Nad doručováním písemností v pracovním právu - návrh modelového řešení

Máte také v pracovněprávních vztazích potíže s doručením písemnosti do vlastních rukou? Například s doručením výpovědi "trucujícímu" zaměstnanci? Hledejme řešení společně! Předkládáme Vám pro inspiraci zkušenost s využitím služby České pošty "ušité na míru", podle "střihu" zákoníku práce za pomoci vlastních obálek odesilatele. Podělte se s námi o Vaše zkušenosti a můžeme společně níže předložený návrh ještě zlepšit.

Východiska řešení

Právní úprava doručování písemností v pracovním právu je včleněna do části třinácté, hlavy XIV, § 334§ 337 zákoníku práce. Jedná se v rámci soukromého práva o úpravu speciální, protože v obecné rovině občanský zákoník pravidla neobsahuje, opírá se zde praxe o právní principy a judikaturu.

Zákoník práce upravuje vedle obecných ustanovení o doručování zaměstnavatelem (§ 334 ZP) také samostatně jeho jednotlivé formy - osobní doručování (§ 334 odst. 2 ZP), doručování zaměstnavatelem prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (§ 335 ZP), doručování zaměstnavatelem prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (§ 336 ZP) a dále také doručování písemnosti určené zaměstnancem zaměstnavateli (§ 337 ZP). Je zde tedy zřetelná snaha o vyšší komplexnost (ve srovnání s předcházejícím zákoníkem práce), jednotlivé formy jsou však popsány s nerovnoměrnou mírou detailu a nedostatečnou přesností.

V tomto příspěvku se mám v úmyslu zabývat pouze nejproblematičtější ze zmíněných procedur - doručováním zaměstnavatelem zaměstnanci prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Čím působí nová (současná) právní úprava obtíže

Dle § 266a předcházejícího zákoníku práce (v posledním platném znění, které však s obměnami platilo již od roku 1970) se při doručování prostřednictvím doručovatele (poštovní služby) postupovalo takto:

  • Písemnosti doručované držitelem poštovní licence byly zasílány zaměstnavatelem na poslední zaměstnavateli známou adresu zaměstnance, a to jako doporučená zásilka s doručenkou a poznámkou "do vlastních rukou" (tzv. červený pruh).
  • Nebyl-li zaměstnanec, kterému měla být písemnost doručena, zastižen, ačkoliv se v místě doručení zdržoval, doručovatel uložil písemnost v místně příslušné provozovně držitele poštovní licence nebo u orgánu obce a zaměstnance o tom vhodným způsobem uvědomil. (Pro poučení se po formální stránce předepisovala pouze "vhodnost" a z hlediska obsahu pouze informace o tom, že písemnost byla uložena, nic více.)
  • Zákon požadoval uložení písemnosti po dobu 10 kalendářních dnů (počátek doby uložení musel být samozřejmě na písemnosti vyznačen). Nebyla-li písemnost v uvedené době zaměstnancem vyzvednuta, vrátil ji držitel poštovní licence odesílajícímu zaměstnavateli jako nedoručitelnou. Jak uvedeno, od 70. let existovala v pracovním právu neobvyklá (ale efektivní) úprava určující za okamžik náhradního doručení adresátu až vrácení zásilky odesilateli. Odmítl-li zaměstnanec písemnost převzít, držitel poštovní licence na ni tuto skutečnost vyznačil a odesílajícímu zaměstnavateli písemnost vrátil.
  • Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost byla splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převzal nebo jakmile byla držitelem poštovní licence vrácena ode sílajícímu zaměstnavateli jako nedoručitelná a zaměst nanec svým jednáním nebo opomenutím doručení písemnosti zmařil.

