Zaměstnavatelem se podle zákona o nemocenském pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává alespoň jednoho zaměstnance, a organizační složka státu, v níž jsou zařazeni zaměstnanci v pracovním poměru, služebním poměru nebo zaměstnanci činní na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Vzhledem k tomu, že provádění nemocenského pojištění příslušníků ozbrojených sil a sborů a osob ve vazbě, odsouzených a osob ve výkonu zabezpečovací detence má značná specifika (např. dávky nemocenského pojištění příslušníkům vyplácí přímo služební útvary mající postavení zaměstnavatelů), bude v dalším textu uveden pouze popis úkolů zaměstnavatele působícího v civilní sféře.
Povinnosti zaměstnavatelů v oblasti nemocenského pojištění upravuje zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o nemocenském pojištění“) v Hlavě II, díle třetím (§ 92 až § 102).
Povinnosti evidenční
Zaměstnavatel má povinnost vést evidenci o zaměstnancích, která musí pro tyto účely obsahovat údaje uvedené v § 95 zákona o nemocenském pojištění. Jedná se zejména o identifikační údaje zaměstnance (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, trvalé bydliště), druh vykonávané činnosti zakládající účast na pojištění, datum nástupu/skončení zaměstnání, výši sjednaného nebo stanoveného příjmu, započitatelný měsíční příjem zaměstnance za jednotlivá výplatní období, vyloučené dny, informace o tom, zda zaměstnanec pobírá starobní či invalidní důchod.
Tyto údaje musí být zaměstnavatelem uschovány po dobu 10 kalendářních let, pokud zákon o důchodovém pojištění nebo jiný předpis nestanoví jinak. Pokud zaměstnavatel zanikne bez právního nástupce před uplynutím lhůty 10 let, má povinnost zabezpečit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit okresní správě sociálního zabezpečení (dále jen OSSZ) místo, kde budou tyto záznamy uloženy.
Zaměstnavatel má za povinnost vést údaje uvedené pod písmeny a) až c) § 95 zákona o nemocenském pojištění i o těch zaměstnancích, jejichž zaměstnání nezaložilo účast na nemocenském pojištění. Totéž platí i pro zaměstnavatele, který nemá povinnost se přihlásit do registru zaměstnavatelů, a rovněž pro zaměstnavatele, který je z registru zaměstnavatelů již odhlášen.
Povinnosti ohlašovací
Řádné plnění ohlašovacích povinností umožňuje OSSZ mít k dispozici informace o systému nemocenského pojištění a vytvářet vlastní informační databáze, zejména registr zaměstnavatelů a registr zaměstnanců. Ohlašovací povinnosti zaměstnavatele souvisejí s povinnostmi spojenými s registrací samotného zaměstnavatele a s ohlašováním všech změn týkajících se zaměstnavatele a dále s povinnostmi spojenými s registrací jeho zaměstnanců a hlášení změn již nahlášených údajů, které se jich týkají. Povinnosti ohlašovací má pouze zaměstnavatel zaměstnávající zaměstnance.
Zaměstnavatel je povinen:
- Přihlásit se a odhlásit do (z) registru zaměstnavatelů prostřednictvím předepsaných tiskopisů, tj. „Přihláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) do registru zaměstnavatelů“, „Odhláška zaměstnavatele (mzdové účtárny) z registru zaměstnavatelů“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost. V případě zániku zaměstnavatele je povinen ho odhlásit jeho právní nástupce, a zaniká-li bez právního nástupce, jeho likvidátor. OSSZ poté přidělí zaměstnavateli a jeho mzdovým účtárnám identifikační číslo (variabilní symbol).
- Přihlásit a odhlásit každou svou mzdovou účtárnu do (z) registru zaměstnavatelů zvlášť na předepsaných tiskopisech (viz výše), a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy nastala rozhodná skutečnost.
- Písemně hlásit všechny změny již nahlášených údajů, o to opět do 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.
- Zaměstnavatel je povinen používat přidělený desetimístný variabilní symbol zaměstnavatele a mzdové účtárny ve styku s OSSZ.
Jestliže má zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd a platů.
Zaměstnavatel je dále povinen:
- Oznámit příslušné OSSZ den nástupu zaměstnance do zaměstnání, den skončení zaměstnání se zaměstnancem a další stanovené údaje na předepsaném tiskopisu „Oznámení o nástupu do zaměstnání/skončení zaměstnání“, a to ve lhůtě 8 kalendářních dnů. Tento tiskopis a zásady pro jeho vyplnění jsou k dispozici na OSSZ a na webových stránkách ČSSZ.
