Nutnost vyúčtovat cestovní příkaz v rámci pobytu Erasmus

Plné znění otázky

Jsme církevní střední a základní škola, zřizovatelem není kraj či obec, ale biskupství. Na základě uzavřených smluv s Domem zahraniční spolupráce (dále jen „DZS“) organizujeme mobility zaměstnanců v rámci programu Erasmus a od DZS na to získáváme finanční prostředky. Zaměstnanci tedy vyjíždí na zahraniční pobyty a DZS stanovuje, jakou finanční dotaci na ten který konkrétní pobyt do té které země poskytne. Finanční dotace zahrnuje mimo jiné stanovené paušální náklady na cestu tam a zpět (tzv. cestovní náklady) a paušální náklady na pobyt (tzv. pobytové náklady). Tyto částky jsou vždy předem před cestou v celkové částce zaslány v eurech zaměstnanci na jeho osobní účet, na základě účastnické smlouvy, případně z části zaměstnavatel např. zaplatí letenky a zbytek dotace zaměstnanci odešle. Zaměstnanec je povinen vyplnit si před cestou cestovní příkaz, nechat si jej schválit a následně po návratu jej nijak nevyplňuje, nedělá vyúčtování pro zaměstnavatele (v rámci DZS online vyúčtuje cestu), nedokládá žádné doklady, pouze se na cestovní příkaz napíše „Kompletně hrazeno z Erasmu“. Koordinátor těchto pobytů říká, že pro zúčtování dotace s DZS není cestovní příkaz potřeba, že zaměstnanci musí mít pouze doklady od výdajů, které měly s pobytem, a jestliže by výdaje byly nižší, než byla dotace poskytnutá zaměstnanci, že jsou povinni (sami mimo zaměstnavatele) rozdíl dodanit. Finanční účetní při zaúčtování částku, která byla zaměstnanci zaslána na jeho účet, účtuje jako cestovní výdaj (512). Není chybou, že cestovní příkaz není vyúčtován, aby bylo jasné, kolik Kč jsou celkově náhrady za pracovní cestu, které jsou osvobozeny od daně z příjmu, a celkově jako o cestovném o tom také účtovat (poskytnuté finanční prostředky předem by byly považovány za zálohu na pracovní cestu). Myslíme si, že vypořádání se s poskytnutou dotací a následně s poskytnutými peněžními prostředky zaměstnanci by se nemělo řídit jen podmínkami stanovenými ve smlouvě s DZS, ale současně, souběžně také účetními a daňovými předpisy. A můžeme ve směrnici o pracovních cestách stanovit rozdílné podmínky pro (případné) vyúčtování pracovních cest v rámci Erasmu oproti ostatním pracovním cestám, např. přiznat kapesné. 

Odpověď

Související dokumenty

Související pracovní situace

Doba strávená na pracovní cestě jinak než plněním pracovních úkolů
Výpočet mzdy
Příplatek za práci v sobotu a v neděli
Příplatek za práci ve ztíženém pracovním prostředí
Souběh příplatků
Doba pojištění (příspěvková, povinná)
Doba pojištění (příspěvková, dobrovolná)
Náhradní doba důchodového pojištění, vyloučená doba
Odchod do starobního důchodu
Odchod do „předčasného“ starobního důchodu
Odchod do invalidního důchodu
Vyrovnávací příspěvek v těhotenství a mateřství
Ošetřovné
Určení daňové rezidence dle SZDZ
Závislá činnost a SZDZ
Náhrada mzdy při překážkách v práci na straně zaměstnance
Poměrná část mzdy při DPN zahrnující dny svátků
Prohlášení poplatníka k uplatnění měsíčních slev na dani
Sleva na poplatníka a sleva na manželku (manžela)
Minimální mzda

Související články

Zahraniční pracovní cesty
Přehled důležitých čísel a údajů k 1. 1. 2018, 2. část
Problémy mzdové účetní v otázkách a odpovědích
Pracovní cesty v agenturním zaměstnávání
Cestovní náhrady po novele zákoníku práce
Některé souvislosti a chyby při poskytování náhrady jízdních výdajů
Přerušení pracovní cesty a jeho vliv na poskytování cestovních náhrad
Cestovní náhrady poskytované zaměstnavatelem
Vysílání zaměstnanců za účelem poskytování služeb v rámci EU
Změna výše sazeb cestovních náhrad účinná od 1. ledna 2017
Vymezení pojmu pracovní cesta pro účely cestovních náhrad
Přehled důležitých čísel a údajů k 1. 1. 2019, 2. část
Cestovní náhrady v roce 2021
Posouzení pracovní doby na pracovní cestě
Cestovní náhrady v roce 2022
Přerušení pracovní cesty
Cestovní náhrady 2023
Cestovní náhrady 2024
Cestovní náhrady při použití jiného než služebního vozidla
Daňové aktuality

Související otázky a odpovědi

Doplňující otázka k dotazu ID č. 16287 - Spolek - účetnictví
Doplňující otázka k dotazu ID č. 13634 - Daňové zvýhodnění
Doplňující otázka k dotazu ID č. 10361
Parkovné a cestovní příkaz
Přesčas při pracovní cestě
Cestovní náhrady, přesčas, spotřeba paliva
Příspěvek na stravování – osvobození příspěvku od daně
Výpočet jízdních výdajů při pracovních cestách – určení spotřeby pohonných hmot
Cestovní náhrady a odpočet DPH
Cestovní náhrady a nákup PHM u zaměstnanců ze Slovenska
Pracovní cesta o víkendu u zaměstnance na DPP
Cestovní náhrady dle § 152 písm. c) zákoníku práce
Započítání pracovní doby na pracovní cestě
Odškodnění zaměstnanců po zaviněné dopravní nehodě
Zaměstnávání občanů EU s místem výkonu práce v Rusku
Služební vůz - pracovní pohotovost
Práce přesčas ve státní svátek
Stravné při přestupu na letišti
Ubytování zaměstnanců na pracovní cestě
Nárok na stravenkový paušál při pracovní cestě
Společník vykonávající funkci jednatele bezplatně a cestovné
Cestovní náhrady - dovoz na letiště

Související předpisy

§ 188 zákona 262/2006 Sb., zákoník práce