Vzhledem k tomu, že Česká pošta s.p. (dále jen "Česká pošta") jako téměř monopolní doručovatel užívala lhůtu k uložení zásilky delší než 10 dní (pravděpodobně vycházela a dosud vychází z původní obecné lhůty § 23 správního řádu, a to 15 kalendářních dní - od 1. 7. 2009 byla však i tato lhůta zkrácena na 10 kalendářních dní), nebylo ustanovení § 266a aplikováno přesně. Nezpůsobovalo to však žádné důsledky - lhůta byla obvykle delší než minimální zákonná a její uplynutí nebylo spojeno s doručením, ale pouze jednou z podmínek řádného náhradního doručení. Samotný okamžik, kdy k náhradnímu doručení došlo, byl nesporný, neboť jím byla jiná právní událost - až vrácení zásilky odesílateli. Vzhledem k tomu, že zákoník práce nepředepisoval detailní pravidla pro způsob informování zaměstnance, pouze ukládal povinnost informovat vhodným způsobem, že je zásilka uložena, nemohla se ani tato pravidla dostat do kolize s obecnými pravidly a zvyklostmi doručovatele, tedy dosud stále především České pošty.

Cílem nové úpravy od 1. 1. 2007 bylo patrně zpřesnit dosavadní stručná pravidla a sjednotit je s obecným režimem. Moc se to nepovedlo... Bylo sice vypuštěno zvláštní ustanovení o náhradním doručení až navrácením zásilky adresátu, v textu celkem bezdůvodně však zůstala původní neobvyklá 10denní lhůta, ta však byla zcela nešťastně změněna na 10 pracovních dní. Lhůta navíc získala zcela novou kvalitu, neboť její uplynutí se stalo právní skutečností - okamžikem náhradního doručení, to bylo ještě doplněno o zpřesněný popis obsahu informační povinnosti. Česká pošta tyto nároky neplnila.

Dle platné úpravy zákoníku práce tedy:

  • Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracov ního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedou cího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr dle § 113 odst. 4 ZP nebo platový výměr § 136 ZP a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce, musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou (§ 334).
  • Písemnost doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací; není-li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.
  • Je-li písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, vybere zaměstnavatel takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za podmínek stanovených tímto zákonem. Zde je právě kámen úrazu - na trhu poštovních služeb nebyl doručovatel, který by běžně nabízel službu dle uvedeného režimu zákoníku práce; resp. možnost vyjednat zvláštní doručení zde byla vždy, jednalo se však o zcela výjimečné a v praxi nezažité řešení.
  • Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá (zaměstnavatel) na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa. Písemnost může být doručena také tomu, koho zaměstnanec k přijetí písemnosti určil na základě písemné plné moci s úředně ověřeným podpisem zaměstnance.
  • Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení.
  • Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec se vyzve písemným oznámením o neúspěšném doručení písemnosti, aby si uloženou písemnost do 10 pracovních dnů vyzvedl; zároveň se mu sdělí, kde, od kterého dne a v kterou dobu si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti.
  • Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splně na, jakmile zaměstnanec písemnost převezme. Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 10 pracovních dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty; tato nedoručená píse mnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí. Jestliže zaměstnanec doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti; o poučení musí být proveden písemný záznam.

Vzhledem k tomu, že vzniklá situace byla považována za legislativní nedopatření, v podnikové praxi jsme dlouhou dobu očekávali vhodnou novelu zákoníku práce. K ní nedošlo, respektive došlo k řadě novel, ale zvláštní formu doručování v pracovním právu žádná nemodifikovala ani nezrušila. "Černý Petr" tedy zůstal zaměstnavatelům -musejí se vypořádat jak s atypickou lhůtou 10 pracovních dní, tak zejména s povinnosti splnit přísné požadavky pro dostatečné poučení, které jsou dle odborné literatury podmínkou řádného doručení působícího žádoucí právní důsledky.

Teno článek je návrhem - nabídkou čtenářům - jednoho v praxi vyzkoušeného řešení.

Pomoc ze strany České pošty

Vstříc nám vyšel poskytovatel doručovacích služeb Česká pošta otevřením široké možnosti pro zvláštní formy doručení dle potřeby "zákazníka". Cituji z Poštovních podmínek České pošty - Základní poštovní služby (platné od 01. 1. 2013), článek 17: Dodejka (zvýraznění v textu doplněno autorem příspěvku).