- Hlásit všechny změny již nahlášených údajů ve lhůtě 8 kalendářních dnů ode dne, kdy změna nastala.
Odchylný režim platí u zaměstnání malého rozsahu a zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce.
Zaměstnáním malého rozsahu se pro účely nemocenského pojištění rozumí takové zaměstnání, v němž sjednaná částka započitatelného příjmu z tohoto zaměstnání za kalendářní měsíc je nižší než rozhodný příjem 2 500 Kč nebo započitatelný příjem nebyl sjednán vůbec. Při výkonu zaměstnání malého rozsahu je zaměstnanec účasten nemocenského pojištění jen v jednotlivých kalendářních měsících po dobu trvání takového zaměstnání, a to pouze v těch, v nichž dosáhl částky započitatelného příjmu aspoň ve výši tohoto rozhodného příjmu, tj. 2 500 Kč. V případě zaměstnání malého rozsahu má zaměstnavatel povinnost podat Oznámení o nástupu do zaměstnání do 20. kalendářního dne kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, v němž tomuto zaměstnanci vznikla účast na pojištění. Oznámení o skončení zaměstnání u zaměstnání malého rozsahu se podává až po skončení tohoto zaměstnání, nikoli po skončení účasti na pojištění.
U zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se podává Oznámení o skončení zaměstnání až po uplynutí doby, na kterou byla tato dohoda sjednána. Pokud by lhůta pro podání Oznámení o skončení zaměstnání, tj. 8 kalendářních dnů ode dne skončení doby zaměstnání při zaměstnání malého rozsahu a u zaměstnání na základě dohody o provedení práce, uplynula dříve než lhůta pro podání Oznámení o nástupu do zaměstnání, tj. do 20. kalendářního dne v kalendářním měsíci následujícím po kalendářním měsíci, v němž zaměstnanci vznikla účast na pojištění, platí pro oznámení skončení doby zaměstnání stejná lhůta jako pro oznámení nástupu do zaměstnání.
Zaměstnanec nastoupil dne 5. června do pracovního poměru na dobu neurčitou se sjednaným měsíčním příjmem 2 000 Kč. Ve zkušební době dne 26. června tento pracovní poměr skončil. Příjem zúčtovaný do června je ve výši 3 500 Kč.
Jedná se o zaměstnání malého rozsahu, které založilo účast na nemocenském pojištění. Zaměstnavatel oznamuje nástup do zaměstnání do 20. července, oznámení o skončení zaměstnání by měl zaměstnavatel podat do 4. července. Protože lhůta pro podání oznámení o skončení zaměstnání uplyne dříve než lhůta pro podání oznámení o nástupu, podává zaměstnavatel obě oznámení do 20. července. Obdobně by se postupovalo i v případě dohody o provedení práce.
Pan Horák uzavřel s OSVČ dohodu o provedení práce od 1. září do 30. listopadu. Měsíční odměna činila 9 500 Kč. OSVČ dosud žádného zaměstnance nezaměstnávala. Z hlediska nemocenského pojištění je pan Horák zaměstnanec. Není ovšem účasten nemocenského pojištění. Proto se OSVČ nepřihlašuje u OSSZ do registru zaměstnavatelů a ani u OSSZ neoznamuje nástup pana Horáka do zaměstnání. Přesto má OSVČ za povinnost vést o panu Horákovi údaje jako o zaměstnanci (tzn. např. údaje o nástupu a skončení zaměstnání, že se jednalo o dohodu o provedení práce, údaje o výši odměny). Pokud by tyto povinnosti OSVČ nesplnila, mohla by jí být uložena podle § 131 odst. 1 písm. n) zákona o nemocenském pojištění pokuta až do výše 20 000 Kč. Pokud by však odměna činila alespoň 10 001 Kč měsíčně, OSVČ by se musela přihlásit do registru zaměstnavatelů a oznámit nástup a skončení zaměstnání pana Horáka.
