Povinné náležitosti na fakturách se liší podle toho, jestli jste plátci DPH nebo vedete účetnictví. Nejjednodušší to mají neplátci DPH bez účetnictví. Plátcem DPH se většina podnikatelů stane v okamžiku, kdy jejich obrat přesáhne 1 milion korun ročně. Udělejte si jasno v tom, co musíte povinně uvádět na fakturách.
Údaje na faktuře podnikatelům nařizuje občanský zákoník. Ale pokud jste plátce DPH, vystavujete daňové doklady a řídíte se zákonem o dani z přidané hodnoty.
Nejdříve si zodpovězte dvě otázky:
- Jste plátcem DPH?
- A vedete účetnictví?
Právě od těchto kritérií se odvíjí množství povinných údajů, které musejí vaše faktury obsahovat.
Jste neplátce DPH a nevedete účetnictví
Jako neplátce to máte jednodušší. Na fakturu patří jen několik základních údajů. Konkrétně na fakturu vydanou uveďte:
- své jméno a příjmení (pokud jste OSVČ), nebo název firmy (v případě s. r. o.),
- fakturační adresu (sídlo fyzické osoby nebo firmy),
- IČ,
- označení registru, ve kterém jste zapsaní (obvykle živnostenský nebo obchodní rejstřík).
Pro jistotu na fakturu přidejte i slovní spojení: Nejsem plátce DPH. Zákon to sice nenařizuje, ale usnadníte tím práci svým odběratelům. Ihned totiž uvidí, že nemají fakturu zahrnovat do přiznání k DPH.
Další údaje, které vám zpřehlední fakturaci a usnadní případnou kontrolu finančního úřadu, jsou:
- identifikační údaje o odběrateli,
- slovní a číselné označení dokladu (například Faktura vystavená č. 202101),
- popis fakturovaného zboží nebo služby,
- fakturovaná částka
- a datum vystavení faktury.
Jste neplátce DPH, ale vedete účetnictví
Účetnictví vedou povinně všechny právnické osoby nebo třeba fyzické osoby s příjmy nad 25 milionů korun ročně, ale dobrovolně ho mohou vést i fyzické osoby zapsané v obchodním rejstříku.
Pokud vedete účetnictví, musíte na faktuře povinně uvádět více informací:
- jméno a příjmení dodavatele (v případě OSVČ),
- název firmy (u s.r.o.),
- fakturační adresu (sídlo fyzické osoby nebo firmy),
- IČ,
- označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík a podobně),
- údaj o zápisu včetně oddílu a vložky (u právnických osob),
- popis zboží nebo služby, za které jste fakturu vystavili,
- fakturovanou částku (může být uvedená celkově i rozepsaná na měrné jednotky a s označením množství),
- a datum vystavení faktury.
Jste plátce DPH
Mezi nejčastější důvody, proč se podnikatel stane plátcem DPH patří:
- Jeho obrat za 12 po sobě jdoucích měsíců přesáhne 1 milion korun. V takovém případě se stane povinným plátcem DPH.
- Ale k plátcovství se může přihlásit i dobrovolně, třeba pokud pracuje převážně pro plátce DPH nebo fakturuje hlavně firmám z jiných členských zemí EU.
Pokud patříte do této kategorie, nehraje roli, jestli je váš zákazník plátce, nebo neplátce DPH. Vaše vystavené faktury jsou totiž daňovým dokladem. Určitě na ně nezapomeňte uvést:
- jméno a příjmení (v případě OSVČ),
- název firmy (v případě s. r. o.),
- sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
- IČ,
- označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.),
- v případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky,
- daňové identifikační číslo dodavatele (pokud je plátcem DPH i odběratel, tak také DIČ odběratele),
- datum vystavení faktury,
- v případě, že se liší od data vystavení dokladu, uveďte den uskutečnění zdanitelného plnění – ve většině případů jde o den dodání zboží nebo služby či přijetí platby,
- rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
- základ daně,
- sazbu daně,
- výši daně – musí být uvedena v české měně.
A co razítko nebo podpis?
Žádný zákon vám neukládá povinnost opatřit své faktury razítkem nebo podpisem. Pokud ale potřebujete zavést do účetnictví faktury přijaté, zákon o účetnictví vám nařizuje je při převzetí podepsat.
Fakturační software vám se vším pomůže
Pokud se chcete naplno věnovat podnikání a nechcete si lámat hlavu s údaji na faktuře, vyzkoušejte fakturační službu iDoklad. Při vystavení faktury za vás aplikace pohlídá, že na ní nechybí žádný údaj.
Fakturu vystavíte do minuty, všechny doklady budete mít na jednom místě a z barevných grafů zjistíte, jak se vašemu podnikání daří.
Pro další tipy na podnikání sledujte novou Miniakademii, která radí jak začínajícím subjektům v krušných začátcích, tak i zkušenějším jedincům čelit všem nástrahám podnikání.