"...

4. Odesílatel může použít též zvláštní obálku, jejíž součástí je dodejka. Při použití této zvláštní obálky může odesílatel požadovat, aby v dodejce, v případě podle písmene g) i na jiné části obálky, byly uvedeny některé z následujících údajů:

  1. ve který den, případně i ve kterou hodinu a minutu byla poštovní zásilka dodána,
  2. jméno a příjmení příjemce, jakož i jeho vztah k adresátovi a způsob prokázání jeho oprávnění k převzetí poštovní zásilky, není-li příjemce adresátem,
  3. podpis příjemce potvrzující převzetí poštovní zásilky,
  4. jméno a příjmení fyzické osoby, která jménem podniku poštovní zásilku příjemci předala, jakož i její podpis potvrzující, že se tak stalo,
  5. byla-li poštovní zásilka dodána způsobem podle čl. 25 odst. 16 až 19 nebo čl. 26 odst. 9 až 12,
    1. ve který den byla uložena a ve který den byla připravena k vyzvednutí,
    2. jméno a příjmení fyzické osoby, která se jménem podniku o dodání poštovní zásilky způsobem podle čl. 25 odst. 2 až 8 a čl. 26 odst. 2 a 3 pokusila, jakož i její podpis potvrzující, že tento pokus byl vykonán, že adresát byl k vyzvednutí poštovní zásilky stanoveným způsobem vyzván a že mu bylo stanoveným způsobem předáno poučení o právních důsledcích (odstavec 6),

6. byla-li poštovní zásilka dodána způsobem podle čl. 32 odst. 3,

  1. ve který den byla uložena a ve který den byla připravena k vyzvednutí,
  2. ve který den, případně i ve kterou hodinu a minutu byla vložena do domovní schránky, poštovní přihrádky nebo dodávací schrány adresáta,
  3. jméno a příjmení fyzické osoby, která se jménem podniku o dodání poštovní zásilky způsobem podle čl. 25 odst. 2 až 8 a čl. 26 odst. 2 a 3 pokusila, jakož i její podpis potvrzující, že tento pokus byl vykonán, že adresát byl k vyzvednutí poštovní zásilky stanoveným způsobem vyzván a že mu bylo stanoveným způsobem předáno poučení o právních důsledcích (odstavec 6),
  4. jméno a příjmení fyzické osoby, která jménem podniku poštovní zásilku do domovní schránky, poštovní přihrádky nebo dodávací schrány adresáta vložila,

7. byla-li poštovní zásilka vrácena,

  1. důvod vrácení (čl. 32 odst. 8), jakož i okolnosti, za nichž k vrácení došlo,
  2. ve který den byla uložena a ve který den byla připravena k vyzvednutí,
  3. jméno a příjmení fyzické osoby, která jménem podniku o vrácení poštovní zásilky rozhodla, jakož i její podpis potvrzující, že důvody podle bodu 1. odpovídají skutečnosti a že adresátovi bylo stanoveným způsobem předáno poučení o právních důsledcích, výzva nebo oznámení (odstavec 6), popřípadě důvod, proč adresátovi nebylo možno toto poučení, výzvu nebo oznámení předat,
  4. pokud měla být poštovní zásilka dodána způsobem podle čl. 32 odst. 3, z jakých důvodů k tomuto dodání nedošlo.

5. Na zvláštní obálce podle odstavce 4 musí být uvedena poznámka "Dodejka" nebo "Doručenka". Obálka musí obsahovat vhodný předtisk tak, aby umožňovala snadné doplňování požadovaných údajů.

