaje o sobě a o svých zaměstnancích a zajišťují splnění dalších kroků souvisejících s přechodem na nový režim. Prakticky jde o období ověřování správnosti evidovaných údajů a připravenosti personálních a mzdových systémů na komunikaci prostřednictvím JMHZ.
Od 1. července 2026 nabývá účinnosti další etapa související s JMHZ, která se týká plnění registračních povinností zaměstnavatelů vůči evidenci zaměstnanců. Zaměstnavatel je nově povinen oznámit zaměstnance do evidence zaměstnanců ještě před prvním výkonem práce, přičemž registraci lze provést nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu. Tím se mění dosavadní způsob registrace zaměstnanců a zvyšují se nároky na včasné získání potřebných údajů i koordinaci mezi personální a mzdovou agendou.
Registrace zaměstnanců od 1. 7. 2026
Od 1. července 2026 je zaměstnavatel povinen přihlásit zaměstnance do evidence zaměstnanců nejpozději před okamžikem nástupu tohoto zaměstnance k výkonu práce. Současně platí, že tuto registraci lze provést nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání. Tato lhůta je velmi důležitá zejména z hlediska organizace náboru a administrace pracovněprávní dokumentace. Zaměstnavatel tak musí správně určit okamžik, kdy už je datum nástupu dostatečně jisté, aby bylo možné registraci provést, ale zároveň nesmí registraci odložit až na dobu po zahájení práce.
Zvláštní pozornost je třeba věnovat zahraničním zaměstnancům, u nichž zákon stanoví přísnější registrační režim. Zaměstnavatel může registraci zaměstnance-cizince provést nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání, nejpozději však před okamžikem zahájení výkonu práce. Současně musí být již při této registraci oznámeny všechny zákonem požadované údaje, protože u zahraničních zaměstnanců není možné využít zjednodušený postup spočívající v následném doplnění části údajů. V praxi to znamená, že veškeré podklady potřebné pro registraci musí mít zaměstnavatel k dispozici ještě před nástupem zaměstnance do práce.
U zaměstnanců, kteří nejsou zahraničními zaměstnanci, právní úprava připouští dvoufázový postup registrace. V první fázi, označované jako předregistrace, zaměstnavatel oznámí pouze omezený okruh údajů, které umožní identifikovat zaměstnance a evidovat vznik pracovněprávního vztahu. Jde zejména o údaje identifikující zaměstnance, zaměstnavatele a plánovaný nástup do zaměstnání. Předregistraci lze provést nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání a nejpozději bezprostředně před zahájením výkonu práce. Ve druhé fázi, tedy při doregistraci, zaměstnavatel doplní zbývající údaje požadované pro vedení evidence zaměstnanců. Tyto informace musí být předány nejpozději do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu zaměstnance do zaměstnání.
Tento postup umožňuje splnit oznamovací povinnost i v situacích, kdy zaměstnavatel nemá v okamžiku nástupu k dispozici všechny údaje potřebné pro úplnou registraci. Z praktického hlediska je podstatné, že samotné uzavření pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce ještě automaticky neznamená vznik povinnosti zaměstnance registrovat. Rozhodující je, aby byla registrace provedena nejpozději před zahájením výkonu práce zaměstnance. Právě zahájení výkonu práce představuje nejzazší okamžik pro splnění této povinnosti. Z tohoto důvodu je nezbytné, aby měl zaměstnavatel tyto informace k dispozici v dostatečném předstihu. Personalisté a mzdové účetní proto musí věnovat zvýšenou pozornost tomu, kdy je datum nástupu závazně sjednáno a zajistit, aby informace o sjednaném nástupu byla včas předávána osobám odpovědným za splnění registračních povinností.
Nová právní úprava posouvá důraz na včasnost a kvalitu dat. Pokud zaměstnavatel nezajistí registraci před nástupem zaměstnance, vystavuje se riziku nesplnění zákonné povinnosti. Současně je nutné počítat s tím, že podání v systému JMHZ jsou podrobována technickým a formálním kontrolám. Vadná podání mohou být podle závažnosti buď odmítnuta jako neúčinná, nebo přijata pouze částečně, přičemž zaměstnavatel obdrží protokol s popisem zjištěných vad. To znamená, že nestačí pouze podat hlášení včas – stejně důležitá je i správnost a úplnost předávaných údajů.
