Pojem outsourcing, z angl. out (vně) a source (zdroj), je v podstatě „terminus technicus“ pro delegování určité firemní agendy externí společnosti, která za ni zčásti nebo zcela přebírá odpovědnost. Jde tedy o efektivní dělbu práce, která má za cíl soustředit se na oblast podnikání, v níž daná společnosti vyniká, tzv. core business, a zbytek přenechat odborné firmě.
Outsourcing skýtá výhodu zejména malým a středním podnikatelům, kterým pomáhá získat zakázky, k nimž by se jinak nedostali. Dochází tak ke vzájemné symbióze, kdy velká firma pohodlně deleguje, avšak stále dozoruje část své agendy, zatímco malá získá záštitu velké společnosti a významné reference. Konečně ani zákazník si nemá nač stěžovat. Outsourcovaná služba se mu totiž dostane mnohem levněji a kvalitněji, než kdyby ji zajišťovala společnost sama.
Očekávání klienta jsou téměř vždy jasná. První otázka klienta zní: „Kolik mě to bude stát?“ Cena je samozřejmě rozhodujícím faktorem, nicméně je potřeba dávat službu za cenu, která odpovídá její kvalitě. Před zahájením outsourcing projektu s klientem je třeba vzájemně nastavit spolupráci. Proč se rozhodl pro outsourcing, co ho k tomu vedlo. Jaké pozitivní i negativní zkušenosti má s využíváním služby, kterou chce outsourcovat, kdo bude komunikačním partnerem v rámci outsourcingu, jaké bude nastavení procesu outsourcingu pro budoucí hladký průběh spolupráce atd. Ano, jsou to jasné věci, které většina z nás zná, nicméně ne vždy je vše ideálně nastaveno a některé dobře myšlené věci vykrystalizují v průběhu služby. Outsourcing je „živý nástroj“ pro poskytování služeb a měl by se průběžně vyhodnocovat a přizpůsobovat situaci a potřebám klienta.
Úspora času, nákladů i přenesení rizik
Delegování části agendy je velmi promyšlený a uvědomělý krok, jak dosáhnout co nejnižších nákladů a garantovat maximální kvalitu poskytovaných služeb. Navzdory budoucím ambicím je přece mnohem efektivnější svěřit například takovou účetní agendu externí společnosti než od základu realizovat celé účetní oddělení. Už jen riziko spojené s prací nekvalitního zaměstnance, který pokud navíc onemocní, může firmě velmi uškodit, je zásadním důvodem, proč využít outsourcingové služby.
Není přitom zdaleka nutné agendu vyčleňovat zcela. Na část účetní agendy lze najmout brigádníka (studenta účetnictví, junior accountanta), který data připraví a zadá do počítače. Externí společnost je posléze zpracuje. Prapůvodní definice sice počítá se 100 % vyčleněním agendy, ale moderní trendy hovoří jasně. Výjimkou není ani využívání služeb přímé konkurence nebo firmy, která podniká v příbuzném oboru, díky čemuž má k dispozici potřebné stroje, jako je tomu u některých výrobních podniků. Investiční, mzdové, materiální aj. náklady tak transformuje na náklady provozní.
Efektivní plánování
Díky outsourcingu tak lze mnohem snáze odhadnout budoucí vývoj. Odpadají starosti, co se stane v případě, kdy daný pracovník onemocní, přestane fungovat počítač nebo, nedej bože, celá provozovna. V tomto směru nese riziko outsourcingová společnost, která plně odpovídá za včasné dodání sjednané služby.
Najmout lze nejen službu, ale i zaměstnance samotného v rámci tzv. personálního outsourcingu, který je častěji znám jako body-shop, z angl. body (tělo) a shop (obchod). Výhodou je možnost konkrétní specifikace časových, kvalifikačních a de facto i charakterových vlastností pronajímaného zaměstnance. V České republice je však mnohem rozšířenější pojem agenturní zaměstnávání.
Ne vždy se to však vyplatí
Outsourcing může být sám o sobě rizikový hned v několika případech. Zaprvé je to možnost ztráty vlastního know-how. Pokud je navíc společnost nucena denně využívat outsourcingových služeb, již stojí za úvahu jejich pokrytí vlastními silami. Problém může nastat také v nedostatečném smluvním ujednání, resp. vymezení práv a povinností na obou stranách. V potaz je třeba brát také náklady vzniklé s outsourcingem, jako čas investovaný do samotného výběru outsourcera nebo náklady na kontrolu plnění poskytované služby.