6. Ke zvláštní obálce podle odstavce 4 může být:

  1. připojeno poučení o právních důsledcích, jež s převzetím nebo nepřevzetím poštovní zásilky souvisejí (dále jen "poučení o právních důsledcích"),
  2. připojena výzva k vyzvednutí uložené poštovní zásilky (dále jen "vlastní výzva"), jejíž součástí může být poučení o právních důsledcích,
  3. připojeno oznámení o tom, že poštovní zásilka byla vrácena odesílateli (dále jen "vlastníoznámení"), jehož součástí může být poučení o právních důsledcích.

Poučení o právních důsledcích, vlastní výzvu nebo vlastní oznámení předá podnik adresátovi způsobem stanoveným v části třetí."

Modelový příklad řešení

Využili jsme možnosti použít pro doručování zvláštní obálku dle výše uvedených pravidel specifikovaných v čl. 17 poštovních podmínek. Jednalo se nové řešení, proto jsme požádali o konzultaci právníka centrály České pošty (děkuji touto cestou České poště ještě jednou za ochotu). Dojednali jsme individuální návrh obálky, která se vizuálně velmi podobá standardní obálce s "červeným pruhem", splňuje však požadavky § 336 ZP, obálky jsme nechali na "míru" vytisknout. Dle dohody s právníkem České pošty jsme měli příslušnou přepážkovou pracovnici upozornit na nestandardní písemnost. Je to ale zbytečné, pracovnice obálku převzala (dle dohody jsme ji upozornili), ale v běžném provozu nemá možnost si povšimnout rozdílu mezi vizuálně velmi podobnými obálkami ani příležitost ovlivnit další průběh. Mělo by smysl sledovat "putování" zásilky (Česká pošta online sledování na Internetu umožňuje) a oslovit místní doručující poštu. To zejména, pokud by si chtěl odesílatel "ohlídat" přesné vyplnění záznamů na obálce konkrétním pracovníkem doručovatele.

Vzhledem ktomu, že standardní lhůta pro uložení je delší než ta pracovněprávní, nemělo by dojít ke komplikacím (pouze výjimečně může nastat situace, kdy tomu tak nebude v důsledku zasahování státních svátků, protože lhůta je vázána pouze na pracovní dny - např. o Vánocích). V našem případě adresát překvapivě obálku přijal, vrátila se nám potvrzená dodejka, pokud by však došlo k marnému uplynutí lhůty, domnívám se, že by touto cestou došlo k řádnému náhradnímu doručení.

Pro úplnost podotýkám, že překonáním problémů spojených se samotným doručením prostřednictvím provozovatele poštovních služeb přesně dle požadavků zákoníku práce trampoty zaměstnavatele ještě nekončí. V důsledku značně formalistických závěrů Nejvyššího soudu (viz citovaná rozhodnutí Nejvyššího soudu níže) je důležité, aby byl zaměstnavatel schopen navíc doložit, že před využitím "doručeníprostřednictvím provozovatele poštovních služeb" splnil přechozí podmínku ustanovení § 337 odst. 2, tj. že nebylo možné zaměstnanci doručit písemnost "... do vlastních rukou na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací..".

Pro inspiraci přikládám naskenovaný text obálky (samozřejmě můžete vzniknout diskuse, zda jsme ji měli dělat přesně takovou, nebo ji navrhnout jinak - je to pouze inspirace, i já příští "várku" obálek ještě upravím) a dále kontakt na internetové stránky na jednoho náhodně na Internetu nalezeného výrobce obálek na míru - www.dorucenky.cz

Právní předpisy citované v článku

(předpisy jsou vždy citovány ve znění pozdějších předpisů, pokud není výslovně uvedeno jinak)

  • zákoník práce - zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
  • předcházející zákoník práce, předcházející ZP - zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce, v posledním platném znění
  • správní řád - zákon č. 500/2004 Sb., správní řád

TIP: K bližšímu prostudování doporučuji rozhodnutí Nejvyššího soudu sp. zn. 21 Cdo 4188/2011 a 21 Cdo 1350/2009.

Doručování písemností - doručenka

Doručování písemností - doručenka

Související články

Prozkoumejte téma