Praktické dopady na zaměstnavatele
Nová povinnost registrovat zaměstnance ještě před zahájením výkonu práce si vyžádá úpravu dosavadních personálních a mzdových procesů. Změna se projeví zejména v případech, kdy byly některé údaje dosud zjišťovány nebo doplňovány až v souvislosti s nástupem zaměstnance do zaměstnání, případně až po něm. Nově bude nutné zajistit, aby byly potřebné údaje k dispozici již ve fázi přípravy nástupu zaměstnance a aby mohly být ve stanovené lhůtě předány do evidence zaměstnanců. To se týká nejen údajů nezbytných pro splnění registrační povinnosti, ale i informací využívaných v navazujících personálních a mzdových agendách. Zaměstnavatelé by proto měli prověřit, zda jejich interní dokumentace, postupy při nástupu zaměstnanců a personální informační systémy umožňují získat a zpracovat všechny potřebné údaje v dostatečném předstihu a v odpovídající kvalitě.
Změna okamžiku vzniku registrační povinnosti současně zvyšuje nároky na koordinaci mezi personálním oddělením, mzdovou účtárnou a vedoucími zaměstnanci. Zaměstnavatel musí zajistit, aby informace o sjednaném datu nástupu, jeho případné změně nebo o tom, že k nástupu nakonec nedojde, byly bezodkladně předány osobám odpovědným za plnění registračních povinností. Nesoulad mezi skutečným průběhem nástupu a údaji oznámenými do evidence zaměstnanců může vést ke komplikacím při plnění zákonných povinností. Zaměstnavatelé by proto měli jasně vymezit odpovědnost za předávání informací, kontrolu údajů i samotné podání registračních hlášení.
Současně je třeba mít na paměti, že zavedení JMHZ nepředstavuje úplnou centralizaci všech oznamovacích povinností zaměstnavatele. Některé agendy zůstávají i nadále vedeny mimo tento systém. To platí zejména pro oblast veřejného zdravotního pojištění, kde se oznamovací povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám nemění a budou nadále plněny dosavadním způsobem. Zaměstnavatelé proto budou muset i po zavedení JMHZ rozlišovat mezi povinnostmi plněnými prostřednictvím jednotného systému a povinnostmi, které zůstávají zachovány v samostatných evidenčních režimech.
Jak se na změny připravit
Zaměstnavatelé by měli v první řadě prověřit, zda mají ve svých personálních a mzdových systémech k dispozici všechny údaje, které jsou pro JMHZ a evidenci zaměstnanců vyžadovány. Zároveň je vhodné ověřit připravenost dodavatele mzdového softwaru, nastavení elektronických podání a interní odpovědnosti za jednotlivé kroky.
Velmi důležité je také proškolení pracovníků HR a mezd, aby rozuměli rozdílu mezi uzavřením pracovněprávního vztahu, sjednáním data nástupu a okamžikem, kdy vzniká povinnost oznámit zaměstnance do evidence zaměstnanců.
Jako praktický krok se nabízí revize náborových a onboardingových procesů. Vnitřní směrnice by měly jednoznačně určit, od jakého okamžiku se datum nástupu považuje za závazně sjednané, kdo odpovídá za předání informace mzdové účtárně a jak se postupuje při změně nebo zrušení nástupu. Stejně důležité je zavést kontrolní mechanismy, které sníží riziko opožděné registrace. U zaměstnavatelů s vyšší fluktuací, častými nástupy na dohody nebo decentralizovaným náborem může být vhodné nastavit i automatická upozornění nebo kontrolní body v HR systému.
Závěr
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele představuje významnou změnu v systému plnění oznamovacích povinností zaměstnavatelů. Přestože je jeho cílem zjednodušit předávání údajů orgánům veřejné správy a omezit duplicitní hlášení, je jeho zavedení v počáteční fázi spojeno s nutností přizpůsobit zavedené personální a mzdové postupy. Povinnost registrovat zaměstnance ještě před zahájením výkonu práce, účinná od 1. července 2026, patří mezi nejvýznamnější praktické změny, neboť vyžaduje včasné získání potřebných údajů a jejich předání do evidence zaměstnanců ve stanovených lhůtách.
Pro zaměstnavatele proto není rozhodující pouze znalost nové právní úpravy, ale zejména schopnost promítnout její požadavky do každodenní praxe. Úspěšné zvládnutí nového systému závisí nejen na připravenosti používaných informačních systémů, ale také na správném nastavení interních procesů, jednoznačném rozdělení odpovědností a efektivní spolupráci mezi personalisty, mzdovou účtárnou a vedoucími zaměstnanci. Organizace, které věnují přípravě dostatečnou pozornost, mohou minimalizovat riziko chyb při plnění nových povinností a usnadnit si přechod na nový způsob plnění oznamovacích povinností.