Vyhovuje stávající mzdový systém potřebám Vaší organizace? Víte, co vše by měl Váš software na zpracování mezd umět a na co si dát při výběru nového programu pozor?
1. Platná legislativa je základ
První důležitou vlastností mzdového programu je správnost výpočtů. Má-li systém včas a dobře zapracované legislativní změny, můžete se na něj plně spolehnout.
2. Tisk sestav a online hlášení
Povinností zaměstnavatele je zasílat nepřeberné množství různých dokumentů a statistik zdravotním pojišťovnám a úřadům státní správy. Též musíte tisknout papírové nebo pořizovat elektronické mzdové lístky, evidenční listy důchodového pojištění, platové výměry, pracovní smlouvy a další. Dobrý mzdový systém všechny tyto tiskové výstupy obsahuje. Lepší program umožňuje navolit si sestavy přesně dle Vašich představ a výstupy v takovém formátu, aby s nimi bylo možné dále pracovat.
3. Najděte dodavatele poskytující kvalitní servis
Ani ti nejlepší mzdoví účetní a personalisté se neobejdou bez poradenské linky. Při výběru mzdového systému hledejte firmu, která Vám poskytne komplexní poprodejní služby. Kromě pravidelných aktualizací programu požadujte možnost konzultací po telefonu a e-mailu. Je dobré vědět, že když potřebujete pomoc, dostanete ji a ihned! Ideální je, pokud dodavatel sám nabídne asistenci při implementaci programu a pomůže s první uzávěrkou. Nemusíte pak mít obavy z přechodu na nový systém.
4. Přiřazujte přístupová práva
Mzdy a personální agendu ve větších firmách obvykle zpracovává více zaměstnanců najednou. Ovšem ne každý by měl mít přístup
ke všem údajům, zvláště když se jedná o citlivá data z oblasti odměňování a personalistiky. Je proto výhodné, pokud vedoucí úseku může svým podřízeným přístupová práva vhodně nastavit.
5. Pořiďte 2 v 1
Součástí mzdové evidence bývá i ta personální. Dbejte na to, aby
Váš nový program obě tyto agendy obsahoval. HR oddělení
u zaměstnanců potřebuje evidovat odbornou způsobilost, zdravotní prohlídky, absolvovaná školení, kurzy apod. Praktické je, pokud program dovoluje k jednotlivým zaměstnancům ukládat veškeré dokumenty (smlouvy, jmenovací dekrety, průkazy aj.) v elektronické podobě.
6. Import dat z jiných programů a export dat do firemního účetnictví
Většina firem používá další software na evidenci docházky nebo stravovací systém. Dnes již není myslitelné, aby se data z jednoho systému do druhého přepisovala ručně. „Slušný“ program přijímá datové věty z jiného software a umí vyexportovat data do firemního účetnictví. Chytrý mzdový systém umí navíc rozúčtovat nákladové položky mzdy dle středisek, zakázek, grantů a jiných kritérií. U větších firem nebo rozpočtových organizací je takové rozúčtování nutností!
7. Cena jako hlavní kritérium?
Pokud vybíráte mzdový program, dbejte na to, abyste za slíbenou cenu dostali vše, co potřebujete. Buďte opatrní, když obdržíte nabídku s nápadně nízkou kalkulací. Většinou se za ní skrývá nutnost následného dokupování modulů, které jsou pro zpracování mezd nezbytné, či další platby za jednotlivé položky. V tomto smyslu je lepší kývnout na nabídku, která již obsahuje veškeré náklady budoucích období.
Standard nebo něco navíc? Součástí efektivní práce s jakýmkoli software je prohlubování znalostí. Zjistěte si, zda dodavatel mzdového systému pořádá pravidelná školení. Ptejte se, jak má propracovanou péči o zákazníky a zda nabízí i vzdělávání z oboru mzdového účetnictví.
Přejeme Vám šťastnou ruku při výběru!
7 rad pro výběr mzdového systému vytvořil tým Alfa Software, tvůrce specializovaných počítačových systémů ALFA MZDY AVENSIO a ALFA DOCHÁZKA.
www.alfasoftware.cz