Vůči které OSSZ plní zaměstnavatel své povinnosti
Místní příslušnost k OSSZ se řídí sídlem zaměstnavatele, pokud nemá mzdovou účtárnu nebo pokud místo mzdové účtárny je shodné se sídlem zaměstnavatele; anebo místem mzdové účtárny, pokud zaměstnavatel má mzdovou účtárnu a místo mzdové účtárny není shodné se sídlem zaměstnavatele. V případě zaměstnavatele-fyzické osoby se za sídlo považuje místo jejího trvalého pobytu v ČR, jde-li o cizince, pak místo hlášeného pobytu v ČR. Nemá-li fyzická osoba (zaměstnavatel) v ČR trvalý ani hlášený pobyt, řídí se místní příslušnost OSSZ místem podnikání (popř. místem výkonu práce jeho zaměstnanců) v ČR. Je-li zahraniční právnická osoba zaměstnavatelem, který nemá na území ČR sídlo útvaru, který vede evidenci mezd, byla určena jako místně příslušná Pražská správa sociálního zabezpečení, Praha 8, Trojská 1997.
Česká správa sociálního zabezpečení však může na žádost zaměstnavatele nebo z podnětu OSSZ delegovat místní příslušnost pro provádění nemocenského pojištění na jinou OSSZ, jestliže je to z hlediska provádění nemocenského pojištění účelné.
Většinu úkolů, které zaměstnavatel v oblasti nemocenského pojištění plní, plní vůči zaměstnancům nebo vůči OSSZ. Povinnosti vůči OSSZ plní zpravidla jeho mzdová účtárna. Tento pojem je definován tak, že mzdovou účtárnou se rozumí útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd nebo platů zaměstnanců (je-li zaměstnavatelem stát, rozumí se mzdovou účtárnou útvar příslušné organizační složky státu, respektive služebního úřadu, ve kterém je vedena evidence platů). Vymezení pojmu mzdová účtárna je pro účely provádění nemocenského pojištění velmi důležité, neboť platí, že má-li zaměstnavatel dvě nebo více mzdových účtáren, plní povinnosti zaměstnavatele v nemocenském pojištění každá mzdová účtárna zvlášť za okruh zaměstnanců, pro které vede evidenci mezd nebo platů. Z uvedeného tedy vyplývá, že zaměstnavatel s více mzdovými účtárnami má povinnost plnit své úkoly právě prostřednictvím jednotlivých mzdových účtáren.
Zaměstnavatel zaměstnávající 17 zaměstnanců si nechává zpracovávat mzdovou agendu na základě obchodní smlouvy specializovanou účetní firmou.
Tato účetní firma nemá z hlediska nemocenského pojištění postavení mzdové účtárny, protože se nejedná o útvar zaměstnavatele, pro účely nemocenského pojištění se tedy zaměstnavatel považuje za zaměstnavatele, který mzdovou účtárnu nemá.
Zaměstnavatel má ústředí a hlavní závod v Plzni, pobočný závod má v Rokycanech. Pro ústředí a pro závod v Plzni má zřízenu jednu mzdovou účtárnu a pro závod v Rokycanech druhou mzdovou účtárnu.
V tomto případě plní mzdová účtárna v Plzni povinnosti zaměstnavatele, pokud jde o zaměstnance ústředí a hlavního závodu, vůči OSSZ Plzeň – město, mzdová účtárna v Rokycanech plní povinnosti zaměstnavatele, pokud jde o zaměstnance pobočného závodu, vůči OSSZ Rokycany.
Povinnosti v oblasti dávek nemocenského pojištění
Ustanovení § 97 zákona o nemocenském pojištění ukládá zaměstnavatelům povinnost přijímat žádosti svých zaměstnanců (včetně bývalých zaměstnanců) o dávky nemocenského pojištění a další potřebné podklady nezbytné pro stanovení nároku na dávku a její výplatu. Tyto podklady je zaměstnavatel povinen neprodleně společně s údaji potřebnými pro výpočet dávky předat na OSSZ. Tyto údaje se předávají OSSZ na předepsaném tiskopisu „Příloha k žádosti o dávku“ který je stejně jako ostatní předepsané tiskopisy přístupný na internetové adrese České správy sociálního zabezpečení (www.cssz.cz).
Zaměstnavatel není oprávněn odmítnout žádost zaměstnance o dávku nemocenského pojištění, protože o ní nerozhoduje. O nároku na dávku a o její výši rozhoduje OSSZ, která ji vypočítá z denního vyměřovacího základu zjištěného z podkladů poskytnutých zaměstnavatelem.